TS. Bùi Thị Ngọc Mai
Học viện Hành chính Quốc gia
(Quanlynhanuoc.vn) – Hệ thống quản lý và đo lường kết quả thực thi công việc ngày càng được quan tâm trong hoạt động quản lý khu vực công. Một công cụ được ủng hộ rộng rãi nhằm cải thiện quản lý kết quả thực thi công việc là thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard – BSC). Trọng tâm của BSC là các chỉ số thực thi cốt yếu (Key Performance Indicators – KPI) để dẫn dắt sự chú ý của cấp quản lý đối với những nhân tố trọng yếu ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, việc áp dụng đánh giá theo KPI trong khu vực công gặp nhiều khó khăn, do đó cần xác định rõ những khó khăn này là gì để lý giải những nguyên nhân cản trở việc áp dụng KPI một cách rộng rãi trong khu vực công.
Hiện nay, có quan điểm cho rằng, KPI chỉ phù hợp với khu vực tư. KPI không có chỗ đứng trong khu vực công1. Quan điểm khác thì cho rằng, việc áp dụng KPI là nhu cầu cần thiết và đã được các quốc gia áp dụng. Trong thực tiễn áp dụng BSC/KPI đã được nghiên cứu ở nhiều nước, gồm: Anh, Canada, Mỹ, Úc, Thụy Điển, Hà Lan, Singapore, New Zealand và một số lĩnh vực được nghiên cứu, áp dụng khá nhiều, như: chăm sóc sức khỏe, chính quyền địa phương, bệnh viện, trường đại học, các trung tâm nghiên cứu…2
Một là, khó xác định mục tiêu công việc.
KPI là các thước đo tập trung vào các khía cạnh của mục tiêu tổ chức vốn đóng vai trò quan trọng nhất đối với thành công hiện tại và tương lai của tổ chức3. Tuy nhiên, việc đo lường thực thi trong khu vực công thường đối mặt với khó khăn trong xác định các mục tiêu cho các nhiệm vụ (mission) có bản chất phức tạp do tính đa mục tiêu và đôi khi các mục tiêu xung đột với nhau, đồng thời thiếu các mục tiêu có thể đo lường và liên quan như sản phẩm cuối cùng, chất lượng và hiệu quả. Khi các các cơ quan đơn vị vẫn chưa có hệ thống mục tiêu thực sự rõ ràng, định lượng sẽ gây khó khăn khi giao KPI xuống dưới.
Thực tế hiện nay ở các cơ quan, việc phân, giao thực thi mục tiêu chiến lược chủ yếu thể hiện ở việc giao các đầu nhiệm vụ từ đầu năm trong báo cáo tổng kết, kế hoạch hành động, các kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác; hầu như chỉ kê đầu nhiệm vụ với các nội dung công tác cần triển khai và mốc thời hạn. Điều này chưa thể hiện chỉ tiêu đo lường thực thi, tính chủ động mặc dù thỏa mãn tiêu chí hoàn thành đầu việc. Do đó, đây là khó khăn hàng đầu khi áp dụng KPI trong khu vực công.
Hai là, khó khăn về mô tả công việc của các vị trí việc làm.
Để đánh giá theo KPI, mỗi một vị trí cần có bản mô tả công việc rõ ràng đến từng vị trí trong đơn vị, từ đó mới thiết kế được các chỉ số KPI một cách khoa học. Do đó, các nền công vụ theo mô hình chức nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn ở đây. Ví dụ, trong khu vực công ở Việt Nam hiện nay, hầu hết các bộ, ngành, địa phương đều đã xây dựng đề án vị trí việc làm. Tuy nhiên, thực tế, nhiều nơi xây dựng theo kiểu “đẽo chân cho vừa giày”, chủ yếu căn cứ vào biên chế hiện có để mô tả, hợp thức hóa các công việc đang thực hiện và căn cứ vào khối lượng công việc để đề xuất bảo toàn số lượng biên chế4. Việc xây dựng bản mô tả công việc chưa khách quan, thiếu tính khoa học sẽ gây khó khăn lớn cho việc đánh giá theo KPI.
Ba là, khó khăn về yếu tố con người.
