(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh toàn cầu hóa, hội nhập thế giới sâu rộng, tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 cùng với sự ra đời của chính phủ điện tử, tiến tới là chính phủ số và sự bùng phát của đại dịch Covid-19, yêu cầu của người dân, xã hội đối với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ngày càng cao. Với yêu cầu đó, trong chiến lược phát triển kinh tế – xã hội của thành phố Vũng Tàu, từ sự chỉ đạo quyết liệt của Thành ủy, Ủy ban nhân dân thành phố Vũng Tàu đã và đang đặt ra cho Văn phòng nhiều thách thức mới, trong đó có việc tăng cường, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành tại Văn phòng Hội đồng nhân dân, UBND thành phố Vũng Tàu (sau đây viết tắt là Văn phòng thành phố).
Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng
Thứ nhất, về hạ tầng kỹ thuật phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT): hằng năm, Uỷ ban nhân dân (UBND) thành phố đều bố trí nguồn kinh phí bảo đảm việc mua sắm, nâng cấp, thay thế các thiết bị theo quy định. Từ năm 2020, tỉnh đã đầu tư hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến cho các phường: (7, 11, Thắng Nhì, Thắng Nhất và xã Long Sơn). Ngoài ra, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực Thành ủy, Hội đồng nhân dân (HĐND), UBND thành phố, Văn phòng đã tham mưu UBND thành phố triển khai hệ thống Hội nghị trực tuyến (MCU Cloud) của thành phố đến 17 phường, xã và được sử dụng thường xuyên, hiệu quả phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành trong thời gian dịch Covid-19 bùng phát. Mạng truyền số liệu chuyên dùng đang được các phòng chuyên môn và UBND các phường, xã duy trì việc vận hành, kết nối ứng dụng dùng chung, như: phần mềm một cửa điện tử, phần mềm quản lý văn bản và điều hành (iDesk)…, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin trong quá trình trao đổi, gửi, nhận văn bản trên môi trường mạng.
Thứ hai, ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan nhà nước, gồm: ứng dụng phần mềm iDesk được vận hành và kết nối với trục kết nối, liên thông của tỉnh, đáp ứng việc liên thông 4 cấp (trung ương – tỉnh – huyện – xã). Hiện tại, trên 95% văn bản được các cơ quan, đơn vị phát hành trên phần mềm, trừ một số văn bản mật và văn bản đặc thù đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm văn bản và lưu trữ hồ sơ.
Văn phòng đã tham mưu UBND thành phố triển khai cấp phát chữ ký số, chứng thư số 100% các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND thành phố và UBND các phường, xã; đồng thời, cấp phát 139 chữ ký số cho cá nhân (lãnh đạo và kế toán của đơn vị), 45 chứng thư số cho tổ chức là các cơ quan, đơn vị, các ban do UBND thành phố thành lập có con dấu pháp nhân để phục vụ việc ký số các văn bản điện tử. Qua rà soát, hầu hết các đơn vị đã đưa vào ứng dụng chữ ký số, chứng thực số của cá nhân và tổ chức.
Về thư điện tử công vụ, đã có 100% cán bộ, công chức trực thuộc UBND thành phố, UBND phường, xã được cấp phát đầy đủ thư điện tử công vụ, đến nay, trên 90% cán bộ, công chức (CBCC) và người lao động (NLĐ) đã sử dụng thư công vụ trong trao đổi công việc, góp phần tiết kiệm thời gian, giấy tờ, trao đổi công việc nhanh chóng, thuận tiện.
