(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh công nghệ thông tin, công nghệ số đã và đang tác động đến mọi lĩnh vực, trong đó có cách thức quản lý tài liệu điện tử, công tác văn thư, công tác lưu trữ tài liệu trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trong điều kiện thực tế của việc hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về tạo lập, lưu trữ hồ sơ điện tử, cần từng bước củng cố về mặt lý luận và pháp lý. Do đó, việc tham khảo kinh nghiệm của Liên bang Nga về vấn đề chính phủ điện tử, chuyển đổi số trên nền tảng lý luận cơ bản về nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ để hoàn thiện hệ thống cơ sở pháp lý ở Việt Nam là rất cần thiết.
Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử ở Liên bang Nga
Công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Liên bang Nga được quy định trong các văn bản mang tính chất bắt buộc, như: Luật Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga; Luật Liên bang thử nghiệm sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; nguyên tắc tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu Phông Lưu trữ Liên bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác; nguyên tắc công tác văn thư; các yêu cầu chức năng tiêu chuẩn đối với hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử…
Hiện nay, tất cả các cơ quan công quyền ở Liên bang Nga đều sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (ở giai đoạn văn thư) trong thời gian ít nhất 5 năm, sau đó, các tài liệu phải được chuyển vào lưu trữ. Một số cơ quan thuộc hệ thống hành pháp của Liên bang Nga đã xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử riêng. Do tính chất quan trọng và cần thiết phải có một hệ thống thống nhất trongquản lý tài liệu lưu trữ điện tử cấp liên bang với các yêu cầu thống nhất đầu mối có trách nhiệm lưu trữ và bảo đảm an toàn của hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử trên toàn lãnh thổ Liên bang Nga.
Liên bang Nga hiện đang sử dụng song song hai hệ thống lưu trữ: một hệ thống lưu trữ thống nhất cho các chủ thể cấu thành của Liên bang Nga và các cơ quan chính quyền địa phương; một hệ thống phân cấp sử dụng hệ thống thông tin của các nhà sản xuất khác nhau. Các hệ thống này đều được xây dựng phù hợp với các quy định pháp lý hiện hành của Liên bang Nga, đồng thời có thể điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ, cũng như sự thay đổi, phát triển của công nghệ thông tin.
Yêu cầu đối với hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong cơ quan nhà nước ở Liên bang Nga
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử trong lưu trữ của các cơ quan nhà nước được Cơ quan Lưu trữ Liên bang Nga xây dựng và do Tổng thống Liên bang Nga phê duyệt. Chức năng của hệ thống phải bảo đảm yêu cầu dễ sử dụng khi tạo lập hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước, cũng như để đánh giá chức năng của các hệ thống đã sử dụng, trên cơ sở đó hoàn thiện, phát triển.
Hệ thống không áp dụng cho các quá trình tạo lập hệ thống tự động, các yêu cầu bảo mật thông tin cũng như giao diện máy tính của người dùng hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử; không áp dụng đối với các tài liệu có chứa thông tin thuộc bí mật nhà nước.
Hệ thống phải bảo đảm công việc với các tài liệu đến, đi và tài liệu nội bộ cơ quan nhà nước; tài liệu có chứa thông tin hạn chế phân phối được đánh dấu “Dành cho sử dụng công vụ”. Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử trong lưu trữ của cơ quan nhà nước phải bảo đảm việc tiếp nhận các tài liệu lưu trữ điện tử được chuyển từ hệ thống quản lý tài liệu điện tử, công tác thống kê, quản lý, bảo quản cũng như quyền truy cập tài liệu trước khi được phân loại để loại hủy hoặc chuyển vào để bảo quản vĩnh viễn tại lưu trữ nhà nước mà cơ quan nhà nước đó là nguồn thu thập tài liệu.
Các yêu cầu chung đối với hệ thống quản lý tài liệu điện tử, bao gồm:
(1) Duy trì tính xác thực, độ tin cậy, tính toàn vẹn và tính tương thích để sử dụng tài liệu điện tử trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử, bảo đảm tính liên tục của siêu dữ liệu, tài liệu điện tử trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử.
(2) Bảo đảm sự tích hợp của hệ thống quản lý tài liệu điện tử và các hệ thống thông tin khác của cơ quan nhà nước trong việc xác định giá trị tài liệu để lựa chọn chuyển vào lưu trữ của cơ quan nhà nước và/hoặc phân loại để loại hủy.
