TS. Đào Ngọc Hà
Học viện Tài chính
(Quanlynhanuoc.vn) – Hoàn thiện hệ thống kế toán các doanh nghiệp nói chung và các các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán nói riêng trong bối cảnh hội nhập kinh tế, tham gia thị trường vốn quốc tế trong điều kiện chuyển đổi số là chủ đề có tính thời sự và luôn có được sự quan tâm lớn từ các nhà quản lý đến các doanh nghiệp. Bài viết này phân tích tính đa dạng trong hình thành và vận hành hệ thống kế toán ở một số quốc gia phát triển, từ đó, rút ra kinh nghiệm đối với Việt Nam nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kế toán đối với các doanh nghiệp nói chung, các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán nói riêng.
Từ khóa: Hệ thống kế toán; chuẩn mực kế toán; báo cáo tài chính; doanh nghiệp niêm yết; thị trường chứng khoán.
1. Đặt vấn đề
Luật Kế toán Việt Nam ra đời đã đánh dấu một bước tiến mới tạo tiền đề và động lực thúc đẩy tiến trình hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về kế toán ở Việt Nam. Đồng thời, chuẩn mực kế toán Việt Nam đã được xây dựng trên cơ sở các chuẩn mực kế toán quốc tế, theo đó, các nguyên tắc và phương pháp kế toán đã được tiếp cận theo thông lệ quốc tế, tạo điều kiện cho các kế toán viên, kiểm toán viên và nhà quản lý trong doanh nghiệp nói chung và trong các doanh nghiệp niêm yết nói riêng nâng cao được nhận thức và thay đổi được thói quen trong việc tiếp cận và xử lý và cung cấp thông tin kế toán liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đúng bản chất, trung thực và hữu ích hơn đối với các đối tượng sử dụng thông tin.
Chế độ kế toán hiện hành đã có những tác động tích cực đến môi trường kế toán, kinh doanh, đầu tư, góp phần đưa kế toán trở thành một trong những công cụ quan trọng và có hiệu quả trong nền kinh tế quốc dân, hướng đến sự minh bạch thông tin kinh tế, tài chính của các đơn vị trong nền kinh tế. Tất cả những điều này đã góp phần không nhỏ thúc đẩy sự phát triển của thị trường chứng khoán Việt Nam – kênh huy động vốn hiệu quả cho các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam.
Tuy nhiên, chủ trương hội nhập kinh tế quốc tế cũng như Cách mạng công nghiệp 4.0 liên tục đặt ra những yêu cầu mới, đòi hỏi tất cả các lĩnh vực, các ngành trong nền kinh tế, trong đó có cả lĩnh vực kế toán phải thường xuyên hoàn thiện, đổi mới, cập nhật cho phù hợp với sự phát triển chung. Là một quốc gia đi sau, Việt Nam rất cần phải tiếp cận nhanh chóng và học hỏi kinh nghiệm của nhiều quốc gia đi trước, nhằm ngày một hoàn thiện hơn về hệ thống quy định về kế toán, bảo đảm được tính chặt chẽ, hiệu lực, hiệu quả, đồng bộ và phù hợp với thông lệ quốc tế và điều kiện của Việt Nam.
2. Kinh nghiệm của một số nước phát triển trong tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp
Ở các nước phát triển, Nhà nước quản lý nền kinh tế thông qua hệ thống pháp luật rất chặt chẽ và minh bạch. Tất cả các vấn đề quản lý tài chính, kế toán đều được đưa vào các bộ luật: Luật Kế toán, Luật Công ty, Luật Thương mại, Luật Dân sự, Luật Thuế, Chuẩn mực kế toán. Còn các nghiệp vụ, kỹ thuật cụ thể trong hoạt động kế toán sẽ được cụ thể hóa trong Chuẩn mực kế toán của các tổ chức, hiệp hội về kế toán.
Như vậy, về cơ bản, khung pháp lý về kế toán ở các nước phát triển thường gồm hai bộ phận chính, đó là Luật Kế toán do Nhà nước ban hành và Chuẩn mực kế toán do các cơ quan nghiên cứu mang tính chất bán công (vừa mang tính chất Nhà nước, vừa mang tính chất hiệp hội hay nghề nghiệp) soạn thảo và công bố.
