(Quanlynhanuoc.vn) – Những tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đối với mọi mặt hoạt động của đời sống con người đang trở nên rõ rệt hơn bao giờ hết, trong đó có ngành Lưu trữ. Tài liệu điện tử, tài liệu số đã, đang và sẽ nhanh chóng thay thế tài liệu truyền thống, đòi hỏi nhiều thay đổi trong quản lý, thực hiện nghiệp vụ đối với loại hình tài liệu này. Bài viết trình bày các vấn đề cơ bản của việc áp dụng các phương pháp kiểm soát dự án trong ngành Lưu trữ cũng như ứng dụng phương pháp này trong quản lý hạ tầng số tại các cơ quan lưu trữ của Liên bang Nga, từ đó, có một số gợi mở đối với Việt Nam.
1. Trong bối cảnh toàn cầu hóa xã hội, để đưa ra các quyết định quản lý hợp lý, nhu cầu về vốn trí tuệ của con người ngày càng tăng. Vì vậy, kiểm soát là một trong những công cụ để điều chỉnh và phát triển năng lực tri thức.
S. G. Falko – người khởi xướng và dẫn dắt việc ứng dụng kiểm soát tại các doanh nghiệp Nga lưu ý rằng: “Định nghĩa về kiểm soát có thể được chia thành các thành phần triết học, chức năng, tổ chức và khoa học”1. Trong bối cảnh vấn đề đang được giải quyết, định nghĩa chức năng của kiểm soát rất đáng quan tâm, được hiểu như sau: “Về chức năng, kiểm soát có thể được định nghĩa là một hệ thống định hướng tương lai phân tích thông tin, phương pháp và công cụ hỗ trợ cho quản lý để thực hiện chu trình quản lý trong tất cả các quy trình và các lĩnh vực hoạt động thuộc chức năng của doanh nghiệp”2.
Thành phần chức năng của định nghĩa về kiểm soát đã đặt nền móng cho một khái niệm mới – dịch vụ – về kiểm soát. Đó là: “Việc kiểm soát thực hiện chức năng dịch vụ. Khách hàng chính của nó là ban lãnh đạo cao nhất, các nhà quản lý và chuyên gia trong các bộ phận chức năng của doanh nghiệp”3.
VV Ermolenko cũng đưa ra công thức bản chất của khái niệm: “Kiểm soát là một dịch vụ trí tuệ trong lĩnh vực quản lý – sự cộng sinh của các công cụ quản lý hệ thống doanh nghiệp dựa trên việc sử dụng nguồn nhân lực trí tuệ và nguồn thông tin để bảo đảm giám sát tình trạng của doanh nghiệp, xác định các vấn đề về chức năng và sự phát triển, xây dựng phương án cho các quyết định quản lý và hỗ trợ thực hiện các quyết định đã được thông qua”4.
Hiện nay, chưa có khái niệm khoa học tổng thể về việc hình thành hệ thống kiểm soát trong quản lý hạ tầng số của ngành Lưu trữ. Mục tiêu chính của khái niệm này dựa trên việc áp dụng phương pháp quản lý theo định hướng vấn đề và nâng cao hiệu quả của nó trong xã hội thông tin (giám sát thông tin thường xuyên, lập kế hoạch, kiểm soát hiện tại và định kỳ, phân tích và chẩn đoán “các khu vực có vấn đề”, đánh giá các chỉ số thực hiện).
Ngoài ra, khái niệm kiểm soát tài liệu lưu trữ chưa được pháp luật định nghĩa, đồng thời, những vấn đề lý luận và thực tiễn của ngành Lưu trữ trong lĩnh vực này cũng chưa được giải quyết.
Kiểm soát là một dịch vụ trí tuệ, giúp tổ chức hiệu quả thống kê tài liệu lưu trữ và xác định “đơn vị thống kê” chính; giúp hình thành các nguyên tắc hệ thống hóa mảng tài liệu điện tử cũng như các tiêu chí xác định giá trị của tài liệu điện tử khi chúng được lựa chọn để lưu trữ lâu dài.Trong điều kiện tổ chức và thực hiện các hoạt động lưu trữ hiện đại, kiểm soát trở thành một công cụ mạnh mẽ để thiết kế tổ chức (tức là trở thành kiểm soát dự án).
