TS. Trần Phương Hoa
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội
(Quanlynhanuoc.vn) – Trải qua thời gian, tài liệu lưu trữ vẫn thể hiện được giá trị đặc biệt trong mọi mặt của đời sống xã hội. Do đó, công bố tài liệu lưu trữ nhằm tạo điều kiện cho công chúng tiếp cận với nguồn tài liệu phong phú, đa dạng và đặc sắc từ các lưu trữ. Đặc biệt, Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế – xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước đã tạo động lực để các lưu trữ lịch sử quyết tâm thực hiện hoạt động công bố tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cộng đồng và toàn xã hội.
Từ khóa: Công bố; hình thức công bố; quy trình công bố; tài liệu lưu trữ; lưu trữ lịch sử.
1. Đặt vấn đề
Tài liệu lưu trữ lịch sử là những tài liệu được hình thành từ các thời kỳ khác nhau trong lịch sử và phản ánh các lĩnh vực đa dạng của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chỉ có ý nghĩa khi được lan tỏa nội dung tới công chúng bằng nhiều hình thức. Chính vì vậy, bên cạnh hoạt động phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc, hoạt động công bố tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ không thể thiếu của các lưu trữ lịch sử, qua đó, góp phần đưa các giá trị về lịch sử, văn hóa của dân tộc nhằm phục vụ xã hội và sự phát triển của đất nước.
2. Khái niệm về công bố tài liệu lưu trữ
Hiện nay, các lưu trữ lịch sử đang quản lý một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ được hình thành từ nhiều cơ quan, tổ chức; là nguồn nộp lưu và những tài liệu sưu tầm được từ các nguồn trong và ngoài nước. Để khai thác nguồn thông tin giá trị này, các cơ quan lưu trữ phải thực hiện hoạt động giới thiệu và công khai các thông tin trong tài liệu để công chúng biết đến và sử dụng hiệu quả.
Theo từ điển Tiếng Việt, “công bố là thông báo cho mọi người biết về một vấn đề hoặc thông tin nào đó”; công bố cũng có thể hiểu là “đưa ra công khai cho mọi người biết”. Theo cách hiểu thông thường, công bố là công khai cho mọi người cùng biết về một vấn đề nào đó bằng cách đưa ra những thông tin liên quan trực tiếp đến vấn đề. Theo tác giả Nguyễn Văn Hàm, “Công bố tài liệu lưu trữ là đưa ra cho người đọc những tài liệu hoặc chưa ai biết, hay đã biết nhưng chưa đầy đủ, chưa toàn diện” (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5/2005). Từ các cách định nghĩa trên, có thể hiểu công bố là hoạt động công khai thông tin trong tài liệu lưu trữ bằng các hình thức khác nhau theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Như vậy, hoạt động công khai, giới thiệu thông tin trong tài liệu lưu trữ cần phải được thực hiện bằng nhiều hình thức đa dạng nhưng vẫn bảo đảm theo quy định của pháp luật và bảo đảm lợi ích của các bên có liên quan. Có thể thấy, hoạt động công bố thể hiện trách nhiệm và tính chủ động của cơ quan quản lý thông tin cũng như sự dân chủ, công khai, minh bạch của chế độ chính trị và bảo đảm quyền, lợi ích của công dân.
Công bố tài liệu lưu trữ là trách nhiệm của cơ quan lưu trữ và đem lại nhiều ý nghĩa cho công chúng và toàn xã hội. Đối với cơ quan lưu trữ, hoạt động công bố thực hiện chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của cơ quan, đồng thời nhằm xây dựng, quảng bá hình ảnh của cơ quan và giúp truyền thông, thu hút công chúng, độc giả quan tâm, sử dụng các sản phẩm công bố. Đối với công chúng, hoạt động công bố nhằm bảo đảm quyền và lợi ích của công dân, đồng thời, chỉ dẫn, giới thiệu nguồn và cách tiếp cận tài liệu lưu trữ phục vụ cho mục đích nghiên cứu và các mục đích chính đáng khác. Ngoài ra, đối với xã hội, công bố thể hiện sự dân chủ, công khai, minh bạch thông tin và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của quốc gia, dân tộc và Nhân dân.