2.1. Tổ chức hệ thống kế toán ở Mỹ
Theo quan điểm của Hiệp hội kế toán Mỹ, chức năng cơ bản của kế toán bao gồm: Kế toán quan sát các hoạt động, nhận biết và đo lường các sự kiện và các quá trình kinh tế bằng thước đo giá trị thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép lại và sau đó được phân loại theo nhóm và cuối cùng được tổng hợp theo từng đối tượng. Lập các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng…
Với các chức năng cơ bản đó, hệ thống kế toán phát triển từ lâu đời tại Mỹ nhằm đáp ứng về nhu cầu thông tin kế toán cho nhà quản lý và đối tượng sử dụng bên ngoài. Theo Lawrence A. Gordon và cộng sự (1976), một hệ thống kế toán cần được thiết kế một cách linh hoạt, phụ thuộc vào môi trường và cơ cấu tổ chức và phong cách của nhà quản trị, đồng thời hệ thống kế toán cần được điều chỉnh phủ hợp với từng loại quyết định cụ thể. Như vậy, hệ thống kế toán của Mỹ phát triển trên nền tảng hướng đến đáp ứng nhu cầu thông tin của đối tượng sử dụng, sự phát triển phụ thuộc vào nhận thức về tầm quan trọng của thông tin kế toán trong quá trình ra quyết định của nhà quản lý và đối tượng bên ngoài.
Đặc trưng của các doanh nghiệp Mỹ là sử dụng mô hình kế toán kết hợp giữa Kế toán tài chính và kế toán quản trị. Theo đó, kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiêp. Mỗi nhân viên kế toán có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán vừa tổng hợp, vừa chi tiết theo yêu cầu quản lý. Theo đó, quá trình thu thập dữ liệu đầu vào được thực hiện chung cho cả kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Tuy nhiên, nghiên cứu của Lawrence A. Gordon và cộng sự (1984) đã chỉ ra rằng, dữ liệu thu thập bên trong doanh nghiệp chưa bảo đảm cho quá trình hoạch định của nhà quản trị nên phải thu thập bổ sung các dữ liệu bên ngoài, gồm cả thông tin tài chính và thông tin biểu hiện dưới dạng phi tiền tệ. Quá trình xử lý thông tin, mỗi đơn vị, tùy theo loại hình kinh doanh và số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít để tổ chức thiết lập các tài khoản kế toán đáp ứng yêu cầu kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Ở Mỹ, Chính phủ không xây dựng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất. Việc xác định số lượng tài khoản, tên gọi, ký hiệu của tài khoản là tùy doanh nghiệp quyết định, phụ thuộc vào đặc điểm, điều kiện kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp. doanh nghiệp Mỹ xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chung, cả kế toán quản trị và kế toán tài chính phục vụ xử lý dữ liệu quá khứ. Kế toán tài chính sẽ sử dụng các tài khoản tổng hợp và lập báo cáo tài chính, cập nhật số liệu vào sổ tổng hợp; còn kế toán quản trị sử dụng các tài khoản chi tiết để cập nhật số liệu vào sổ chi tiết. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp hoàn toàn được chủ động trong việc mở tài khoản mà phải bảo đảm theo quy định chung đã được ban hành ở chuẩn mực kế toán Mỹ về tài khoản kế toán cần mở.
Theo quy định chung, các tài khoản kế toán của mỗi đơn vị đều được xây dựng trong mối quan hệ với báo cáo tài chính, do đó bao gồm hai loại lớn, đó là các tài khoản thuộc Bảng Cân đối kế toán và các tài khoản thuộc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp được chia thành 6 loại: tài sản; nợ phải trả; nguồn vốn chủ sở hữu; doanh thu; chi phí; lãi/lỗ.
Về sổ kế toán và hình thức kế toán. Các doanh nghiệp ở Mỹ tổ chức ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán. Kế toán tài chính được ghi vào các sổ kế toán tổng hợp để cung cấp cho việc lập các báo cáo tài chính. Kế toán quản trị được ghi chép vào các sổ kế toán quản trị để cung cấp thông tin cho việc lập các báo cáo kế toán quản trị. Việc ghi chép vào các tài khoản kế toán thường được chú trọng phản ánh theo từng khâu kinh doanh như khâu thành lập công ty, khâu mua hàng, khâu sản xuất, khâu xác định kết quả và phân phối kết quả kinh doanh.
Ngoài ra, kế toán quản trị còn sử dụng các công cụ khác tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp. Mục đích của các doanh nghiệp nhỏ và vừa là cung cấp thông tin để nhà quản trị kiểm soát, định hướng chi phí sản xuất; hoạch định và kiểm soát tải chính nên các công cụ sử dụng chủ yếu là lập dự toán; phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận; phân tích kế toán và kế toán trách nhiệm. Còn các doanh nghiệp lớn, ngoài công cụ sử dụng như doanh nghiệp nhỏ và vừa, còn sử dụng các công cụ tiên tiến trong xử lý dữ liệu, đó là phân tích chu kỳ kinh doanh, phân tích áp lực cạnh tranh nhằm nắm bắt thị trường; sử dụng công cụ phục vụ cho kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp như phân tích chuỗi giá trị, phục vụ đánh giá kết quả như phân tích dòng tiền chiết khấu, phân tích khả năng sinh lời của sản phẩm, đánh giá hiệu quả kinh doanh của toàn doanh nghiệp.
