ThS. Vũ Đình Phong
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Đại học Quốc gia Hà Nội
Tống Thu Phương, Nguyễn Trúc Quỳnh, Trần Thị Phương Thảo
Sinh viên của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Đại học Quốc gia Hà Nội
(Quanlynhanuoc.vn) – Truy cập mở (Open Access) ngày càng trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động quản lý, chia sẻ và khai thác thông tin trên toàn cầu. Việc ứng dụng truy cập mở trong lưu trữ mở ra cơ hội nâng cao hiệu quả bảo tồn và phổ biến tài liệu lưu trữ với phạm vi tiếp cận rộng hơn, nhanh chóng và minh bạch hơn so với các phương thức truyền thống. Tuy nhiên, ở Việt Nam, đây vẫn là hướng tiếp cận còn mới. Trong bối cảnh thực hiện chiến lược chuyển đổi số quốc gia cùng với việc triển khai các dự án số hóa tại các lưu trữ lịch sử từ trung ương đến địa phương, truy cập mở đối với các lưu trữ lịch sử tại Việt Nam đã có những bước phát triển tích cực. Bài viết tập trung đánh giá khả năng ứng dụng truy cập mở trong các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam1, đồng thời, đưa ra một số đề xuất nhằm từng bước triển khai hiệu quả mô hình này trong thực tiễn.
Từ khóa: Truy cập mở; lưu trữ lịch sử; chuyển đổi số; số hóa tài liệu lưu trữ.
1. Đặt vấn đề
Tài liệu lưu trữ với tư cách là một phần của di sản văn hóa và lịch sử quan trọng, đóng vai trò lưu giữ ký ức của nhân loại qua các thời kỳ. Sự xuất hiện của máy tính và mạng internet đã thổi một luồng sinh khí mới, giúp tài liệu lưu trữ trở nên sống động và dễ tiếp cận hơn bao giờ hết. Giá trị thực sự của tài liệu lưu trữ chỉ được phát huy khi chúng được chuyển hóa thành giá trị sử dụng, phục vụ nhu cầu của con người.
Máy tính và mạng internet không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ mà còn tạo nên những bước ngoặt trong lĩnh vực lưu trữ, đặc biệt là với sự ra đời của tài liệu điện tử. Sự chuyển đổi từ tài liệu giấy truyền thống sang tài liệu điện tử không chỉ đánh dấu một bước tiến trong phương thức lưu trữ mà còn đặt ra yêu cầu về việc tái định nghĩa bản chất và giá trị của tài liệu lưu trữ. Dưới sự tác động của quá trình số hóa, ngành Lưu trữ đã đạt được những bước phát triển vượt bậc cả về lý luận và thực tiễn, đặc biệt, trong việc nhấn mạnh vai trò của tài liệu lưu trữ như một nguồn tài nguyên thông tin thiết yếu. Bên cạnh đó, mạng internet và xã hội hóa thông tin đã làm thay đổi mạnh mẽ vai trò của các lưu trữ từ những người bảo quản thụ động trở thành những nơi cung cấp tri thức, đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày càng cao của người dùng.
Để bảo đảm rằng các tài nguyên thông tin lưu trữ được biết đến và khai thác rộng rãi, ngành Lưu trữ cần tích cực ứng dụng sức mạnh của công nghệ số. Trong đó, mô hình truy cập mở được coi là một giải pháp hiệu quả, cho phép người dùng tiếp cận tài liệu lưu trữ từ xa, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời, nâng cao khả năng chia sẻ tri thức một cách toàn diện. Chính vì vậy, từ khi ra đời vào cuối thế kỷ XX, mô hình truy cập mở đã nhanh chóng trở thành xu hướng chính trong việc xây dựng và chia sẻ thông tin trên toàn cầu, là sự phản ánh khách quan của nhu cầu người dùng và xu hướng phát triển của các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực thông tin, ký ức và di sản (GLAM: Galary – Cơ quan trưng bày, Library – Thư viện, Archive – Lưu trữ và Museum – Bảo tàng).