3. Cơ sở pháp lý về công bố tài liệu lưu trữ
Chủ trương bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đã được đề ra trong Báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội X của Đảng năm 2006. Kể từ đó đến nay, hoạt động công bố lưu trữ lịch sử đã được quan tâm và được thể hiện trong các văn bản, như: Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, dự kiến: “đến năm 2030 sẽ có 50% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, 50% hồ sơ tài liệu được công bố, triển lãm giới thiệu cho công chúng; bình quân hằng năm, phục vụ 20.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng, trong đó 20% thông tin của tài liệu lưu trữ (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành Văn thư, Lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng”.
Ngoài ra, theo Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ cần “bố trí diện tích thích đáng để thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật theo quy định, chủ động công bố giới thiệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu quả”.
Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt chương trình công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế – xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước, các lưu trữ có trách nhiệm “tổ chức biên dịch tài liệu Hán Nôm, tài liệu tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để phục vụ công bố; tổ chức xử lý khối tài liệu ảnh bị sai sót, thiếu thông tin trước khi đưa ra công bố; công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ chiến lược phát triển kinh tế – xã hội của đất nước thông qua các hình thức: trưng bày, triển lãm, xuất bản ấn phẩm, xây dựng phim, phóng sự trên các phương tiện thông tin đại chúng và các hình thức khác; nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm công tác công bố tài liệu lưu trữ; đầu tư cơ sở vật chất phục vụ hoạt động công bố tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử nhà nước; xây dựng cổng thông tin công bố tài liệu lưu trữ quốc gia”.
Các văn bản chỉ đạo trên tạo nên hành lang pháp lý quan trọng để thực hiện hoạt động công bố tại các lưu trữ lịch sử hiện nay.
4. Giải pháp đẩy mạnh hoạt động công bố tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử
4.1. Nhóm giải pháp về quy trình công bố
Các lưu trữ lịch sử có thể sử dụng nhiều hình thức công bố tài liệu lưu trữ khác nhau để công khai, giới thiệu thông tin về tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động này cần thực hiện theo đúng quy trình và yêu cầu nhằm đạt được hiệu quả công bố tốt nhất. Cụ thể như:
Một là, lập kế hoạch chi tiết về công bố tài liệu lưu trữ. Để tổ chức công bố tài liệu lưu trữ, các lưu trữ lịch sử cần xây dựng 3 loại kế hoạch chính gồm kế hoạch tổng thể (dài hạn), kế hoạch công bố tài liệu lưu trữ hằng năm và kế hoạch từng hoạt động công bố.
Theo Quyết định số 2194/QĐ-TTg, phần lớn các lưu trữ lịch sử đã xây dựng kế hoạch dài hạn trong hoạt động công bố tài liệu lưu trữ đến năm 2030 với các hình thức và chủ đề công bố khá đa dạng về quá trình thay đổi địa giới hành chính, tổ chức bộ máy hành chính qua các thời kỳ; kết quả hoạt động các lĩnh vực của đời sống xã hội; các mốc lịch sử trong kháng chiến và đấu tranh giành độc lập; các nhân vật lịch sử, di tích lịch sử – văn hóa tại địa phương… Từ kế hoạch tổng thể, các lưu trữ lịch sử cần xây dựng kế hoạch công bố của từng năm, trong đó thể hiện rõ số lượng hoạt động công bố, chủ đề công bố, hình thức công bố, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, thời gian thực hiện, kinh phí thực hiện. Tiếp đó, mỗi hoạt động công bố cần được xây dựng bản kế hoạch cụ thể nhằm xác định rõ mục đích công bố, chủ đề công bố, kế hoạch sưu tầm tài liệu, tiến độ thực hiện, địa điểm tổ chức, phân công công việc và dự trù kinh phí.
Hai là, lựa chọn chủ đề công bố. Trong thực tế, lựa chọn chủ đề là yếu tố quyết định đến sự thành công của toàn bộ hoạt động công bố của lưu trữ lịch sử. Đây là nhiệm vụ đòi hỏi có sự am hiểu về khối tài liệu cần công bố, sự linh hoạt và sáng tạo trong đặt tên sản phẩm công bố và sự phối hợp giữa các cá nhân được phân công nhiệm vụ công bố tài liệu lưu trữ trong cơ quan lưu trữ.