Trang thông tin điện tử thành phố Vũng Tàu đã thường xuyên đăng tải thông tin chỉ đạo, điều hành của Thành ủy, HĐND, UBND thành phố. Bộ thủ tục hành chính của thành phố, phường, xã được công khai và cập nhật thường xuyên. Phần mềm một cửa điện tử tập trung được triển khai cuối năm 2020 đã kết nối, liên thông 3 cấp trên toàn tỉnh và kết nối với cổng dịch vụ công (DVC) quốc gia, cổng DVC của tỉnh, trục kết nối, liên thông của tỉnh theo quy định và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh. Văn phòng đã tham mưu UBND thành phố xây dựng và ban hành Kế hoạch số 4391/KH-UBND ngày 28/6/2021 về việc nâng cao tỷ lệ hồ sơ xử lý trực tuyến mức độ 3, 4 và tiếp nhận, trả kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích năm 2021 trên địa bàn thành phố Vũng Tàu. Hiện nay, đã có 258 thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết cấp huyện; 31 thủ tục thuộc ngành dọc được cập nhật lên cổng DVC của tỉnh, trong đó, thủ tục cung ứng DVC mức độ 3 là: 24 thủ tục, DVC mức độ 4 là 221, còn lại 12 thủ tục hành chính không đăng ký DVC thuộc lĩnh vực phòng, chống tham nhũng và khiếu nại, tố cáo. Trong 9 tháng đầu năm 2021, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thành phố tiếp nhận và xử lý trực tuyến ở mức độ 3 là: 1 hồ sơ; mức độ 4 là: 271 hồ sơ. Đồng thời, tham mưu xây dựng (video clip) hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến mức độ 3, 4 trên cổng DVC trực tuyến của tỉnh và được đăng tải trên mạng Youtube, tuyên truyền trên trang thông tin điện tử của thành phố để thông tin đến cá nhân, tổ chức.
Nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán trực tuyến đối với các DVC mức độ 4, Văn phòng đã tham mưu ban hành Công văn số 2942/UBND-VP ngày 06/5/2021 về việc mở tài khoản ngân hàng phục vụ triển khai hệ thống thanh toán trực tuyến trên cổng DVC của tỉnh, theo đó yêu cầu các phòng chuyên môn trực thuộc, UBND các phường, xã mở tài khoản tại các ngân hàng thương mại để phục vụ kết nối hệ thống thanh toán trực tuyến. Tính đến thời điểm hiện tại, 100% các phòng chuyên môn, UBND phường, xã đã mở tài khoản tại các ngân hàng đáp ứng theo yêu cầu kết nối thanh toán trực tuyến trên cổng DVC của tỉnh. Từ ngày 21/12/2020 đến nay, hoạt động của Trung tâm điều hành đô thị thông minh thành phố đã phát huy được nhiều kết quả quan trọng, góp phần tích cực trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo thành phố, đặc biệt là thời điểm bùng phát dịch Covid-19 lần thứ 4. Công tác chuyển đổi số được tập trung triển khai theo Kế hoạch số 1189/KH-UBND ngày 11/02/2022 của UBND thành phố Vũng Tàu về triển khai thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm về chuyển đổi số năm 2022 trên địa bàn thành phố.
Một số hạn chế về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành tại Văn phòng thành phố Vũng Tàu
Thời gian qua, bên cạnh sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu và các kế hoạch, văn bản chỉ đạo của UBND thành phố Vũng Tàu về nâng cao cải cách hành chính, về chuyển đổi số, đầu tư hạ tầng CNTT phục vụ cho công tác quản lý, điều hành trong môi trường số, đã giúp cho việc ứng dụng và phát triển CNTT đối với công tác quản lý, điều hành tại Văn phòng ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện còn một số khó khăn, hạn chế sau:
Một là, về nguồn nhân sự: hiện nay, số CBCC, NLĐ trong thực thi nhiệm vụ mang tính chuyên nghiệp chưa cao, một số chưa quan tâm đến việc tìm hiểu, cập nhật kiến thức mới về CNTT và kiến thức kinh tế – xã hội nên còn nhiều hạn chế trong giải quyết công việc.
Hai là, việc ứng dụng CNTT còn chậm, các trang thông tin điện tử có nội dung chưa phong phú, đa dạng, chưa phát huy tối đa tính năng trong công tác truyền thông, quảng bá và cung cấp thông tin cho hoạt động của cơ quan nhà nước cũng như tra cứu của người dân, chưa phát triển chức năng đọc bài viết hỗ trợ người khuyết tật tiếp cận thông tin.
Ba là, về hạ tầng CNTT, phương tiện thiết bị CNTT phục vụ trong công việc còn nhiều hạn chế, có nơi còn thiếu máy tính, máy in, thiết bị lưu trữ dữ liệu hay một số máy tính cấu hình rất thấp.