(3) Bảo đảm tính tương thích thông tin và chức năng của hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử trong lưu trữ của cơ quan nhà nước, bao gồm cả việc chuyển tài liệu điện tử để bảo quản.
(4) Bảo đảm sự phù hợp của các quy trình và thủ tục quản lý tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử với các yêu cầu của quy tắc công tác văn thư, các quy tắc trao đổi văn bản ở dạng điện tử khi tổ chức tương tác thông tin cũng như các quy tắc lưu trữ tài liệu.
Việc cung cấp quyền truy cập để làm việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước chỉ được cung cấp cho người dùng đã đăng ký, có tính đến quyền truy cập và các thủ tục xác thực bắt buộc. Hệ thống kiểm soát truy cập trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cần loại trừ khả năng truy cập trái phép vào tài liệu, phân phối trái phép, tiêu hủy, làm sai lệch thông tin hoặc mất tài liệu.
Trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử phải hình thành và lưu giữ siêu dữ liệu về các tài liệu được tạo lập. Siêu dữ liệu tài liệu có trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử phải được liên kết với tài liệu mà chúng có liên quan. Việc ghi nhật ký các hành động trong quá trình hoạt động, vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử hoặc hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử phải được thực hiện tự động, không có khả năng vô hiệu hóa hoặc tạm dừng cũng như chỉnh sửa (xóa, thay đổi) các bản ghi. Nhật ký ghi lại các sự kiện của hệ thống quản lý tài liệu điện tử hoặc hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử phải bao gồm các thông tin bắt buộc.
Yêu cầu đối với hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử
Để thực hiện các nhiệm vụ lập hồ sơ, tổ chức lưu chuyển tài liệu nội bộ và giải quyết tài liệu, hình thành phông tài liệu của cơ quan nhà nước và chuẩn bị tài liệu để lưu trữ, hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải cung cấp các quy trình quản lý tài liệu từ tạo lập, tiếp nhận, xử lý và chuyển tài liệu sang hệ thống thông tin khác, bao gồm hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử.
Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử phải cung cấp khả năng kiểm soát, quản lý truy cập cho các công chức và chuyên gia của cơ quan nhà nước là người sử dụng hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cũng như bảo vệ để chống lại việc truy cập, loại huỷ, sửa đổi, chặn, sao chép, cung cấp, phân phối tài liệu trái phép.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải cung cấp khả năng tạo lập các dự thảo tài liệu điện tử, thông qua (xác nhận) và ký (phê duyệt).
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm việc tạo lập tài liệu dựa trên mẫu điện tử của một loại tài liệu cụ thể hoặc bằng cách đưa vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử một văn bản (file) không theo chuẩn thống nhất được soạn thảo trên máy tính của người thực hiện.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải hỗ trợ việc hình thành, cập nhật và áp dụng các mẫu tài liệu điện tử phù hợp với các yêu cầu về trình bày tài liệu. Khi phối hợp giải quyết tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, cần bảo đảm: người giải quyết và người khởi tạo (người chịu trách nhiệm soạn thảo tài liệu) ký (xác nhận) tài liệu; thiết lập lộ trình (tuần tự và/hoặc song song) chuyển giao tài liệu kèm thông báo của các công chức cơ quan nhà nước về việc phối hợp (xác nhận) tài liệu; cung cấp quyền truy cập vào các tài liệu liên quan, lịch sử phối hợp giải quyết tài liệu, các phiên bản và sửa đổi tài liệu, kết quả phối hợp kèm danh sách những công chức xác nhận tài liệu, cũng như người ký (phê duyệt) tài liệu theo kết quả phối hợp giải quyết.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm việc thiết lập và điều chỉnh thời hạn (ngày dự kiến) để xem xét và phối hợp giải quyết (xác nhận) tài liệu; bảo đảm việc ký (phê duyệt) tài liệu bằng cách sử dụng phương tiện chữ ký điện tử; bảo đảm việc tạo ra một tài liệu chính thức bằng cách đăng ký tài liệu đó sau khi hoàn thành quá trình phối hợp giải quyết (xác nhận) và ký tài liệu. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm bao gồm thông tin đăng ký – thống kê và siêu dữ liệu khác của tài liệu được tạo trên giấy mà không cần nhập bản sao điện tử tài liệu trong trường hợp công việc với loại tài liệu này chỉ được thực hiện trên giấy.