Trong bối cảnh hiện nay tại Việt Nam, việc nghiên cứu áp dụng các quan điểm và công nghệ truy cập mở trong lĩnh vực lưu trữ sẽ giúp thúc đẩy khai thác và tích hợp tài nguyên thông tin lưu trữ, phù hợp với chiến lược vĩ mô của quốc gia trong việc sử dụng công nghệ thông tin để thúc đẩy công nghiệp hóa, đạt được sự phát triển vượt bậc về kinh tế – xã hội của Việt Nam (Thủ tướng Chính phủ, 2018).Trên thực tế, công tác khai thác tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử tại Việt Nam chủ yếu vẫn diễn ra theo phương thức truyền thống, yêu cầu người dùng phải trực tiếp đến phòng đọc để tra cứu và sử dụng tài liệu. Dù phương thức này vẫn có giá trị nhưng trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc duy trì cách tiếp cận này đang bộc lộ nhiều hạn chế. Trong khi nhiều quốc gia đã xây dựng thành công các hệ thống lưu trữ trực tuyến và truy cập mở, giúp người dùng tiếp cận tài liệu dễ dàng hơn, Việt Nam vẫn chưa có những bước đi rõ ràng trong lĩnh vực này.
Chính vì vậy, việc ứng dụng mô hình truy cập mở đối với các kho lưu trữ lịch sử tại Việt Nam là một yêu cầu cấp thiết, không chỉ để bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ mà còn để tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ thông tin trong việc hiện đại hóa công tác lưu trữ. Bài viết này trả lời cho câu hỏi: “Truy cập mở có khả năng ứng dụng hiệu quả tại các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hay không?”.
2. Cơ sở lý thuyết
(1) Khái niệm về tài liệu lưu trữ: theo Luật Lưu trữ năm 2011: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Tính chất đặc thù của tài liệu lưu trữ đã tạo nên những rào cản đáng kể trong việc triển khai mô hình truy cập mở, đặc biệt khi so sánh với các nguồn tài liệu học thuật truyền thống như sách, báo, tạp chí. Trong khi các xuất bản phẩm học thuật thường có tính phổ biến rộng rãi, dễ dàng số hóa và công khai, thì tài liệu lưu trữ lại đòi hỏi mức độ kiểm soát nghiêm ngặt hơn về nội dung, quyền truy cập và phạm vi công khai. Tài liệu lưu trữ không chỉ chứa đựng những bí mật của Nhà nước mà còn bao gồm thông tin cá nhân nhạy cảm, dữ liệu liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ… Trong bối cảnh đó, quá trình triển khai truy cập mở đối với tài liệu lưu trữ tại Việt Nam không thể áp dụng một cách đơn giản, máy móc như đối với các loại hình xuất bản phẩm thông thường mà cần có sự cân nhắc toàn diện nhằm bảo đảm đồng thời các yêu cầu về bảo mật, pháp lý và quyền lợi của các bên liên quan.
(2) Lưu trữ lịch sử: tại khoản 5 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, lưu trữ lịch sử được hiểu như sau: “Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác”. Lưu trữ lịch sử là các cơ quan trực tiếp bảo quản tài liệu lưu trữ, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Với vai trò trực tiếp lưu giữ khối tài liệu lưu trữ có giá trị, các lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân theo quy định của pháp luật, góp phần vào việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, đi đôi với trách nhiệm mở rộng khả năng tiếp cận là nghĩa vụ bảo đảm an toàn thông tin, đặc biệt đối với các tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, thông tin thuộc diện hạn chế tiếp cận. Do đó, việc cân bằng giữa yêu cầu minh bạch thông tin và nhiệm vụ bảo mật là một thách thức đặt ra đối với các lưu trữ lịch sử trong bối cảnh triển khai truy cập trực tuyến và truy cập mở hiện nay.
