Solutions to enhance the operational effectiveness of the Office of the People’s Council and People’s Committee of Tay Ho Ward, Hanoi
TS. Nguyễn Mạnh Cường
Học viện Hành chính và Quản trị công
Đồng Thị Bích Ngọc, Bạch Thị Phương Liên, Lưu Thị Út
Sinh viên Học viện Hành chính và Quản trị công
(Quanlynhanuoc) – Trong bối cảnh triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ ngày 01/7/2025, tổ chức và hoạt động của chính quyền cơ sở nói chung và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã nói riêng đang có những thay đổi đáng kể. Bài viết phân tích thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Tây Hồ, thành phố Hà Nội, những kết quả đạt được, khó khăn, hạn chế và nguyên nhân. Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và xây dựng chính quyền đô thị hiện đại.
Từ khóa: Tổ chức và hoạt động; chính quyền địa phường hai cấp; Văn phòng HĐND và UBND phường Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
Abstract: In the context of implementing the two-tier local government model from July 1, 2025, the organization and operation of grassroots authorities in general, and the Office of the People’s Council and People’s Committee at the commune level in particular, are undergoing significant changes. This article analyzes the current organization and operation of the Office of the People’s Council and People’s Committee of Tay Ho Ward, Hanoi, highlighting achieved results as well as existing difficulties, limitations, and their underlying causes. Based on these findings, the article proposes several solutions to enhance the effectiveness of the Office’s operations, thereby meeting the requirements of administrative reform and the development of a modern urban government.
Keywords: Organization and operation; two-tier local government; Office of the People’s Council and People’s Committee of Tay Ho Ward, Hanoi.
1. Đặt vấn đề
Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã không còn đơn thuần là bộ phận hành chính, hậu cần mà đóng vai trò bộ máy trung tâm trong tham mưu, tổng hợp và bảo đảm vận hành thông suốt bộ máy chính quyền địa phương. Chính vì vậy, hiệu quả hoạt động của Văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng điều hành, tốc độ xử lý công việc cũng như mức độ hài lòng của người dân, qua đó, góp phần hiện thực hóa các mục tiêu cải cách và hiện đại hóa quản trị mà Nghị quyết Đại hội XIV đã đề ra.
Phường Tây Hồ là đơn vị hành chính thuộc thành phố Hà Nội, địa bàn có tốc độ đô thị hóa nhanh, đời sống người dân không ngừng nâng cao, các yêu cầu quản lý hành chính ngày càng đa dạng và phức tạp. Vì vậy, tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND phường Tây Hồ đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tham mưu, phối hợp và triển khai nhiệm vụ chính trị – hành chính tại địa phương.
Qua quá trình chuyển đổi về cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động và vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp đã tạo ra những thay đổi tích cực. Tuy nhiên, sự thay đổi này cũng đặt ra nhiều thách thức về tổ chức, phương thức vận hành và năng lực thích ứng của đội ngũ cán bộ. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng một cách hệ thống, chỉ ra các điểm nghẽn và đề xuất giải pháp phù hợp là yêu cầu cấp thiết nhằm bảo đảm mô hình chính quyền hai cấp vận hành hiệu quả trong thực tiễn.
2. Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND phường Tây Hồ, thành phố Hà Nội
Sau khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính và triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp, tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND phường Tây Hồ, thành phố Hà Nội đã ghi nhận nhiều kết quả tích cực bước đầu. Những kết quả này không chỉ thể hiện ở việc kiện toàn bộ máy tổ chức theo hướng tinh gọn, hợp lý mà còn phản ánh sự chuyển biến trong phương thức điều hành, tổ chức công việc và năng lực tham mưu, tổng hợp của Văn phòng, cụ thể:
(1) Về tổ chức bộ máy
Căn cứ Quyết định số 955/QĐ-UBND ngày 29/10/2025 của UBND phường Tây Hồ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND phường Tây Hồ, Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND phường Tây Hồ, có con dấu riêng để thực hiện nhiệm vụ theo quy định. Với vai trò là bộ phận tham mưu tổng hợp, Văn phòng giúp UBND phường thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên các lĩnh vực chủ yếu sau:
Về lĩnh vực văn phòng: tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của HĐND, Thường trực HĐND và UBND; hỗ trợ hoạt động của Thường trực HĐND; phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND. Đồng thời, Văn phòng bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chuẩn bị các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ hoạt động của HĐND và UBND, cũng như thực hiện công tác quản trị nội bộ một cách khoa học, hiệu quả.
Về lĩnh vực tư pháp: tham mưu và tổ chức triển khai các nhiệm vụ liên quan đến xây dựng và thi hành pháp luật; theo dõi, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức phổ biến, giáo dục pháp luật; thực hiện công tác hộ tịch, chứng thực, hòa giải ở cơ sở, trợ giúp pháp lý, nuôi con nuôi; đồng thời, quản lý việc thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính theo quy định.
