TS. Nguyễn Mạnh Cường
Học viện Hành chính và Quản trị công
Lê Thị Sen
Sinh viên của Học viện Hành chính và Quản trị công
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong hoạt động quản trị văn phòng và điều hành công sở, xây dựng văn phòng xanh là xu hướng lựa chọn và phát triển tất yếu của văn phòng hiện đại tại các cơ quan, tổ chức để hướng tới phát triển bền vững. Văn phòng xanh là chương trình, biện pháp quản lý điều hành của nhà quản trị hướng tới mục tiêu hình thành không gian làm việc mới tại văn phòng; tạo động lực và nâng cao hiệu quả làm việc; hình thành văn hóa lối sống xanh; tiết kiệm chi phí vận hành; giảm thiểu tác động tiêu cực tới môi trường; hướng tới phát triển bền vững.
Từ khóa: Văn phòng; văn phòng xanh; cơ quan; tổ chức; tiêu chí.
1. Đặt vấn đề
Trong bối cảnh Việt Nam đang thúc đẩy quá trình tăng trưởng xanh theo Quyết định số 1658/QĐ-TTg ngày 01/10/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược quốc gia về tăng trưởng xanh giai đoạn 2021 – 2030, tầm nhìn 2050. Để thực hiện mục tiêu được lượng hóa thì việc xây dựng và áp dụng mô hình “Văn phòng xanh” là yêu cầu cấp thiết nhằm hướng tới các mục tiêu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. Mô hình này hướng tới hoạt động “quản trị xanh”, “lối sống xanh”, “văn hóa xanh” để vừa tiết kiệm chi phí vận hành, vừa giảm thiểu tác động tiêu cực tới môi trường; hướng tới phát triển bền vững, khẳng định vị thế, thương hiệu của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, nghiên cứu và làm rõ nội hàm của mô hình văn phòng xanh và tiêu chí xây dựng văn phòng xanh tại các cơ quan, tổ chức sẽ góp phần giúp các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện hiệu quả, khoa học.
2. Nội dung cơ bản về mô hình văn phòng xanh
2.1. Khái niệm văn phòng xanh
“Văn phòng xanh” (Green Office) được tổ chức tổ chức Quỹ quốc tế bảo vệ thiên nhiên (World Wide Fund for nature – WWF) phát động và cấp chứng chỉ Văn phòng xanh cho những cơ quan, tổ chức xây dựng, tuân thủ và thực hiện hiệu quả. Ban đầu, văn phòng xanh gắn liền với xu hướng “công trình xanh” trên toàn thế giới, sau đó, mô hình này phát triển theo hướng xây dựng Chương trình quản lý và điều hành văn phòng vừa bảo đảm tiết kiệm chi phí trong quá trình vận hành, vừa góp phần chung tay bảo vệ môi trường.
Văn phòng xanh là những biện pháp trong hoạt động quản trị nhằm thay đổi những hành vi hoạt động của các thành viên trong cơ quan, tổ chức và văn phòng, như: lựa chọn các phương tiện di chuyển thân thiện với môi trường, sử dụng trang thiết bị, văn phòng phẩm thân thiện với môi trường; hướng tới việc tái chế và sử dụng nhiều lần; thiết kế văn phòng, bố trí văn phòng để tận dụng các nguồn ánh sáng tự nhiên, giảm thiểu việc sử dụng năng lượng và các tài nguyên khác; nâng cao ý thức gìn giữ và bảo vệ môi trường… Từ đó, góp phần giảm thiểu khí thải gây hiệu nhà kính, tiết kiệm tài nguyên và chi phí vận hành của cơ quan, tổ chức. Bản chất Văn phòng xanh là “hệ thống quản lý môi trường” giúp cho các văn phòng giảm phát thải khí nhà kính ngay tại nơi làm việc. Văn phòng xanh hướng tới việc vận hành văn phòng tiết kiệm chi phí, hiệu quả và bảo vệ môi trường.
2.2. Mô hình văn phòng xanh
Mô hình văn phòng xanh là một hệ thống vận hành văn phòng theo hướng thân thiện với môi trường nhằm giảm thiểu những tác động tiêu cực đến hệ sinh thái thông qua việc tiết kiệm năng lượng, tài nguyên, giảm phát thải và tăng cường hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí.