(3) Truy cập mở: phong trào truy cập mở bắt đầu hình thành từ năm 1971 với sự ra đời của dự án Gutenberg, một trong những nỗ lực đầu tiên nhằm cung cấp tài liệu số miễn phí qua mạng. Từ đó, truy cập mở không ngừng phát triển dưới tác động của tiến bộ công nghệ và nhu cầu ngày càng tăng về việc truy cập tự do tới tri thức học thuật. Thuật ngữ “truy cập mở” lần đầu được công bố trong văn kiện Sáng kiến truy cập mở Budapest (Budapest Open Access Initiative – 2002) – gọi tắt là Tuyên bố Budapest: “Truy cập mở là việc người sử dụng được tự do truy cập đến tài liệu thông qua Internet, cho phép tất cả người sử dụng đọc, tải về, sao chép, phân phối, in ấn, tìm kiếm hoặc liên kết đến toàn văn của các tài liệu đó để làm chỉ mục, chuyển đổi chúng thành dữ liệu cho phần mềm hoặc sử dụng chúng cho bất kỳ mục đích hợp pháp nào khác mà không có rào cản về tài chính, pháp lý hoặc kỹ thuật” (Open Society Foundations, 2002).
Nhiều nhà nghiên cứu và tổ chức đã đưa ra các định nghĩa cụ thể về truy cập mở. Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên hiệp quốc (UNESCO) cũng đã xây dựng chính sách nhằm thúc đẩy truy cập mở theo hướng minh bạch và công bằng. Tuyên bố của UNESCO về Khoa học Mở (2014) nhấn mạnh rằng truy cập mở không chỉ là phương tiện lan tỏa tri thức mà còn là nền tảng để xây dựng các hệ thống nghiên cứu và giáo dục bền vững, phi lợi nhuận (UNESCO, 2014a, 2014b).
Từ những khái niệm trên, có thể hiểu: truy cập mở là một xu hướng quan trọng trong lĩnh vực học thuật, với mục tiêu xóa bỏ các rào cản tài chính, kỹ thuật và pháp lý, giúp mọi người có thể tiếp cận và sử dụng tài liệu nghiên cứu dễ dàng. Đây không chỉ là một hình thức xuất bản mà còn là phong trào nhằm thúc đẩy bình đẳng trong giáo dục, nghiên cứu và phát triển tri thức toàn cầu. Truy cập mở tập trung vào việc lan tỏa tri thức một cách công bằng, tạo điều kiện cho công chúng trên toàn thế giới tiếp cận thông tin. Các tài liệu truy cập mở thường được công bố qua tạp chí truy cập mở, kho lưu trữ mở hoặc các nền tảng số hóa. Truy cập mở không chỉ giúp tăng khả năng truy cập thông tin mà còn thúc đẩy hợp tác quốc tế, đổi mới sáng tạo và giải quyết các vấn đề toàn cầu.
Từ những phân tích trên, nhóm tác giả xác định một số đặc điểm cơ bản như sau: truy cập mở không bị giới hạn bởi bản quyền hay yêu cầu cấp phép, cho phép người sử dụng tiếp cận tài liệu một cách tự do và không mất phí; các tài liệu được cung cấp dưới dạng toàn văn và có thể truy cập trực tuyến thông qua Internet, bất kỳ ai cũng có thể truy cập và sử dụng; nội dung trong truy cập mở rất đa dạng, bao gồm nhiều định dạng khác nhau như văn bản, dữ liệu đặc tả (metadata), âm thanh, hình ảnh, tài liệu đa phương tiện, tài liệu khoa học, kết quả nghiên cứu, các bản thảo liên quan…
(4) Truy cập mở trong lưu trữ lịch sử: dựa trên khái niệm về lưu trữ lịch sử và truy cập mở, chúng ta có thể hiểu truy cập mở trong lưu trữ lịch sử là một phương thức tiếp cận thông tin hiện đại, cho phép người dùng được tự do truy cập và sử dụng tài liệu lưu trữ đã được số hóa thông qua các nền tảng trực tuyến mà không phải chịu bất kỳ rào cản kỹ thuật hay pháp lý nào – với điều kiện tuân thủ các quy định liên quan đến quyền sở hữu và bảo mật thông tin.
