Thanh tra, kiểm tra hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trong bối cảnh thực hiện xã hội hóa dịch vụ công chứng tại các tỉnh Đông Bắc

TS. Nguyễn Thị Thanh Mai
Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông
Đại học Thái Nguyên

(Quanlynhanuoc.vn) – Luật Công chứng (năm 2006, 2014) được ban hành đã tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc thực hiện chủ trương xã hội hóa dịch vụ công chứng, với sự ra đời của hàng loạt các văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập bên cạnh các phòng công chứng đã được Nhà nước thành lập. Cùng với các địa phương trên cả nước, tại các tỉnh Đông Bắc, mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng ngày càng phát triển đã đáp ứng cơ bản nhu cầu công chứng của các cá nhân, tổ chức nhưng cũng đặt ra cho công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng nhiều vấn đề cần giải quyết.

Công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng tại các tỉnh Đông Bắc

Đông Bắc là một tiểu vùng trong vùng kinh tế – xã hội trung du và miền núi phía Bắc, gồm 10 tỉnh: Hà Giang, Cao Bằng, Bắc Kạn, Lạng Sơn, Tuyên Quang, Thái Nguyên, Phú Thọ, Bắc Giang, Lào Cai, Yên Bái. Cùng chung xu hướng phát triển hoạt động công chứng của cả nước, từ khi có Luật Công chứng năm 2014, số lượng các tổ chức hành nghề công chứng tại các tỉnh Đông Bắc đã gia tăng với tốc độ nhanh chóng, đáp ứng về cơ bản nhu cầu công chứng của các cá nhân, tổ chức trên địa bàn.

Năm 2014, tổng số tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn các tỉnh Đông Bắc là 36 tổ chức¹. Đến năm 2021, con số này đã tăng lên đến 91 tổ chức². Như vậy, trong vòng 7 năm (từ năm 2014 – 2021), số lượng tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn các tỉnh Đông Bắc đã tăng gấp 2,5 lần. Trong đó, số lượng Văn phòng công chứng nhiều gấp gần 5 lần so với Phòng công chứng. Trong giai đoạn 2014 – 2021, số lượng Phòng công chứng hầu như không thay đổi nhưng số lượng Văn phòng công chứng đã tăng lên gấp 3,6 lần. Sự gia tăng này đã thể hiện tốc độ và định hướng phát triển dịch vụ công chứng tại các tỉnh Đông Bắc đang theo đúng chủ trương xã hội hóa của Đảng và Nhà nước. Các tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng về cơ bản nhu cầu công chứng của các cá nhân, tổ chức trên địa bàn.

 Năm 2014, các tổ chức hành nghề công chứng tại các tỉnh Đông Bắc đã giải quyết 110.374 việc với số tiền nộp vào ngân sách nhà nước, nộp thuế là 8.780.533 nghìn đồng³. Năm 2021, số liệu này là 347.145 việc và 14.406.976 nghìn đồng⁴. Như vậy, trong giai đoạn 7 năm (từ năm 2014 – 2021), số việc công chứng và số tiền nộp vào ngân sách nhà nước, nộp thuế từ hoạt động công chứng đều tăng. Cụ thể: số việc công chứng tăng gấp hơn 3 lần; số tiền nộp vào ngân sách nhà nước, nộp thuế tăng gấp hơn 1,6 lần. Số liệu này cho thấy, nhu cầu công chứng của người dân tại các tỉnh Đông Bắc ngày một tăng. Đây cũng là cơ sở thực tiễn để các cơ quan nhà nước tại các tỉnh Đông Bắc có thể xem xét, đưa ra các biện pháp, chính sách thúc đẩy hơn nữa tiến trình thực hiện xã hội hóa dịch vụ công chứng.

