Thực hiện pháp luật về quản lý hộ tịch đáp ứng yêu cầu của bối cảnh chuyển đổi số tại Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia hiện nay, việc đăng ký và quản lý hộ tịch là một lĩnh vực quan trọng của đời sống xã hội, có ý nghĩa thiết thực đối với đời sống của người dân, đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý, thống kê dân số và quản lý xã hội của chính quyền cấp cơ sở. Thông qua hoạt động này, Nhà nước xác lập cơ sở pháp lý để công nhận và bảo hộ các quyền con người, quyền công dân, đồng thời có biện pháp quản lý dân cư một cách khoa học. Bài viết nghiên cứu thực hiện pháp luật về quản lý hộ tịch của Ủy ban nhân dân phường đáp ứng yêu cầu của bối cảnh chuyển đổi số tại Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
Ảnh: thanhnien.vn.
Một số kết quả đạt được về quản lý hộ tịch đáp ứng yêu cầu của bối cảnh chuyển đổi số tại Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Quận 1 là quận trung tâm của TP. Hồ Chí Minh bao gồm 10 phường, có diện tích 7,73km2, bằng 0,35% diện tích toàn thành phố. Dân số năm 2022 của Quận 1 là 194.632 người, mật độ 25.178 người/km2. Nhằm triển khai toàn diện, hiệu quả, đúng mục tiêu Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, TP. Hồ Chí Minh nói chung và Quận 1 nói riêng đã triển khai công tác chuyển đổi số, đặc biệt là phần mềm đăng ký, QLHT (QLHT) điện tử đã kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC) để lấy số định danh cá nhân cho trẻ em khi đăng ký khai sinh ngay từ khi Luật Hộ tịch năm 2014 có hiệu lực. Qua đó, cung cấp nguồn thông tin hộ tịch đầu vào, cập nhật dữ liệu “sống” cho CSDLQGVDC.

Hiệu quả QLHT được đánh giá trên nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng nếu xét từ mục đích của QLHT thì những tiêu chí cơ bản nhất, có giá trị đánh giá hiệu quả QLHT trên toàn hệ thống là các tiêu chí “kịp thời, đầy đủ, chính xác” mọi sự kiện hộ tịch. Đánh giá hiệu quả QLHT ở cấp phường trên địa bàn 10 phường của Quận 1 hiện nay cũng căn cứ vào các tiêu chí trên.

Theo số liệu báo cáo rà soát trẻ chưa được khai sinh trên địa bàn phường của UBND các phường thì hiện nay trẻ trên địa bàn được khai sinh đầy đủ, không để tình trạng trẻ sinh ra không khai sinh. Việc triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn thực hiện pháp luật về QLHT được thể hiện thông qua bảng niêm yết công khai tại trụ sở Ủy ban nhân dân (UBND) phường, được niêm yết ở bảng tin của các khu phố, đồng thời tiến hành phát hơn 2100 tờ phướn gửi tới các hộ dân và nhận được 40 phiếu ý kiến hỏi về các vấn đề hộ tịch mà người dân đang quan tâm. Vì vậy, người dân dễ dàng nắm bắt được các quy định mới.

UBND Quận 1, TP. Hồ Chí Minh đã tập trung chỉ đạo các cấp, các ngành tổ chức thực hiện nghiêm túc công tác quản lý đăng ký hộ tịch. Coi đây là một nội dung quan trọng trong công tác cải cách hành chính, do đó, quản lý nhà nước (QLNN) về hộ tịch trên địa Quận 1 đã có nhiều chuyển biến tích cực, các sự kiện về hộ tịch của người dân được các cấp, các ngành chỉ đạo thực hiện kịp thời, đúng quy định của pháp luật; công tác phổ biến, giáo dục pháp luật về hộ tịch luôn được chú trọng triển khai đến tận cơ sở; nhận thức và ý thức chấp hành pháp luật về hộ tịch của Nhân dân được nâng lên; đội ngũ cán bộ làm công tác hộ tịch ở cơ sở được quan tâm, củng cố về số lượng và kỹ năng thực hiện nghiệp vụ; các loại sổ sách, biểu mẫu hộ tịch được hỗ trợ và cung cấp kịp thời đáp ứng yêu cầu QLNN về hộ tịch trong bối cảnh chuyển đổi số.

