ThS. Đặng Văn Phong
Học viện Hành chính Quốc gia
(Quanlynhanuoc.vn) – Lưu trữ tư có giá trị về nhiều mặt, là một phần quan trọng không thể thiếu trong phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Bài viết trình bày các nội dung về quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư trong Luật Lưu trữ năm 2024 và bàn luận về những điều khoản này trong việc thi hành, qua đó giúp chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư nắm được những quy định mới của Luật Lưu trữ năm 2024.
Từ khóa: Quyền; nghĩa vụ; tài liệu lưu trữ tư; chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư; Luật Lưu trữ năm 2024.
1. Đặt vấn đề
Sau hơn 10 năm ban hành, Luật Lưu trữ năm 2011 đã xuất hiện những bất cập, hạn chế và có nhiều nội dung chưa phù hợp với sự thay đổi của bối cảnh xã hội, trong đó có những điều khoản về lưu trữ tư. Lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ có nhiều giá trị thiết thực không chỉ với cá nhân, gia đình, dòng họ sở hữu mà còn đối với xã hội và cộng đồng. Tuy nhiên, những quy định về quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân trong Luật Lưu trữ năm 2011 còn nhiều thiếu sót, bất cập. Mặc dù các bất cập kể trên đã được điều chỉnh nhiều trong Luật Lưu trữ năm 2024 nhưng hiện nay vẫn chưa có văn bản dưới luật luận giải và hướng dẫn thực hiện chi tiết, điều này dẫn đến những lúng túng nhất định trong việc thi hành của các chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư. Trong bài viết, tác giả hệ thống hóa và có những luận giải về các quyền và nghĩa vụ của các chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư được quy định trong Luật Lưu trữ năm 2024 nhằm hỗ trợ việc thi hành các điều khoản này một cách hiệu quả.
2. Cơ sở lý thuyết
a. Khái niệm lưu trữ tư
Tại khoản 14 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2024, lần đầu tiên thuật ngữ “lưu trữ tư” được trình bày, theo đó, lưu trữ tư được xác định là lưu trữ không phải của hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ mà của các cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức. Điều này thừa nhận quyền sở hữu và các quyền tự quyết của lưu trữ tư.
b. Tài liệu lưu trữ tư
Có thể hiểu, tài liệu lưu trữ tư là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức (không phải của hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ) qua các thời kỳ lịch sử, chế độ chính trị khác nhau, phản ảnh giá trị ở nhiều mặt, được thừa nhận là một phần của Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tài liệu lưu trữ tư phản ánh đa dạng lĩnh vực đời sống của xã hội, dân tộc trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau từ những vấn đề riêng tư cá nhân cho đến những vấn đề liên quan tới cộng việc, sự cống hiến có ảnh hưởng đến cộng đồng, quốc gia, dân tộc. Tài liệu lưu trữ tư có giá trị trong nghiên cứu khoa học, lịch sử, văn hóa, chính trị, kinh tế, sở hữu trí tuệ… bằng chứng pháp lý thuyết phục không những liên quan đến cá nhân, giá đình, dòng họ, cộng đồng mà còn là của quốc gia, dân tộc.
Về loại hình tài liệu, do sự đa dạng của các đối tượng (tư) và đặc thù trong quá trình hình thành tài liệu nên tài liệu lưu trữ tư cũng có loại hình, chất liệu, kích thước đa dạng, không theo một chuẩn mực hay một quy định thống nhất, cụ thể nào, có thể là tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn, tài liệu trên các vật mang tin khác, tài liệu điện tử…
3. Quy định về quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư
a. Quyền đối với tài liệu lưu trữ tư của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng
Thứ nhất, sở hữu và quản lý tài liệu lưu trữ tư. Luật Lưu trữ năm 2024 quy định về tài liệu lưu trữ tư tại khoản 4 Điều 9, trong đó xuất xứ của tài liệu lưu trữ tư được hình thành từ hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức phi chính phủ, tổ chức kinh tế không phải là doanh nghiệp nhà nước. Bên cạnh đó, tại khoản 6 Điều 10 và khoản 1 Điều 49 cũng xác định “tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ tư, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư (nếu có)” và “sở hữu hợp pháp tài liệu lưu trữ tư”. Căn cứ Điều 221 Bộ luật Dân sự năm 2015 và các điều khoản nêu trên, tài liệu lưu trữ cá nhân thuộc quyền sở hữu của cá nhân, gia đình, dòng họ, tổ chức đã tạo ra tài liệu trong quá trình hoạt động hợp pháp của mình. Điều 158 Bộ luật Dân sự năm 2015 cũng xác định người có quyền sở hữu tài sản (trong đó có cả tài liệu lưu trữ) sẽ có ba quyền gồm: quyền chiếm hữu, quyền sử dụng và quyền định đoạn.