Đối với các lưu trữ lịch sử, truy cập mở không chỉ đơn thuần là hoạt động chia sẻ thông tin, mà còn gắn liền với sứ mệnh phát huy giá trị của các tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Đây là những tài liệu đóng vai trò then chốt trong việc hình thành nhận thức xã hội, giáo dục công dân, bảo tồn di sản quốc gia và góp phần tăng cường tính minh bạch trong hoạt động của bộ máy công quyền. Trong bối cảnh hiện đại, truy cập mở trong lưu trữ lịch sử không những hướng tới mở rộng phạm vi tiếp cận tài liệu một cách công bằng mà còn đòi hỏi phải có các cơ chế kỹ thuật và pháp lý bảo đảm tính toàn vẹn, tính xác thực và bảo mật của tài liệu. Việc triển khai mô hình truy cập mở được kỳ vọng sẽ nâng cao hiệu quả phục vụ của các cơ quan lưu trữ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nghiên cứu liên ngành, giảng dạy, truyền thông và sáng tạo tri thức trong kỷ nguyên số.
3. Phương pháp nghiên cứu
Bài viết đã áp dụng tổng hợp nhiều phương pháp khác nhau, kết hợp giữa định tính và định lượng nhằm bảo đảm tính toàn diện và khách quan cho nghiên cứu. Trước hết, phương pháp phỏng vấn sâu được sử dụng để thu thập thông tin chuyên sâu từ đại diện Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và III và Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh (thành phố Hà Nội và Hà Tĩnh). Đây là các đơn vị có tính đại diện cao trong hệ thống lưu trữ quốc gia và địa phương, đã và đang triển khai các hình thức khai thác tài liệu theo hướng hiện đại, có giá trị tham khảo trong việc xây dựng mô hình truy cập mở. Nội dung phỏng vấn được ghi chép và ghi âm đầy đủ, thông tin cá nhân được mã hóa để bảo mật và tất cả đều có sự đồng thuận của người tham gia. Bên cạnh đó, phương pháp khảo sát bằng bảng hỏi được sử dụng để thu thập dữ liệu định lượng từ người sử dụng tài liệu tại các trung tâm lưu trữ lịch sử. Bảng hỏi được thiết kế theo thang đo Likert nhằm đo lường nhận thức, khó khăn gặp phải, mong đợi và đánh giá của người dùng về khả năng áp dụng truy cập mở tại các lưu trữ lịch sử.
Dữ liệu thu thập được từ hai phương pháp trên được xử lý và phân tích kết hợp với các nguồn tài liệu thứ cấp, bao gồm: chính sách và pháp luật hiện hành, kế hoạch, báo cáo, thống kê được cung cấp bởi các lưu trữ… Việc tích hợp các nguồn dữ liệu này giúp đánh giá những yếu tố cốt lõi tác động đến tính khả thi của mô hình truy cập mở đối với các lưu trữ lịch sử hiện nay. Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng phương pháp trải nghiệm thực tế, trong đó các thành viên trực tiếp tham gia tra cứu, khai thác tài liệu tại các lưu trữ lịch sử. Quá trình trải nghiệm tập trung đánh giá tính hiệu quả của hệ thống truy cập hiện có, mức độ sẵn có của tài liệu, quy trình khai thác tài liệu lưu trữ. Phương pháp này cung cấp góc nhìn trực quan từ phía người dùng, giúp bổ sung những đánh giá định tính.
Việc kết hợp các phương pháp nêu trên giúp nghiên cứu bảo đảm tính logic, khách quan và đa chiều trong việc đánh giá khả năng ứng dụng truy cập mở tại các lưu trữ lịch sử, từ đó làm cơ sở để đề xuất các giải pháp phù hợp với điều kiện thực tiễn tại Việt Nam hiện nay.
4. Đánh giá kết quả nghiên cứu
4.1. Kết quả khảo sát
Qua quá trình thu thập và phân tích dữ liệu từ 183 người thuộc 02 nhóm đối tượng, bao gồm 179 cá nhân là người sử dụng dịch vụ và độc giả tại các Lưu trữ lịch sử; và 4 người đại diện phía các cơ quan lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh).