Giao và đánh giá theo KPI hoàn toàn là một kỹ năng mới của người giữ vị trí quản lý các cấp. Do đó nếu không được tập huấn, đào tạo một cách cụ thể để họ sở hữu kỹ năng này thì sẽ gặp khó khăn trong thực tiễn triển khai. Để xây dựng KPI cần có tư duy hệ thống, kết nối các chỉ tiêu, mục tiêu một cách hiệu quả. Một tổ chức muốn nâng cao năng lực quản trị phải hiểu được tất cả quá trình hoạt động của tổ chức. Thực tế hiện nay trong khu vực công ở Việt Nam, nhân sự chưa quen với định hướng quản lý theo mục tiêu, chủ yếu vẫn quản lý theo quá trình, dẫn đến tình trạng nhân sự luôn bận nhưng kết quả thu được cho cơ quan, tổ chức chưa cao.
Bên cạnh đó, để áp dụng đánh giá theo KPI còn cần có đủ nhân sự có năng lực triển khai hệ thống chỉ số KPI, bao gồm nhân sự tới từ các chức năng quản trị chiến lược và kế hoạch, quản trị nguồn nhân lực và quản trị hệ thống thông tin, có vai trò cả ở cấp thực thi (nhân viên chuyên môn nghiệp vụ) lẫn ra quyết định (cán bộ quản lý cấp trung và cấp cao). Đội ngũ này phải hiểu rõ phương pháp thực hiện, bảo đảm được các điều kiện triển khai hệ thống và am hiểu về hoạt động. Kiến thức của họ cần bao trùm các vấn đề quản trị tổ chức, quản trị chiến lược và quản trị nhân sự. Kỹ năng đội ngũ này cần có là tư duy hệ thống, tư duy chiến lược, kỹ năng tạo ảnh hưởng, thuyết phục và xử lý dữ liệu. Tuy nhiên, thực tế là đối với khu vực công nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, khi việc áp dụng KPI là cách thức mới hoàn toàn so với cách giao việc, đánh giá kiểu cũ đã tồn tại từ rất lâu, đã ăn sâu trong nhận thức tại các đơn vị trong khu vực công, thì đây thực sự là một khó khăn lớn.
Ngoài ra, để số đông hiểu và cùng áp dụng, cần phải có thời gian và đặc biệt là phải sử dụng truyền thông sao cho hiệu quả. Khi truyền thông chưa đủ mạnh, mọi người chưa cảm nhận được sự cần thiết phải áp dụng KPI, thì họ chưa có động lực để triển khai hệ thống. Đây cũng là một khó khăn không dễ vượt qua.
Bốn là, khó khăn về pháp lý.
Nếu là doanh nghiệp tư nhân thì có thể dễ dàng và nhanh chóng xây dựng được kế hoạch KPI, thậm chí không làm được có thể thuê tư vấn làm theo đánh giá theo các chỉ số và lấy đó làm cơ sở đánh giá, trả lương… Nhưng đánh giá theo KPI trong khu vực công sẽ gặp những khó khăn về pháp lý. Một số tình huống thực tiễn gặp phải như: đầu tháng 8/2018, Bộ Thông tin và Truyền thông đưa ra yêu cầu trong quý III năm 2018, tất cả các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ đều phải xây dựng KPI và đến ngày 01/10/2018, nếu các đơn vị không có KPI áp dụng sẽ coi như phạm khuyết điểm. Để thực hiện được nhiệm vụ trên, theo lãnh đạo Vụ Tổ chức cán bộ của Bộ là rất khó khăn, vì việc xây dựng các bộ tiêu chí KPI tại cơ quan nhà nước như Bộ Thông tin và Truyền thông hiện đang gặp khó đó là: để xây dựng một bộ KPI hoàn chỉnh Bộ phải căn cứ dựa trên Luật Cán bộ, công chức và theo nghị định hướng dẫn của Chính phủ về đánh giá phân loại cán bộ, công chức. Do đó, khi ban hành một quy trình đánh giá cần phải phù hợp với các quy định pháp luật có liên quan về vấn đề này chứ không đơn thuần định lượng được các tiêu chí, hiệu quả, kết quả lao động như ở các doanh nghiệp ngoài khu vực tư.
Ngoài ra, vấn đề quản lý công chức không phải như doanh nghiệp, không thể tự đặt ra các quy chế và đưa ra chỉ tiêu. Khi công chức không hoàn thành KPI thì cũng không thể cắt lương họ được5. Do đó, để áp dụng KPI và tuân thủ đúng quy định pháp luật của khu vực công là điều không dễ dàng.
Trên đây là một số những khó khăn cơ bản trong áp dụng đánh giá theo KPI trong khu vực công. Tuy nhiên, với những ưu điểm vượt trội, KPI vẫn đang được các nhà nghiên cứu cũng như các chính phủ quan tâm và tìm cách để xây dựng tiêu chí áp dụng phương pháp này vào đánh giá kết quả thực thi công vụ trong khu vực công.