Việc áp dụng mô hình văn phòng xanh tại các cơ quan, tổ chức mang lại lợi ích sau:
Thứ nhất, giúp giảm chi phí hoạt động. Việc đầu tư vào nguồn năng lượng tái tạo, như: năng lượng từ điện mặt trời, điện gió…; sử dụng các thiết bị tiết kiệm năng lượng (hệ thống đèn Led, hệ thống phun nước tự động, đèn cảm ứng…); sử dụng các biện pháp để tiết kiệm giấy, mực in, xăng dầu… giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể chi phí hoạt động và vận hành, góp phần giảm áp lực tài chính.
Thứ hai, cải thiện chất lượng môi trường làm việc. Xây dựng một văn phòng thân thiện với môi trường, giảm thiểu tác động tiêu cực đến thiên nhiên, như: ô nhiễm không khí, biến đổi khí hậu và cạn kiệt tài nguyên thiên nhiên, điều này không chỉ có lợi cho tổ chức mà còn góp phần vào các mục tiêu phát triển bền vững của cộng đồng và xã hội.
Thứ ba, giảm ô nhiễm môi trường. Trong bối cảnh hiện nay, khi các vấn đề về biến đổi khí hậu và ô nhiễm không khí ngày càng nghiêm trọng, việc giảm thiểu mức tiêu thụ năng lượng là một bước đi quan trọng để góp phần vào mục tiêu phát triển bền vững toàn cầu. Chương trình văn phòng xanh góp phần giảm ô nhiễm môi trường thông qua những việc làm cụ thể để giảm phát thải, từ đó, nâng cao chất lượng môi trường sống của người dân đô thị, giảm thiểu nguy cơ gây ra các bệnh về ô nhiễm môi trường không khí, đất và nước.
Thứ tư, thúc đẩy trách nhiệm xã hội của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Việc áp dụng văn phòng xanh còn góp phần nâng cao hình ảnh và trách nhiệm xã hội. Cụ thể: Vietcombank và VinGroup đã áp dụng mô hình này để đạt chứng nhận LOTUS do Hội đồng Công trình Xanh Việt Nam cấp. Chứng nhận này giúp cơ quan, tổ chức nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường, nâng cao uy tín của đơn vị.
3. Một số tiêu chí xây dựng mô hình văn phòng xanh tại các cơ quan, tổ chức
Dựa vào tiêu chuẩn của thế giới và Việt Nam, nhóm tác giả xác định được những tiêu chí chung cho tiêu chuẩn văn phòng xanh gồm các yếu tố cốt lõi:
(1) Tiêu chí về vị trí và giao thông.
Việc lựa chọn địa điểm đặt trụ sở, văn phòng cần tính đến yếu tố thuận tiện trong việc tiếp cận các phương tiện giao thông công cộng (xe buýt, tàu điện hoặc gần các khu vực có cơ sở hạ tầng phục vụ việc đi lại bằng xe đạp hoặc đi bộ), hạn chế tối đa sử dụng phương tiện cá nhân để giảm thiểu lượng khí thải từ các phương tiện.
Mục đích của tiêu chí này là khuyến khích các thành viên trong cơ quan, tổ chức lựa chọn phương tiện giao thông ít gây hại cho môi trường, từ đó giảm thiểu lượng khí CO2 và các chất ô nhiễm khác. Ngoài ra, một văn phòng được đặt tại vị trí có thể tiếp cận dễ dàng bằng phương tiện công cộng hoặc phương tiện bền vững khác sẽ giảm bớt sự phụ thuộc vào các phương tiện cá nhân nhằm hạn chế tình trạng ùn tắc giao thông.
(2) Tiêu chí sử dụng năng lượng điện hiệu quả và giảm phát thải gây hiệu ứng nhà kính.
Để xây dựng văn phòng xanh, tiêu chí sử dụng năng lượng điện hiệu quả gắn liền với các giải pháp công nghệ hiện đại và phương pháp quản lý hiệu quả như: sử dụng hệ thống chiếu sáng tiết kiệm điện (đèn Led); hệ thống điều hòa không khí hiệu suất cao; hệ thống thiết bị điện tử tiêu thụ năng lượng thấp và tích hợp năng lượng tái tạo (năng lượng mặt trời, năng lượng gió, năng lượng khác) để giảm sự tác động tiêu cực tới môi trường.