Thứ hai, quyết định áp dụng quy định của Luật Lưu trữ. Theo khoản 5 Điều 3 Luật Lưu trữ năm 2024, chủ sở hữu đối với tài liệu lưu trữ tư (tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng) có quyền quyết định việc áp dụng quy định của luật này đối với tài liệu lưu trữ tư, trừ trường hợp tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt. Điều này có thể hiểu việc áp dụng quy định của Luật Lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tư là không bắt buộc, chủ sở hữu có thể áp dụng hoặc không, ngoại trừ tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.
Thứ ba, được công nhận là tài liệu có giá trị đặc biệt và được lập bản sao dự phòng. Căn cứ khoản 1 Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2024, “cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có quyền lập hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý, sở hữu”. Cũng theo điểm b, khoản 4 Điều 39, Chủ tịch UBND cấp tỉnh có thẩm quyền công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ tư. Theo đó, các chủ sở hữu và quản lý tài liệu lưu trữ tư xét theo các tiêu chí tại Điều 38 Luật Lưu trữ để làm các thủ tục công nhận tài liệu có giá trị đặc biệt. Đồng thời, tài liệu lưu trữ được công nhận là tài liệu có giá trị đặc biệt có quyền được Nhà nước lập bản dự phòng theo quy định tại Điều 22 Luật Lưu trữ.
Thứ tư, được ký gửi, tặng cho, bán và mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài. Khoản 3 Điều 49 Luật Lưu trữ năm 2024 quy định chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có quyền ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư. Theo đó, chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có quyền ký gửi tài liệu lưu trữ của mình vào lưu trữ lịch sử; có thể tặng cho hoặc bán tài liệu lưu trữ cho Nhà nước (Điều 50, 51). Tuy nhiên, Nhà nước cũng có quyền từ chối việc ký gửi, hay tiếp nhận tài liệu lưu trữ tư (khoản 2 Điều 50). Bên cạnh đó, chủ sở hữu tài liệu lữu trữ tư có quyền bán tài liệu của mình cho các đối tượng khác nhau ngoài Nhà nước hoặc mang tài liệu ra nước ngoài.
Đối với tài liệu lưu trữ tư được xác định là tài liệu có giá trị đặc biệt, khuyến khích chủ sở hữu ký gửi, tặng, cho bán tài liệu cho Nhà nước. Theo đó, chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được ký gửi tài liệu miễn phí vào lưu trữ lịch sử theo thỏa thuận (khoản 4 Điều 52). Bên cạnh đó, chủ sở hữu tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt có thể mang tài liệu ra nước ngoài khi thỏa mãn hai điều kiện tại khoản 6 Điều 52 Luật Lưu trữ.
Thứ năm, được yêu cầu hỗ trợ bảo quản và phát huy giá trị. Chủ sở hữu tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt do cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng tự bảo quản có quyền yêu cầu Nhà nước hỗ trợ trong việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, chi tiết các nội dung hỗ trợ quy định tại điểm a, b, c khoản 3 Điều 52 Luật Lưu trữ năm 2024. Điểm mới của quy định này so với Luật Lưu trữ năm 2011 nằm ở sự chi tiết về các hình thức hỗ trợ cụ thể. Quy định mới cho phép chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt có thêm sự lựa chọn cũng như an tâm trong việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu, giúp tăng cường việc bảo quản, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt ngoài các lưu trữ lịch sử.
Thứ sáu, được tiếp nhận, huy động và sử dụng các nguồn lực hợp pháp trong lưu trữ tư. Theo khoản 6 Điều 49 Luật Lưu trữ năm 2024, chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư được phép tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực hợp pháp trong lưu trữ tư, điều này có nghĩa chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư được phép huy động, tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực (tài lực, vật lực… các nguồn lực khác) từ các nguồn hợp pháp để đầu tư thực hiện các hoạt động lưu trữ tư.
Thứ bảy, được ưu tiên sử dụng tài liệu lưu trữ đã hiến tặng, khen thưởng và cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ theo thỏa thuận. Căn cứ theo khoản 7 Điều 48, khoản 7 Điều 49 và khoản 4 Điều 51 Luật Lưu trữ năm 2024, “tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng đã hiến tặng tài liệu lưu trữ được ưu tiên sử dụng miễn phí tài liệu lưu trữ đã tặng cho Nhà nước; được vinh danh, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng”. Đây là chính sách nhằm khuyến khích các chủ sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân hiến tặng tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt cho Nhà nước và cộng đồng khai thác sử dụng. Chính sách này có nhiều lợi ích cho cả chủ sở hữu tài liệu, tài liệu, Nhà nước và cộng đồng.