Với số lượng các các tổ chức hành nghề công chứng ngày càng lớn, các cơ quan nhà nước trên địa bàn các tỉnh Đông Bắc đã tiến hành thanh tra, kiểm tra hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng dưới hai hình thức chủ yếu:

Thứ nhất, thông qua báo cáo từ các tổ chức hành nghề công chứng. Các tổ chức hành nghề công chứng đã tiến hành gửi bản báo cáo về Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật với thời hạn định kỳ 6 tháng. Qua các bản báo cáo này, các cơ quan chức năng có thể nắm bắt được tình hình và kết quả thực hiện của các tổ chức hành nghề công chứng trên phạm vi quản lý.

Thứ hai, tổ chức các đoàn kiểm tra định kỳ và kiểm tra liên ngành. Đoàn kiểm tra định kỳ bao gồm các chuyên viên của Phòng Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp. Đoàn kiểm tra định kỳ chủ yếu kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp luật về hoạt động công chứng của các Văn phòng công chứng. Đoàn kiểm tra liên ngành bao gồm: lãnh đạo và chuyên viên Sở Tư pháp; chuyên viên Phòng Kiểm tra thuế (Cục Thuế tỉnh); chuyên viên Phòng đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư). Đoàn kiểm tra liên ngành tiến hành kiểm tra các nội dung: cơ sở vật chất; sổ công chứng hợp đồng, giao dịch; hồ sơ công chứng; sổ sử dụng lao động và các hợp đồng lao động; sổ sách kế toán. Các đợt thanh, kiểm tra đều được lên kế hoạch cụ thể và được tổ chức thực hiện nghiêm túc. Kết thúc đợt thanh tra, kiểm tra, các cơ quan chức năng đều có kết luận kiểm tra cụ thể, chi tiết và thông báo công khai đến các tổ chức hành nghề công chứng.

Kết quả thanh tra, kiểm tra trong hoạt động công chứng của cơ quan nhà nước tại các tỉnh Đông Bắc được thể hiện dưới bảng số liệu sau:

Bảng thống kê hoạt động thanh tra trong lĩnh vực công chứng
tại các tỉnh Đông Bắc
(Từ ngày 01/01/2015 đến hết ngày 31/12/2019)

(Nguồn: Báo cáo Tổng kết 5 năm thi hành Luật Công chứng của Bộ Tư pháp năm 2022)⁵
Qua các đợt thanh tra, kiểm tra cho thấy: phần lớn các tổ chức hành nghề công chứng đã tổ chức triển khai hoạt động với đầy đủ hồ sơ, giấy tờ và theo trình tự thủ tục luật định. Trong đó, đặc biệt có những địa phương không có tổ chức hành nghề công chứng hay công chứng viên bị xử phạt như tỉnh Bắc Kạn.

Tuy nhiên, vẫn còn một số tổ chức hành nghề công chứng chưa thực hiện công chứng theo đúng quy định, làm ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động công chứng, không bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch. Thông qua các đợt thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng, có thể thấy phần lớn vi phạm của các tổ chức hành nghề công chứng tập trung vào các vấn đề, như:

(1) Không ghi ngày mở và khóa sổ; không đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối. Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch khi hết năm không khóa sổ và thống kê tổng số vụ việc công chứng đã thực hiện trong năm.

(2) Phiếu yêu cầu công chứng không đúng với mẫu quy định; không ghi đầy đủ thông tin trong Phiếu yêu cầu; không có người ký nhận hồ sơ.

(3) Hồ sơ công chứng còn thiếu các giấy tờ liên quan: công chứng hợp đồng mua bán tài sản của vợ chồng nhưng bỏ sót đồng sở hữu; công chứng hợp đồng, giao dịch của pháp nhân có từ hai thành viên trở lên hồ sơ còn thiếu biên bản họp Hội đồng thành viên; công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất trồng lúa nhưng hồ sơ không có giấy tờ chứng minh bên nhận chuyển nhượng đúng là người trực tiếp sản xuất nông nghiệp…

(4) Niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế không đúng địa điểm theo quy định; ra thông báo niêm yết việc thỏa thuận phân chia trước thời điểm có yêu cầu công chứng.

(5) Công chứng viên không ký vào từng trang của hợp đồng mà chỉ ký ở trang lời chứng; hợp đồng không có chữ ký tắt vào từng trang của các bên.

(6) Sửa lỗi kỹ thuật có gạch chân chỗ cần sửa, có viết lại và ký, đóng dấu nhưng không đưa vào bên lề theo đúng quy định tại Điều 50 của Luật Công chứng năm 2014.

(7) Chưa ký hợp đồng với cộng tác viên phiên dịch, chưa thực hiện niêm yết và thông báo cho Sở Tư pháp về cộng tác viên phiên dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Thông tư 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp.

(8) Chưa niêm yết mức trần thù lao công chứng; hoặc có niêm yết phí công chứng, thù lao công chứng nhưng lại áp dụng Thông tư đã hết hiệu lực thi hành (Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 và Thông tư liên tịch số 115/2015/BTC-BTP ngày 11/8/2015). Hiện nay, mức phí công chứng được áp dụng Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016.

(9) Lưu trữ thiếu tài liệu trong hồ sơ công chứng; lưu trữ những văn bản giấy tờ bị mờ, không nhìn rõ…

Những vi phạm trên ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hoạt động công chứng cũng như quyền, lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan.

Một số giải pháp tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trong bối cảnh xã hội hóa tại các tỉnh Đông Bắc

Để bảo đảm quá trình xã hội hóa dịch vụ công chứng được thực hiện theo đúng chủ trương của Đảng và Nhà nước, các cơ quan chức năng cần quan tâm đến công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, trong đó có thể tập trung vào các vấn đề sau:

Một là, lập kế hoạch thanh tra. Khâu lập kế hoạch thanh tra cần được quan tâm chú ý. Kế hoạch thanh tra, kiểm tra cần được thực hiện theo năm và theo định kỳ. Bản kế hoạch thanh tra năm cần ghi rõ số lần thanh tra sẽ thực hiện trong năm, thành phần đoàn thanh tra, nội dung thanh tra, đối tượng thanh tra. Bản kế hoạch thanh tra định kỳ cần ghi rõ dự kiến thời gian thanh tra, thành phần đoàn thanh tra, nội dung thanh tra và đối tượng thanh tra. Trên cơ sở các bản kế hoạch thanh tra, các cơ quan, cá nhân có liên quan sẽ xác định được rõ nhiệm vụ của mình để có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Hai là, thực hiện thanh tra. Bên cạnh các đợt thanh tra định kỳ, các cơ quan nhà nước cũng cần bổ sung các đợt thanh tra đột xuất hoặc lựa chọn đối tượng thanh tra ngẫu nhiên. Đồng thời, các cán bộ, công chức tham gia thanh tra cũng cần chú ý quan sát, theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện công chứng của các công chứng viên. Như vậy, hoạt động thanh tra không dừng lại giấy tờ mà còn đi sâu vào tìm hiểu quá trình làm nên các giấy tờ đó.

Ba là, công tác đôn đốc, nhắc nhở sau thanh tra. Quá trình đôn đốc, kiểm tra và xử lý sau thanh tra có vai trò quan trọng như quá trình thực hiện thanh tra. Nếu thanh tra chỉ dừng lại ở khâu thực hiện mà không có khâu hậu kiểm thì kết luận thanh tra khó có thể đi vào thực tế và công tác thanh tra cũng khó có thể phát huy được vai trò. Vì vậy, các cơ quan chức năng cần quan tâm đến việc đôn đốc các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện kết luận thanh tra và gửi báo cáo về cơ quan có thẩm quyền.

Bốn là, xây dựng hòm thư góp ý. Việc xây dựng hòm thư góp ý sẽ tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng phản hồi lại kết luận thanh tra cũng như quá trình thanh tra, từ tác phong làm việc, thái độ ứng xử của các cán bộ, công chức trong đoàn thanh tra đến nội dung, hình thức thanh tra. Hòm thư góp ý có thể được thực hiện bằng hòm thư điện tử, thiết kế trên trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp.