Thông tin về dữ liệu đăng ký của tài liệu đã nhận phải được gửi đến hệ thống quản lý tài liệu điện tử của người gửi sau khi hoàn tất đăng ký tài liệu. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm đăng ký tài liệu một lần; bảo đảm hiển thị về tài liệu và các chi tiết của nó; siêu dữ liệu liên quan đến việc ghi nhật ký các hành động với thẻ đăng ký tài liệu điện tử và các file tài liệu; bảo đảm các yêu cầu có các trường thẻ đăng ký tài liệu điện tử bổ sung: đối với tài liệu được tạo dưới dạng điện tử và được ký bằng phương tiện chữ ký điện tử; thêm thông tin phi cấu trúc bổ sung; đưa vào thành phần siêu dữ liệu (bao gồm cả việc sử dụng các cài đặt bổ sung) thông tin về các tài liệu cần thiết cho công việc, có tính đến các đặc điểm hoạt động của cơ quan nhà nước.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm, bao gồm: thông tin về các tài liệu tiếp nhận (đến), phát hành (đi), các tài liệu nội bộ, thư từ và trả lời thư của công dân theo quy tắc công tác văn thư. Khi đưa tài liệu vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử và điền thông tin vào các trường của thẻ đăng ký tài liệu điện tử, phải sử dụng tài liệu hướng dẫn, bao gồm: danh mục hồ sơ, chuyên đề và các đề mục khác, tài liệu hướng dẫn các nội dung thông tin tiêu chuẩn được sử dụng khi điền vào các trường trong thẻ đăng ký tài liệu hoặc dự thảo. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm việc tạo ra các mệnh lệnh (uỷ quyền) giải quyết tài liệu bởi người dùng có thẩm quyền sau khi tài liệu được đăng ký trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử; phải bảo đảm một số mệnh lệnh (uỷ quyền) cho một tài liệu theo trình tự phân cấp hay theo uỷ quyền riêng của công chức; bảo đảm người giải quyết có thể xem trình tự phân cấp của các mệnh lệnh (uỷ quyền) cho tài liệu.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm: tạo lập thông báo của người dùng về việc nhận được một tài liệu đến để xem xét, phối hợp giải quyết, cũng như xem thẻ đăng ký tài liệu điện tử và các file của tài liệu đó; kiểm soát thời gian thực hiện mệnh lệnh (uỷ quyền); cung cấp thông tin về thời hạn sắp đến của việc giải quyết tài liệu, những tài liệu đã hết thời hạn, những tài liệu được giải quyết vi phạm thời hạn cũng như việc hình thành các báo cáo liên quan; cung cấp cho người giải quyết thông tin về các tài liệu mà họ phải giải quyết, thời hạn giải quyết, thay đổi người giải quyết tài liệu.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm tự động hoặc tự động hoá việc gửi các tài liệu điện tử đến người nhận thông qua các kênh viễn thông, phải thiết lập liên kết giữa tài liệu và chỉ mục index phù hợp với danh mục hồ sơ của cơ quan nhà nước; thực hiện việc xem xét các tài liệu trong hồ sơ, biên mục tài liệu trong hồ sơ và in bản biên mục ra giấy theo mẫu quy định. Hỗ trợ quy trình xác định giá trị tài liệu và thực hiện các chức năng nghiệp vụ để chuyển tài liệu sang hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử.
Lưu ý các bước tiến hành tiếp nhận hồ sơ điện tử
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu điện tử từ hệ thống quản lý tài liệu điện tử và các hệ thống thông tin khác của cơ quan nhà nước, trong đó tài liệu điện tử được tạo lập và lưu trữ. Tiếp nhận các bản mục lục hồ sơ; ghi nhận việc nhập các hồ sơ điện tử, mục lục hồ sơ; kiểm tra sự phù hợp của thành phần hồ sơ, tài liệu điện tử với mục lục hồ sơ; kiểm tra hồ sơ, tài liệu điện tử và mục lục hồ sơ, tài liệu có mã chương trình độc hại; kiểm tra chữ ký điện tử của các hồ sơ, tài liệu điện tử được chuyển vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Kiểm tra tính đầy đủ của thành phần tài liệu điện tử; kiểm tra trong siêu dữ liệu tài liệu thông tin về tính xác thực của chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao của tài liệu điện tử được chuyển giao tại thời điểm ký và/hoặc nhận tài liệu; kiểm tra khả năng tái tạo của tài liệu điện tử, bản sao tài liệu điện tử, mục lục hồ sơ.