Việc kiểm soát và giảm thiểu các khí thải này không chỉ giúp bảo vệ sức khỏe mà còn cải thiện chất lượng không khí trong không gian làm việc. Một ví dụ điển hình có thể kể đến là việc ứng dụng hệ thống điều hòa không khí thông minh giúp duy trì nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng trong văn phòng mà không gây lãng phí năng lượng. Ngoài ra, hệ thống thắp sáng bằng năng lượng mặt trời, hệ thống cảm biến tự động tắt đèn khi không sử dụng cũng giúp tiết kiệm hiệu quả điện năng.
(3) Tiêu chí về quản lý và tiết kiệm nước.
Sử dụng nguồn tài nguyên nước một cách hợp lý, hiệu quả và bền vững trong toàn bộ quá trình thiết kế, vận hành và bảo trì văn phòng là một tiêu chí quan trọng. Việc sử dụng nước không kiểm soát sẽ dẫn đến lãng phí nghiêm trọng, làm gia tăng chi phí vận hành và gây áp lực lên nguồn tài nguyên thiên nhiên vốn đang suy giảm nhanh chóng do biến đổi khí hậu và đô thị hóa. Mục đích cốt lõi của tiêu chí này là nhằm bảo vệ tài nguyên thiên nhiên trước sự khai thác quá mức và giảm thiểu chi phí sử dụng nước trong vận hành văn phòng. Việc sử dụng tiết kiệm nguồn nước vừa giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cố định hằng tháng, vừa góp phần bảo tồn nguồn nước đang dần trở nên khan hiếm tại nhiều khu vực đô thị. Bên cạnh đó, kiểm soát tốt lượng nước tiêu thụ còn giúp giảm tải cho hệ thống xử lý nước thải, góp phần cải thiện môi trường sống và giảm nguy cơ ô nhiễm nước.
(4) Sử dụng vật liệu thân thiện và tái chế.
Tiêu chí về sử dụng vật liệu thân thiện và tái chế đóng vai trò trung tâm trong việc xây dựng một môi trường làm việc bền vững, an toàn và giảm thiểu tối đa tác động tiêu cực đến hệ sinh thái. Mục đích chính của tiêu chí này là giảm thiểu sự khai thác tài nguyên thiên nhiên một cách ồ ạt, tránh tình trạng sản xuất tiêu dùng ngắn hạn dẫn đến ô nhiễm và rác thải công nghiệp không kiểm soát. Khi sử dụng vật liệu thân thiện và có khả năng tái chế hoặc được làm từ nguồn tái chế không chỉ giúp cơ quan, tổ chức tiết kiệm chi phí mà còn góp phần bảo vệ sức khỏe con người.
Tiêu chí này hướng đến việc lựa chọn và ứng dụng những loại vật liệu trong xây dựng, nội thất và trang thiết bị văn phòng có nguồn gốc rõ ràng, ít độc hại, có thể tái sử dụng hoặc dễ phân hủy sau khi hết vòng đời sử dụng. Thay vì sử dụng các vật liệu truyền thống gây hại cho môi trường, như: nhựa PVC, sơn chứa kim loại nặng hay gỗ từ rừng nguyên sinh, văn phòng xanh ưu tiên các giải pháp thay thế như sử dụng tủ văn phòng sản xuất từ gỗ tái chế, gỗ công nghiệp, kính tiết kiệm năng lượng, thảm từ sợi tự nhiên, sử dụng chai đựng nước bằng thủy tinh. Các vật liệu xây dựng, bàn, ghế, tủ hồ sơ, hộp đựng tài liệu, vách ngăn cũng nên được lựa chọn theo nguyên tắc “xanh”: bền, tái sử dụng được và dễ phân loại rác.
(5) Môi trường trong văn phòng.
Không chỉ đơn thuần là không gian vật lý, môi trường trong văn phòng còn là tổ hợp các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe, tinh thần và hiệu suất lao động của con người. Chất lượng không khí trong văn phòng là yếu tố thiết yếu hàng đầu. Một văn phòng xanh cần có hệ thống thông gió tự nhiên hoặc cơ học hợp lý, sử dụng cây xanh nội thất để lọc khí và bố trí thiết bị giám sát chỉ số chất lượng không khí nhằm bảo đảm môi trường làm việc trong lành và an toàn.