Việc lựa chọn chủ đề cần bảo đảm gắn với mục đích công bố; có tính mới, hấp dẫn hoặc có tính thời sự. Ví dụ: chủ đề công bố nhằm phục vụ sự phát triển kinh tế – xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước, kỷ niệm sự kiện trọng đại, bảo tồn bản sắc văn hóa, tôn giáo, tín ngưỡng hoặc tôn vinh danh nhân có đóng góp lớn của địa phương, quốc gia… Ngoài ra, chủ đề công bố cần gắn với các sự kiện lớn của địa phương hoặc quốc gia để tăng thêm ý nghĩa của hoạt động công bố. Ngoài ra, chủ đề công bố được xác định rõ ràng giúp định hướng thuận lợi cho việc sưu tầm và lựa chọn tài liệu để công bố.
Ba là, sưu tầm và lựa chọn tài liệu lưu trữ để công bố. Việc sưu tầm và lựa chọn tài liệu lưu trữ để công bố có vai trò quyết định đến chất lượng của sản phẩm công bố. Chủ đề có hấp dẫn đến mấy nhưng các tài liệu lưu trữ không phản ánh đúng chủ đề, không đặc sắc hoặc quá nghèo nàn, đơn điệu có thể không đem lại hiệu quả như mục tiêu đặt ra. Các tài liệu lưu trữ được lựa chọn phải bảo đảm độ tin cậy, tính chính xác cao, đa dạng về loại hình và có sự độc đáo về hình thức và nội dung. Do đó, tài liệu lưu trữ được sưu tầm và lựa chọn cần là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp. Nếu là tài liệu sưu tầm cần bảo đảm yêu cầu đặc sắc, quý, hiếm.
Với mỗi chủ đề công bố cụ thể, lưu trữ lịch sử cần xác định rõ nguồn tìm kiếm và sưu tầm tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động công bố có thể được các lưu trữ lịch sử khai thác và sưu tầm từ 3 nguồn chính sau:
(1) Nguồn tài liệu lưu trữ tại địa phương.Trước hết là nguồn tài liệu lưu trữ do chính lưu trữ lịch sử đang trực tiếp quản lý, bao gồm tài liệu từ các nguồn nộp lưu và tài liệu sưu tầm. Ngoài ra, nguồn tài liệu phản ánh các vấn đề của địa phương còn có thể sưu tầm từ các cơ quan có liên quan trên địa bàn như bảo tàng, thư viện, các cá nhân, gia đình, dòng họ hoặc cơ sở thờ tự… Nguồn tài liệu này càng phong phú thì càng thuận lợi cho hoạt động công bố.
(2) Nguồn tài liệu lưu trữ ngoài địa phương. Trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước, nhiều tỉnh, thành phố hiện nay là kết quả của việc chia tách hoặc sáp nhập địa giới hành chính của một hoặc nhiều tỉnh, thành phố khác. Do đó, tùy vào chủ đề công bố tài liệu lưu trữ thuộc thời kỳ lịch sử nào mà cơ quan lưu trữ có thể thực hiện hoạt động sưu tầm ở tỉnh, thành phố có mối liên hệ trong lịch sử. Ngoài ra, tại các trung tâm lưu trữ quốc gia hiện nay đang bảo quản nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến địa giới hành chính, kinh tế, văn hóa, khoa học… của địa phương trong một giai đoạn lịch sử nhất định, vì vậy, lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố có thể sưu tầm tài liệu lưu trữ ở các trung tâm lưu trữ quốc gia trong nước.
(3) Nguồn tài liệu lưu trữ ở ngoài nước. Đối với hoạt động công bố của các trung tâm lưu trữ quốc gia, chủ đề công bố có thể liên quan đến những tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại một số lưu trữ của các quốc gia khác trên thế giới. Do đó, hoạt động sưu tầm tài liệu liên quan đến chủ đề công bố còn được thực hiện tại các lưu trữ quốc gia khác có liên quan.
