TS. Lê Ngọc Hồng
Học viện Hành chính Quốc gia
(Quanlynhanuoc.vn) – Nghiên cứu quy định của Luật Lưu trữ hiện hành của Việt Nam và tham khảo nội dung về lưu trữ tư nhân, lưu trữ ngoài nhà nước trong Luật Lưu trữ của CHLB Nga, tác giả đưa ra một số nhận định về khái niệm, đặc điểm và nội dung dịch vụ của lưu trữ tư, lưu trữ ngoài nhà nước, qua đó gợi mở những nội dung cần nghiên cứu sâu hơn về loại hình này trong điều kiện kinh tế – xã hội ở Việt Nam.
Từ khóa: lưu trữ tư, đặc điểm, lưu trữ ngoài nhà nước, Liên Bang Nga.
1. Đặt vấn đề
Chính sách pháp luật hiện hành về lưu trữ của Việt Nam coi hoạt động lưu trữ tư như là một trong những giải pháp quan trọng bảo đảm cho hoạt động lưu trữ đối với tài liệu của các thành phần tổ chức, cá nhân được hiệu quả trong điều kiện hiện nay.
Theo các nội dung nghiên cứu về lưu trữ của Liên Bang Nga, liên quan đến lưu trữ tư nhân có thể xem xét các khái niệm lưu trữ tư (Частный архив) và lưu trữ ngoài nhà nước (Негосударственные архивы) là các thuật ngữ pháp lý được sử dụng trong Luật Lưu trữ.
Về vai trò của lưu trữ tư nhân, hiện nay ngày càng có nhiều các doanh nghiệp và các tổ chức trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào mong muốn (ưu tiên) giải quyết các vấn đề về công việc văn phòng, lưu chuyển tài liệu và lưu trữ giấy tờ với sự trợ giúp của các chuyên gia.
2. Cơ quan, tổ chức lưu trữ, tổ chức tài liệu lưu trữ nhà nước và ngoài nhà nước
Phông lưu trữ của nhà nước hiện đại có nền kinh tế thị trường được chia thành hai thành phần – lưu trữ nhà nước và lưu trữ ngoài nhà nước.
Lưu trữ nhà nước hay còn gọi là lưu trữ quốc gia là các tài liệu lưu trữ thuộc quyền sở hữu của quốc gia, liên bang và thành phố. Trong khi đó lưu trữ ngoài nhà nước là phông lưu trữ mang tính chất xã hội, kinh tế, khoa học, lịch sử, văn hóa, tư nhân hoặc chính trị.
Cơ quan lưu trữ nhà nước thực hiện việc lưu trữ các tài liệu có tầm quan trọng quốc gia đặc biệt, đại diện cho giá trị lịch sử, khoa học hoặc văn hóa và thuộc về các cơ quan chính phủ. Lưu trữ nhà nước bao gồm lưu trữ liên bang và lưu trữ của các đơn vị cấu thành Liên Bang Nga – lưu trữ khu vực (vùng). Cả các kho lưu trữ của liên bang và khu vực đều được chia thành hai loại: các kho lưu trữ lịch sử mở đang hoàn thiện và các kho lưu trữ chuyên ngành đã hoàn thành.
Một số tài liệu lưu trữ có thể được lưu trữ bên ngoài cơ quan lưu trữ nhà nước tại các công ty lưu trữ tư nhân, ngày nay gắn liền với khái niệm “lưu trữ ngoài nhà nước”.
Các loại lưu trữ ngoài nhà nước được chia thành: lưu trữ của các tổ chức công cộng và các đảng phái chính trị; lưu trữ của cá nhân; lưu trữ của bất kỳ tổ chức thương mại hoặc phi lợi nhuận nào ngoại trừ các tổ chức và công ty có tính chất thành phố hoặc vùng; lưu trữ của các tổ chức tôn giáo. Lưu trữ ngoài nhà nước là một phần không thuộc nhà nước trong luồng tài liệu lưu trữ của quốc gia.