Năm là, sửa đổi, bổ sung mẫu báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng của tổ chức hành nghề công chứng. Đặc biệt, phần “Kết quả thực hiện hoạt động chuyên môn” cần bổ sung chi tiết các loại đầu việc chủ yếu đã thực hiện với số lượng cụ thể. Qua đó, các cơ quan nhà nước sẽ dễ dàng nắm bắt được các loại việc mà tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện cũng như sự phát triển của các loại hình giao dịch trên thực tế.

Sáu là,  xây dựng chế tài xử phạt nghiêm minh đối với các hành vi vi phạm trong hoạt động công chứng. Trên thực tế không ít các vi phạm đã diễn ra tại các tổ chức hành nghề công chứng, đưa đến nhiều rủi ro cho người yêu cầu công chứng và cả công chứng viên nhưng lại không được quy định trong các văn bản pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính. Bên cạnh đó, có những vi phạm mang tính chất nghiêm trọng lại đang có mức xử phạt quá thấp, khiến cho các tổ chức hành nghề công chứng có thể vì lợi nhuận trước mắt mà bất chấp nộp phạt rồi lại tiếp tục vi phạm. Vì vậy, các cơ quan chức năng cần sớm sửa đổi, bổ sung các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng. Cụ thể:

(1) Bổ sung quy định về một số vi phạm bị xử phạt, như: không có người làm chứng theo quy định của pháp luật; trả tiền hoa hồng, chiết khấu cho người yêu cầu công chứng hoặc người môi giới…

(2) Nâng mức xử phạt đối với một số vi phạm để bảo đảm tính răn đe, nghiêm minh của pháp luật, như: công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng không đúng quy định; công chứng viên không chứng kiến người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch ký và điểm chỉ vào hợp đồng, giao dịch; không cho người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng, giao dịch… Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các cơ quan nhà nước khi thanh tra, kiểm tra sẽ đưa ra những biện pháp xử lý nghiêm minh đối với các hành vi vi phạm của tổ chức hành nghề công chứng, bảo đảm sự gia tăng về số lượng sẽ đi đôi với nâng cao về chất lượng trong quá trình thực hiện xã hội hóa dịch vụ công chứng.

Trong giai đoạn đầu của quá trình xã hội hóa dịch vụ công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng theo mô hình mới đang hình thành, vị trí, vai trò và hoạt động của công chứng viên mới được nâng cao nên không tránh khỏi những lúng túng, bất cập. Vì vậy, đẩy mạnh thanh tra, kiểm tra đối với hoạt động này là yêu cầu tất yếu. Qua thanh tra, kiểm tra, các cơ quan nhà nước sẽ rà soát, đánh giá được thực trạng về tổ chức, hoạt động; nắm bắt được những bất cập, mâu thuẫn, khó khăn, vướng mắc về nghiệp vụ cũng như phát hiện được những vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng. Đây là cơ sở để các cơ quan nhà nước có thể kịp thời sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hệ thống pháp luật về công chứng, giải quyết kịp thời những vướng mắc về nghiệp vụ, xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm pháp luật, từng bước đưa hoạt động công chứng phát triển bền vững.

Chú thích:
1. Tác giả tổng hợp số liệu từ: Bảng Thống kê số lượng các tổ chức hành nghề công chứng của Bộ Tư pháp (tháng 12/2014).
2. Tác giả tổng hợp số liệu từ: Bảng Thống kê số lượng các tổ chức hành nghề công chứng của Bộ Tư pháp (tháng 12/2021).
3. Tác giả tổng hợp số liệu từ: Bảng Thống kê kết quả hoạt động công chứng của Bộ Tư pháp (tháng 12/2014).
4. Tác giả tổng hợp số liệu từ: Bảng Thống kê kết quả hoạt động công chứng của Bộ Tư pháp (tháng 12/2021).
5. Bộ Tư pháp. Báo cáo tổng kết 5 năm thi hành Luật Công chứng năm 2014.
Tài liệu tham khảo:
1. Hiến pháp năm 2013.
2. Luật Công chứng năm 2006, 2014.
3. Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Công chứng năm 2014.