Trịnh Hữu Hoàng
Học viện Hành chính Quốc gia
(Quanlynhanuoc.vn) – Hoàng Mai là một trong những quận của thành phố Hà Nội có tốc độ đô thị hóa cao, tốc độ tăng dân số cơ học nhanh, trong khi hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội còn thiếu đồng bộ. Do đó, nhu cầu giao dịch hành chính của các tổ chức, cá nhân ngày càng tăng cao, các vấn đề mới cần giải quyết thường xuyên phát sinh. Chính vì vậy, những năm qua, Ủy ban nhân dân quận Hoàng Mai đã tập trung hiện đại hóa công tác văn phòng đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế và góp phần vào công cuộc cải cách hành chính nhà nước.
Quận Hoàng Mai được thành lập theo Nghị định số 132/2003/NĐ-CP ngày 06/11/2003 của Chính phủ về việc điều chỉnh địa giới hành chính để thành lập quận và thành lập các phường trực thuộc quận. Về đơn vị hành chính, Hoàng Mai có 14 phường (Định Công, Đại Kim, Giáp Bát, Hoàng Liệt, Tân Mai, Thanh Trì, Hoàng Văn Thụ, Lĩnh Nam, Mai Động, Thịnh Liệt, Trần Phú, Tương Mai, Vĩnh Hưng, Yên Sở); tổng diện tích toàn quận là 41,04 km2; dân số là khoảng 532.450 người1.
Những kết quả đạt được trong quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng
Nhận thức được tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác văn phòng, quận Hoàng Mai đang tích cực thực hiện đổi mới các quy trình theo hướng chuẩn hóa .
Thứ nhất, Ủy ban nhân dân (UBND) quận ban hành những văn bản chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn thực hiện công tác văn phòng và cải cách hành chính trên địa bàn quận, như: Quyết định số 02/2018/QĐ-UBND ngày 19/3/2018 ban hành Quy định về công tác thi đua, khen thưởng; Công văn số 930/CV-UBND ngày 03/5/2018 về việc triển khai danh mục các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 năm 2018; Kế hoạch số 116/KH-UBND ngày 20/3/2020 về việc thông tin, tuyên truyền về kiểm soát thủ tục hành chính và việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông năm 2020 trên địa bàn quận Hoàng Mai; Kế hoạch số 42/KH-UBND ngày 02/02/2021 về công tác kiểm soát thủ tục hành chính năm 2021 trên địa bàn quận; Công văn số 1417/UBND-VP ngày 08/6/2023 về việc niêm yết thủ tục hành chính, tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền cấp quận; Kế hoạch số 123/KH-UBND ngày 22/3/2023 về thực hiện quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan thuộc quận Hoàng Mai. Cùng với đó, UBND quận Hoàng Mai đã xây dựng và triển khai các đề án: phát triển chính quyền điện tử, chính quyền số; xây dựng thành phố thông minh… Đây là cơ sở để từng bước thực hiện quá trình hiện đại hóa nền hành chính của quận.
Thứ hai, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức bảo đảm đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa nền hành chính. Theo số liệu thống kê, tính đến tháng 12/2022, số lượng cán bộ, công chức tại Văn phòng quận có 20 biên chế, 14 hợp đồng 68 với độ tuổi trung bình là 35 tuổi 2. Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; lý luận chính trị, ngoại ngữ – tin học; quản lý nhà nước… cơ bản đáp ứng theo yêu cầu. Trong môi trường làm việc và xây dựng văn phòng hiện đại, thái độ ứng xử của cán bộ, công chức với Nhân dân, đồng nghiệp được xem là yếu tố quan trọng. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan thuộc quận Hoàng Mai đã có sự chuyển biến tích cực về nhận thức, hành động, nâng cao ý thức, tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong quá trình thực thi công vụ. Đề cao tính gương mẫu, duy trì thành nề nếp, thường xuyên phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị góp phần xây dựng nền văn hóa công sở hiện đại, đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa nền hành chính.
Thứ ba, ứng dụng khoa học, công nghệ thông tin, phần mềm quản lý vào thực thi công vụ luôn được UBND quận quan tâm, đem lại hiệu quả cao.
