ThS. Đỗ Thị Thu Huyền
Học viện Hành chính và Quản trị công
(Quanlynhanuoc.vn) – Nghiên cứu và trao đổi về thẩm quyền ban hành và thể thức đề ký trong văn bản của UBND cấp xã sẽ góp phần làm sáng tỏ một số vấn đề về lý luận và thực tiễn trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản của cấp chính quyền cơ sở. Bài viết tập trung trao đổi về thẩm quyền ban hành và thể thức đề ký trong văn bản của UBND cấp xã tại Hà Nội khi Luật Thủ đô có hiệu lực (từ ngày 01/01/2025).
Từ khóa: Thẩm quyền; ban hành; thể thức đề ký; văn bản; UBND cấp xã; thành phố Hà Nội; Luật Thủ đô; hiệu lực
1. Đặt vấn đề
Ủy ban nhân dân (UBND) ở cấp chính quyền địa phương do Hội đồng nhân dân (HĐND) cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. UBND tổ chức việc thi hành Hiến pháp và pháp luật ở địa phương; tổ chức thực hiện nghị quyết của HĐND và thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao1. Trong các đơn vị hành chính của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hiện nay, đơn vị hành chính ở cấp xã (gồm xã, phường, thị trấn) là cấp thấp nhất. Vì vậy, UBND cấp xã là cấp cơ sở. Các văn bản của UBND cấp xã ban hành là sự thể hiện cụ thể của việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của loại cơ quan này trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước.
Nghiên cứu và trao đổi về thẩm quyền ban hành và thể thức đề ký trong văn bản của UBND cấp xã sẽ góp phần làm sáng tỏ một số vấn đề về lý luận và thực tiễn trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản của cấp chính quyền cơ sở. Từ đó, góp phần giúp UBND cấp xã soạn thảo được các văn bản đạt yêu cầu về thẩm quyền ban hành và thể thức đề ký. Trong phạm vi bài viết này, tác giả tập trung trao đổi về thẩm quyền ban hành và thể thức đề ký trong văn bản của UBND cấp xã tại thành phố Hà Nội khi Luật Thủ đô có hiệu lực (từ ngày 01/01/2025).
2. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND cấp xã
a. Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND cấp xã
Theo quy định của pháp luật hiện hành, UBND cấp xã có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luậtnăm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2020.
(1) Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về hình thức (thể loại) của UBND cấpxã: Theo quy định tại khoản 15 Điều 4 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, UBND cấp xã ban hành quyết định2 (trừ UBND phường ở thành phố Hà Nội theo quy định của Luật Thủ đô)3.
(2) Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về nội dung của UBND cấp xã: Theo quy định tại khoản 7 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2020, UBND cấp xã ban hành quyết định để quy định những vấn đề được luật, nghị quyết của Quốc hội giao4.
Quyết định của UBND cấp xã là biểu hiện cụ thể của quyền hành và trách nhiệm của cơ quan này trong việc quản lý địa phương theo quy định của pháp luật. Thông qua việc ban hành quyết định, UBND cấp xã có thể thực hiện các biện pháp cụ thể, quyết định về các vấn đề quan trọng tại địa phương.
b. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính của UBND cấp xã
Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Theo Điều 7 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, văn bản hành chính gồm các loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công5.
Do các cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính nên UBND cấp xã cũng có thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính.
3. Thể thức đề ký trong văn bản của UBND cấp xã
Khi ký văn bản, cần ký đúng thẩm quyền và ký đúng thể thức. Thẩm quyền ký văn bản của UBND cấp xã cần căn cứ chế độ làm việc của UBND cấp xã; nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã và Chủ tịch UBND cấp xã được quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã thực hiện theo Điều 35 Luật Tổ chức chính quyền địa phương:
1. Xây dựng, trình HĐND xã quyết định các nội dung quy định tại các khoản 1, 2 và 4 Điều 33 của Luật này và tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã.
Các nội dung quy định tại khoản 1, 2 và 4 Điều 33 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương (khoản 4 được sửa đổi, bổ sung tại khoản 11 Điều 2 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương) gồm:
– Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND xã.
– Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn xã.
– Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội hằng năm của xã trước khi trình UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương phê duyệt. Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách xã; điều chỉnh dự toán ngân sách xã trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách xã. Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án của xã trong phạm vi được phân quyền.
2. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
3. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho UBND xã.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND xã thực hiện theo Điều 36 Luật Tổ chức chính quyền địa phương.
Chủ tịch UBND xã là người đứng đầu UBND xã và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
– Lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, các thành viên UBND xã;
– Lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của HĐND và UBND xã; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện các biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật;
– Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật;
– Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định của pháp luật;
– Ủy quyền cho Phó Chủ tịch UBND xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch UBND;
– Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ; áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật;
– Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền6.