Kết quả khảo sát cho thấy nhận thức về Truy cập mở trong lưu trữ lịch sử vẫn là một khái niệm tương đối mới, song kết quả khảo sát và phỏng vấn cho thấy nhận thức của người dùng và cán bộ lưu trữ đã có những chuyển biến tích cực. Theo khảo sát 179 người sử dụng dịch vụ tại các lưu trữ lịch sử, có 55,9% cho biết đã từng nghe hoặc tìm hiểu về truy cập mở trong lĩnh vực lưu trữ, trong khi chỉ 17,3% chưa từng nghe đến khái niệm này.
Về cách hiểu truy cập mở trong lưu trữ lịch sử, có 54,2% đồng tình với quan điểm truy cập có kiểm soát; 55,9% cho rằng truy cập mở nên áp dụng trong các điều kiện đặc biệt, như phục vụ nghiên cứu hoặc điều tra chuyên đề. Chỉ 34,6% cho rằng truy cập mở là tiếp cận miễn phí và không cần đăng ký – tỷ lệ này phản ánh sự thận trọng của người dùng trước các mô hình truy cập không kiểm soát trong bối cảnh tài liệu lưu trữ mang tính nhạy cảm. 39,1% cho rằng truy cập mở chỉ phù hợp với thư viện, cho thấy vẫn tồn tại sự nhầm lẫn giữa lưu trữ và thư viện trong nhận thức công chúng.
Về phía cán bộ lưu trữ, thông qua phỏng vấn bán cấu trúc, nhóm nghiên cứu ghi nhận nhận thức tương đối rõ ràng về bản chất của truy cập mở – là việc công khai tài liệu có điều kiện để phục vụ cộng đồng. Họ cũng nhấn mạnh đến việc bảo đảm chi phí, tính pháp lý và vấn đề bảo mật trong khai thác tài liệu số hóa. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, đơn vị bước đầu triển khai truy cập trực tuyến, đánh giá cao vai trò của truy cập mở trong khuyến khích khai thác tài liệu và thúc đẩy quá trình số hóa, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả bảo tồn và quản lý tài liệu lưu trữ.
Xét về những khó khăn, rào cản trong việc ứng dụng truy cập mở trong các lưu trữ lịch sử, qua khảo sat, nhóm nghiên cứu nhận diện bốn nhóm rào cản chính ảnh hưởng đến khả năng triển khai truy cập mở tại các lưu trữ lịch sử, bao gồm:
(1) Hệ thống chính sách và pháp luật: hiện chưa có văn bản pháp lý chuyên biệt quy định cụ thể việc triển khai truy cập mở trong lĩnh vực lưu trữ. Điều này gây khó khăn cho các cơ quan lưu trữ trong việc xác định giới hạn công bố tài liệu, đặc biệt trong môi trường trực tuyến. Ngoài ra, sự chồng chéo của những văn bản luật liên quan, như: Luật Lưu trữ, Luật Công nghệ thông tin, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước… khiến nhiều đơn vị thận trọng và chậm triển khai.
(2) Yếu tố nội tại của cơ quan lưu trữ bao gồm nguồn lực: thiếu đầu tư tài chính, nhân lực chuyên môn và trang thiết bị khiến việc số hóa và vận hành hệ thống truy cập mở chưa hiệu quả. Đặc thù tài liệu: nhiều tài liệu mang tính chính trị, pháp lý, quốc phòng nên khó có thể công khai toàn phần; quy trình hành chính: các bước khai thác hiện nay còn rườm rà, gây cản trở cho người dùng (đăng ký, tra cứu, phê duyệt, sử dụng tài liệu…). Kết quả khảo sát cho thấy, tỷ lệ lớn người dùng gặp khó khăn ở hầu hết các bước, từ yêu cầu giấy tờ, thiếu hướng dẫn, hệ thống không tối ưu đến thời gian phê duyệt kéo dài.