Thông báo cho người gửi hồ sơ, tài liệu điện tử và mục lục hồ sơ về việc xác thực tiếp nhận tài liệu vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử hoặc từ chối tiếp nhận trong trường hợp có kết quả tiêu cực sau khi kiểm tra việc tuân thủ các yêu cầu quy định tại khoản này; xác thực tiếp nhận bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử bằng chữ ký điện tử của người có thẩm quyền.
Bước 2: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tiếp nhận hồ sơ, tài liệu điện tử để bảo quản lưu trữ. Việc thống kê tài liệu điện tử tiếp nhận để bảo quản phải được thực hiện theo sơ đồ hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu điện tử trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử; bảo đảm sử dụng các tài liệu tra cứu chuyên đề phản ánh đặc thù hoạt động của cơ quan nhà nước. Hồ sơ điện tử, khi đưa vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử được gắn một số thống kê nhận dạng, bao gồm số hồ sơ điện tử theo đề mục của mục lục hồ sơ điện tử hằng năm, số mục lục, số phông.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải hình thành và bảo đảm khả năng in các tài liệu thống kê bắt buộc của lưu trữ cơ quan nhà nước; bảo quản tài liệu điện tử và bản sao điện tử cùng với siêu dữ liệu tài liệu (cho đến khi loại hủy hoặc chuyển vào lưu trữ nhà nước bảo quản tiếp); sao lưu định kỳ tài liệu điện tử; kiểm tra sự hiện diện của tài liệu điện tử; xem xét thành phần văn bản điện tử trong hồ sơ điện tử…
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các quy trình chuyển đổi và/hoặc di chuyển tài liệu lưu trữ điện tử cùng với siêu dữ liệu tài liệu để bảo đảm tính an toàn và khả năng sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản quy định.
Bước 3: Ký bản sao tài liệu lưu trữ điện tử, chứng thực lưu trữ (trích lục tài liệu lưu trữ) bằng chữ ký điện tử của người có thẩm quyền chịu trách nhiệm về việc tạo lập tài liệu. Khi tạo bản sao lưu trữ của tài liệu lưu trữ điện tử, chứng thực lưu trữ (trích lục tài liệu lưu trữ) phải bảo đảm hình thành dấu hiệu chứng nhận dưới dạng con dấu trực quan các thông tin thống kê của hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử (số lưu trữ) và dấu hiệu về việc ký bằng chữ ký điện tử.
Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử phải bảo đảm bản sao lưu trữ, chứng thực lưu trữ (trích lục tài liệu lưu trữ), được ký bằng chữ ký điện tử, qua mạng thông tin – liên lạc an toàn trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan nhà nước để đăng ký và gửi cho người yêu cầu.
Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử phải bảo đảm thống kê: việc sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử; việc tạo lập bản sao lưu trữ, dự thảo chứng thực lưu trữ (trích lục tài liệu lưu trữ); việc báo cáo về kết quả sử dụng. Hệ thống thực hiện việc chuyển các hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ nhà nước mà cơ quan nhà nước là nguồn thu thập bằng các kênh liên lạc an toàn phù hợp với các yêu cầu tổ chức – kỹ thuật đối với tương tác thông tin cụ thể. Việc xóa hồ sơ, tài liệu điện tử khỏi hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử phải được thực hiện sau khi nhận được xác nhận thủ tục tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào hệ thống thông tin tương ứng của lưu trữ nhà nước đã thành công.
Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử phải bảo đảm hình thành các văn bản ở dạng điện tử và có khả năng in ra giấy về việc tiếp nhận – chuyển giao hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ nhà nước mà cơ quan nhà nước là nguồn thu thập. Hệ thống phải bảo quản thông tin về việc chuyển hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ nhà nước mà cơ quan nhà nước là nguồn thu thập.