Bốn là, lựa chọn hình thức công bố. Nhu cầu của công chúng về việc tiếp cận thông tin rất đa dạng, vì vậy, hình thức công bố tài liệu lưu trữ cũng cần thiết kế linh hoạt để phù hợp với các nhu cầu đó. Cụ thể như:
(1) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên mạng diện rộng internet: trước đây, việc giới thiệu tài liệu lưu trữ thường được thực hiện dưới dạng công văn hoặc thông báo giấy, tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin hiện nay, hoạt động giới thiệu tài liệu lưu trữ cần được thực hiện trên môi trường mạng. Các lưu trữ lịch sử cần xác định những nội dung để giới thiệu trên nền tảng công nghệ thích hợp.
(2) Giới thiệu trên website: đối tượng tìm kiếm thông tin trên website thường là những người có nhu cầu sử dụng thực sự và muốn tiếp cận các thông tin chính thống. Do đó, các lưu trữ lịch sử cần xây dựng website riêng, nếu sử dụng chung website với cơ quan chủ quản cần thiết lập giao diện để dễ dàng tìm kiếm và tra cứu thông tin.
(3) Giới thiệu trên mạng xã hội: các lưu trữ lịch sử cần tận dụng kênh thông tin này để thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ đến những khách hàng hiện tại và tiềm năng. Tuy nhiên, thói quen đọc tin trên mạng xã hội chỉ “lướt”, “chớp nhoáng” nên thông tin cần cô đọng, súc tích và ngắn gọn để dễ dàng truyền thông điệp đến với người tiếp nhận thông tin. Với hình thức này, thông tin đưa lên mạng xã hội là những tin, bài, video clip ngắn giới thiệu về một khối tài liệu tài liệu lưu trữ cụ thể, một vấn đề, một phát hiện cụ thể trong nội dung tài liệu lưu trữ. Những tin bài này cần gợi mở cho người xem sự thích thú, tò mò và mong muốn được tiếp cận thông tin trong tài liệu đó.
(4) Viết bài công bố trên báo, tạp chí chuyên ngành: là hình thức công bố truyền thống đã được thực hiện từ lâu và khá phổ biến. Thông thường, các bài viết công bố trên báo, tạp chí thường tập trung vào một vấn đề cụ thể và được trình bày chi tiết, rõ ràng những thông tin trong tài liệu lưu trữ cũng như những bình luận, đánh giá về nguồn gốc, xuất xứ, đặc điểm và giá trị của các tài liệu sơ cấp này. Đây cũng là một nguồn thông tin tham khảo rất có giá trị phục vụ cho hoạt động nghiên cứu khoa học.
Hiện nay, sự xuất hiện của các báo, tạp chí phiên bản điện tử khiến nội dung các bài viết công bố được lan tỏa rộng rãi hơn so với báo, tạp chí giấy. Đồng thời, là kênh truyền thông quan trọng nhằm hướng tới nhóm độc giả tiềm năng của các lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, trong bài viết công bố theo hình thức này cần phải chú thích rõ số lưu trữ, phông lưu trữ và nơi bảo quản những tài liệu lưu trữ được công bố. Có như vậy, người có nhu cầu sử dụng mới biết được địa chỉ để tiếp cận các tài liệu quan tâm.
(5) Xây dựng các chương trình phát thanh, truyền hình: Với những tài liệu lưu trữ đặc sắc, có nội dung và giá trị quan trọng, lưu trữ lịch sử có thể phối hợp với cơ quan phát thanh, truyền hình để giới thiệu nội dung của những tài liệu đó. Hình thức công bố tài liệu lưu trữ trên phát thanh, truyền hình hướng tới công chúng đa dạng với những đặc điểm và mục đích sử dụng thông tin khác nhau.
Để xây dựng được một chương trình phát thanh, truyền hình bảo đảm đúng mục đích công bố, người làm công tác công bố tại các lưu trữ lịch sử cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng những tài liệu lưu trữ có liên quan đến chủ đề và trao đổi kỹ kịch bản, nội dung tài liệu với cơ quan phát thanh, truyền hình. Bên cạnh đó, kinh phí để xây dựng một chương trình truyền hình cũng không nhỏ nên các lưu trữ lịch sử cần lựa chọn thời gian phát sóng và thời điểm thích hợp nhằm đạt được mục đích công bố hiệu quả nhất.