(3) Về yếu tố người sử dụng dịch vụ: dù người sử dụng dịch vụ bước đầu có nhận thức tích cực về truy cập mở, nhưng thói quen tìm kiếm và sử dụng thông tin, e ngại thủ tục, thiếu kỹ năng tra cứu và sự lệ thuộc vào tài liệu in ấn vẫn là những rào cản lớn. Nhiều người còn có tâm lý truy cập qua các nguồn phi chính thống, ngại khai thác hệ thống lưu trữ điện tử và cho rằng tài liệu lưu trữ chỉ dành cho chuyên gia, gây hạn chế tiếp cận.
(4) Yếu tố văn hóa-xã hội và công nghệ: văn hóa tiếp cận thông tin mở chưa phổ biến; tư duy bảo mật truyền thống và tình trạng độc quyền thông tin tại một số cơ quan còn tồn tại. Về công nghệ, phần lớn hệ thống số hóa chưa hiện đại, thiếu đồng bộ, chưa đáp ứng yêu cầu xử lý khối lượng lớn tài liệu lịch sử. Lo ngại về bảo mật dữ liệu cũng khiến các cơ quan hạn chế mở rộng phạm vi truy cập.
Xét về khả năng ứng dụng truy cập mở trong lưu trữ lịch sử Việt Nam cho thấy, sự đồng thuận cao giữa nhu cầu và tiềm năng phát triển truy cập mở trong lưu trữ lịch sử tại Việt Nam. Tuy nhiên, để mô hình này đi vào thực tiễn một cách hiệu quả và bền vững, cần có các cơ chế kiểm soát phù hợp, bảo đảm hài hòa giữa yêu cầu tiếp cận thông tin và trách nhiệm bảo vệ tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt. Từ phía người sử dụng dịch vụ lưu trữ, xu hướng ủng hộ truy cập mở là rất rõ rệt. Theo kết quả khảo sát, 62,6% người được hỏi mong muốn được tiếp cận tài liệu lưu trữ dưới hình thức trực tuyến, trong khi 23,5% bày tỏ mong muốn này nhưng còn lo ngại về các rủi ro liên quan. Theo đại diện của các lưu trữ lịch sử, truy cập mở không chỉ phù hợp với xu hướng phát triển công nghệ mà còn phù hợp với định hướng hiện đại hóa ngành Lưu trữ. Vì vậy, việc triển khai cần được kiểm soát chặt chẽ, với các tiêu chí rõ ràng như loại tài liệu được phép truy cập mở, mức độ “mở” và cơ chế bảo vệ an toàn thông tin.
Như vậy, để đáp ứng đồng thời các yêu cầu khai thác sử dụng và bảo vệ tài liệu, việc truy cập có thể được tổ chức thành 5 cấp độ như sau:
– Cấp độ 1: không cho phép áp dụng bất kỳ hình thức khai thác trực tuyến nào đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Tài liệu chỉ được khai thác trên mạng nội bộ.
– Cấp độ 2: người dùng có thể tra tìm trực tuyến tài liệu nhưng không thể xem nội dung cụ thể.
– Cấp độ 3: chỉ được tiếp cận các dữ liệu đặc tả như tiêu đề, cơ quan ban hành,…
– Cấp độ 4: một phần nhỏ tài liệu lưu trữ được mở hoàn toàn, nhưng phải thông qua sự kiểm soát nghiêm ngặt.
– Cấp độ 5: cho phép công khai, truy cập đầy đủ nội dung tài liệu đã được số hóa, với điều kiện tài liệu đó đã hết thời hạn bảo mật và được xác định là không còn thuộc diện hạn chế sử dụng.
Tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, như: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và III, truy cập mở mới chỉ đạt mức độ 2, trong đó người dùng có thể tra cứu danh mục tài liệu nhưng không được truy cập nội dung số hóa từ xa, mà chỉ khai thác trên mạng nội bộ sau khi đăng ký và được duyệt. Riêng Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có điểm sáng là khối tài liệu về cán bộ đi B đã cho phép tra cứu trực tuyến chi tiết. Ngược lại, các lưu trữ lịch sử cấp địa phương như Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh có mức độ truy cập mở cao hơn (mức 4), cho phép người dùng đăng ký tài khoản và khai thác tài liệu từ xa có thu phí, tuy vẫn bị kiểm soát nghiêm ngặt. Trong khi đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội vẫn ở mức thấp nhất (mức 1), chỉ cung cấp danh sách phông lưu trữ mà chưa triển khai hệ thống tìm kiếm và khai thác tài liệu trực tuyến hiệu quả.