Về quá trình cung cấp thông tin. Các doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin cho đối tượng bên ngoài chủ yếu là nhà cung ứng vốn thông qua báo cáo tài chính. Về cơ bản, hệ thống báo cáo tài chính, bao gồm: bảng cân đổi kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo không áp đặt định dạng cố định, báo cáo hướng đến nhà đầu tư, người cho vay và các chủ nợ khác. báo cáo tài chính xem trọng các giải trình của nhà quản lý và các thông tin liên quan đến tinh hình lợi nhuận, các thảo luận, phân tích kết quả hoạt động và tình hình tài chính.
Để cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị, báo cáo được thực hiện thông qua hệ thống báo cáo quản trị và chúng được lập theo yêu cầu quản lý cụ thể từng chỉ tiêu kinh tế tài chính và theo định kỳ ngắn, đồng thời trên cơ sở đáp ứng nhu cầu của từng nhà quản trị. Báo cáo kế toán quản trị gồm hai loại: báo cáo kiểm soát chi phí và báo cáo định hướng ra quyết định.
Thứ nhất, báo cáo kiểm soát chi phí thường gồm:
(1) Báo cáo nguyên vật liệu trực tiếp mua vào: phản ánh số lượng và giá trị của các loại nguyên vật liệu chính mua vào trong kỳ theo dự toán và thực tế, xác định mức chênh lệch giữa số thực tế và dự toán của từng loại nguyên vật liệu chính để cung cấp thông tin cho nhà quản lý kiểm soát quá trình thu mua vật liệu. Báo cáo này chỉ sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất.
(2) Báo cáo chi phí sản xuất chung: phản ánh số dự toán và thực tế của các khoản chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ như chi phí nguyên liệu gián tiếp, chi phí lao động gián tiếp, chi phí bảo trì,… không bao gồm chi phí khấu hao vì theo quan điểm của kế toán Mỹ thì khoản chi phí này không thuộc đối tượng phải lập dự toán. Báo cáo này cung cấp thông tin để nhà quản trị kiểm soát chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ.
(3) Báo cáo chi phí bán hàng và quản lý: phản ánh số dự toán và thực tế của các khoản chi phí thuộc chi phí bảo hành và chi phí quản lý doanh nghiệp để cung cấp thông tin cho nhà quản trị quản lý các loại chi phí này.
(4) Báo cáo ngân sách: phản ánh số dự toán và số thực tế của các khoản thu chi bằng tiền trong kỳ. Thông qua báo cáo này, nhà quản trị có thông tin để kiểm soát các dòng tiền và từ đó đưa ra các quyết định chi tiêu hợp lý.
Thứ hai, báo cáo định hướng ra quyết định, bao gồm một hệ thống báo cáo được đặt hàng theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp.
Các báo cáo này có thể thay đổi theo từng tình huống, nhiệm vụ cụ thể. Chẳng hạn như: báo cáo kết quả kinh doanh theo mặt hàng, theo đơn vị nội bộ, theo thị trường tiêu thụ, theo thời kì hay mùa vụ… Các báo cáo này giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định có tính hoạch định quá trình sản xuất, kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp. Các báo cáo định hướng cho việc ra quyết định của nhà quản trị đều được lập dựa trên một nguyên tắc chung là phân loại chi phí trong mối quan hệ với sản lượng hoặc quy mô hoạt động của từng bộ phận, để từ đó xác định mức biến phí, lãi gộp, lãi riêng của từng bộ phận. Các báo cáo bộ phận cung cấp thông tin cho nhà quản trị đưa ra các quyết định để hoạch định quá trình sản xuất, kinh doanh trong tương lai, như: điều chỉnh cơ cấu, mặt hàng kinh doanh, nên chế biến thành thành phẩm hay bán ngay ra ngoài, nên sản xuất một bộ phận, chi tiết của sản phẩm hay mua ngoài, điều chỉnh thị trường tiêu thụ,…
2.2. Tổ chức hệ thống kế toán ở Pháp
Đặc trưng cơ bản của mô hình kế toán Pháp là mô hình kế toán tĩnh, nên tổ chức kế toán có những đặc điểm khác biệt với mô hình kế toán động. Cụ thể, hệ thống kế toán được chia thành hai loại là kế toán tổng quát (bản chất chính là kế toán tài chính) và kế toán phân tích (chính là kế toán quản trị).