Giải pháp thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành của Văn phòng thành phố
Thực hiện Nghị quyết Đại hội lần thứ VII của Đảng bộ thành phố Vũng Tàu và kế hoạch của UBND thành phố triển khai Chương trình hành động của Thành ủy thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh lần thứ VII, nhiệm kỳ 2020 – 2025…, Văn phòng thành phố cần tập trung cao, nỗ lực để tiếp tục thực hiện tốt các giải pháp sau:
Thứ nhất, tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng và phát huy vai trò của tổ chức công đoàn trong việc thực hiện ứng dụng CNTT và công cuộc chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả cải cách hành chính. Trong đó, cần đề cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cấp ủy và Ban lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; thực hiện nghiêm trách nhiệm nêu gương của đảng viên và công chức lãnh đạo, quản lý, nâng cao năng lực bản thân.
Thứ hai, nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC, NLĐ Văn phòng. Công tác tuyển dụng, tiếp nhận công chức và người lao động cần được coi là cơ sở quan trọng để xây dựng đội ngũ nhân lực của Văn phòng bảo đảm chất lượng, trong đó quan tâm việc rà soát, bổ sung hoàn thiện đề án vị trí việc làm; xây dựng nhu cầu tuyển dụng trên cơ sở vị trí việc làm; kiểm tra, sát hạch các trường hợp tiếp nhận từ các đơn vị khác về. Đồng thời, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng (khuyến khích việc trao đổi kiến thức, tổ chức các cuộc thi về tìm hiểu kiến thức số, cập nhật kỹ năng khai thác CNTT, phát huy hiệu quả, nhất là các chương trình đào tạo kỹ năng sáng tạo, kỹ năng chuyển đổi số, kỹ năng thích ứng với môi trường làm việc trong môi trường điện tử, kỹ năng lễ tân, đối ngoại… của đội ngũ CBCC, NLĐ của Văn phòng).
Thứ ba, tăng cường sự phối hợp trong nội bộ cơ quan Văn phòng thông qua nền tảng số, mạng xã hội. Kết nối, chia sẻ thông tin tình hình, kết quả xử lý công việc ở từng khâu, từng bộ phận thông qua việc duy trì các nhóm Zalo chung của cơ quan Văn phòng, nhóm zalo của Ban lãnh đạo Văn phòng và từng bộ phận.
Thứ tư, đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức, tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng và thường xuyên tổ chức kiểm tra năng lực ứng dụng CNTT của đội ngũ CBCC, NLĐ Văn phòng; tập trung ưu tiên trang bị kiến thức về chuyển đổi số cho CBCC, NLĐ.
Thứ năm, thường xuyên rà soát để kịp thời đề xuất xây dựng cơ sở vật chất, hạ tầng, đầu tư trang thiết bị, phương tiện làm việc hiện đại. Tiếp tục bổ sung thiết bị cho hệ thống mạng LAN, thiết bị bảo đảm an toàn và an ninh thông tin đủ mạnh; trang bị, triển khai các phần mềm ứng dụng phục vụ công tác quản lý, chuyên môn, nghiệp vụ trong đơn vị. Yêu cầu CBCC, NLĐ triệt để sử dụng email công vụ; tương tác, xử lý văn bản trên phần mềm điện tử; sử dụng các thành tựu của CNTT vào xử lý công việc.
Thứ sáu, thường xuyên tổ chức tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT, đồng thời, tiếp tục xây dựng, tổ chức các chương trình đào tạo kỹ năng về chuyển đổi số, phát triển chính quyền số cho lãnh đạo, CBCC, NLĐ nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, ra quyết định và thực hiện nhiệm vụ. Tăng cường rà soát, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ xử lý hồ sơ trên môi trường mạng; thực hiện số hóa hồ sơ, lưu trữ công việc điện tử.
Thứ bảy, ứng dụng CNTT trong thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông nhằm giải quyết tốt thủ tục hành chính. Đẩy mạnh công tác phân cấp, phân quyền và trách nhiệm phối hợp trong quy trình xử lý thủ tục hành chính thông qua cơ chế một cửa, một cửa liên thông, giảm bớt tình trạng quá hạn khi giải quyết hồ sơ liên thông, không để người dân và doanh nghiệp phải đi lại nhiều lần để giải quyết công việc. Cần rà soát, hoàn thiện hệ thống tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị, đánh giá sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp; tận dụng các kênh xã hội để tương tác và gia tăng sự tham gia của người dân (như xây dựng Trang thông tin của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thành phố trên facebook, zalo…). Triển khai mạnh mẽ và triệt để việc ứng dụng CNTT trong quản lý và tổ chức thực hiện các công việc được giao.