Xây dựng, phát triển các ứng dụng, dịch vụ nội bộ, như: (1) Hệ thống lịch họp trực tuyến và thư mời họp điện tử: triển khai trên ứng dụng di động (nền tảng Android và IOS). (2) Hệ thống văn bản điện tử được tiếp tục triển khai tại các cơ quan, đơn vị: duy trì sử dụng phần mềm quản lý văn bản 36a, bảo đảm 100% văn bản giải quyết công việc trao đổi giữa các cơ quan hành chính được thực hiện dưới dạng điện tử (trừ những văn bản mật). (3) Hệ thống thư điện tử công vụ: được triển khai tại các cơ quan và đơn vị phường Hiện có 245 hộp thư điện tử đã được cấp, trong đó có 50 hộp thư cơ quan, đơn vị và 195 hộp thư cá nhân. (4) Hệ thống hội nghị trực tuyến: triển khai phần mềm hội nghị trực tuyến từ quận đến 14/14 phường phục vụ các buổi học nghị quyết, hội nghị triển khai kế hoạch, họp giao ban… trực tuyến với thành phố và các đơn vị trực thuộc quận. (5) Ứng dụng chữ ký số chuyên dùng: UBND quận và 100% cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập (trừ trường học) và UBND các phường đã được cấp chữ ký số chuyên dùng. (6) Số hóa tài liệu lưu trữ: từng bước được triển khai để bảo đảm cho việc tìm kiếm, nghiên cứu văn bản dễ dàng, nhanh chóng và chính xác, giúp công tác quản lý đạt hiệu quả. (7) Điện tử hóa quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính: triển khai đối với 114/161 quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính (đạt 70,81%) thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết nhằm kiểm soát chặt chẽ việc giải quyết thủ tục hành chính3.
Xây dựng, phát triển ứng dụng, dịch vụ phục vụ người dân và doanh nghiệp, như: (1) Thanh toán điện tử: 100% đơn vị sự nghiệp công lập giáo dục đã triển khai ứng dụng thanh toán điện tử; UBND cũng có văn bản chấp thuận chủ trương thực hiện giải pháp thanh toán không dùng tiền mặt đối với cá nhân, tổ chức sử dụng dịch vụ công. (2) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: được trang bị các thiết bị điện tr hiện đại, như: máy lấy số xếp hàng tự động, các màn hình cảm ứng, các mã QR… phục vụ tổ chức, cá nhân tra cứu thông tin, thủ tục hành chính. (3) Cổng thông tin điện tử: tiếp tục được duy trì, nâng cấp và hoạt động cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ người dân, doanh nghiệp, như: thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến, lịch tiếp công dân, tuyển dụng, tiếp nhận và xử lý phản ánh, kiến nghị của người dân và doanh nghiệp…
Việc ứng dụng khoa học, công nghệ – thông tin, phần mềm quản lý vào quá trình hoạt động công vụ, dịch vụ công… đã giúp các hoạt động được triển khai và thực hiện thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm về thời gian, nhân lực, vật lực tạo thuận lợi cho các tổ chức và cá nhân giao dịch công việc.
Thứ tư, đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị tiên tiến, hiện đại. (1) Xây dựng, phát triển hạ tầng kỹ thuật, như: hệ thống mạng LAN; hạ tầng viễn thông (mạng Internet băng rộng cố định đã triển khai cung cấp dịch vụ tới 14/14 phường); hạ tầng bưu chính… (2) Xây dựng, phát triển các hệ thống nền tảng, dữ liệu. Hoàn thiện nền tảng tích hợp và chia sẻ dữ liệu của Thành phố (LGSP); chia sẻ dữ liệu quốc gia (NGSP); khai thác cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư phục vụ công tác quản trị Thành phố; cung cấp thông tin dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh cá thể tích hợp về kho dữ liệu dùng chung của Thành phố… Xây dựng, phát triển đô thị thông minh; cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 – 4; ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp TCVN ISO 9001: 2015.
Tính tới thời điểm hiện tại, quận Hoàng Mai có 15 điểm tiếp công dân và bộ phận một cửa (tại quận, 14 phường); có 18 phòng họp và đều đã được trang thiết bị hiện đại phục vụ các cuộc họp, ghi hình trực tuyến (trong đó, 14 phường trên địa bàn quận đều đã xây dựng phòng họp trực tuyến; 3 phòng họp trực tuyến tại trụ sở quận;1 hội trường lớn có sức chứa lên tới 400 người để phục vụ các buổi học nghị quyết, hội nghị triển khai kế hoạch, họp giao ban,… trực tuyến với Thành phố và các đơn vị trực thuộc quận); xây dựng 2 khu dân cư điện tử; sửa chữa, nâng cấp 15 kho lưu trữ (tại quận và 14 phường) bảo đảm cho công tác lưu trữ tài liệu4. Việc chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị giúp nâng cao hiệu quả hoạt động chung của quận và từng bước hiện đại hóa nền hành chính, hướng tới mục tiêu xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại.
Tuy vậy, trong quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng tại quận Hoàng Mai cũng còn những bất cập, hạn chế cần phải khắc phục, như: năng lực số của đội ngũ cán bộ, công chức và người dân; việc bảo mật, an toàn thông tin cá nhân; việc tuyên truyền, phổ biến, đầu tư truyền thông cho công tác cải cách chưa được quan tâm, coi trọng; mức độ sử dụng dịch vụ công trực tuyến còn thấp; việc đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật, hệ thống nền tảng, dữ liệu… còn chưa đáp ứng yêu cầu. Chính vì vậy, để khắc phục những hạn chế đang tồn tại nhằm phát huy tốt vai trò của văn phòng HĐND, UBND quận Hoàng Mai là việc cấp thiết trong giai đoạn hiện nay.
Hoàng Mai tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công cuộc cải cách hành chính nhà nước
Thời điểm hiện tại, Hoàng Mai là một trong những quận của Hà Nội có tốc độ đô thị hóa cao, tốc độ tăng dân số cơ học nhanh; giao dịch hành chính của các tổ chức, cá nhân ngày càng lớn, các vấn đề mới cần giải quyết không ngừng phát sinh. Cùng với đó, trước yêu cầu ngày càng cao của công cuộc cải cách hành chính nhà nước và quá trình hội nhập hóa toàn cầu, vấn đề cải cách hành chính, hiện đại hóa văn phòng tiếp tục là những việc cần tập trung giải quyết.
Một là, đổi mới nhận thức về công tác văn phòng hiện đại và hiện đại hóa văn phòng gắn với chuyển đổi số. Hiện đại hóa văn phòng được hiểu là hiện đại hóa về phương pháp tổ chức, về tư duy nhận thức, tác phong lề lối làm việc… Quá trình này, đòi hỏi nhà lãnh đạo, cán bộ, công chức thừa hành cần có đổi mới về tư duy, hiểu rõ chức năng nhiệm vụ của văn phòng là bộ phận tham mưu, tổng hợp phải xử lý kịp thời các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác để giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn. Cùng với đó, trong điều kiện cải cách hành chính và hội nhập quốc tế hiện nay tự phải nhận thức, thay đổi, xây dựng và tổ chức văn phòng theo mẫu của văn phòng hiện đại.
Hai là, tích cực tuyên truyền về hội nhập và cải cách hành chính trong công tác văn phòng tại UBND quận. Việc thực hiện công tác tuyên truyền về hiện đại hóa, cải cách hành chính là vô cùng cần thiết. Thực hiện tốt công tác tuyên truyền sẽ giúp người dân và cán bộ, công chức nâng cao nhận thức, trách nhiệm khi được đóng góp, tham gia vào hoạt động cải cách hành chính, đưa nền hành chính Việt Nam theo hướng hội nhập, hiện đại với thế giới. Đồng thời, hoạt động tuyên truyền thường xuyên sẽ tác động đến nhận thức của người dân, doanh nghiệp về công cuộc cải cách hành chính ở Việt Nam là việc làm cần thiết, giảm tải các thủ tục hành chính rườm rà, dư thừa, trùng lặp và tăng khả năng giám sát.
Nội dung tuyên truyền tập trung vào quá trình hội nhập nền kinh tế quốc tế của Việt Nam; những nỗ lực cải cách môi trường đầu tư, kinh doanh; cải cách nền hành chính để thu hút các nhà đầu tư nước ngoài và khẳng định vị thế của Việt Nam trên thị trường quốc tế. Về hình thức tuyên truyền có thể tổ chức các tọa đàm, hội thảo, truyền thông nội bộ, như: thông qua cổng thông tin điện tử quận, phường; qua ứng dụng zalo; băng zôn, khẩu hiệu tại trụ sở, văn phòng UBND quận, phường… Công tác tuyên truyền được thực hiện tốt sẽ phổ biến đầy đủ các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đến với các tầng lớp nhân dân và toàn xã hội, đồng thời sẽ nâng cao tinh thần, thái độ làm việc, ý thức rõ trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quận. Ngược lại, nếu công tác tuyên truyền về hiện đại hóa, cải cách hành chính không được thực hiện, hoặc thực hiện không tốt, không khoa học thì sẽ không đem lại được kết quả.
Ba là, xây dựng thể chế số, nền tảng kỹ thuật số, đội ngũ cán bộ, công chức số đối với công tác văn phòng tại UBND quận Hoàng Mai. Trong đó, tập trung vào các nội dung cơ bản, như:
(1) Xây dựng thể chế số đối với công tác văn phòng. Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định về công tác văn phòng và công tác phối hợp giữa các phòng ban với nhau để đạt được mục tiêu chung mà tổ chức đang hướng tới; ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác văn phòng và công tác phối hợp; ban hành các chương trình, kế hoạch thực hiện.
(2) Xây dựng nền tảng kỹ thuật số. Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang bước vào thời kỳ tăng tốc, để không thụt lùi, lạc hậu so với thế giới, việc áp dụng sử dụng phần mềm quản lý vào công việc là việc làm phù hợp và cần thiết. Trong đó, đầu tư trang thiết bị phương tiện hiện đại; xây dựng và nâng cấp các phần mềm quản lý hiệu quả, ứng dụng công nghệ AI vào hoạt động quản lý hành chính nhằm giảm bớt sự hỗ trợ trực tiếp từ con người các hoạt động giấy tờ, hồ sơ thủ công và giảm tải chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành… là giải pháp cần thiết.
(3) Xây dựng đội ngũ công chức số: từ việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về chuyển đổi số; việc chuyển giao công nghệ số; tạo động lực làm việc, động lực sáng tạo cho đội ngũ cán bộ, công chức; các chính sách đãi ngộ, cải thiện tiền lương… có như vậy mới tạo động lực cho đội ngũ này phấn đấu để hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Bốn là,xây dựng môi trường văn hóa số trong đó có việc hình thành các chuẩn mực văn hóa mới trên môi trường số. Văn hóa trong xã hội thực hình thành qua hàng trăm năm, hàng nghìn năm. Còn xã hội số mới chỉ đang hình thành, đó là các quy tắc ứng xử, chuẩn mực đạo đức của con người trong môi trường số. Việc xây dựng văn phòng số, văn hóa công sở, văn phòng hiện đại là xu thế phát triển của cơ quan, tổ chức. Lợi ích đạt được khi xây dựng môi trường làm việc văn hóa, hiện đại sẽ giúp đội ngũ cán bộ, công chức hình thành thái độ, phong cách ứng xử, làm việc chuyên nghiệp, chuẩn mực. Cùng với đó, xây dựng môi trường văn hóa công sở dân chủ, vừa bảo đảm tuân thủ đúng kỷ cương, pháp luật, vừa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi ngày càng cao của mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trong công cuộc hiện đại hóa nền hành chính nhà nước.
Chú thích:
1. Hoàng Mai (quận). https://vi.wikipedia.org, truy cập ngày 22/8/2023.
2, 3, 4. Tác giả tổng hợp số liệu do Văn phòng quận Hoàng Mai cung cấp, tháng 8/2023.
Tài liệu tham khảo:
1. Các văn bản, báo cáo tổng kết năm và phương hướng nhiệm vụ các năm 2020, 2021, 2022 của Ủy ban nhân dân quận Hoàng Mai.
2. Báo cáo cải cách hành chính của quận Hoàng Mai các năm 2020, 2021, 2022.
3. Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
4. Nghị quyết số 30c-NQ/CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020.
5. Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021 – 2030.