Kế toán tổng quát là loại kế toán bắt buộc đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp ở Pháp, phản ánh toàn bộ tình hình hiện có và sự vận động của tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình mua, bán, công nợ, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh dưới dạng tổng quát. Số liệu của kế toán tổng quát phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, cung cấp tình hình tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin của doanh nghiệp trong quan hệ kinh doanh và kiểm soát của các cơ quan quản lý nhà nước. Thông tin kế toán tổng quát sẽ cung cấp cho các cơ quan quản lý nhà nước, các bên cung cấp vốn thông qua hệ thống báo cáo tài chính.
Kế toán phân tích là loại kế toán mà các doanh nghiệp sử dụng để thu nhận, phân tích các thông tin phục vụ cho nhà quản lý có căn cứ để đưa ra các quyết định kinh doanh tối ưu nhất. Mục tiêu của kế toán phân tích là cung cấp thông tin về chi phí của từng trung tâm, giá thành của từng loại sản phẩm, dịch vụ, tính toán, kiểm soát được việc thực hiện và giải thích được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán.
Kế toán tổng quát và kế toán phân tích trong hệ thống kế toán của Pháp được tổ chức tách rời nhau, độc lập tương đối (Trần Tuấn Anh và cộng sự, 2014). Tuy nhiên, hai hệ thống kế toán này đều có quan hệ mật thiết với chính sách kế toán chung, chịu sự can thiệp trực tiếp bằng luật pháp của nhà nước. Tất cả các nguyên tắc, phương pháp kế toán và định mức được xác định phải tuân thủ theo pháp luật GAAP (Jens Wüste- mann & Matthias Maucher, 2004). Riêng kế toán tổng quát, quy trình của kế toán tổng quát từ việc thu thập, xử lý và công bố thông tin được thực hiện phải tuân thủ Luật Thương mại, ngoài ra, còn được chỉ phối bởi Luật Thuế và Luật Chứng khoán. Đặc biệt trong các tập đoàn ở Pháp, kế toán phân tích có đặc trưng gắn kết chặt chẽ với kế toán tổng quát, đề cao thông tin kiểm soát nội bộ và có sự ảnh hưởng đáng kể của Nhà nước.
Việc thu thập dữ liệu của kế toán tổng quát và kế toán phân tích được thực hiện thông qua hệ thống chứng từ chung. Khi xử lý dữ liệu, kế toán tổng quát và kế toán phân tích sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được ban hành năm 1982, hệ thống tài khoản được chia thành 9 loại, trong đó kế toán tổng quát vận dụng tài khoản từ loại 1 đến loại 8 (trong đó nhóm các tài khoản từ loại 1 đến loại 5 thuộc bảng tổng kết tài sản, nhóm các tài khoản loại 6, 7 là tài khoản quản lý và tài khoản loại 8 là tài khoản đặc biệt); còn tài khoản loại 9 dùng cho kế toán phân tích nhằm bảo đảm sự phù hợp giữa kế toán tổng quát và kế toán phân tích, tức là phản ánh các giá trị liên hệ từ kế toán tổng quát mang sang kế toán phân tích. Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào loại hình và đặc thù doanh nghiệp để lựa chọn các tài khoản kế toán thích hợp cho doanh nghiệp mình. Hệ thống các tài khoản kế toán phân tích được xây dựng riêng một cách chi tiết, gồm các tài khoản kế toán tham chiếu phản ánh chi tiết tình hình mua bán tài sản, hàng hóa, công nợ và kết quả kinh doanh theo từng hoạt động trong đơn vị.
Các phương pháp, nguyên tắc, chính sách kế toán trong kế toán tổng quát được thực hiện theo quy định của Luật Thương mại. Hệ thống sổ kế toán áp dụng cho kế toán tổng quát là các loại sổ mang tính pháp định mà Luật Thương mại quy định như sổ nhật ký, sổ cái và các sổ kế toán tổng hợp khác. Sổ kế toán ghi nhận các nghiệp vụ được quy định các sổ cái chung cho các loại hình doanh nghiệp và nó là cơ sở để thiết lập các báo cáo tài chính.
Về việc lập báo cáo tài chính, theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp đều phải lập báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính của doanh nghiệp thường được lập vào cuối các quý và cuối niên độ kế toán, bao gồm ba báo cáo chủ yếu là bảng tổng kết tài sản, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính. Trong đó: Bảng tổng kết tài sản phản ánh tình hình tài sản của doanh nghiệp (bất động sản và tài sản lưu động) và nguồn tài trợ (có thể hiểu là nguồn vốn), trong đó gồm vốn chủ sở hữu và các khoản nợ. Thực chất đây là bảng cân đối kế toán ở Việt Nam. Báo cáo kết quả kinh doanh phản ánh tình hình thu nhập, chi phí, lãi, lỗ của hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động đặc biệt của doanh nghiệp.
báo cáo tài chính tuân thủ quy định những nội dung cơ bản, còn nội dung chi tiết được thiết kế linh hoạt tương ứng với mỗi doanh nghiệp. Các thông tin trình bày trên báo cáo tài chính, bao gồm thông tin tài chính, phi tài chính và cần giải thích một cách rõ ràng (Jens Wüstemann & Matthias Maucher, 2004).
