(Quanlynhanuoc.vn) – Bài viết nêu những khái niệm cơ bản về Khung năng lực, lợi ích của việc ứng dụng Khung năng lực, các bước xây dựng và việc triển khai Khung năng lực vào quản trị nhân lực của tổ chức. Trên cơ sở nội dung của bài viết, các tổ chức, doanh nghiệp có thể tham khảo, triển khai xây dựng, ứng dụng Khung năng lực, nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, nâng cao hiệu suất, tạo lợi thế cạnh tranh, góp phần xây dựng tổ chức phát triển bền vững.
Khái niệm về năng lực
Nhân sự luôn là yếu tố then chốt quyết định sức mạnh của tổ chức. Khung năng lực là biện pháp quản lý nhân sự tổng hợp, được ứng dụng trong rất nhiều hoạt động quản trị nhân sự của tổ chức. Thông qua xây dựng và áp dụng Khung năng lực, tổ chức có cơ sở để xây dựng các phương án tuyển dụng, đào tạo, quy hoạch nhân sự khoa học, phù hợp với thực tế của tổ chức, làm cơ sở xây dựng lực lượng lao động linh hoạt, có hiệu suất cao, có khả năng vượt qua những thách thức và nắm bắt được các cơ hội phát triển.
Năng lực (hay khả năng) được sử dụng nhiều trong trường hợp để chỉ một cá nhân có đủ phẩm chất, trình độ, trí tuệ, kinh nghiệm, thể chất và khả năng để có thể cạnh tranh với các ứng viên khác trong việc đảm đương một chức vụ, vị trí việc làm, nâng cao kết quả thực thi công việc và đóng góp vào kết quả cuối cùng của tổ chức. Năng lực phản ánh những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ hay những phẩm chất cần có để thực hiện một vai trò, một nhiệm vụ hay một công việc – tức là những cấp độ năng lực đặt ra từ yêu cầu công việc. Năng lực thể hiện mức độ phù hợp, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của một cá nhân với công việc.
Có nhiều định nghĩa về năng lực, như: năng lực là khả năng nội tại (bên trong) của người lao động nhằm giúp họ thực hiện hiệu quả công việc đang đảm nhận; năng lực là tập hợp các kiến thức, kỹ năng và thái độ liên quan với nhau có thể ảnh hưởng lớn tới khả năng hoàn thành công việc hay hiệu suất của một cá nhân, có thể đo lường thông qua các chuẩn mà cộng đồng chấp nhận và có thể được cải tiến thông qua các hoạt đào tạo, bồi dưỡng; năng lực được xem như là một tập hợp của kiến thức, kỹ năng và hành vi có thể đo lường, quan sát được để đóng góp trong sự thành công của công việc.
Như vậy, năng lực có thể hiểu là khả năng thực hiện một nhiệm vụ nào đó một cách đầy đủ và có chất lượng, thể hiện bằng hành vi có thể quan sát, đo lường được trong điều kiện làm việc, là một thuộc tính cá nhân, phụ thuộc vào bối cảnh.
Khái niệm về Khung năng lực
Khung năng lực nhiều khi bị nhầm lẫn với Bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc (Job description) và Khung năng lực tuy có nhiều điểm tương tự, cả hai đều mô tả những yêu cầu cần thiết để nhân sự hoạt động có hiệu quả ở vị trí cụ thể. Tuy nhiên, mô tả công việc chỉ là bản tóm tắt tổng quan các kỹ năng cần thiết cho công việc, trong khi Khung năng lực có ý nghĩa bao quát hơn, trình bày cụ thể về các hành vi mà nhân sự phải làm đề thành công ở vị trí công việc được giao. Do đó, Khung năng lực là bản mô tả các năng lực cần thiết và đầy đủ để thực thi thành công công việc của một vị trí, của một nhóm, của một đơn vị hoặc của cả tổ chức.
Quản lý nguồn nhân lực dựa trên năng lực không chỉ tập trung vào năng lực làm việc theo mô hình KSA (Knowledge: kiến thức; Skill: kỹ năng; Attitudes: thái độ) mà còn quan tâm phát triển năng lực tư duy (IQ: Intelligence Quotient), năng lực cảm xúc (EQ: Emotional Quotient), năng lực văn hóa (CQ: Cultural Quotient) nhằm phát huy năng lực tổng thể của mỗi con người trong tổ chức một cách bền vững.