4.2. Đánh giá khả năng ứng dụng truy cập mở trong các lưu trữ lịch sử
Truy cập mở đóng vai trò thiết yếu trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử, khi giúp người dùng dễ dàng tiếp cận tri thức mà không bị rào cản tài chính hay kỹ thuật, từ đó thúc đẩy nghiên cứu, giáo dục và sáng tạo. Với các trung tâm lưu trữ, truy cập mở góp phần bảo tồn tài liệu thông qua số hóa, tăng hiệu quả phục vụ và bảo đảm giá trị lâu dài cho các thế hệ sau. Đồng thời, việc chia sẻ rộng rãi tài liệu lưu trữ còn thúc đẩy sự phát triển của công nghệ, hỗ trợ nghiên cứu liên ngành và tạo nền tảng cho một hệ thống lưu trữ hiện đại, minh bạch trong kỷ nguyên số. Từ quá trình khảo sát, phỏng vấn và phân tích dữ liệu thu thập từ 2 nhóm đối tượng liên quan, có thể khẳng định, truy cập mở trong lưu trữ lịch sử không chỉ là một xu hướng tất yếu trong thời đại số mà còn là một nhu cầu thực tiễn được hình thành từ cả phía người dùng lẫn các cơ sở lưu trữ.
Hiện nay, mức độ truy cập mở tại các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam còn hạn chế, chủ yếu dừng ở mức tra cứu danh mục trực tuyến đơn giản (mức 1–2), trong khi chỉ một số ít đơn vị, như Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh đạt được ở mức 4, cho phép truy cập tài liệu số hóa có kiểm soát. Khó khăn đến từ hạ tầng công nghệ, thiếu khung pháp lý rõ ràng, tâm lý e ngại rủi ro và sự chênh lệch năng lực giữa các trung tâm. Theo chúng tôi, phụ thuộc vào tính chất của tài liệu lưu trữ, trong tương lai, các tài liệu lưu trữ cấp trung ương có thể tiến đến mức độ 3 -4, trong khi một số trung tâm cấp tỉnh có tiềm năng thí điểm mức độ 5. Tuy nhiên, để đạt được một hệ thống truy cập mở đồng bộ và hiệu quả trên toàn quốc, cần có cải cách toàn diện về pháp lý, công nghệ và năng lực quản lý.
Để triển khai mô hình truy cập mở đối với các lưu trữ lịch sử tại Việt Nam một cách hiệu quả và bền vững, cần có một chiến lược đồng bộ và toàn diện, trong đó bốn nhóm yếu tố chính cần được nhận diện đúng mức và có giải pháp xử lý cụ thể, bao gồm: Yếu tố chính sách-pháp luật (pháp lý), Cơ quan lưu trữ, người dùng/sử dụng dịch vụ và các yếu tố văn hóa – xã hội và công nghệ. Nhóm nghiên cứu đề xuất khung nghiên cứu khả năng ứng dụng truy cập mở đối với các lưu trữ lịch sử tại Việt Nam như sau:
Bên cạnh đó, quy trình triển khai, tăng cường truy cập mở trong các lưu trữ lịch sử cần được tiến hành theo các bước có hệ thống, gồm 7 bước:
Việc triển khai truy cập mở không chỉ đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của xã hội đối với tài liệu số hóa mà còn thúc đẩy sự minh bạch, hiệu quả và khả năng tiếp cận thông tin, đặc biệt trong bối cảnh công nghệ thông tin và Internet phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mà các mô hình truy cập mở mang lại, chúng ta cũng cần lưu tâm đến những rủi ro và thách thức tiềm ẩn như các vấn đề về bản quyền, chất lượng tài liệu và bảo mật thông tin, đòi hỏi sự đầu tư đồng bộ về cả kỹ thuật lẫn chính sách và sự nỗ lực chung tay của các nhà nghiên cứu, cơ quan quản lý ngành về lưu trữ, các lưu trữ lịch sử và tổ chức hữu quan.
5. Kết luận
Trong bối cảnh nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ ngày càng tăng, việc xây dựng mô hình truy cập mở tại các lưu trữ lịch sử Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn, phổ biến và tối ưu hóa khả năng tiếp cận thông tin cho xã hội. Truy cập mở không chỉ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ mà còn góp phần thúc đẩy sự minh bạch, phục vụ công cuộc chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ.
Nhìn về tương lai, việc xây dựng mô hình truy cập mở sẽ ngày càng được quan tâm và đầu tư đúng mức. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần đóng vai trò định hướng và điều phối triển khai truy cập mở tại các lưu trữ lịch sử. Cụ thể, cần sớm ban hành văn bản pháp lý chuyên biệt về truy cập mở, xác lập rõ phạm vi, nguyên tắc và điều kiện thực hiện; đồng thời xây dựng bộ tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia về số hóa và mô tả tài liệu. Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần tăng cường hoạt động kiểm tra, đánh giá định kỳ và đầu tư phát triển một cổng truy cập dữ liệu lưu trữ quốc gia tích hợp, bảo đảm kết nối và khai thác hiệu quả. Các trung tâm lưu trữ lịch sử cần chủ động nâng cao năng lực nội bộ, tăng cường hợp tác quốc tế và ứng dụng công nghệ hiện đại để hoàn thiện hệ thống truy cập, phục vụ tốt hơn nhu cầu ngày càng đa dạng của xã hội. Bằng những nỗ lực và sự quyết tâm triển khai, hệ thống lưu trữ lịch sử Việt Nam sẽ từng bước khẳng định được vai trò tiên phong trong việc bảo tồn, phát huy và lan tỏa giá trị tài liệu lưu trữ trong kỷ nguyên số.
Chú thích:
1. Bài viết là một phần kết quả nghiên cứu trong đề tài: “Truy cập mở đối với các lưu trữ lịch sử tại Việt Nam: Nghiên cứu xu hướng và khả năng ứng dụng” (Mã số: SV.2025.20) được Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội tài trợ.
Tài liệu tham khảo:
1. Dương Thị Phương Chi (2017). Truy cập mở phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học trong thư viện đại học. Tạp chí Thư viện Việt Nam số 2.
2. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2022). Chuyển đổi số công tác lưu trữ – Cơ hội và thách thức. Kỷ yếu Hội thảo khoa học, Hà Nội.
3. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2023). Khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử. Kỷ yếu Hội thảo khoa học, Hà Nội.
4. Trần Văn Hải (2017). Những rào cản trong chính sách bảo hộ quyền tác giả đối với truy cập mở và tài nguyên giáo dục mở. Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội: Nghiên cứu Chính sách và Quản lý – Tập 33, số 4.
5. Nguyễn Ngọc Huyền (2018). Những tác động của nhân văn số đối với hoạt động số hóa tài liệu lưu trữ ở Việt Nam. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
6. Nguyễn Ngọc Huyền (2018). Yêu cầu của Nhân văn số (Digital humanities) đối với công tác lưu trữ. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội
7. Đỗ Thu Hiền (2014). Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam. Luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
8. Nguyễn Thị Diệu Loan (2019). Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội. Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
9. Quốc hội (2011). Luật Lưu trữ năm 2011.
10. Thủ tướng Chính phủ (2018). Quyết định số 1497/QĐ-TTg ngày 08/11/2018 phê duyệt Chiến lược phát triển thông tin quốc gia đến năm 2025, tầm nhìn 2030,
11. Thủ tướng Chính phủ (2020). Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025”.
12. Open Society Foundations. (2002). Budapest Open Access Initiative.
13. UNESCO. (2014a). Open Access: An open door to UNESCO’s knowledge.
14. UNESCO. (2014b). Open Access to Scientific Information.