Ngoài báo cáo tài chính cơ bản trên, pháp luật của Pháp còn yêu cầu các nhà quản lý của các doanh nghiệp phải lập báo cáo quản lý, báo cáo này sẽ trình bày và phân tích các kết quả kinh doanh hiện tại, đưa ra triển vọng của doanh nghiệp trong tương lai (See art. 232-1 Commercial Code – NCC). Riêng đối với các công ty có từ 300 nhân viên trở lên, theo Luật Việc làm thì còn phải thành lập Hội đồng để thực hiện một bản báo cáo về xã hội (thông tin xã hội), bao gồm thông tin về chính sách việc làm, chính sách đào tạo và các chủ đề liên quan đến nhân viên.
Báo cáo kế toán, gồm hai loại: báo cáo dành cho cơ quan có thẩm quyền và báo cáo dùng nội bộ. Trong đó, báo cáo dành cho cơ quan có thẩm quyền là bắt buộc và gồm: bảng tổng kết tài sản và báo cáo kết quả niên độ. Báo cáo dùng nội bộ là hệ thống báo cáo phục vụ quản trị doanh nghiệp.
Hệ thống kế toán phân tích đặt trọng tâm vào xác định và kiểm soát chi phí ở các doanh nghiệp sản xuất, bằng cách chia chi phí theo các trung tâm trách nhiệm quản lý, phân tích đánh giá và tìm các nguyên nhân làm sai lệch chi phí và cuối cùng điều hòa giữa kế toán tổng quát và kế toán phân tích. Cụ thể, quá trình thu thập dữ liệu, ngoài việc sử dụng hệ thống chứng từ giống kế toán tổng quát, còn sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ nội bộ làm cơ sở để hạch toán. Quá trình xử lý thông tin, kế toán phân tích sử dụng hệ thống tài khoản độc lập với kế toán tổng quát, cụ thể là tài khoản loại 9 trong bảng hệ thống tài khoản, ngoài ra còn chi tiết các tài khoản để phục vụ cho quá trình quản lý. Sổ kế toán được mở tách bạch với hệ thống sổ kế toán tổng quát và đặc điểm của các loại sổ này chi tiết hơn so với sổ kế toán tổng quát. Quá trình xử lý kế toán sử dụng các phương pháp xây dựng định mức, phương pháp lập dự toán, phương pháp phân tích chênh lệch để phục vụ cho quá trình lập báo cáo.
Báo cáo kế toán gồm hai loại: báo cáo dành cho cơ quan có thẩm quyền và báo cáo dùng nội bộ; trong đó, báo cáo dành cho cơ quan có thẩm quyền là bắt buộc và bao gồm 2 loại báo cáo, là: bảng tổng kết tài sản và báo cáo kết quả niên độ. Báo cáo dùng nội bộ là hệ thống báo cáo phục vụ quản trị doanh nghiệp. Quá trình cung cấp thông tin, mục đích của báo cáo quản trị là cung cấp thông tin cho các nhà quản trị ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc tập hợp và phân bổ chi phí được thực hiện tại các “trung tâm phân tích” gắn với từng mảng hoạt động như hành chính quản trị, nguyên vật liệu, chế tạo sản xuất, kinh doanh, quản trị nhân sự… Các trung tâm này được chia thành các trung tâm chính và các trung tâm phụ. Do đó, hệ thống kế toán phục vụ cho việc quản trị doanh nghiệp gồm các thông tin về chi phí, giá thành, doanh thu và kết quả của từng loại sản phẩm, từng loại dịch vụ, ngành hàng hoặc của từng trung tâm chi phí để từ đó có thể kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch và ra các quyết định cần thiết cho quản lý; cụ thể bao gồm: báo cáo chi phí, giá thành, doanh thu, kết quả của từng loại sản phẩm, nhóm hàng, bộ phận; báo cáo về định mức chi phí, sử dụng nhân công, nguyên vật liệu, nhiên liệu cho từng mặt hàng, thời kỳ,… để trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả sản xuất, kinh doanh, kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch và đưa ra các quyết định cần thiết cho phù hợp. Ngoài các chỉ tiêu quá khứ, các chi tiêu thực hiện kế toán phân tích còn thiết lập các cân đối dự toán.