Về lĩnh vực đối ngoại: là đầu mối tham mưu và tổ chức thực hiện các hoạt động đối ngoại của địa phương, góp phần tăng cường mối quan hệ và hợp tác trong quá trình phát triển.
Về phương diện tổ chức và quản lý: Văn phòng chịu sự lãnh đạo, quản lý trực tiếp của UBND phường về cơ cấu tổ chức, vị trí việc làm, biên chế và công tác cán bộ. Đồng thời, còn chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ từ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Hà Nội, qua đó, bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ và hiệu quả trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ.
Nhóm tác giả đã tiến hành khảo sát về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND phường Tây Hồ, thành phố Hà Nội trong quá trình triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp, đã thu về 23 phiếu phản hồi hợp lệ (tương ứng với tỷ lệ 76,6%) với các tiêu chí về: mức độ tinh gọn; mức độ hiệu lực; mức độ hiệu quả; tính khoa học.
Kết quả khảo sát về mức độ “tinh gọn” được đánh giá chủ yếu ở mức trung bình (57%) và tinh gọn (30%), trong khi tỷ lệ đánh giá rất tinh gọn chiếm 13%. Điều này phản ánh mô hình tổ chức hiện nay đã có sự cải thiện nhất định theo hướng đơn giản hóa. Tuy nhiên, vẫn còn dư địa để tiếp tục tối ưu hóa nhằm đạt mức tinh gọn cao hơn.
Kết quả khảo sát về mức độ “hiệu lực”, phần lớn ý kiến tập trung ở mức trung bình (61%) và hiệu lực cao (39%) cho thấy, hoạt động tổ chức bộ máy bước đầu đáp ứng yêu cầu quản lý nhưng chưa thực sự đạt hiệu lực vượt trội.
Kết quả khảo sát về mức độ “hiệu quả”, tỷ lệ đánh giá hiệu quả (43%) và rất hiệu quả (35%) chiếm ưu thế, song vẫn còn 22% ý kiến cho rằng, chỉ ở mức bình thường, phản ánh tính hiệu quả chưa đồng đều.
Kết quả khảo sát về mức độ “tính khoa học”, đa số ý kiến đánh giá ở mức bình thường (57%) và có tính khoa học (35%), trong khi mức rất khoa học chỉ chiếm 9% cho thấy, việc xây dựng mô hình vẫn cần tăng cường cơ sở khoa học và tính hệ thống.
(2) Về tổ chức nhân sự.
Văn phòng HĐND và UBND phường hiện có 30 cán bộ, công chức, người lao động, bao gồm: Chánh Văn phòng; 2 Phó Chánh Văn phòng; 18 biên chế chính thức; 1 viên chức biệt phái; 8 nhân viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động theo Nghị định số 111/2022/NĐ-CP ngày 30/12/2022 của Chính phủ quy định về hợp đồng đối với một số loại công việc trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập.
Về trình độ: tiến sĩ (chiếm 4%), thạc sĩ (31%), đại học (61%), trung cấp (4%) phản ánh cơ cấu nhân sự tương đối hợp lý. Tổ chức bộ máy của Văn phòng đang phát huy tốt tính ổn định và chuyên môn hóa, tạo nền tảng quan trọng cho nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, cần tiếp tục hoàn thiện theo hướng linh hoạt và khoa học hơn.
(3) Về tổ chức hoạt động của Văn phòng.
Thứ nhất, quy trình tổ chức công việc tại Văn phòng HĐND và UBND phường Tây Hồ được xây dựng tương đối bài bản, gồm các bước: lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, giám sát tiến độ và báo cáo – đề xuất. Nhờ đó, hoạt động điều hành cơ bản bảo đảm tính logic, rõ người – rõ việc – rõ trách nhiệm – rõ thời gian – rõ kết quả đầu ra đã góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Bên cạnh đó, sự phối hợp trong công việc được thực hiện khá chặt chẽ, cả trong nội bộ văn phòng và với các bộ phận, cơ quan liên quan, giúp thông tin được xử lý kịp thời và thống nhất. Kết quả khảo sát cho thấy, mức độ tinh gọn và hiệu lực của quy trình chủ yếu đạt từ trung bình đến khá (48 – 52%), hiệu quả công việc được đánh giá tích cực (87%). Tuy nhiên, quy trình vẫn bộc lộ một số hạn chế, như: chưa thực sự tối ưu, tính khoa học chưa cao (74% đánh giá ở mức bình thường), tiến độ xử lý chưa đồng đều và sự phối hợp đôi khi còn thiếu nhịp nhàng, đòi hỏi tiếp tục hoàn thiện trong thời gian tới.
Thứ hai, công tác xây dựng, thực hiện và theo dõi các chương trình, kế hoạch được tổ chức khá bài bản, thể hiện rõ vai trò điều phối trung tâm của Văn phòng. Các kế hoạch công tác được xây dựng trên cơ sở định hướng cụ thể, phân công rõ ràng về nội dung, trách nhiệm và thời hạn thực hiện; đồng thời, có cơ chế theo dõi, đôn đốc thường xuyên, do đó, bảo đảm tính kịp thời, minh bạch và hiệu quả trong triển khai nhiệm vụ. Điều này cho thấy, hoạt động kế hoạch không chỉ mang tính hình thức mà đã thực sự trở thành công cụ quản lý hữu hiệu trong điều hành công việc.
Thứ ba, công tác văn thư – lưu trữ gắn với quá trình chuyển đổi số. Việc chuyển từ phương thức quản lý thủ công sang sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử đã góp phần rút ngắn thời gian xử lý, nâng cao độ chính xác và tăng cường tính minh bạch trong giải quyết công việc. Mỗi cán bộ, công chức được cấp tài khoản riêng để xử lý văn bản, qua đó, nâng cao trách nhiệm cá nhân và khả năng kiểm soát tiến độ công việc. Bên cạnh đó, việc ứng dụng nền tảng iHanoi trong tiếp nhận và xử lý phản ánh, kiến nghị của người dân đã tạo ra kênh tương tác hiệu quả giữa chính quyền và người dân, góp phần hiện đại hóa nền hành chính cơ sở. Có thể khẳng định, chuyển đổi số đã trở thành yếu tố then chốt thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng.
Thứ tư, hoạt động lễ tân, khánh tiết được đánh giá là lĩnh vực có mức độ hoàn thiện cao nhất với 70% ý kiến cho rằng, rất kịp thời, 83% đánh giá rất minh bạch và 78% đánh giá rất hiệu quả . Điều này cho thấy, công tác tổ chức hội họp, tiếp khách và phục vụ các sự kiện của địa phương đã đạt đến mức độ chuyên nghiệp, góp phần xây dựng hình ảnh chính quyền cơ sở hiện đại, chuẩn mực.
Thứ năm, công tác bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật tiếp tục đóng vai trò nền tảng cho toàn bộ hoạt động của Văn phòng, đặc biệt trong việc duy trì và phát triển hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ quản lý, điều hành. Việc đầu tư trang thiết bị và ứng dụng công nghệ đã góp phần nâng cao năng suất làm việc và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình số hóa các quy trình hành chính.
Qua khảo sát thực tế, có thể thấy, công tác tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND phường Tây Hồ cơ bản được triển khai ổn định, từng bước đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số.
Về tổ chức, mô hình quản lý theo tuyến trực tuyến đã giúp bộ máy vận hành thống nhất, rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm, góp phần tăng cường kỷ luật hành chính. Cơ cấu tổ chức được xây dựng bài bản, bám sát quy định pháp luật; đồng thời, xác lập rõ vai trò “đa chức năng” của Văn phòng, không chỉ thực hiện nhiệm vụ hành chính – hậu cần mà còn đảm nhiệm vai trò tham mưu tổng hợp cho hệ thống chính trị địa phương. Đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn tốt, được phân công theo hướng chuyên môn hóa, kết hợp hài hòa giữa công chức biên chế và lao động hợp đồng, tạo nên sự ổn định và linh hoạt trong vận hành. Bên cạnh đó, cơ chế phối hợp trong và ngoài cơ quan được duy trì tương đối hiệu quả, bảo đảm sự liên thông trong xử lý công việc.
Về hoạt động, công tác tham mưu, xây dựng kế hoạch được thực hiện chủ động, có phân công rõ ràng về nhiệm vụ và thời hạn, góp phần nâng cao tính kiểm soát. Quy trình xử lý văn bản được chuẩn hóa theo các bước cụ thể, kết hợp với việc ứng dụng công nghệ thông tin, như: hệ thống quản lý văn bản điện tử và ký số, qua đó, nâng cao hiệu quả điều hành. Các hoạt động lễ tân, khánh tiết, quản lý tài chính và cơ sở vật chất được triển khai tương đối bài bản, góp phần xây dựng hình ảnh chính quyền địa phương chuyên nghiệp.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn một số hạn chế còn tồn tại, như: mô hình trực tuyến đôi khi làm gia tăng sự phụ thuộc vào lãnh đạo, giảm tính linh hoạt trong phối hợp ngang; áp lực công việc lớn sau sáp nhập đơn vị hành chính khiến cán bộ, công chức khó dành thời gian cho đổi mới; hệ thống công nghệ thông tin chưa thực sự đồng bộ. Sự phối hợp giữa các bộ phận có lúc còn hình thức; quá trình chuyển đổi số chưa triệt để khi vẫn tồn tại song song giữa văn bản giấy và điện tử; công tác theo dõi, đôn đốc chưa thường xuyên; việc dự báo và phân bổ kinh phí còn chưa sát thực tiễn.
3. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND phường Tây Hồ, thành phố Hà Nội
Thứ nhất, hoàn thiện tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, hiệu quả. Tiếp tục rà soát, điều chỉnh lại tổ chức và nâng cao chất lượng đội ngũ theo hướng tinh gọn, hiệu quả. Đồng thời, chú trọng triển khai các chương trình đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu gắn với vị trí việc làm, tăng cường hình thức đào tạo gắn với thực tiễn, xuất phát từ nhu cầu cụ thể. Việc xây dựng hệ thống vị trí việc làm theo nhóm chức năng và áp dụng cơ chế thuê ngoài đối với các dịch vụ hỗ trợ (nhân viên phục vụ; nhân viên bảo vệ; nhân viên vệ sinh môi trường, chăm sóc cây xanh… góp phần tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao tính chuyên nghiệp của bộ máy.
Thứ hai, áp dụng khung tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động. Áp dụng chặt chẽ các tiêu chí đánh giá theo Hướng dẫn số 01/HD-UBND ngày 21/3/2025 của UBND thành phố Hà Nội về việc triển khai khung tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính. Trên cơ sở đó, Văn phòng cần cụ thể hóa các tiêu chí phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, đặc biệt trong các lĩnh vực, như: tham mưu tổng hợp, quản lý văn bản, phục vụ hoạt động của HĐND và UBND, cũng như công tác hành chính – quản trị. Gắn khung tiêu chí với trách nhiệm của từng vị trí công chức, cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng công chức, gắn kết quả đánh giá với nhiệm vụ được giao, giúp nâng cao tính minh bạch trong đánh giá, tạo động lực cải thiện hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức.
Thứ ba, đổi mới phương thức quản lý công việc. Hoàn thiện và chuẩn hóa quy trình thực hiện theo hướng tăng cường trách nhiệm cá nhân, bảo đảm nguyên tắc “rõ người – rõ việc – rõ trách nhiệm – rõ thời gian – rõ kết quả đầu ra”. Đồng thời, nhấn mạnh việc thiết lập cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ, công chức góp phần khắc phục tình trạng chồng chéo và nâng cao hiệu quả xử lý công việc.
Thứ tư, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số. Việc đề xuất sử dụng phần mềm tích hợp nhiều tính năng như: hệ thống quản lý văn bản; quản lý công việc; lưu trữ điện tử; quản lý tài sản… không chỉ mang tính định hướng mà còn có khả năng triển khai trực tiếp trong thực tế. Cùng với đó, việc số hóa dữ liệu, phân quyền sử dụng và gắn công nghệ với hoạt động thường xuyên được xem là giải pháp mang tính đột phá, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành.
4. Kết luận
Thực tiễn tại phường Tây Hồ, thành phố Hà Nội đã cho thấy, Văn phòng HĐND và UBND cấp xã đã có những chuyển biến tích cực về tổ chức và hoạt động. Từ một bộ phận mang tính hỗ trợ, Văn phòng đang từng bước khẳng định vai trò là bộ máy trung tâm tham mưu, tổng hợp và điều phối hoạt động của chính quyền cơ sở. Những đổi mới trong tổ chức bộ máy, ứng dụng công nghệ thông tin, chuẩn hóa quy trình và nâng cao chất lượng phục vụ đã góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước ở địa phương. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn mới, cần tiếp tục hoàn thiện tổ chức, nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ và đẩy mạnh hiện đại hóa hoạt động văn phòng, qua đó, góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân.
Tài liệu tham khảo:
1. Đảng Cộng sản Việt Nam (2026). Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIV. Tập II. H. NXB Chính trị quốc gia Sự thật, tr. 387.
2. Ban Chỉ đạo của Chính phủ (2025). Công văn số 03/CV-BCĐ ngày 15/4/2025 của Ban Chỉ đạo Chính phủ về việc định hướng một số nhiệm vụ sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức chính quyền địa phương hai cấp.
3. Chính phủ (2025). Nghị định số 150/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân.
4. Chính phủ (2025). Nghị định số 361/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 của Chính phủ Quy định về vị trí việc làm công chức.
5. UBND phường Tây Hồ (2025). Quyết định số 05/QĐ-VP ngày 25/8/2025 về Quy chế làm việc của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Tây Hồ.
6. UBND phường Tây Hồ (2025). Quyết định số 955/QĐ-UBND ngày 29/10/2025 về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Tây Hồ.