Trong những năm qua, phòng Tư pháp Quận 1 cũng luôn thực hiện tốt chức năng tham mưu, giúp UBND các phường trên địa bàn Quận QLNN về công tác đăng ký và QLHT ngày càng đi vào nề nếp, có những bước tiến cơ bản và đạt được những thành tựu quan trọng. Hệ thống cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch được củng cố, đội ngũ công chức làm hộ tịch được tăng cường về số lượng và chất lượng. Hệ thống sổ sách, dữ liệu hộ tịch được lưu trữ và sử dụng lâu dài đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch như: cải cách việc phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch, phân cấp thẩm quyền đăng ký hộ tịch, đơn giản hóa và bảo đảm công khai, minh bạch thủ tục đăng ký hộ tịch; bảo đảm quyền nhân thân của cá nhân; chú trọng công tác tuyên truyền về pháp luật hộ tịch; ghi nhận những thành tựu bước đầu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và QLHT; công tác đăng ký và QLHT có yếu tố nước ngoài đã có những bước chuyển biến tích cực…

Thủ tục đăng ký hộ tịch được đơn giản, tạo nhiều thuận lợi cho người dân như: giảm nhiều giấy tờ không cần thiết, tăng cường xuất trình bản chính giấy tờ, hạn chế tối đa việc sao chụp, giảm thời hạn giải quyết đối với hầu hết các việc hộ tịch đơn giản. Đặc biệt từ năm 2016 trên toàn địa bàn Quận 1 triển khai thành công hệ thống dịch vụ công liên thông: đăng ký khai sinh – cấp thẻ bảo hiểm – đăng ký thường trú cho trẻ dưới 6 tuổi. Công tác này bước đầu đạt nhiều kết quả khả quan, thời gian giải quyết hồ sơ được rút ngắn từ 20 ngày xuống 7 ngày, giảm thời gian và chi phí cho người dân. Đây được coi là bước đột phá của Quận 1 trong lĩnh vực cải cách hành chính tư pháp hộ tịch, tạo nhiều thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp.

Việc QLHT bằng phần mềm đáp ứng được các công việc cần thiết về QLHT trong bối cảnh chuyển đổi số, theo đó tất cả dữ liệu về hộ tịch đều được cập nhật vào hệ thống lưu trữ nên cán bộ tư pháp, hộ tịch dễ dàng truy cập dữ liệu, tra cứu thông tin, theo dõi, truy xuất báo cáo, xác minh, xử lý về nhân thân và tình trạng công dân; giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho công tác kiểm tra, cấp giấy, sao lục hồ sơ được dễ dàng và hiệu quả nhất. Đặc biệt, phần mềm còn giúp cho UBND phường thực hiện nhiệm vụ QLHT, tự động in ấn bản chính và bản sao nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và bảo mật được thông tin, giúp rút ngắn được thời gian thực hiện.

Một số hạn chế và nguyên nhân

Trong việc thực hiện pháp luật QLHT của UBND phường Quận 1 còn một số hạn chế như sau:(1) Pháp luật quản lý về hộ tịch còn chưa hoàn chỉnh, đồng bộ, thiếu văn bản hướng dẫn; (2) Thẩm quyền, thủ tục đăng ký hộ tịch còn rườm rà, có quá nhiều cấp có thẩm quyền đăng ký hộ tịch; (3)Công chức thực hiện công tác hộ tịch còn có sự tùy tiện trong việc đăng ký, cấp giấy tờ hộ tịch cho công dân, chưa bảo đảm độ chính xác khi cấp giấy tờ hộ; (4) Thái độ của công chức làm công tác hộ tịch còn gây phiền hà, sách nhiễu, việc thực thi các quy định của pháp luật về đăng ký, quản lý còn chưa nghiêm; (5) Cơ sở vật chất, kinh phí trang bị cho hệ thống cơ quan đăng ký hộ tịch còn những hạn chế.