2.3. Tổ chức hệ thống kế toán ở Nhật Bản
Mô hình kế toán của Nhật Bản có nét tương đồng với mô hình kế toán của Mỹ, đó là sử dụng mô hình kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, trong đó, các doanh nghiệp Nhật Bản có vẻ xem trọng kế toán quản trị hơn kế toán tài chính. Đặc trưng kế toán quản trị tại Nhật Bản, đó là kế toán chi phí và mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thiết kế hệ thống kế toán quản trị phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mình; họ có thể tự thay đổi về phương pháp kế toán quản trị theo xu hướng thực tế. Theo khảo sát của H. Wijewardena & A. De Zoysa (1999), có tới 92% công ty Nhật Bản trong mẫu khảo sát đã thay đổi hệ thống kế toán chi phí trong hai thập kỷ qua.
Quá trình hệ thống kế toán tại Nhật Bản được tóm lược như sau:
– Về thu thập dữ liệu kế toán: ở khâu này, gồm việc tổ chức biểu mẫu, danh mục chứng từ phục vụ kế toán tài chính, kế toán quản trị; quy trình luân chuyển, kiểm tra và lưu trữ chứng từ. Hầu hết các doanh nghiệp Nhật Bản đều quy định rõ ràng về các khâu trong quá trình thu thập dữ liệu liên quan đến từng phần hành kế toán. Đặc biệt các công ty sản xuất của Nhật Bản sử dụng rất nhiều chứng từ nội bộ. Các chứng từ kế toán được lập trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được hoàn thành bởi các nhân viên hạch toán ban đầu, sau đó chuyển cho các bộ phận kế toán có liên quan để kiểm tra, đối chiếu tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ và nhập vào máy tính. Với phần mềm máy tính đã được thiết lập sẵn, các dữ liệu kế toán được tự động vào các sổ kế toán có liên quan và chuyển sang báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Việc kiểm tra chứng từ kế toán khi cập nhật dữ liệu, sổ sách và báo cáo kế toán được thực hiện từ hai người trở lên nhằm giảm thiểu các sai sót trong hạch toán và giúp ích cho quá trình thanh tra, kiểm tra kế toán.
– Về xử lý dữ liệu kế toán: việc xử lý dữ liệu được chia thành: quá trình xử lý ban đầu và xử lý dữ liệu trên sổ kế toán và báo cáo kế toán. Quá trình xử lý ban đầu, hệ thống tài khoản kế toán, doanh nghiệp thiết lập chung cho kế toán tài chính và kế toán quản trị. Các tài khoản kế toán được xây dựng phù hợp với đặc điểm của đơn vị, trong đó tài khoản tổng hợp là cơ sở để mở số tổng hợp thuộc kế toán tài chính, tài khoản chi tiết theo các cấp khác nhau sử dụng cho việc ghi chép kế toán quản trị, được thiết kế dựa vào đặc điểm, quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý thực tế của từng doanh nghiệp để mở sổ chi tiết theo dõi kế toán quản trị.
Quá trình xử lý dữ liệu trên sổ kế toán và báo cáo kế toán với những đặc điểm văn hóa của người Nhật Bản nêu trên, các doanh nghiệp Nhật rất cẩn thận và chú trọng tính hiệu quả của quá trình hạch toán, do đó trong khâu xử lý hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng quy trình xử lý dữ liệu liên quan đến từng phần hành kế toán. Hệ thống sổ kế toán hầu hết được thiết kế theo mẫu riêng của từng đơn vị trên cơ sở phản ánh các thông tin theo yêu cầu của các chỉ tiêu quản lý kinh tế và thường được máy tính thực hiện. Một đặc trưng nữa, các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán ở mức độ cao, thường sử dụng các phần mềm tích hợp (ERP). Dữ liệu được cập nhật vào phần mềm, phần mềm tự cập nhật số liệu vào sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. Kế toán có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát lại toàn bộ các nghiệp vụ do kế toán và các bộ phận khác cập nhật.
Việc xử lý dữ liệu kế toán tài chính trên phần mềm phải tuân thủ các nguyên tắc, quy định của Luật Thương mại, Luật Chứng khoán, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. Còn quá trình xử lý dữ liệu kế toán quản trị quan tâm đến việc lập kế hoạch chi phí và các công cụ giảm chi phí dựa trên chi phí mục tiêu ở giai đoạn thiết kế và thiết kế sản phẩm; phân tích chi phí – lợi nhuận; kế toán chi phí không dựa trên cơ sở hoạt động (ABC); khác với các doanh nghiệp Pháp và Mỹ tập trung vào các công cụ kiểm soát chi phi như lập ngân sách, phân tích chi phí chuẩn và phân tích sai lệch ở giai đoạn sản xuất.