2. Tại cuộc họp Hội đồng lần thứ XV về lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Liên bang Nga vào ngày 08/10/2019, ông O. V. Naumov, Phó Cục trưởng Cục Lưu trữ Liên bang Nga đã lưu ý trong báo cáo, rằng: “kiểm soát trong lĩnh vực lưu trữ là một trong những vấn đề cấp bách của công tác lưu trữ”. Vì vậy, để có căn cứ pháp lý cho việc thành lập và vận hành các hệ thống thông tin “Phông lưu trữ” và “Đăng ký nhà nước các tài liệu duy nhất của Phông lưu trữ Liên bang Nga” cần phải sửa đổi Điều 19 “Thống kê nhà nước tài liệu Phông lưu trữ Liên bang Nga” của Luật Lưu trữ số 125-FZ5. Báo cáo cũng cho thấy, công việc hiện đang được tiến hành để ứng dụng phương pháp kiểm soát dựa trên rủi ro. Điều này có nghĩa là một sự thay đổi trong cách tiếp cận kiểm soát của Nhà nước đối với việc thực hiện các yêu cầu bắt buộc của luật pháp ở cấp liên bang và ở các khu vực. Đã hình thành mộtphương hướng để “nhân văn hóa” các hình phạt trong lĩnh vực dân sự, kinh tế và chuyển trọng tâm trong việc thực hiện các chức năng kiểm soát từ hình phạt sang phòng ngừa6. Điều này được phản ánh trong Luật Liên bang “về kiểm soát nhà nước và thành phố ở Liên bang Nga”.
Bên cạnh các phương pháp kiểm soát truyền thống (mô hình hóa, phân tích, tổng hợp, cụ thể hóa,…), bao gồm các phương pháp mà ngành Lưu trữ dựa vào, cũng được sử dụng trong các hoạt động quản lý công tác lưu trữ thuộc quản lý hành chính của vùng Kracnodar. Phương thức tổ chức và hành chính, gồm: khung pháp lý, quy hoạch, phân chia quyền và nghĩa vụ rõ ràng. Các phương pháp kích thích hoạt động kinh tế dựa trên việc tăng động lực hoạt động, hệ thống nội bộ về ưu đãi và giải thưởng, tổ chức các sự kiện, cuộc thi khác nhau7…
Phương pháp phân tích so sánh hiệu quả cho phép hình thành và phân tích các chỉ số báo cáo và hoạt động thống kê:
Thứ nhất, trong lĩnh vực bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ (phục chế tài liệu, bảo quản và xử lý phòng ngừa tài liệu, lập phông bảo hiểm, đóng bìa và dán nhãn tài liệu, phục chế văn bản bị phai màu, kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu giấy, tài liệu ảnh, tài liệu nghe nhìn, tài liệu ảnh và video điện tử);
Thứ hai, thành lập Phông Lưu trữ Liên bang Nga (tiếp nhận tài liệu, đưa vào Phông Lưu trữ Liên bang Nga tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu âm thanh, video và hình ảnh trên các phương tiện truyền thống và điện tử, nghiên cứu toàn diện và chuyên đề về công tác lưu trữ, tổ chức hội thảo, họp, “bàn tròn”);
Thứ ba, tạo lập và hoàn thiện bộ công cụ tra cứu khoa học (biên soạn tài liệu tham khảo lịch sử, lập danh mục tài liệu quản lý, tài liệu nguồn gốc cá nhân, bộ sưu tập tài liệu, chỉnh sửa, hoàn thiện mô tả hồ sơ);
Thứ tư, cung cấp các dịch vụ thông tin (tổ chức triển lãm, tham quan, chương trình truyền hình và đài phát thanh, quầy thông tin, xuất bản các bài báo, giải mật các phông lưu trữ).
Phương pháp đánh giá toàn diện hiệu suất hoạt động giúp xác định các chỉ số hiệu suất công việc chính và mức độ chuyên nghiệp, kết quả và hiệu quả công việc, đánh giá năng lực chuyên môn và sự hiểu biết cá nhân của nhân viên, nhu cầu đào tạo lại và đào tạo nâng cao. Trong lĩnh vực thông tin lưu trữ tài liệu điện tử và quy trình hoạt động văn thư, việc bảo đảm thông tin cụ thể, chi tiết cho phép giải quyết các vấn đề chiến lược, cung cấp cơ sở phương pháp luận và công cụ để hỗ trợ các chức năng lưu trữ.