Phần lớn các công ty tư nhân quan tâm trực tiếp đến lưu lưu trữ ngoài nhà nước. Các kho lưu trữ như vậy có thể làm việc với bất kỳ công ty và doanh nghiệp nào hoặc có thể chuyên làm việc với các tổ chức có hồ sơ. Lưu trữ ngoài nhà nước là các tổ chức tiến hành hoạt động lưu trữ, ghi chép, lưu giữ, bảo quan, lập danh mục, thống kê, đóng bìa và xử lý tài liệu. Nhiều cơ quan lưu trữ phi nhà nước hiện đại cung cấp các dịch vụ phụ trợ cho khách hàng. Ví dụ: tạo lập các kho lưu trữ điện tử và cá nhân tại cơ sở của công ty, lập danh mục và kiểm kê tài liệu, scan và chuyển tài liệu sang định dạng điện tử, lấy mẫu và hệ thống hóa các tài liệu lưu trữ trước đây, tiêu hủy tài liệu không cần thiết và không có giá trị lưu trữ,…
Hầu hết các cơ quan lưu trữ ngoài nhà nước hiện đại đều cung cấp cho khách hàng của họ các dịch vụ lưu trữ bổ sung: tạo tài liệu lưu trữ cá nhân trên địa bàn của công ty, tạo tài liệu lưu trữ điện tử, tối ưu hóa công việc văn phòng, lập danh mục tài liệu lưu trữ, thống.
3. Một số đặc điểm cơ bản của lưu trữ ngoài nhà nước
(1) Cơ sở pháp lý của lưu trữ ngoài nhà nước
Tại Liên Bang Nga, bất kỳ lưu trữ nhà ngoài nhà nước nào cũng phải hoạt động theo luật pháp và tuân thủ tất cả các yêu cầu pháp lý cần thiết, trước hết điều này liên quan đến Luật Lưu trữ tại Liên Bang Nga ngày 22/10/2004 số 125-FZ.
(2) Tính chuyên nghiệp, trình độ pháp luật
Để quyết định giao việc lưu trữ tài liệu cho một tổ chức lưu trữ ngoài nhà nước cần nghiên cứu kỹ thị trường dịch vụ lưu trữ và lựa chọn một công ty có uy tín và lịch sử lâu đời. Các nhân viên lưu trữ chuyên nghiệp phải có trình độ học vấn cao hơn và có năng lực về mọi vấn đề pháp lý liên quan đến việc lưu trữ và tiêu hủy tài liệu. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên của các cơ quan lưu trữ ngoài nhà nước cũng phải bao gồm các chuyên gia công nghệ thông tin có trình độ.
(3) Quyền tạo và duy trì, bảo quản tài liệu lưu trữ
Cảc pháp nhân và cá nhân không chỉ tạo và duy trì các tài liệu lưu trữ mà còn chịu trách nhiệm về chất lượng và sự an toàn của chúng. Vì vậy, để bảo đảm an toàn tài liệu cần thiết phải nhờ đến các chuyên gia.
(4) Trách nhiệm bảo mật tài liệu
Ngày nay, tất cả các cá nhân và pháp nhân đều có quyền tạo kho lưu trữ để lưu trữ các tài liệu có giá trị được tạo ra trong quá trình làm việc của mình. Tuy nhiên, tất cả các pháp nhân và cá nhân đều phải chịu trách nhiệm về sự bảo mật, sự an toàn và tình trạng nguyên vẹn của các tài liệu này. Vì lý do này, việc đưa tài liệu vào lưu trữ tại kho lưu trữ ngoài nhà nước là một giải pháp rất hợp lý.
(5) Tiết kiệm không gian
Nhờ các kho lưu trữ ngoài nhà nước, các tổ chức, cá nhân có thể tiết kiệm thời gian và không gian, có thể loại bỏ những giấy tờ không cần thiết, những chiếc tủ với nhiều chồng tài liệu khác nhau mà trong đó rất khó khăn để có thể nhanh chóng tìm thấy một tài liệu quan trọng nào đó.
Tại Liên Bang Nga, lưu trữ nhà nước chỉ đảm nhận một số dịch vụ lưu trữ cơ bản, nhiều dịch vụ chỉ được thực hiện ở lưu trữ tư. Nội dung cụ thể có thể xem xét và so sánh nội dung dịch vụ lưu trữ nhà nước và tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ tư nhân ở bảng dưới đây:
Bảng so sánh nội dung dịch vụ lưu trữ nhà nước và tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ tư nhân
| STT | Danh mục | Lưu trữ tư nhân | Lưu trữ nhà nước |
| 1 | Chuẩn bị tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ | Có | Có |
| 2 | Hệ thống và phân loại tài liệu | Có | Không |
| 3 | Scan và chuyển tài liệu sang dạng điện tử | Có | Không |
| 4 | Trả tiền | Có | Không |
| 5 | Các dịch vụ bổ sung trong công tác bảo quản, xử lý và khai thác tài liệu | Có | Không |
Các dịch vụ chính của lưu trữ tư nhân gắn liền với việc tạo và tổ chức lưu trữ giấy và điện tử của công ty khách hàng. Các nhà lưu trữ chuyên nghiệp sẽ thực hiện một cách tiếp cận riêng cho từng đơn đặt hàng, có tính đến các đặc thù riêng, chi tiết cụ thể của từng doanh nghiệp, mong muốn của ban lãnh đạo cũng như khả năng tài chính của công ty.