Như vậy, các doanh nghiệp Nhật Bản nhấn mạnh vào chi phí mục tiêu chứ không phải là chi phí tiêu chuẩn; nói cách khác, các doanh nghiệp Nhật Bản chú trọng mục tiêu cắt giảm chi phí chứ không phải là kiểm soát chi phí. Theo Worthy (1991), khi kế toán Nhật Bản đặt trọng tâm vào vấn đề cắt giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và các yếu tố khác thì khía cạnh này của Nhật Bản đã góp phần rất lớn vào thành công của Nhật Bản trong việc giành vị trí thống lĩnh về khả năng cạnh tranh trên thế giới (Worthy, Ford, S, 1991). Một yếu tố đặc trưng nữa của doanh nghiệp Nhật Bản, đó là việc quản lý hàng tồn kho theo phương pháp Just – In – Time (JIT), ứng dụng theo phương pháp này có thể giảm thiểu đến mức thấp nhất lượng nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho giảm tiết kiệm chi phi ở khâu dự trữ, giảm được tồn đọng vốn trong khâu dự trữ hàng tồn kho, lợi dụng vốn đầu tư sinh lời.
– Về báo cáo tài chính: mục đích là để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng tài khoản, bao gồm các nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài như nhà đầu tư, các cơ quan cung cấp tín dụng, các cơ quan quản lý nhà nước, các bên khác như nhà cung cấp, khách hàng. Hệ thống báo cáo tài chính, bao gồm các báo cáo cơ bản: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo quản trị tại các doanh nghiệp Nhật Bản được lập đáp ứng đúng nhu cầu thực tế của nhà quản trị cần.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán gồm các công việc ngay từ khi chuẩn bị mẫu biểu, thu nhận các số liệu của kế toán tài chính và kế toán quản trị trên cơ sở phân định chức năng được thiết kế trên phần mềm kế toán, để khi số liệu được cập nhật từ các chứng từ kế toán vào máy tính sẽ tự động ghi vào các chỉ tiêu quản lý trên mẫu báo cáo tài chính hoặc mẫu báo cáo kế toán quản trị.
3. Một số kinh nghiệm cho Việt Nam
Qua quá trình nghiên cứu kinh nghiệm kế toán của 3 quốc gia phát triển: Mỹ, Pháp và Nhật Bản, có thể thấy, cả ba nước đều có một đặc điểm chung, đó là hệ thống kế toán trong doanh nghiệp đều bao gồm hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị. Rõ ràng, kế toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản lý tài chính tại bất kỳ một doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, mô hình tổ chức hệ thống kế toán, quy trình thu thập, xử lý dữ liệu; nội dung hệ thống kế toán kế toán tài chính và kế toán quản trị, mức độ xem trọng về hệ thống kế toán kế toán tài chính và kế toán quản trị của mỗi nước có sự khác nhau, bởi hệ thống kế toán ảnh hưởng bởi yếu tố văn hóa, kinh tế, chính trị của mỗi quốc gia.
Thực tế cho thấy việc tổ chức kế toán ở Việt Nam đã kế thừa kinh nghiệm của một số nước. Điều này hoàn toàn phù hợp với xu hướng phát triển chung của các nước đang phát triển. Tuy nhiên, hiện nay, chế độ kế toán ở Việt Nam chưa khuyến khích các doanh nghiệp vận dụng linh hoạt, công tác kế toán còn cứng nhắc, kế toán quản trị thì chưa được thực sự chú trọng.
Tham khảo kinh nghiệm của một quốc gia phát triển, Việt Nam có thể xem xét, vận dụng một số vấn đề sau đây, nhằm từng bước hoàn thiện hệ thống kế toán trong các doanh nghiệp, đáp ứng với bối cảnh phát triển mới.
Một là, Nhà nước có thể trực tiếp, hoặc gián tiếp thông qua các tổ chức nghề nghiệp xây dựng các Chuẩn mực kế toán, trong đó, ban hành một tập hợp các tài khoản, nhóm tài khoản chủ yếu nhất để bảo đảm có thể lập các báo cáo tài chính. Không nên ban hành hệ thống tài khoản kế toán để áp dụng thống nhất, chặt chẽ và chi tiết cho tất cả mọi loại hình doanh nghiệp như hiện nay. Bởi sự áp đặt và quy định cứng nhắc sẽ làm mất tính linh hoạt cũng như gây bất lợi cho việc quản lý và điều hành của một số doanh nghiệp, nhất là với các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán. Chính sách kế toán nên hướng về tính vĩ mô của doanh nghiệp, vì lợi ích của doanh nghiệp.
Hai là, việc duy trì lập và thực hiện báo cáo tài chính như hiện nay ở Việt Nam là cần thiết, tuy nhiên, các nội dung trên báo cáo tài chính cần có sự linh hoạt theo hướng, bắt buộc đối với những nội dung tổng hợp và cơ bản, còn các thông tin chi tiết cho phép linh hoạt và chủ động đối với từng doanh nghiệp.
Thực tế cho thấy, doanh nghiệp ở những lĩnh vực khác nhau sẽ có những đặc thù khác nhau. Riêng đối với các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán, đối tượng sử dụng thông tin kế toán ở bên ngoài rất nhiều và đa dạng. Khi cho phép các doanh nghiệp niêm yết có thể chủ động hơn trong việc lựa chọn thông tin chi tiết công bố và báo cáo, sẽ giúp tăng sự minh bạch, đồng thời đáp ứng được yêu cầu thông tin của các nhà tư, các nhà quản trị doanh nghiệp.
Ba là, nâng cao năng lực và kỹ năng cho cán bộ kế toán theo định hướng của ngành hệ thống thông tin quản lý. Trong điều kiện cách mạng công nghiệp 4.0, nhiều yêu cầu mới được đặt ra, trong đó, việc thu thập, xử lý dữ liệu, phân tích dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và công bố thông tin… với việc ứng dụng ngày một nhiều các công nghệ và phần mềm mới, hiện đại. Các doanh nghiệp niêm yết của Việt Nam là những doanh nghiệp có quy mô lớn, lĩnh vực hoạt động đa dạng và hệ thống kế toán sẽ phức tạp hơn nhiều so với các doanh nghiệp chưa niêm yết. Các doanh nghiệp niêm yết ngoài việc vận hành và thực hiện các báo cáo tài chính đáp ứng cho chính doanh nghiệp, còn cần phải đáp ứng nhu cầu thực tiễn của các nhà đầu tư và nhà quản trị. Do vậy, khi kỹ năng của cán bộ kế toán tốt, kết hợp với việc ứng dụng phần mềm kế toán sẽ giúp đảm bảo được các yêu cầu này.
Bốn là, thông tin trình bày trên báo cáo tài chính và báo cáo quản trị nên gồm cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính. Khi thiết kế hệ thống kế toán và các dữ liệu trình bày trên các báo cáo có thể phản ánh được cả những thông tin tài chính như đã thực hiện trước nay thì việc có thêm các thông tin phi tài chính sẽ giúp những người quan tâm cũng như các nhà quản trị có thể nắm bắt được một cách toàn diện các vấn đề của doanh nghiệp, đặc biệt là các vấn đề gắn với xã hội, việc làm, môi trường, trách nhiệm xã hội… Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp niêm yết, bởi đó chính là yếu tố liên quan đến sự cạnh tranh, liên quan đến khả năng thu hút đầu tư, giúp tăng niềm tin đối với các cổ đông và cho thấy chiến lược dài hạn, triển vọng phát triển và tính bền vững của doanh nghiệp.
4. Kết luận
Trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa, Việt Nam đã có nhiều nỗ lực trong việc kế thừa, hoàn chỉnh hệ thống kế toán theo hướng tiến tới sự hòa hợp với thông lệ kế toán quốc tế, giảm thiểu sự khác biệt không cần thiết giữa các quy định của Việt Nam và quốc tế. Việc học hỏi kinh nghiệm các quốc gia đi trước, nhằm hoàn chỉnh hệ thống kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán, một mặt, giúp hệ thống kế toán Việt Nam có bước tiến nhanh và hiệu quả hơn, thu hẹp dần sự khác biệt với các thông lệ kế toán quốc tế, mặt khác, giúp các doanh nghiệp niêm yết có thể đáp ứng tốt hơn yêu cầu của nhiều đối tượng người dùng khác nhau, giúp thu hút hiệu quả nguồn vốn đầu tư và cũng là để các doanh nghiệp Việt Nam nói chung, các doanh nghiệp niêm yết nói riêng hướng tới sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động.
Tài liệu tham khảo:
1. Belenzon, Patacconi, Zelner (2013). Identifying archetypes: an empirical study of business group structure in 16 developed countries.
2. Christine Windbichler (2000). Corporate Group Law for Europe: Comments on the Forum Europaeum’s Principles and Proposals for a European Corporate Group Law, European Business Organization Law.
3. Colpan A. M. and Hikino T (2010). Foundations of Business Groups: Towards an Integrated Framework in The Oxford Handbook of Business Groups, Colpan et al. (eds.). Oxford University Press.
4. H. Sajady, Ph.D, M. Dastgir, Ph.D và H. Hashem Nejad, M. S. Evalution of the effectiveness of accounting information systems.
5. Hongjiang Xu (2013). Critical Success Factors for Accounting Information Systems Data Quality, Doctoral Thesis in University of Southern Queenland.
6. Masako Futamura (2010). The introduction of accounting principles for consolidated financial statements in Japan: Focus on minority interest and other related accounting treatments.
7. International financial reporting standards, AICPA IFRS Resources, 2022.