Một trong những công cụ để thực hiện các hoạt động lưu trữ là cách tiếp cận có hệ thống, trong đó có các phương pháp kiểm soát được mô tả ở trên. Với cách tiếp cận có hệ thống trong phương pháp kiểm soát dự án cho phép xem xét mối quan hệ của các thành phần khác nhau (cá nhân, kiến thức, hoạt động, nội dung, văn hóa). Trong ngành Lưu trữ, bao gồm:
Một là, phân tích cơ sở quy định và phương pháp luận trong các hoạt động của cơ quan lưu trữ nhà nước và thành phố.
Hai là, tổ chức các hoạt động kiểm tra ở các cơ quan, tổ chức chính quyền điạ phương là nguồn thu thập tài liệu của các lưu trữ nhà nước và thành phố, ở các tổ chức phi chính phủ và doanh nghiệp để phát hiện các vi phạm trong lĩnh vực tuân thủ các quy tắc và yêu cầu của Luật Lưu trữ Liên bang Nga.
Ba là, kiểm soát các hoạt động và hỗ trợ về phương pháp cho các tổ chức đang hoạt động, cũng như các doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản.
Bốn là, phân tích và dự báo chất lượng cung cấp dịch vụ lưu trữ cho người sử dụng thông tin lưu trữ.
Năm là, thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn và phát triển động lực làm việc, phẩm chất nghề nghiệp của nhân viên lưu trữ (khuyến khích vật chất và phi vật chất, giao quyền,…
Sáu là, phát triển tiếp thị lưu trữ để xác định nhu cầu về thông tin hồi cố và dịch vụ lưu trữ (đặt hàng nghiên cứu phả hệ, chứng thực, thuê hội trường và địa điểm, tổ chức hội nghị, tham quan và các giờ học mở cho học sinh, sinh viên).
Tuy nhiên, để thực hiện các công việc trên, cần phải có biện pháp cải tiến và tối ưu hóa công việc của nhân viên lưu trữ. Thông thường, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của mình, người làm công tác lưu trữ gặp nhiều vướng mắc trong lĩnh vực tổ chức, bảo quản và sử dụng nguồn thông tin lưu trữ cũng như kiểm tra tính sẵn có của tài liệu (phát hiện sự thiếu chính xác trong mô tả hồ sơ, xử lý tài liệu lưu trữ thiếu chuyên môn,…).
Về vấn đề này, để xây dựng một hệ thống kiểm soát hiệu quả, cần thiết phải thiết lập các công việc thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin trong công tác bảo đảm thông tin ngành Lưu trữ và sử dụng các phương pháp kiểm soát điện tử tự động:
(1) Xây dựng chiến lược tổ chức lại hệ thống quản lý;
(2) Phát hiện các vấn đề, tổ chức lại hệ thống quản lý (lựa chọn nguyên tắc tổ chức quản lý và xây dựng cơ cấu bộ phận quản lý);
(3) Xây dựng một hệ thống mới và xác định chi phí lao động;
(4) Xây dựng một hệ thống kiểm soát hiệu quả.
3. Đề xuất một dự án thông tin cần thiết để sử dụng trong việc quản lý hạ tầng số của ngành Lưu trữ Việt Nam.
Thứ nhất, tham khảo công nghệ chính của việc quản lý hồ sơ hạ tầng số của ngành Lưu trữ dựa trên quy định pháp lý nhất quán đối với việc hình thành và bảo quản tài liệu lưu trữ của Phông Lưu trữ Liên bang Nga. Theo đó, cần học hỏi kinh nghiệm này để tạo lập và hoàn thiện bộ công cụ tra cứu khoa học, cung cấp dịch vụ thông tin, số hóa hồ sơ và tài liệu lưu trữ, tiến hành tập hợp các công việc với tài liệu điện tử.
Các thành phần chính cần có trong cơ sở thông tin là:
(1) Cung cấp quyền truy cập thống nhất vào phông lưu trữ của các tổ chức thông qua cổng Internet công cộng (tài nguyên ftp);
(2) Làm việc với thông tin bằng cách sử dụng danh mục tổng hợp thông tin các nguồn và tổng hợp tra cứu chuyên đề;
(3) Điều hướng giữa các đối tượng thông tin liên kết bằng các chỉ dẫn xuất xứ và di chuyển theo các phông lưu trữ đòi hỏi làm việc với thông tin đầy đủ, liên quan tới nhau;
(4) Tìm kiếm mở rộng và tìm kiếm thuộc tính theo tất cả các phông trong kho lưu trữ;
(5) Bảo đảm tìm kiếm tài liệu theo chuyên đề và tìm kiếm từ mượn;
(6) Làm việc với các chú thích tài liệu;
(7) Hiển thị tổng số người dùng thông tin lưu trữ, độc giả phòng đọc, yêu cầu từ công dân nước ngoài;
(8) Làm việc với tài liệu báo cáo và thống kê.