UBND hoạt động theo chế độ tập thể UBND kết hợp với trách nhiệm của Chủ tịch UBND (theo khoản 4 Điều 5 Luật Tổ chức chính quyền địa phương)7, trừ UBND phường ở thành phố Hà Nội hoạt động theo chế độ thủ trưởng (theo điểm b khoản 3 Điều 13 Luật Thủ đô)8.
Vì vậy, tùy từng loại văn bản và thẩm quyền ban hành mà trình bày thể thức đề ký cho phù hợp.
Một là, về thể thức đề ký trong văn bản quy phạm pháp luật của UBND cấp xã được trình bày như sau:
Thể thức đề ký nói chung là thể lệ, cách thức đề ký. Thể thức đề ký trong văn bản quy phạm pháp luật được hiểu là thể lệ, cách thức ghi phần chức vụ và trình bày chữ ký văn bản9.
Thể thức đề ký trong văn bản quy phạm pháp luật của UBND cấp xã gắn với chế độ làm việc và thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND cấp xã.
Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, quyết định của UBND cấp xã do Chủ tịch UBND ký ban hành và phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước từ “Ủy ban nhân dân”.
Mẫu quyết định của UBND cấp xã (quy định trực tiếp) được quy định tại mẫu số 26 và quyết định của UBND cấp xã (ban hành Quy định/Quy chế…) được quy định tại mẫu số 27 Nghị định số154/2020/NĐ-CP đều trình bày phần thẩm quyền ký là Chủ tịch ký thay mặt UBND. Lý do là các nội dung đó phải thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Chủ tịch là người đứng đầu UBND, là người đại diện cho tập thể UBND nên phải ký thay mặt UBND.
Cách ghi như sau:
| TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Họ và tên |
Trường hợp cấp phó được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước Chủ tịch, bên dưới ghi Phó Chủ tịch.
Cách ghi như sau:
| TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Họ và tên |
Cần chú ý, theo quy định của Luật Thủ đô (có hiệu lực từ ngày 01/01/2025), UBND phường ở thành phố Hà Nội không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật10.
Hai là, về thể thức đề ký trong văn bản hành chính của UBND cấp xã được trình bày như sau:
Thể thức đề ký trong văn bản hành chính được hiểu là thể lệ, cách thức ghi phần quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản11.
Thể thức đề ký trong văn bản hành chính của UBND cấp xã gắn với chế độ làm việc và thẩm quyền ban hành văn bản hành chính của UBND cấp xã.
– Những nội dung nào thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã quyết định thì nếu Chủ tịch ký cần ký thay mặt UBND cấp xã.
Ví dụ:
| TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Họ và tên |
– Những nội dung nào thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã quyết định mà Phó Chủ tịch ký thì cần đề như sau:
| TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Họ và tên |
– Những nội dung nào thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND cấp xã quyết định thì nếu Chủ tịch ký cần đề như sau:
| CHỦ TỊCH Họ và tên |
– Những nội dung nào thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND cấp xã quyết định thì nếu Phó Chủ tịch ký cần đề như sau:
| KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Họ và tên |
Cần chú ý, theo quy định của Luật Thủ đô (có hiệu lực từ ngày 01/01/2025), UBND phường ở thành phố Hà Nội hoạt động theo chế độ thủ trưởng nên thể thức ký trong văn bản của UBND phường ở thành phố Hà Nội cần đề như sau:
– Nếu Chủ tịch UBND phường ký cần đề như sau:
| CHỦ TỊCH Họ và tên |
– Nếu Phó Chủ tịch UBND phường ký cần đề như sau:
| KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Họ và tên |
Như vậy, việc xác định đúng thẩm quyền và trình bày đúng thể thức đề ký trong văn bản của các cơ quan, tổ chức nói chung, UBND cấp xã nói riêng là một vấn đề quan trọng. Tùy từng chế độ làm việc của cơ quan; nhiệm vụ, quyền hạn được giao, từ đó xác định thẩm quyền ký văn bản và trình bày thể thức đề ký cho phù hợp, góp phần bảo đảm chất lượng của văn bản ban hành.
Chú thích:
1. Quốc hội (2013). Điều 114 Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013.
2. Quốc hội (2015). Khoản 15, Điều 4 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13.
3, 8, 10. Quốc hội (2024). Khoản 2 và 3 Điều 13 Luật Thủ đô số 39/2024/QH15.
4. Quốc hội (2020). Khoản 7, Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 63/2020/QH14.
5, 11. Chính phủ (2020). Điều 7, phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
6,7. Quốc hội (2015). Khoản 4 Điều 5, Điều 35, Điều 36 Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13; Quốc hội (2019) Khoản 11 Điều 2 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 47/2019/QH14.
9. Chính phủ (2016). Điều 64, 65 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Chính phủ (2020). Khoản 13 Điều 1 Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