(6) Xuất bản phẩm: là các sản phẩm dưới dạng chữ viết, hình ảnh, âm thanh về một chủ đề cụ thể hoặc về một giai đoạn nhất định trong lịch sử trên cơ sở tổng hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ và được phát hành bởi một cơ quan, tổ chức. Xuất bản phẩm gồm nhiều loại khác nhau như sách chuyên đề, sách hướng dẫn phông lưu trữ, kỷ yếu hội nghị, băng, đĩa…
Tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, hoạt động biên soạn xuất bản phẩm đã được thực hiện nhiều nên khá bài bản và chuyên nghiệp. Đặc biệt, xuất bản phẩm được biên soạn không phải chỉ là các ấn phẩm dưới dạng quà tặng, sách biếu mà đến nay, ấn phẩm sách xuất bản còn được biên soạn để cung cấp trên thị trường nhằm phục vụ nhu cầu của xã hội.
(7) Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ: ngoài yêu cầu về lựa chọn chủ đề hấp dẫn, tài liệu lưu trữ chứa đựng nội dung thông tin có nhiều ý nghĩa thì những vấn đề như trang trí, thiết kế trưng bày, địa điểm tổ chức, thuyết minh – hướng dẫn, sử dụng thiết bị công nghệ hay các hoạt động trải nghiệm liên quan… là yếu tố quyết định đến sự thành công của hình thức trưng bày, triển lãm. Do đó, các lưu trữ lịch sử cần tính toán kỹ lưỡng cách thức tổ chức sao cho bảo đảm chất lượng nội dung và tính hấp dẫn để đạt được mục đích tổ chức.
Một yếu tố không thể thiếu quyết định sự thành công của trưng bày, triển lãm là khách tham quan. Các lưu trữ lịch sử cần căn cứ vào chủ đề của trưng bày, triển lãm để dự kiến các nhóm khách tham quan phù hợp. Khách tham quan có thể là khách mời hoặc khách tự do. Với khách mời thường chỉ xuất hiện vào thời điểm khai mạc trưng bày, triển lãm và chỉ giới hạn theo thành phần được mời. Trong khi đó, một trưng bày, triển lãm rất kỳ công và tốn kém mới có thể tổ chức được. Do đó, các lưu trữ lịch sử cần có chính sách kích thích nhóm khách tự do là công chúng địa phương, khách du lịch hoặc những đối tượng có liên quan đến chủ đề triển lãm. Nếu địa điểm tổ chức tại cơ quan lưu trữ lịch sử sẽ giới hạn công chúng tiếp cận. Tuy nhiên, nếu trưng bày, triển lãm được tổ chức ở những địa điểm công cộng hoặc di tích lịch sử – văn hóa sẽ có số lượng khách tham quan lớn hơn và qua đó đạt được hiệu quả tốt hơn.
Triển lãm online cũng là một hình thức tổ chức có thể tiết kiệm nguồn lực nhưng về hiệu quả có phần thiếu tính hấp dẫn hơn so với hình thức triển lãm trực tiếp. Do đó, các lưu trữ lịch sử có thể kết hợp các hình thức triển lãm khác nhau để đáp ứng tốt nhất nhu cầu đa dạng của công chúng.
(8) Tổ chức hội thảo, tọa đàm chuyên đề: về mặt lý thuyết, hình thức hội thảo, tọa đàm chưa được xếp vào các hình thức công bố tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, xét về bản chất, hội thảo, tọa đàm về một chủ đề nhất định chính là cơ hội để công khai, giới thiệu tài liệu lưu trữ đến một hoặc những nhóm đối tượng cụ thể. Với hình thức này, tài liệu lưu trữ về một chủ đề nhất định sẽ được những người am hiểu giới thiệu, thông qua đó, những người tham dự sẽ nắm được những tài liệu lưu trữ có giá trị và nơi bảo quản chúng. Ví dụ: lưu trữ lịch sử tổ chức tọa đàm về chủ đề “địa giới hành chính của địa phương” hoặc “địa danh qua tài liệu lưu trữ”… là cơ hội để các nhà nghiên cứu, lưu trữ viên hoặc thậm chí các cá nhân, gia đình, dòng họ, cơ sở thờ tự ở địa phương có cơ hội được chia sẻ thông tin nguồn tài liệu. Ngoài ra, khách mời là học sinh, sinh viên, cán bộ, công chức ở các cơ quan, các nhà nghiên cứu khác và công chúng quan tâm có cơ hội được giới thiệu về thông tin mới trong tài liệu và biết đến nguồn tài liệu có giá trị đang bảo quản tại các lưu trữ khác nhau.