Để xác định các năng lực then chốt, các nhà quản lý sử dụng Khung năng lực là công cụ xác định các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ, hành vi và các đặc điểm cá nhân khác để đảm đương nhiệm vụ theo một vị trí, một công việc hay một ngành nghề nhất định. Có thể coi Khung năng lực là một tổ hợp miêu tả các tiêu chuẩn năng lực quyết định khả năng hoàn thành yêu cầu công việc của một vị trí việc làm hay một chức danh; được dùng để so sánh với mức năng lực thực tế của người đảm nhiệm vị trí công việc đó. Khung năng lực phản ánh toàn bộ năng lực mà một cá nhân cần có ở những cấp độ khác nhau để thực hiện tốt một công việc hay nhiệm vụ.
Để thiết lập một nền tảng hiệu quả cho hoạt động quản lý nhân sự nói chung và nâng cao năng lực lãnh đạo quản lý nhân viên nói riêng, mỗi vị trí nhân sự trong tổ chức sẽ có một Khung năng lực cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và cố gắng phát triển thêm những năng lực còn thiếu để trở thành một nhà lãnh đạo. Về cơ bản, Khung năng lực bao gồm các nội dung sau:
(1) Năng lực cốt lõi là những kỹ năng, kiến thức và hành vi nền tảng cần thiết để thành công ở tất cả các vai trò và chức năng trong tổ chức. Năng lực cốt lõi thường phản ánh văn hóa, giá trị và mục tiêu chiến lược của tổ chức và có thể bao gồm các yếu tố, như: giao tiếp, làm việc nhóm, khả năng thích ứng và giải quyết vấn đề. Bằng cách thiết lập một tập hợp các năng lực cốt lõi, các tổ chức có thể thúc đẩy cách tiếp cận nhất quán và gắn kết để quản lý nhân lực, bảo đảm tất cả nhân viên đều đóng góp vào thành công chung của tổ chức.
(2) Năng lực chuyên môn dành riêng cho một chức năng công việc cụ thể, bao gồm: các kỹ năng, kiến thức và hành vi cụ thể cần thiết để thành công ở vị trí đó. Năng lực đặc thù của công việc có thể bao gồm các kỹ năng về kỹ thuật hoặc kiến thức cụ thể về ngành… Bằng cách xác định năng lực cụ thể của công việc, tổ chức có thể bảo đảm rằng nhân viên có đủ chuyên môn cần thiết để thực hiện vai trò của họ một cách hiệu quả, góp phần đạt được các mục tiêu của bộ phận và tổ chức.
(3) Năng lực chức năng là những năng lực cần thiết để thành công trong một lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn, như: tiếp thị, tài chính hoặc nhân sự… Năng lực chức năng có thể bao gồm các kỹ năng, kiến thức hoặc hành vi chuyên môn phù hợp với nhiều vai trò trong một chức năng cụ thể và có thể giúp các tổ chức bảo đảm tính nhất quán, thống nhất trong quản lý nhân sự trong từng lĩnh vực.
(4) Năng lực lãnh đạo là những kỹ năng, kiến thức và hành vi rất quan trọng để thành công trong vai trò lãnh đạo trong tổ chức. Năng lực lãnh đạo có thể bao gồm tư duy chiến lược, ra quyết định, trí tuệ cảm xúc và khả năng truyền cảm hứng, động viên người khác.
Bằng cách xác định các nội dung này, tổ chức có thể tạo ra một Khung năng lực toàn diện và hiệu quả, là công cụ có giá trị để quản lý nhân tài, phát triển đội ngũ nhân viên.