Ánh sáng tự nhiên cũng là một tiêu chí then chốt trong xây dựng môi trường trong văn phòng. Việc tiếp xúc thường xuyên với ánh sáng tự nhiên giúp điều hòa nhịp sinh học, giảm căng thẳng và cải thiện tâm trạng cho người lao động. Do đó, văn phòng xanh cần được thiết kế để tối đa hóa lượng ánh sáng tự nhiên bằng cách sử dụng cửa sổ kính lớn có rèm; bố trí mặt bằng của mô hình văn phòng mở (sử dụng vách ngăn thấp ngăn cách các vị trí làm việc) nhằm phân bổ ánh sáng đều khắp không gian. Hệ thống chiếu sáng nhân tạo cũng cần bảo đảm tiêu chuẩn chiếu sáng phù hợp từng khu vực chức năng, vừa tiết kiệm năng lượng vừa bảo vệ thị lực.
Bên cạnh đó, yếu tố tiếng ồn cũng cần được kiểm soát một cách chặt chẽ trong các văn phòng hiện đại, đặc biệt là mô hình văn phòng mở. Tiếng ồn từ các trang thiết bị văn phòng, các cuộc gọi điện thoại, tiếng gõ bàn phím, tiếng trao đổi giữa thành viên hoặc âm thanh từ môi trường bên ngoài (phương tiện giao thông, công trình…) có thể gây phân tán và giảm hiệu quả công việc. Theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO 11690-1:1996), tiếng ồn nền trong văn phòng mở từ 40-50 dBA; văn phòng đóng (văn phòng theo các phòng chia nhỏ) từ 35-40 dBA. Nếu văn phòng có nhiều tiếng ồn trên 55 dBA sẽ gây mất tập trung, giảm năng suất làm việc. Để giải quyết vấn đề này, cần áp dụng các giải pháp cách âm hợp lý, như: tường tiêu âm; thảm trải sàn; thiết bị vận hành êm; bảo trì các trang thiết bị. Ngoài ra, việc thiết kế các khu vực làm việc chuyên biệt, như: phòng họp kín, khu tập trung, khu sáng tạo cũng góp phần cải thiện hiệu quả kiểm soát tiếng ồn.
Ngoài ra, việc bố trí các khu vực thư giãn, như: góc đọc sách, phòng nghỉ ngơi hoặc khu vực vận động nhẹ cũng rất cần thiết để giúp nhân viên phục hồi năng lượng và tái tạo tinh thần. Những yếu tố này không chỉ nâng cao chất lượng đời sống nơi công sở mà còn góp phần giảm tình trạng căng thẳng, cải thiện sức khỏe tâm lý và gắn kết đội ngũ nhân sự.
(6) Nhận thức bền vững của nhân viên.
Đây là yếu tố mang tính nền tảng và đóng vai trò quyết định trong việc duy trì và lan tỏa giá trị cốt lõi của mô hình văn phòng xanh. Khác với các tiêu chí kỹ thuật có thể được triển khai thông qua đầu tư tài chính hoặc áp dụng công nghệ, tiêu chí này liên quan trực tiếp đến tư duy, hành vi và văn hóa tổ chức. Yếu tố này nhấn mạnh đến việc xây dựng và nâng cao ý thức của đội ngũ nhân sự trong việc thực hành các hành vi thân thiện với môi trường trong suốt quá trình làm việc và sinh hoạt tại văn phòng. Nhận thức bền vững không chỉ góp phần duy trì hiệu quả các tiêu chí kỹ thuật, như: tiết kiệm năng lượng, giảm chất thải, sử dụng hợp lý tài nguyên mà còn lan tỏa ảnh hưởng tích cực, từ đó, góp phần xây dựng một cộng đồng xanh và một xã hội phát triển bền vững hơn.
3. Một số gợi ý xây dựng mô hình và tiêu chuẩn Văn phòng xanh tại các cơ quan, tổ chức
Thứ nhất, cơ quan, tổ chức cần có đầu mối tổ chức triển khai thực hiện mô hình văn phòng xanh. Trong đó, nên giao nhiệm vụ này cho bộ phận văn phòng (phòng hành chính) tham mưu về bộ máy quản lý; bố trí nhân lực; nguồn lực; xây dựng và ban hành quy chế, quy trình, quy định về văn phòng xanh; kế hoạch, chương trình hành động; đánh giá, kiểm tra định kỳ.
Thứ hai, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao nhận thức cho thành viên trong cơ quan, tổ chức, từ đó, tác động trực tiếp đến hành vi và thói quen góp phần vào sự phát triển bền vững của cơ quan, tổ chức. Điều này không chỉ giúp các thành viên trong cơ quan, tổ chức hiểu được giá trị của việc bảo vệ môi trường mà còn khuyến khích các thành viên chủ động tham gia vào các hoạt động xanh.
Thứ ba, đẩy mạnh công tác tuyên truyền về bảo vệ môi trường và chương trình văn phòng xanh; khuyến khích các cá nhân, tập thể chủ động tham gia vào các hoạt động xanh trong cơ quan, tổ chức; khuyến khích đóng góp ý tưởng sáng tạo về giải pháp xanh; tổ chức các buổi hội thảo, tọa đàm chuyên đề về văn phòng xanh, môi trường bền vững và các giải pháp tiết kiệm năng lượng, giảm thiểu chất thải.
Thứ tư, sử dụng các giải pháp về công nghệ để quản lý và kiểm soát. Hệ thống điều khiển thông minh (Smart office) có thể kết nối, tự động điều chỉnh các thiết bị điều hòa để điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng; sử dụng hệ thống chiếu sáng tự động điều chỉnh độ sáng theo mức độ ánh sáng tự nhiên; ứng dụng công nghệ tiết kiệm năng lượng; ứng dụng công nghệ tái chế và xử lý chất thải, quản lý chất thải; phần mềm quản lý tài nguyên văn phòng.
Thứ năm, bảo đảm nguyên tắc thực hiện thống nhất, đồng bộ, toàn diện, liên tục; sử dụng tiết kiệm và hợp lý nguồn năng lượng; hướng các hoạt động nhằm phát triển môi trưởng bền vững.
4. Kết luận
Mô hình văn phòng xanh và tiêu chí xây dựng văn phòng xanh là tiền đề để các cơ quan, tổ chức tới mục tiêu: hình thành không gian làm việc mới tại văn phòng, tạo động lực làm việc, hình thành văn hóa lối sống xanh, tiết kiệm chi phí vận hành, giảm thiểu tác động tiêu cực tới môi trường, hướng tới phát triển bền vững, khẳng định vị thế, thương hiệu của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để đề nghị Tổ chức Quỹ quốc tế bảo vệ thiên nhiên cấp chứng chỉ “Văn phòng xanh”.
Tài liệu tham khảo:
1. Nguyễn Mạnh Cường (2013). Chương trình văn phòng xanh – xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam. Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 01/2013.
2. Nguyễn Mạnh Cường (2024). Giáo trình quản trị văn phòng. Học viện Hành chính Quốc gia.
3. Thủ tướng Chính phủ (2021). Quyết định số 1658/QĐ-TTg ngày 01/10/2021 phê duyệt Chiến lược quốc gia về tăng trưởng xanh giai đoạn 2021 – 2030, tầm nhìn 2050.
4. 5 tiêu chuẩn văn phòng xanh được các “ông lớn” theo đuổi. https://icadvietnam.vn/5-tieu-chuan-van-phong-xanh-va-ben-vung/
5. Các bước xây dựng văn phòng xanh chuyên nghiệp, hiện đại. https://intracom-riverside.vn/tin-tuc/xay-dung-van-phong-xanh/
6. Dịch vụ tư vấn năng suất xanh – văn phòng xanh cho doanh nghiệp. https://ompqi.com/dich-vu/dich-vu-tu-van-nang-suat-xanh-van-phong-xanh-cho-doanh-nghiep-buoc-tien-moi-trong-quan-ly-moi-truong
7. Quản lý rác thải trong văn phòng. https://dichvuvesinhdanang.com/quan-ly-rac-thai-trong-van-phong/
8. Giải pháp thiết kế văn phòng xanh của GreenViet đạt chứng nhận LOTUS Platinum. https://www.tapchikientruc.com.vn/chuyen-muc/giai-phap-thiet-ke-van-phong-xanh-cua-greenviet-dat-chung-nhan-lotus-platium.html
9. Tiến tới bền vững: tầm quan trọng của chuỗi cung ứng xanh. https://digital.fpt.com/chien-luoc/van-hanh-xuat-sac/chuoi-cung-ung-xanh.html