4. Một số nội dung dịch vụ lưu trữ tư nhân
Thứ nhất, tư vấn chuyên môn: Các công ty lưu trữ tư nhân sẽ đưa ra những lời khuyên chuyên nghiệp về việc quản lý một cách hợp lý các kho lưu trữ ngoài nhà nước và sẽ giúp tối ưu hóa chi phí tài chính và lao động cho việc lưu trữ và bảo trì chúng.
Thứ hai, tạo lập hoặc tổ chức một kho lưu trữ giấy: Việc tạo lập hoặc tổ chức kho lưu trữ giấy tờ trong một tổ chức hoặc daonh nghiệp đòi hỏi phải thực hiện khá nhiều các thủ tục: thống kê, hệ thống hóa, lập danh mục tất cả các tài liệu của công ty. Chỉ những chuyên gia trong lĩnh vực của họ mới có thể xử lý tài liệu một cách chính xác, lập danh mục một cách chính xác và hệ thống các văn bản khác nói chung.
Thứ ba, lưu trữ điện tử: Các chuyên viên lưu trữ chuyên nghiệp của các cơ quan lưu trữ tư nhân phải có đầy đủ các hiểu biết pháp lý cần thiết về lưu trữ điện tử và một số trong hợp là những lập trình viên chuyên nghiệp. Chính những người này sẽ có thể nhanh chóng tạo ra một kho lưu trữ điện tử của công ty, cung cấp cho máy tính nhiều chương trình hỗ trợ khác nhau và cài đặt các cơ sở dữ liệu cần thiết.
Thứ tư, lưu trữ tài liệu bên ngoài trang web: Một dịch vụ phổ biến khác của các cơ quan lưu trữ tư nhân là cung cấp không gian cho các công ty khách hàng để lưu trữ tài liệu bên ngoài cơ sở. Trong trường hợp này, theo hợp đồng, các nhà lưu trữ sẽ duy trì kho lưu trữ của khách hàng trong tình trạng tốt, thường xuyên tiến hành kiểm kê, giao dịch trực tiếp với các cơ quan chính phủ, chấp nhận và phát hành tài liệu theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Thứ năm, tổ chức kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức lưu trữ tư nhân: Việc lưu trữ tài liệu bên ngoài trong kho lưu trữ tư nhân sẽ cho phép chủ sở hữu tổ chức không phải lo lắng về sự an toàn của các giấy tờ quan trọng, mất mát hoặc hư hỏng của chúng. Tài liệu được bảo quản tránh sự nhầm lẫn, trộm cắp và ảnh hưởng của môi trường, bởi cơ quan lưu trữ tư nhân (phi nhà nước) được trang bị theo các yêu cầu nghiêm ngặt của pháp luật Nga và với công nghệ mới nhất.
Thứ sáu, các dịch vụ bổ sung của kho lưu trữ tư nhân: Các cơ quan lưu trữ tư nhân cũng cung cấp cho khách hàng các dịch vụ để tối ưu hóa công tác văn phòng, đào tạo nhân viên công ty về cách xử lý tài liệu, các vấn đề pháp lý liên quan đến lưu trữ tài liệu và tạo lập các đơn vị lưu trữ khác nhau, đồng thời cung cấp dịch vụ đăng ký cho kho lưu trữ của công ty.
5. Kết luận
Với việc nghiên cứu những kinh nghiệm tổ chức kết hợp và bổ trợ lẫn nhau của lưu trữ trong và ngoài nhà nước, lưu trữ tư nhân của các quốc gia, Việt Nam cần tiếp tục xây dựng các văn bản pháp luật quy định và hướng dẫn cụ thể hơn về yêu cầu, nguyên tắc hoạt động lưu trữ tư, tạo hành lang pháp lý cũng như đảm bảo việc hỗ trợ, kiểm soát loại hoạt động này đi đúng hướng, phù hợp với yêu cầu quốc tế, góp phần nâng cao vai trò và hiệu qủa của công tác lưu trữ, đóng góp vào sự phát triển chung của đất nước.
Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội (2024. Luật Lưu trữ năm 2024.
2. Liên Bang Nga (2004). Luật Lưu trữ Liên bang năm 2004.