Thứ hai, từ kinh nghiệm của các cơ quan lưu trữ vùng Krasnodar cho thấy, nguồn thông tin đưa vào web lưu trữ điện tử có thể có nhiều loại file khác nhau để điền nội dung thông tin với dữ liệu từ các bảng (MS Access, MS Excel, MS Word), tài liệu điện tử ở các định dạng khác nhau (TXT, DOC, PDF, v.v.), tài liệu lưu trữ được số hóa (ở định dạng PDF), file âm thanh và video ở các định dạng khác nhau,… Hệ thống này cần một bộ công cụ thuận tiện cho phép các chuyên gia thực hiện điều chỉnh (không cần lập trình) các quy tắc tải và xuất dữ liệu trên cổng thông tin từ các nguồn thông tin tự chọn với các loại nội dung khác nhau8. Đồng thời, các quá trình tải và xuất dữ liệu phải được thực hiện tự động.
Các tính năng chính của web lưu trữ điện tử bao gồm:
(1) Lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu được scan;
(2) Lưu trữ thông tin về tài liệu dưới dạng thẻ với các chi tiết cần thiết;
(3) Hỗ trợ lập phiên bản tài liệu;
(4) Gắn thẻ cho một hoặc nhiều danh mục theo chủ đề và tìm kiếm nhanh;
(5) Giới hạn quyền truy cập của người dùng vào tài liệu theo tài khoản của họ;
(6) Tìm kiếm thuộc tính và toàn văn của tài liệu.
Tuy nhiên, nhược điểm của dự án này là chi phí lưu trữ điện tử phụ thuộc vào khối lượng tài liệu chuyển đổi, định dạng và tình trạng của chúng (định dạng lớn, tài liệu ghim, cũ nát và không thể đọc được) cũng như sự cần thiết mô tả thuộc tính tài liệu (số lượng và loại mô tả) khi đưa vào lưu trữ. Điều này ảnh hưởng đến thời gian một chuyên gia xử lý một tài liệu. Việc tạo ra một nguồn thông tin tập trung và cung cấp quyền truy cập vào nó cho tất cả các chuyên gia trong ngành Lưu trữ sẽ giúp thực hiện các nhiệm vụ quản lý theo định hướng vấn đề của kiểm soát dự án.
Việc hợp nhất các phông thành một cơ sở thông tin duy nhất của lưu trữ điện tử cho thấy sự nâng cao chất lượng của mức độ bảo đảm thông tin và hiểu biết về thông tin của các chuyên gia lưu trữ trong quá trình hoạt động nghề nghiệp. Dự án được đề xuất để giúp tối ưu hóa chi phí vật chất và nguồn lực tài chính cũng như chi phí thời gian lao động của các chuyên gia thực hiện các chức năng của mình.
Việc sử dụng dự án web này, cùng với các phương pháp kiểm soát dự án trong hạ tầng số sẽ cải thiện các quy trình của hệ thống quản lý ngành Lưu trữ và hiện đại hóa các cơ chế chính của ngành này (sắp xếp các hoạt động ưu tiên, lập kế hoạch ngân sách, chi tiết hóa các chỉ số, lập kế hoạch quy trình làm việc, phân bổ trách nhiệm, phát hiện lỗi, phản ứng kịp thời với những thay đổi và sai lệch xảy ra).
Do vậy, ngành Lưu trữ Việt Nam cần phải lựa chọn những ưu điểm, cũng như nhược điểm của kiểm soát dự án hạ tầng số của ngành Lưu trữ Liên bang Nga, từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát tích hợp (phức hợp) phù hợp và hiệu quả với ngành Lưu trữ Việt Nam. Kiểm soát trong hạ tầng số của ngành Lưu trữ giúp phát triển các công cụ quản lý, bảo đảm sự phối hợp của các hoạt động quản lý để đạt được các mục tiêu chiến lược và hoạt động; đồng thời, tối ưu hóa chi phí lao động, trong đó phương pháp kiểm soát dự án cần phải được cải tiến liên tục.