(9) Truyền đạt nội dung tài liệu: với các sản phẩm công bố như trưng bày, triển lãm, viết bài trên báo, tạp chí hoặc xuất bản ấn phẩm, nội dung tài liệu lưu trữ cần được công bố chính xác, trung thực với nguyên bản nội dung tài liệu. Bên cạnh đó, những dấu hiệu như dấu chỉ các mức độ mật, khẩn hoặc bút tích của người có liên quan cần được thể hiện đầy đủ và chính xác. Với các tài liệu đặc thù như bản vẽ, bản đồ, tài liệu ghi âm, ghi hình cần truyền đạt đầy đủ nội dung thông tin trong tài liệu, tránh cắt, ghép tùy tiện.
(10) Trình bày và hệ thống hóa tài liệu công bố: trong các hình thức công bố, tài liệu lưu trữ cần được sắp xếp theo trật tự nhất định với tiêu chí về thời gian, địa danh, vấn đề… Việc sắp xếp logic và khoa học sẽ giúp người tiếp nhận thông tin sẽ dễ dàng nắm bắt về nội dung của chủ đề công bố. Mỗi tài liệu khi trưng bày cần chú thích đầy đủ và trích dẫn nguồn rõ ràng. Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, việc chú thích nhằm cung cấp thêm thông tin về tài liệu và nguồn tài liệu trở nên dễ dàng và hấp dẫn hơn. Theo đó, với hình thức trưng bày, triển lãm, khách tham quan có thể sử dụng thiết bị tai nghe để nghe thêm thông tin giới thiệu. Ngoài ra, khách tham quan cũng có thể sử dụng điện thoại thông minh để quét mã QR để có thêm thông tin chi tiết và trích dẫn nguồn của tài liệu.
4.2. Giải pháp về tổ chức hoạt động công bố tài liệu lưu trữ
(1) Về nhân sự. Lưu trữ lịch sử cần phân công công việc cụ thể đối với từng nhân sự khi tổ chức hoạt động công bố tài liệu lưu trữ trên cơ sở năng lực chuyên môn và sở trường của mỗi cá nhân. Bên cạnh đó, nhân sự thực hiện hoạt động công bố cần được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng đối với từng hình thức công bố. Các lưu trữ lịch sử cần phối hợp với cơ sở đào tạo để mở các khóa đào tạo ngắn hạn phù hợp hoặc cử nhân sự tham gia các khóa học đào tạo về kỹ năng viết bài công bố trên báo, tạp chí; kỹ năng biên soạn xuất bản phẩm; kỹ năng tổ chức trưng bày, triển lãm; kỹ năng viết bài giới thiệu trên các phương tiện truyền thông; kỹ năng xây dựng video clip…
(2) Về kinh phí. Trên cơ sở nguồn ngân sách được cấp hằng năm, mỗi lưu trữ lịch sử cần phân bổ tài chính để thực hiện các hình thức công bố tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, với những hình thức công bố tài liệu lưu trữ đòi hỏi nguồn kinh phí lớn, các lưu trữ lịch sử có thể huy động từ các nhà tài trợ hoặc hợp tác với các cơ quan khác để chia sẻ kinh phí. Việc tài trợ không chỉ về tài chính mà còn có thể tài trợ về địa điểm, thiết bị… cho quá trình trưng bày, triển lãm hoặc quà tặng cho khách tham quan…
(3) Cơ sở vật chất phục vụ công bố. Trong hoạt động công bố tài liệu lưu trữ, yếu tố cơ sở vật chất có vai trò không thể thiếu với các hình thức, như: trưng bày, triển lãm, hội thảo, hội nghị. Do đó, lưu trữ lịch sử cần lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công tác công bố như tủ kính trưng bày, giá đỡ, khung treo, màn hình, loa đài, thiết bị thuyết minh… Ngoài ra, với hình thức công bố tài liệu lưu trữ trên mạng internet, lưu trữ lịch sử cần trang bị đầy đủ hệ thống máy móc, thiết bị công nghệ và mạng viễn thông để hình thức này được thực hiện thường xuyên và hiệu quả.