Thực tế hiện nay một số địa phương chưa có kho để lưu giữ hồ sơ hộ tịch, trang thiết bị phục vụ công tác QLHT thì chưa tốt, việc sửa chữa hoặc thay mới trang thiết bị là rất khó, đặc biệt đối với TP. Hồ Chí Minh là địa phương thực hiện theo chính quyền đô thị, nguồn ngân sách được phân bổ từ thành phố xuống cấp cơ sở phải qua nhiều lần thẩm duyệt

Những hạn chế trong pháp luật quản lý về hộ tịch trong bối cảnh chuyển đổi số tại các phường trên địa bàn 1uận 1, TP. Hồ Chí Minh từ các nguyên nhân khách quan sau đây:

Một là, tình hình làm trái pháp luật trong công chức diễn biến phức tạp, có xu hướng gia tăng dẫn tới pháp luật quản lý về hộ tịch không được thực hiện nghiêm túc.

Hai là, cơ sở vật chất, kinh phí trang bị cho hệ thống cơ quan đăng ký hộ tịch còn những yếu kém cần khắc phục. Có sự không đồng đều về điều kiện vật chất ở các phường khác nhau. Bên cạnh đó, ở mỗi phường có những khác biệt về lề lối làm việc, văn hóa, nên việc bảo đảm pháp luật quản lý về hộ tịch còn gặp khó khăn.

Ba là, pháp luật quản lý về hộ tịch còn chưa hoàn chỉnh, đồng bộ, thiếu văn bản hướng dẫn nên công tác quản lý về hộ tịch các phường trên địa bàn Quận 1, TP. Hồ Chí Minh hiệu quả chưa cao. Việc gửi công văn xác minh thường gặp khó khăn khi thực hiện và rất ít nhận được công văn trả lời. Quy định này rất khó để thực hiện.

Nguyên nhân chủ quan biểu hiện ở chỗ, cơ cấu tổ chức cơ quan tham gia thực hiện QLHT còn bất cập. Mối quan hệ phối hợp trong tổ chức pháp luật quản lý về hộ tịch ở một số lĩnh vực còn chưa đồng bộ chặt chẽ, chưa đi vào chiều sâu để giải quyết kịp thời những vấn đề phức tạp khi thực hiện pháp luật quản lý về hộ tịch. Mối quan hệ giữa phòng Tư pháp, công chức tư pháp, hộ tịch phường cũng chỉ dừng lại ở phạm vi thực hiện nhiệm vụ được giao như xây dựng các chương trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, phổ biến giáo dục pháp luật, cung cấp thông tin, báo cáo, chưa thể hiện thành các quy chế phối hợp toàn diện.

Công tác xây dựng đội ngũ công chức chuyên trách làm công tác hộ tịch phường chưa đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao đối với pháp luật quản lý về hộ tịch nhất là trong bối cảnh phân quyền QLHT cho cấp Quận như hiện nay.

Công tác giám sát, thanh tra, xử lý vi phạm trong quá trình thực hiện pháp luật quản lý về hộ tịch còn chưa đạt được yêu cầu đặt ra. Công tác thanh tra mặc dù đã được thực hiện thường xuyên nhưng vẫn còn những biểu hiện nể nang, thiếu kiên quyết. Việc xử lý vi phạm trong pháp luật quản lý về hộ tịch có lúc, có nơi còn chưa triệt để, nhất là các hành vi trái pháp luật liên quan tới công chức có chức vụ trong cơ quan hành chính Nhà nước.