Lợi ích của việc ứng dụng Khung năng lực
Khung năng lực được sử dụng cho nhiều hoạt động nhân sự khác nhau, như: quy hoạch/hoạch định nhân sự, tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân sự, xây dựng chế độ đãi ngộ. Việc ứng dụng Khung năng lực đem lại cho tổ chức các lợi ích cụ thể như sau:
Một là, góp phần nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên mới bằng cách xây dựng các năng lực cần thiết cho vị trí việc làm cụ thể, các Khung năng lực có thể cung cấp thông tin cho các mô tả công việc, câu hỏi phỏng vấn và các công cụ đánh giá ứng viên. Điều này cho phép các tổ chức có thể tuyển dụng và lựa chọn những ứng viên sở hữu các kỹ năng, kiến thức và các điều kiện cần thiết để thành công ở vị trí công việc cần tuyển dụng.
Hai là, phát triển nhân viên giúp tổ chức xác định khoảng trống kỹ năng trong đội ngũ nhân viên, tạo cơ sở xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển phù hợp để giải quyết những khoảng trống này. Bằng cách tập trung vào các nội dung có tác động lớn đến hiệu suất, các tổ chức có thể tối ưu hóa nguồn lực đào tạo của mình và cho phép nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức trong các lĩnh vực phù hợp nhất với vai trò của họ.
Ba là, nâng cao chất lượng quản lý hiệu suất, cung cấp một khuôn khổ rõ ràng và khách quan để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Bằng cách điều chỉnh các tiêu chí đánh giá hiệu suất phù hợp với năng lực được xác định trong Khung năng lực, các tổ chức có thể thúc đẩy tính minh bạch và công bằng trong quá trình đánh giá. Điều này dẫn đến việc quản lý hiệu suất, phản hồi hiệu quả hơn, từ đó cải thiện hiệu suất của nhân viên.
Bốn là, tăng cường sự gắn kết và giữ chân nhân viên, giúp nhân viên hiểu được tầm quan trọng và cơ hội phát triển của bản thân, từ đó làm việc tích cực hơn. Khung năng lực giúp nhân viên xác định điểm mạnh và những hạn chế cần cải thiện, cho phép họ vạch ra lộ trình rõ ràng để phát triển nghề nghiệp. Điều này không chỉ nâng cao sự hài lòng của nhân viên mà còn góp phần tăng cường khả năng giữ chân nhân viên, vì nhân viên có nhiều khả năng ở lại với các tổ chức, tạo điều kiện cho họ phát triển.
Năm là, lập quy hoạch nhân sự tốt hơn, giúp xác định những nhân viên có tiềm năng cao và từ đó xây dựng quy hoạch để chuẩn bị cho họ đảm nhận vai trò lãnh đạo trong tương lai. Bằng cách hiểu rõ những năng lực cần thiết để thành công ở các cấp độ khác nhau, nhà quản lý nhân sự có thể chủ động xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nhân tài và bảo đảm nguồn ứng viên đủ tiêu chuẩn cho các vị trí quan trọng.
Sáu là, tăng cường mối liên kết trong tổ chức bằng cách xác định rõ ràng các kỹ năng, kiến thức và hành vi cần thiết để thành công ở nhiều vai trò và chức năng khác nhau, các Khung năng lực tạo điều kiện cho sự liên kết tốt hơn giữa nhân viên, nhóm và các mục tiêu chiến lược tổng thể của tổ chức. Sự liên kết này cho phép các tổ chức đạt được sức mạnh tổng hợp và hiệu suất cao hơn trong việc theo đuổi mục tiêu của mình.
Bảy là, Khung năng lực có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu và văn hóa riêng của tổ chức, bảo đảm rằng khuôn khổ phù hợp và áp dụng được cho bối cảnh cụ thể. Tính linh hoạt này cho phép nhà quản lý nhân sự điều chỉnh mô hình khi tổ chức phát triển hoặc khi những thách thức và cơ hội mới xuất hiện.
Xây dựng Khung năng lực
Để tạo ra một Khung năng lực cần tiến hành xác định và tổ chức các kỹ năng, kiến thức và hành vi cần thiết để thực hiện tốt vai trò hoặc chức năng công việc cụ thể trong một tổ chức. Quá trình phát triển Khung năng lực khác nhau tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Song, các bước để tạo ra một Khung năng lực được thực hiện chung, như sau:
Bước 1- Xác định mục đích và phạm vi: cần làm rõ các mục tiêu của Khung năng lực, chẳng hạn như cải thiện quản lý nhân sự, tăng cường phát triển nhân viên hoặc hỗ trợ các mục tiêu chiến lược. Xác định rõ vai trò, chức năng công việc hoặc cấp độ tổ chức mà Khung năng lực bao quát tới. Đồng thời, cần xem xét văn hóa, giá trị và bối cảnh cụ thể của tổ chức khi xác định phạm vi.
Bước 2 – Tiến hành phân tích công việc: thực hiện phân tích công việc kỹ lưỡng cho từng vai trò hoặc chức năng công việc có trong phạm vi của Khung năng lực. Điều này liên quan đến việc thu thập thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kiến thức và hành vi cần thiết để thành công ở từng vị trí. Phân tích công việc có thể được tiến hành bằng nhiều phương pháp khác nhau, chẳng hạn như phỏng vấn, khảo sát, nhóm tập trung hoặc quan sát nhân viên thực hiện công việc của họ.
Bước 3 – Xác định các năng lực chính: dựa trên thông tin thu thập được trong quá trình phân tích công việc, xác định các năng lực cốt lõi cần thiết để thành công ở tất cả các vai trò và chức năng, cũng như các năng lực cụ thể về công việc, khả năng lãnh đạo và chức năng liên quan đến từng vị trí. Bảo đảm các năng lực là toàn diện và phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Bước 4 – Xác định mức độ thành thạo và các chỉ số hành vi: đối với mỗi năng lực, thiết lập các mức độ thành thạo khác nhau, từ cơ bản hoặc cơ bản đến nâng cao hoặc chuyên gia. Điều này cung cấp một khuôn khổ rõ ràng để đánh giá hiệu suất và tiềm năng phát triển của nhân viên. Ngoài ra, hãy phát triển các chỉ số hành vi cụ thể, có thể quan sát được cho từng năng lực để giúp nhân viên hiểu được những kỳ vọng liên quan đến vai trò của họ, đồng thời tạo điều kiện cho việc đánh giá hiệu suất chính xác và khách quan hơn.
Bước 5 – Điều chỉnh, hoàn thiện Khung năng lực: thu thập phản hồi từ các bên liên quan, chẳng hạn như nhân viên, người quản lý và chuyên gia để bảo đảm Khung năng lực phản ánh chính xác các kỹ năng, kiến thức và hành vi cần thiết để thành công trong từng vai trò hoặc chức năng công việc. Thực hiện điều chỉnh cần thiết dựa trên phản hồi nhận được và bảo đảm Khung năng lực phù hợp với mục tiêu chiến lược và văn hóa của tổ chức.
Áp dụng Khung năng lực
Khung năng lực được thiết kế tốt có thể mang lại nhiều lợi ích, bao gồm quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn, chương trình phát triển nhân viên có mục tiêu, quản lý hiệu suất hợp lý, tăng cường sự gắn kết và giữ chân nhân viên, lập quy hoạch nhân sự hiệu quả và sự liên kết tổng thể của tổ chức với các mục tiêu chiến lược. Theo đó, cần đẩy mạnh tuyên truyền mục đích, mục tiêu và lợi ích của Khung năng lực cho các bên liên quan, các đối tượng sẽ áp dụng, như: nhân viên, người quản lý và lãnh đạo điều hành. Giải thích rõ ràng cách khung năng lực sẽ được sử dụng trong các quy trình nhân sự khác nhau và nó sẽ đóng góp như thế nào cho các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Điều này giúp tạo ra sự đồng thuận và bảo đảm rằng, tất cả các bên liên quan hiểu được giá trị của Khung năng lực.
Chú trọng đào tạo các chuyên gia và nhà quản lý nhân sự về cách sử dụng Khung năng lực trong các chức năng tương ứng của họ, chẳng hạn: tuyển dụng, phát triển nhân viên, quản lý hiệu suất và lập kế hoạch kế nhiệm. Điều này bảo đảm cho đội ngũ nhân sự có kiến thức và kỹ năng cần thiết để triển khai Khung năng lực một cách hiệu quả trong các hoạt động hàng ngày của mình.
Cần tích hợp Khung năng lực vào công tác tuyển dụng, cập nhật mô tả công việc, câu hỏi phỏng vấn, công cụ đánh giá ứng viên phù hợp với năng lực được xác định trong Khung năng lực. Điều này sẽ giúp quá trình tuyển dụng tập trung vào việc lựa chọn những ứng viên sở hữu các kỹ năng, kiến thức và hành vi cần thiết để thành công ở những vai trò cụ thể.
Cần xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển có mục tiêu dựa trên Khung năng lực, thiết kế các chương trình đào tạo và phát triển nhằm giải quyết những khoảng trống về kỹ năng của nhân viên và tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện bằng cách cung cấp các cơ hội đào tạo có mục tiêu, giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức phù hợp nhất với vai trò của họ, từ đó cải thiện hiệu suất và phát triển nghề nghiệp.
Hoàn thiện quy trình quản lý hiệu suất, tích hợp khung năng lực vào quy trình quản lý hiệu suất bằng cách thiết lập những mục tiêu rõ ràng dựa trên năng lực, mức độ thành thạo và các chỉ số hành vi. Điều này giúp tạo ra cách tiếp cận khách quan và minh bạch hơn để đánh giá về hiệu suất, các phản hồi và việc đặt ra các mục tiêu.
Điều chỉnh quy hoạch nhân sự và phát triển nguồn nhân tài, sử dụng Khung năng lực để xác định những nhân viên có tiềm năng cao và xây dựng các kế hoạch phát triển có mục tiêu để chuẩn bị cho các nhân sự này đảm nhận vai trò lãnh đạo trong tương lai, giúp bảo đảm nguồn ứng viên đủ tiêu chuẩn cho các vị trí quan trọng và góp phần vào sự thành công lâu dài của tổ chức.
Giám sát và đánh giá việc thực hiện, thường xuyên xem xét tính hiệu quả của Khung năng lực, như: hiệu quả trong việc cải thiện quản lý nhân sự, tăng cường phát triển nhân viên hoặc hỗ trợ các mục tiêu chiến lược…; thu thập phản hồi từ các bên liên quan, bao gồm nhân viên, người quản lý và lãnh đạo điều hành để xác định các nội dung cần cải thiện và thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với Khung năng lực hoặc việc triển khai Khung năng lực.
Thường xuyên cập nhật, hoàn thiện Khung năng lực khi tổ chức phát triển hoặc khi xuất hiện những thách thức và cơ hội mới; Khung năng lực cần được cập nhật, bổ sung, hoàn thiện thường xuyên để bảo đảm vẫn phù hợp và có hiệu quả trong việc hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Điều này có thể liên quan đến việc sửa đổi năng lực, mức độ thành thạo, cũng như cập nhật các quy trình nhân sự kết hợp với Khung năng lực.
Khung năng lực đóng một vai trò quan trọng trong việc tăng cường quản lý, phát triển nhân viên và gia tăng hiệu suất tổng thể của tổ chức. Với việc phác thảo các kỹ năng, kiến thức và hành vi thiết yếu cần thiết để thành công trong các vai trò và chức năng công việc khác nhau, Khung năng lực cho phép các tổ chức đưa ra các quyết định sáng suốt liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất và quy hoạch nhân sự.
Kết luận
Việc xây dựng và ứng dụng Khung năng lực góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản trị nhân sự của tổ chức. Một khi Khung năng lực được triển khai thực hiện tốt, ngoài việc nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự tại tổ chức còn làm tăng lợi thế cạnh tranh của tổ chức, tạo nên nét đặc trưng văn hóa riêng để góp phần duy trì tổ chức phát triển bền vững.
Các tổ chức cần nghiên cứu, hiểu rõ giá trị của Khung năng lực đối với quản trị nhân sự, từ đó tạo điều kiện để xây dựng, triển khai ứng dụng Khung năng lực, tạo lập môi trường làm việc lành mạnh, bảo đảm cơ hội phát triển cho nhân viên, tạo điều kiện để nhân viên đóng góp hết sức mình cho sự phát triển của tổ chức.