Bên cạnh đó, chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có quyền cho phép cá nhân, tổ chức, cơ quan khác sử dụng tài liệu lưu trữ của mình, do mình quản lý theo điểm b khoản 3 Điều 23 Luật Lưu trữ năm 2024. Ngoài ra, điểm b khoản 1 Điều 40 Luật Lưu trữ năm 2024 quy định các tài liệu lưu trữ có giá trị, là những dấu mốc quan trọng liên quan đến quá trình hình thành và phát triển của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng qua các thời kỳ sẽ có quyền thực hiện các hình thức phát huy giá trị tài liệu tại Điều 41 của Luật này.
b. Nghĩa vụ đối với tài liệu lưu trữ tư của chủ sở hữu
Một là, chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có nghĩa vụ quản lý, bảo quản an toàn và sử dụng, phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ, quy định tại theo khoản 6 Điều 10 và khoản 2 Điều 29 Luật Lưu trữ năm 2024. Quy định này đặc biệt lưu ý với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt. Nhà nước cũng đã đưa ra các chính sách hỗ trợ các chủ sở hữu trong việc quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng như chính sách về ký gửi, mua bán, cho tặng tài liệu, lập bản dự phòng, khai thác sử dụng, ngoài ra, có chính sách để phát triển lưu trữ tư đầy đủ và nhân văn tại Điều 48 Luật này.
Hai là, thông báo bằng văn bản đến Bộ Nội vụ. Chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến Bộ Nội vụ ngay sau khi thực hiện các giao dịch dân sự, như: trao đổi, cho tặng, bán, để lại di sản thừa kế đối với tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt mà không thuộc các trường hợp quy định tại điểm a khoản 4 Điều 52 Luật lưu trữ năm 2024; hoặc tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt bị mất, hỏng. Điều này giúp cho các cơ quan Nhà nước có trách nhiệm liên quan nắm bắt tình hình trong việc quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt để có các hành động kịp thời và phù hợp với pháp luật hiện hành.
Ba là, tổ chức lưu trữ phục vụ cộng đồng nhằm phát huy giá trị tài liệu. Đây hoạt động có thể được coi vừa là quyền vừa là nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư nói chung, tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt nói riêng. Theo khoản 1 Điều 40; Điều 41 và khoản 4, khoản 5 Điều 49 Luật Lữu trữ năm 2024, mục đích của lớn của việc lưu trữ tài liệu là phát huy tối đa giá trị của tài liệu liệu lưu trữ giúp cho kinh tế, chính trị, khoa học… phát triển, đặc biệt là bảo vệ chủ quyền quốc gia dân tộc. Chính vì vậy, cá nhân, cơ quan, tổ chức là chủ sở hữu hoặc có quyền quản lý tài liệu lưu trữ tư có nghĩa vụ bằng nhiều hình thức và dưới sự giúp đỡ của các cơ quan chuyên môn của Nhà nước đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ cộng đồng nhằm phát huy giá trị của tài liệu bằng nhiều hình thức khác nhau theo quy định của pháp luật.
Bốn là, chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có nghĩa vụ đóng phí khi ký gửi tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Theo khoản 1 Điều 50 và điểm b khoản 4 Điều 52 Luật Lưu trữ năm 2024, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ được phép ký gửi tài liệu lưu trữ vào các lưu trữ lịch sử, tuy nhiên chỉ có tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt mới được ký gửi miễn phí theo thỏa thuận. Chính vì vậy, chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư không có giá trị đặc biệt khi ký gửi tài liệu và được các lưu trữ lịch sử chấp thuận thì phải hoàn thành nghĩa vũ đóng phí ký gửi theo quy định của pháp luận hiện hành liên quan.
4. Kết luận
Các nội dung quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư tại Luật Lưu trữ năm 2024 tiếp tục khẳng định giá trị to lớn về nhiều mặt của tài liệu lưu trữ tư, là một phần không thể thiếu trong phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Theo đó, chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư nói chung, tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt nói riêng có những quyền và nghĩa vụ tương đối rõ ràng, điều này tạo điều kiện cho việc thực thi pháp luật. Tuy nhiên, để các điều khoản được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả, cần có thêm sự hướng dẫn thực hiện bởi các văn bản dưới luật của Chính phủ hoặc các cơ quan có thẩm quyền quản lý ngành, tạo hành lang pháp lý đầy đủ, đồng bộ để quản lý hiệu quả, bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư.
Tài liệu tham khảo:
1. Trần Văn Quang (2024). Quyền và trách nhiệm đối với tài liệu lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng. Tạp chí Quản lý nhà nước, số 338 (tháng 3/2024). DOI: https://doi.org/10.59394/qlnn.338.2024.801.
2. Quốc hội (2015). Bộ luật Dân sự năm 2015.
3. Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024.
4. Sửa đổi Luật Lưu trữ nhằm khắc phục kịp thời những bất cập, hạn chế, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. https://tcnn.vn/news/detail/62652/Sua-doi-Luat-Luu-tru-nham-khac-phuc-kip-thoi-nhung-bat-cap-han-che-dap-ung-yeu-cau-chuyen-doi-so.html.
5. Quản lý tài liệu lưu trữ tư ở Việt Nam. https://www.quanlynhanuoc.vn/2024/09/19/quan-ly-tai-lieu-luu-tru-tu-o-viet-nam/