(4) Tổ chức giải mật tài liệu lưu trữ. Hiện nay, số lượng tài liệu có dấu chỉ các mức độ mật trong các lưu trữ lịch sử vẫn còn không ít mặc dù nội dung thông tin không còn là bí mật. Nhiều trường hợp trong hồ sơ có một hoặc một số tài liệu mật nên những tài liệu còn lại cũng khó có thể công khai thông tin. Điều này khiến hoạt động công bố và quá trình tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn. Do đó, các lưu trữ lịch sử nên thực hiện thủ tục giải mật theo đúng quy định để phát huy giá trị các tài liệu lưu trữ hiện có.
(5) Xử lý nghiệp vụ hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ. Một trong những điều kiện để thực hiện hoạt động công bố là tài liệu lưu trữ được tổ chức khoa học và sẵn sàng để phục vụ. Vì vậy, các khối tài liệu, phông lưu trữ hoặc bộ sưu tập khi được quản lý tại lưu trữ lịch sử cần được phân loại, sắp xếp và hệ thống hóa hoàn chỉnh. Đồng thời, với các khối tài liệu đặc thù, như tài liệu hình ảnh cần rà soát, sắp xếp và bổ sung thông tin đầy đủ. Thông qua quá trình xử lý nghiệp vụ, các viên chức tại lưu trữ lịch sử có cơ hội nắm bắt đầy đủ về khối tài liệu lưu trữ đang quản lý nhằm có tham mưu, đề xuất trong hoạt động công bố.
(6) Giới thiệu sản phẩm công bố đến học sinh, sinh viên. Hiện nay, hoạt động đào tạo không chỉ dừng lại ở việc học lý thuyết trên lớp mà người học có nhu cầu được trải nghiệm thực tế ở nhiều không gian, địa điểm khác nhau. Các lưu trữ lịch sử hoàn toàn có thể trở thành một địa điểm học tập ngoại khóa để học sinh, sinh viên có cơ hội trải nghiệm những tài liệu lưu trữ về một chủ đề hoặc một giai đoạn lịch sử nhất định thông qua các trưng bày, triển lãm, hội thảo, hội nghị tại lưu trữ lịch sử..
(7) Truyền thông các sản phẩm công bố tài liệu lưu trữ. Mỗi sản phẩm công bố tài liệu lưu trữ đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức để hoàn thành. Do đó, mỗi khi có sản phẩm công bố mới, lưu trữ lịch sử cần thực hiện tổng hợp nhiều biện pháp truyền thông. Cụ thể như thiết kế banner ở địa điểm nhiều người qua lại, vị trí dễ nhận biết; giới thiệu thông tin về sản phẩm công bố trên mạng xã hội, truyền hình, phát thanh và họp báo; thiết kế quà tặng liên quan đến chủ đề của trưng bày, triển lãm…
5. Kết luận
Công bố tài liệu lưu trữ là hoạt động đòi hỏi sự chủ động, linh hoạt và sáng tạo trong công tác tổ chức thực hiện. Các lưu trữ lịch sử có thuận lợi lớn về nguồn tài liệu lưu trữ nên cần đẩy mạnh các hoạt động công bố để công chúng có cơ hội tiếp cận, khai thác và sử dụng những tài liệu ấy. Chỉ khi tài liệu lưu trữ được lan tỏa và phát huy giá trị thì lưu trữ nói chung và các lưu trữ lịch sử nói riêng mới hoàn thành được sứ mệnh mà xã hội đã giao – “hồi sinh cho tài liệu lưu trữ”.
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ trưởng Bộ Nội vụ (2012). Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 về việc quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.
2. Trần Việt Hà (2019). Nghiên cứu hiệu quả công bố tài liệu lưu trữ tại Việt Nam. Luận án tiến sĩ ngành Lưu trữ học.
3. Nguyễn Văn Hàm, Đào Đức Thuận (2017). Công bố tài liệu văn kiện. H. NXB Đại học Quốc gia.
4. Nguyễn Văn Hàm (2005). Trao đổi về một số nguyên tắc chung trong công bố tài liệu. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5/2005.
5. Thủ tướng Chính phủ (2021). Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24/12/2021 về việc phê duyệt Chương trình công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế – xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước.