Yêu cầu bảo đảm thực hiện pháp luật về quản lý hộ tịch trong bối cảnh chuyển đổi số tại Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Luật Hộ tịch quy định:“mọi sự kiện hộ tịch của cá nhân phải được đăng ký đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan và chính xác”. Để bảo đảm thông tin hộ tịch chính xác thì trước hết mỗi cá nhân khi thực hiện đăng ký hộ tịch phải cung cấp thông tin chính xác, khách quan cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký hộ tịch. Cơ quan đăng ký hộ tịch mà cụ thể là cán bộ, công chức được phân công tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch cũng phải bảo đảm đăng ký chính xác các thông tin mà người đi đăng ký hộ tịch đã kê khai. Trong những trường hợp có nghi ngờ về tính khách quan, chính xác của các sự kiện hộ tịch thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền phải tiến hành kiểm tra, xác minh.

Tính chính xác trong QLHT có ý nghĩa quyết định vì thông tin hộ tịch là thông tin cá biệt hóa từng cá nhân trong xã hội nên nếu thông tin hộ tịch mà không chính xác thì không có căn cứ để xác định rõ ai là ai? Thông tin hộ tịch không chính xác ảnh hưởng trực tiếp đến các quyền nhân thân, tài sản của cá nhân trong các quan hệ dân sự hoặc khi tham gia vào QLNN. Do đó, công khai, minh bạch là một nguyên tắc của QLNN nói chung và là yêu cầu của QLHT. Công khai, minh bạch là một trong những cách thức để hạn chế các sai sót, vi phạm có thể xảy ra trong QLHT.

Để bảo đảm công khai, các quy định của pháp luật về hộ tịch phải được tuyên truyền rộng rãi đến nhân dân, tại trụ sở các cơ quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch, các yêu cầu về thủ tục đăng ký, thời hạn đăng ký, các loại giấy tờ cần xuất trình, cần sử dụng phải được niêm yết công khai, trong trường hợp cần thiết các quy định pháp luật phải được giải thích rõ ràng, hướng dẫn cụ thể cho người dân khi đi đăng ký hộ tịch.

Tuy nhiên, các thông tin hộ tịch là thông tin nhân thân gắn với mỗi cá nhân được Nhà nước bảo vệ nên các thông tin hộ tịch phải được bảo đảm an toàn, bí mật. Vì thế, công khai, minh bạch trong QLHT đồng thời với việc không được tiết lộ trái pháp luật thông tin nhân thân của cá nhân, không để tổ chức, cá nhân khác lợi dụng công khai, minh bạch trong QLHT tiếp cận và sử dụng trái phép thông tin hộ tịch của cá nhân.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký hộ tịch và xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phải bảo đảm phù hợp chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính nói chung và trong lĩnh vực hộ tịch nói riêng, theo hướng hiện đại hóa hành chính. Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân; tiết kiệm, tránh lãng phí, ưu tiên kế thừa từ nguồn lực dữ liệu hộ tịch điện tử, phần mềm đăng ký hộ tịch sẵn có tại địa phương, phù hợp với yêu cầu đăng ký và QLHT theo quy định của pháp luật, huy động tối đa xã hội hóa từ nguồn lực của doanh nghiệp, cá nhân.

Tài liệu tham khảo:
1. Báo cáo sơ kết 3 năm triển khai thực hiện Luật Hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành trên địa bàn Quận 1.
2. Tài liệu phục vụ Hội nghị toàn quốc triển khai thi hành Luật Hộ tịch, ngày 17/7/2015.
3. Địa vị pháp lý của công chức Tư pháp, hộ tịch cấp xã trong QLNN về công tác tư pháp của Ủy ban nhân dân cấp xã giai đoạn hiện nay. http://tcdcpl.moj.gov.vn, ngày 27/9/2016.
4. Một số vấn đề về triển khai Luật Hộ tịch. http://tcdcpl.moj.gov.vn, ngày 28/11/2022.
Phạm Thành An
UBND Phường Tân Định, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh