TS. Nguyễn Thị Chinh
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
(Quanlynhanuoc.vn) – Mặc dù hệ thống pháp luật đã tương đối hoàn thiện, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thu nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử tại địa phương, kết quả khảo sát thực tiễn triển khai nhiệm vụ này tại 34 tỉnh, thành phố phản ánh nhiều khó khăn, vướng mắc, đặc biệt trong quá trình vận hành chính quyền địa phương hai cấp. Trong phạm vi bài viết, thông qua số liệu khảo sát thu thập được từ 34 địa phương trong toàn quốc, tác giả phân tích thực trạng thu nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử tại địa phương và những vướng mắc, khó khăn trong triển khai thực hiện nhiệm vụ này. Qua đó, gợi mở một số giải pháp khắc phục khó khăn, vướng mắc trong thực tiễn nhằm thúc đẩy hoạt động thu nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh, góp phần triển khai Luật Lưu trữ năm 2024.
Từ khóa: Giao nộp, tài liệu lưu trữ số, Lưu trữ lịch sử, quản lý văn bản, Luật Lưu trữ năm 2024.
1. Đặt vấn đề
Giao nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử là giai chặng cuối của vòng đời tài liệu điện tử hình thành trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung cấp tỉnh. Việc giao nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử là nghĩa vụ pháp lý của các cơ quan, tổ chức nhà nước đối với tài liệu có giá trị lịch sử; đồng thời, góp phần bảo tồn di sản số của chính quyền địa phương, của quốc gia trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện nền hành chính công (Nguyễn Thị Chinh và Lã Thị Mai, 2025)1.
Theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV, việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử gồm các bước: đăng ký nộp, đề nghị nộp, kiểm tra mục lục tài liệu dự kiến nộp, kiểm tra hồ sơ tài liệu dự kiến nộp, tổ chức giao nộp, lập biên bản thu nộp và đưa vào kho bảo quản (Bộ Nội vụ, 2025)2. Đối với tài liệu lưu trữ số, trình tự này được quy định chi tiết tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV với các yêu cầu nghiêm ngặt về cấu trúc dữ liệu, đóng gói tài liệu, tính pháp lý (chữ ký số), khả năng truy xuất và bảo mật, trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân tham gia vào quy trình thu, nộp (Bộ Nội vụ, 2025)3.
2. Thực trạng thu nộp tài liệu lưu trữ số tại địa phương
2.1. Địa phương thực hiện thu nộp tài liệu lưu trữ số.
Kết quả khảo sát bằng phiếu khảo sát từ 34 tỉnh, thành phố phản ánh, chỉ 17% địa phương xác nhận đã từng thực hiện giao nộp tài liệu điện tử từ Hệ thống vào Lưu trữ lịch sử, gồm: Đà Nẵng, Khánh Hòa, Hà Tĩnh, Huế, Lạng Sơn, Lào Cai.
Đây là nhóm đơn vị tiên phong, cho thấy năng lực kỹ thuật và mức độ sẵn sàng tương đối cao trong việc vận hành quy trình giao nộp tài liệu lưu trữ số theo quy định. Tuy nhiên, vẫn còn 40% cơ quan cho biết chưa thực hiện nhưng đã có kế hoạch thu nộp tài liệu lưu trữ số là Bắc Ninh, Cà Mau, Cần Thơ, Cao Bằng, Đắk Lắk, Điện Biên, Gia Lai, Hà Nội, Hải Phòng, Ninh Bình, Quảng Ngãi, Vĩnh Long, Tây Ninh, Thanh Hóa, Quảng Ninh. Điều này chứng tỏ nhận thức và định hướng triển khai đã hình thành, song việc chuyển đổi còn phụ thuộc vào điều kiện hạ tầng, phần mềm hoặc hướng dẫn chi tiết từ cơ quan quản lý nhà nước.
Đáng chú ý, có tới 43% địa phương chưa thực hiện giao nộp, gồm: An Giang, Đồng Nai, Đồng Tháp, TP. Hồ Chí Minh, Lai Châu, Hưng Yên, Lâm Đồng, Nghệ An, Phú Thọ, Quảng Trị, Sơn La, Thái Nguyên, Tuyên Quang.
Điều này phản ánh thực trạng phần lớn địa phương mới dừng lại ở mức quản lý văn bản và hồ sơ trong phạm vi Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, chưa thiết lập được quy trình chuyển giao sang Lưu trữ lịch sử. Đây là khoảng trống lớn trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, khi tính liên tục về bằng chứng pháp lý và giá trị lưu trữ lâu dài chưa được bảo đảm đầy đủ.
Bên cạnh đó, khảo sát sâu hơn đối với nhóm địa phương, cho kết quả đã từng thu nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử, cho biết những tài liệu điện tử được thu nộp chủ yếu là tài liệu lưu trữ số hóa, chưa có địa phương nào thực hiện việc nộp tài liệu lưu trữ hình thành dạng số từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành vào Lưu trữ lịch sử. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ số hóa được thu về Lưu trữ lịch sử chưa được đóng gói theo chuẩn gói tin để bảo đảm an toàn và xác thực theo thời gian như quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV.
Từ kết quả khảo sát trên, có thể thấy, công tác giao nộp tài liệu điện tử ở Việt Nam hiện nay còn nhiều thách thức và chưa đồng bộ giữa các địa phương. Dù đã có một số mô hình triển khai, song để phổ biến rộng rãi, cần có các quy định kỹ thuật thống nhất, quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa, cũng như sự đầu tư đồng bộ về hạ tầng lưu trữ số và nguồn nhân lực chuyên trách.
2.2. Quy trình và cách thức thu nộp tài liệu lưu trữ số.
Theo quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ, quy trình thu nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử được cấu trúc thành một chuỗi nghiệp vụ chặt chẽ, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy xuất lâu dài của tài liệu điện tử. Trước hết, các cơ quan, tổ chức cần chuẩn bị gói thông tin giao nộp SIP (Submission Information Package) theo tiêu chuẩn cấu trúc. Sau khi hoàn thiện gói SIP, cơ quan nộp tài liệu sẽ tiến hành đăng ký và gửi đề nghị giao nộp cho Lưu trữ lịch sử. Hồ sơ đề nghị nộp gồm: văn bản đề nghị, bản mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó phải làm rõ tên phông, thời gian hình thành, số lượng đơn vị bảo quản, thời gian và phương thức giao nộp dự kiến. Việc này tạo điều kiện để Lưu trữ lịch sử chủ động bố trí nhân lực, hạ tầng tiếp nhận và kiểm tra tài liệu.
Tiếp đến, Lưu trữ lịch sử thực hiện thẩm định hồ sơ, bao gồm rà soát tính hợp lệ của mục lục, kiểm tra kỹ thuật đối với tài liệu số như định dạng tệp tin, mức độ đầy đủ của dữ liệu đặc tả, tính hợp lệ của chữ ký số và đối chiếu thông tin giữa mục lục và thực tế dữ liệu. Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm gửi văn bản phản hồi để cơ quan nộp hoàn thiện. Nếu đạt yêu cầu, cơ quan nộp sẽ được hướng dẫn thực hiện bước tiếp theo.
Việc giao nộp chính thức được thực hiện thông qua hình thức trực tiếp (với thiết bị lưu trữ chuyên dụng) hoặc gián tiếp (qua hệ thống truyền nhận dữ liệu). Quá trình này phải đi kèm với biên bản thu nộp, ghi nhận đầy đủ thông tin về nguồn gốc hồ sơ, người giao, người nhận, số lượng và thời điểm giao nộp. Hồ sơ nộp sau đó được chuyển đổi từ gói SIP sang gói AIP (Archival Information Package) để lưu trữ dài hạn, đảm bảo khả năng truy cập trong tương lai thông qua gói tin dành cho người sử dụng (DIP – Dissemination Information Package).
Thông tư cũng nhấn mạnh yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin, an toàn vật lý và kỹ thuật trình bày thống nhất của tài liệu lưu trữ số trong toàn bộ quá trình giao nộp. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại Việt Nam, tạo cơ sở pháp lý và kỹ thuật vững chắc cho việc tiếp nhận, bảo quản và khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ số trong môi trường hành chính điện tử.
Về cách thức thu nộp, một số địa phương đã thử nghiệm mô hình chuyển giao bán tự động thông qua kết nối kỹ thuật giữa Hệ thống QLVB&ĐH và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (HueCIT, 2023)4. Tuy nhiên, đa phần còn thực hiện thủ công, hoặc chưa thực hiện giao nộp do thiếu năng lực kỹ thuật. Kết quả khảo sát về hình thức giao nộp đối với những trường hợp đã thực hiện nộp phán ảnh: phổ biến nhất là hình thức giao nộp từng tài liệu đơn lẻ, chiếm tới 50% số phản hồi của những trường hợp đã thực hiện giao nộp. Tiếp theo, 29% đơn vị lựa chọn sao chép dữ liệu vào các thiết bị lưu trữ như USB hoặc ổ cứng để thực hiện bàn giao. Chỉ có 21% cơ quan áp dụng phương thức giao nộp bằng gói SIP chuẩn, vốn được coi là giải pháp hiện đại và phù hợp với thông lệ quốc tế. Sự phân tán này phản ánh thực tế rằng các địa phương đang trong giai đoạn thử nghiệm và chưa có quy trình thống nhất, làm hạn chế tính liên thông và khả năng bảo toàn xác thực lâu dài của tài liệu số (Nguyễn Thị Chinh, 2023)5.
Về đặc điểm của tài liệu đã giao nộp, kết quả khảo sát như sau: chỉ tính trên 12 địa phương trả lời đã thực hiện giao nộp tài liệu điện tử, có tới 80% địa phương cho biết việc giao nộp đã được thực hiện rõ ràng theo phông, tức là tài liệu sau khi kết thúc giá trị sử dụng tại cơ quan được phân loại, đóng gói và bàn giao gắn liền với phông lưu trữ của từng đơn vị hình thành. Đây là kết quả tích cực, thể hiện nhận thức đúng đắn về nguyên tắc tổ chức phông trong môi trường lưu trữ số, đồng thời bảo đảm khả năng kế thừa chuỗi chứng cứ hành chính và duy trì bối cảnh hình thành tài liệu khi được bảo quản lâu dài tại Lưu trữ lịch sử.
Tuy nhiên, vẫn còn 20% phản hồi cho rằng việc giao nộp không tách phông, nghĩa là tài liệu điện tử được bàn giao theo dạng tập hợp chung, không phân định rõ ràng đơn vị hình thành phông. Hình thức này, nếu kéo dài, có thể gây ra nhiều rủi ro trong quá trình quản lý và khai thác: mất đi tính toàn vẹn bối cảnh hành chính, khó khăn trong việc truy xuất nguồn gốc và ảnh hưởng đến tính pháp lý của tài liệu được lưu trữ. Điều này cũng phản ánh sự thiếu thống nhất trong áp dụng chuẩn nghiệp vụ, khi một số địa phương vẫn còn lúng túng giữa yêu cầu của hệ thống phần mềm và nguyên tắc lưu trữ truyền thống.
Như vậy, mặc dù phần lớn cơ quan đã bước đầu tuân thủ nguyên tắc “theo phông” trong giao nộp tài liệu điện tử, vẫn cần có sự chỉ đạo thống nhất và hướng dẫn kỹ thuật cụ thể hơn từ cấp trung ương. Điều này nhằm bảo đảm tính đồng bộ, minh bạch và giá trị sử dụng lâu dài của tài liệu lưu trữ số trong phạm vi cả nước.
3. Những khó khăn, vướng mắc
Mặc dù đã có những định hướng rõ ràng trong chiến lược chuyển đổi số lĩnh vực lưu trữ, thực tiễn thu nộp tài liệu lưu trữ số tại các địa phương hiện nay vẫn gặp nhiều vướng mắc.
Thứ nhất, thiếu một khung tiêu chuẩn thống nhất về cấu trúc gói dữ liệu nộp lưu (AIP) là rào cản lớn nhất. Khung tiêu chuẩn này vừa mới được ban hành bởi Thông tư số 05/2025/TT-BNV, trong khi các Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hiện nay đã được xây dựng từ trước có cách tổ chức dữ liệu khác nhau. Mặt khác, nhiều cơ quan Lưu trữ lịch sử chưa được trang bị hệ thống tiếp nhận đủ khả năng giải mã các gói dữ liệu này, dẫn tới tình trạng “đứt gãy kỹ thuật” trong quá trình chuyển giao. Nói cách khác, dù khung pháp lý đã được ban hành nhưng rất cần những quy định chi tiết phù hợp với đặc thù tài liệu và kỹ thuật của từng địa, đặc biệt là tình trạng đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống khi sắp xếp lại đơn vị hành chính cấp tỉnh và vận hành chính quyền địa phương hai cấp.
Thứ hai, tại nhiều địa phương, hạ tầng lưu trữ số chuyên dụng chưa sẵn sàng để tiếp nhận tài liệu lưu trữ số. Thiếu không gian lưu trữ đám mây có kiểm soát, thiếu Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số để quản lý dữ liệu sau khi tiếp nhận. Một số địa phương thậm chí vẫn lưu trữ tài liệu số trên các thư mục chia sẻ nội bộ hoặc ổ cứng đơn lẻ, không bảo đảm tiêu chuẩn của một kho lưu trữ số.
Thứ ba, năng lực đội ngũ cán bộ lưu trữ còn hạn chế về kỹ năng xử lý tài liệu số. Khác với tài liệu giấy, tài liệu số đòi hỏi cán bộ phải thành thạo quy trình trích xuất dữ liệu, kiểm tra chữ ký số và mã băm (hash code), đánh giá định dạng lưu trữ dài hạn, cũng như nắm vững quy trình đóng gói dữ liệu theo chuẩn AIP. Tuy nhiên, các chương trình đào tạo hiện nay vẫn thiên về nghiệp vụ lưu trữ chưa cập nhật đầy đủ kiến thức công nghệ lưu trữ số.
Thứ tư, khó khăn trong chuẩn hóa định dạng dữ liệu, sự không tương thích giữa các hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hệ thống lưu trữ điện tử chuyên dụng, cùng với hạ tầng lưu trữ số thiếu ổn định và dung lượng hạn chế.
Bên cạnh đó, nhiều cơ quan chưa có kinh nghiệm giao nộp tài liệu lưu trữ số, phương thức thực hiện còn phân tán, chủ yếu dừng lại ở việc xuất tài liệu đơn lẻ hoặc sao chép ra thiết bị lưu trữ, trong khi việc áp dụng gói SIP chuẩn vẫn còn rất hạn chế. Thực trạng này làm cho nhiều cơ quan chưa thể bảo đảm giao nộp đúng chuẩn nghiệp vụ “theo phông”, từ đó ảnh hưởng tới tính toàn vẹn, giá trị pháp lý và khả năng khai thác lâu dài của tài liệu điện tử.
Như vậy, các khó khăn hiện nay tập trung vào ba nhóm chính: (1) Thiếu hướng dẫn chi tiết đáp ứng yêu cầu đặc thù của từng địa phương (2) Thiếu quy trình nghiệp vụ chi tiết và công cụ kỹ thuật và (3) Hạn chế về hạ tầng kỹ thuật và chuẩn hóa dữ liệu. Đây là những rào cản cơ bản cần sớm được khắc phục. Giải pháp cấp thiết trong giai đoạn tới là đầu tư công cụ kỹ thuật chuẩn hóa, đồng thời đào tạo và bổ sung đội ngũ nhân lực chuyên trách nhằm bảo đảm tính liên tục, giá trị pháp lý và khả năng sử dụng lâu dài của tài liệu số sau khi được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.
4. Một số giải pháp
Do lĩnh vực lưu trữ số có tính chất liên ngành, để khắc phục những khó khăn nêu trên, các địa phương cần tập trung thực hiện các giải pháp sau:
Một là, tăng cường về quản lý hành chính
Trong bối cảnh vừa hoàn thành việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, vận hành chính quyền địa phương hai cấp, sắp xếp lại tổ chức bộ máy, việc rà soát các biện pháp quản lý hành chính của mỗi ngành, mỗi lĩnh vực là nhiệm vụ tất yếu.
Các biện pháp tăng cường về quản lý hành chính để thúc đẩy nhiệm vụ thu nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử tại địa phương, gồm: hoàn thiện hành lang pháp lý, chuẩn hóa thủ tục giao nộp, tăng cường phối hợp liên ngành và nâng cao năng lực cán bộ.
Về hoàn thiện hành lang pháp lý và chuẩn hóa thủ tục giao nộp, căn cứ vào hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, UBND cấp tỉnh cần cụ thể hóa bằng quy chế phù hợp với điều kiện nhân lực và hạ tầng tại địa phương; xác định rõ cơ quan đầu mối, trách nhiệm phối hợp giữa các sở, ngành, xã; thời hạn giao nộp và quy cách giao nộp.
Về tăng cương phối hợp liên ngành, thưc tế cho thấy, quy trình giao nộp đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ cả về kỹ thuật và nghiệp vụ. Ví dụ, Sở Khoa học và Công nghệ chịu trách nhiệm về hạ tầng kỹ thuật, trong khi Sở Nội vụ hướng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; Văn phòng UBND cấp tỉnh trực tiếp vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; Lưu trữ lịch sử tiếp nhận, kiểm tra và bảo quản tài liệu. Do thiếu cơ chế phối hợp thống nhất, các khâu này dễ rơi vào tình trạng chồng chéo, bỏ sót hoặc xử lý kém hiệu quả, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tiến độ giao nộp tài liệu. Để khắc phục tình trạng trên, UBND cấp tỉnh cần thiết lập một cơ chế phối hợp liên ngành mang tính thường xuyên, có phân công nhiệm vụ cụ thể, cơ chế giám sát và đánh giá định kỳ.
Về nâng cao năng lực cán bộ, thực tiễn ở nhiều địa phương cho thấy, một bộ phận cán bộ văn thư, lưu trữ chưa được đào tạo chuyên sâu về tài liệu điện tử, còn lúng túng trong phân loại hồ sơ, gắn dữ liệu đặc tả, sử dụng chữ ký số hay đóng gói dữ liệu theo tiêu chuẩn. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin hỗ trợ công tác lưu trữ tại các sở, ngành thường chỉ tập trung vào vận hành hạ tầng kỹ thuật chung, thiếu hiểu biết sâu về nghiệp vụ lưu trữ số. Khoảng cách này làm giảm hiệu quả phối hợp giữa chuyên môn lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin, ảnh hưởng đến chất lượng cũng như tiến độ giao nộp. Đặc biệt, ở cấp xã, cán bộ lưu trữ thường kiêm nhiệm nhiều công việc, không có đủ thời gian và điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn. Để khắc phục tình trạng này, UBND cấp tỉnh cần chỉ đạo xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về lưu trữ số; tổ chức tập huấn định kỳ; xây dựng tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết và thường xuyên đánh giá năng lực cán bộ.
Hai là, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ giao nộp tài liệu lưu trữ số đặc thù của địa phương
Kết quả khảo sát cho thấy, về cơ bản, các địa phương chưa ban hành quy trình nội bộ cụ thể cho việc nộp tài liệu từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung về Lưu trữ lịch sử dẫn đến tình trạng tài liệu số được hình thành nhưng không được chuẩn bị sẵn sàng cho việc nộp lưu theo đúng chuẩn nghiệp vụ.
Đề khắc phục tình trạng này, các địa phương cần xây dựng quy trình giao nộp tài liệu lưu trữ số từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành vào Lưu trữ lịch sử: từ khâu trích xuất, đóng gói SIP, kiểm tra, chuyển giao, đến phản hồi kết quả từ bên tiếp nhận; ban hành quy định nội bộ cấp tỉnh làm rõ vai trò của Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ, Văn phòng UBND tỉnh, các cơ quan chuyên môn và Lưu trữ lịch sử trong quy trình giao nộp, đồng thời chuẩn hóa biểu mẫu nghiệp vụ (biên bản giao nhận, phiếu kiểm tra, danh mục hồ sơ…) và phân loại phông tài liệu ngay từ khâu tạo lập văn bản. Bên cạnh đó, các địa phương cũng cần thiết lập cơ chế nghiệp vụ bảo đảm xác thực và toàn vẹn lâu dài của tài liệu lưu trữ số.
Ba là, thực hiện các giải pháp kỹ thuật
Như đã phản ánh tại mục 3, một loạt vướng mắc kỹ thuật đang cản trở quá trình thu nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử tại địa phương, như: thiếu công cụ kỹ thuật trích xuất, đóng gói, chuyển giao tài liệu; thiếu phần mềm; yếu tố kỹ thuật chưa đảm bảo liên thông và tương thích.
Để khắc phục những vướng mắc trên, Chính phủ cần thiết lập nền tảng quản lý văn bản và điều hành dùng chung cho chính quyền địa phương với kiến trúc đồng bộ và khả năng tích hợp xuyên suốt từ tạo lập đến bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ số. Hiện nay, Hệ thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung sử dụng tại địa phương được cung cấp bởi nhiều đơn vị khác nhau, như: VNPT, Unitech, Tân Dân, Inet, Simac, Viettel… dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong chuẩn dữ liệu, chuẩn công nghệ và quy trình nghiệp vụ, dẫn đến tình trạng phân mảnh dữ liệu và khó khăn cho việc thực hiện thu nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử.
Bên cạnh đó, đẻ thực hiện thu nộp đối với tài liệu lưu trữ số đã hình thành trước đó, UBND cấp tỉnh cần chỉ đạo xây dựng công cụ để trích xuất, chuẩn hóa định dạng, đóng gói hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; gắn thông tin mô tả tài liệu và thiết lập Kho lưu trữ số tạm thời để lưu trữ dữ liệu được trích xuất ra từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để xứ lý nghiệp vụ trước khi chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử.
Bốn là, giải pháp tổng thể trên cơ sở ba trụ cột: hành chính – nghiệp vụ – kỹ thuật
Giải pháp tổng thể được xây dựng trên ba trụ cột: hành chính – nghiệp vụ – kỹ thuật. Trụ cột hành chính tạo khung pháp lý và cơ chế quản trị; trụ cột nghiệp vụ chuẩn hóa quy trình và bảo đảm tuân thủ; trụ cột kỹ thuật cung cấp công cụ và hạ tầng công nghệ. Ba trụ cột này không tách rời mà bổ trợ lẫn nhau, hình thành một hệ thống tích hợp, toàn diện và bền vững, khắc phục tình trạng phân mảnh và tạo nền tảng cho một hệ sinh thái lưu trữ số liên thông quốc gia.
Sơ đồ triển khai tổng thể như sau:
Giải pháp tổng thể được xây dựng dựa trên ba trụ cột liên kết hữu cơ, trong đó mỗi trụ cột đảm nhận một vai trò cốt lõi, đồng thời bổ sung và hỗ trợ cho nhau. Trong đó, trụ cột hành chính đóng vai trò nền tảng về quản trị và pháp lý. Nội dung trọng tâm bao gồm: hoàn thiện hành lang pháp lý quốc gia, ban hành quy chế giao nộp phù hợp với điều kiện cấp tỉnh, thiết lập cơ chế phối hợp liên ngành, cùng với chế tài và khuyến khích thực thi. Đây chính là “khung chính sách” định hướng toàn bộ hoạt động, bảo đảm tính thống nhất, minh bạch và cưỡng chế trong triển khai. Trụ cột nghiệp vụ là cầu nối trực tiếp giữa chính sách và thực tiễn. Nó có nhiệm vụ cụ thể hóa các quy định pháp lý thành quy trình chuẩn hóa: từ phân loại hồ sơ, chuẩn bị dữ liệu đặc tả, đóng gói SIP/AIP theo mô hình OAIS, đến thiết lập cơ chế xác thực nghiệp vụ và giám sát định kỳ. Trụ cột này giúp biến các quy định thành thao tác khả thi, đồng thời duy trì tính đồng bộ trong toàn bộ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trụ cột kỹ thuật cung cấp hạ tầng công nghệ và công cụ thực thi. Bao gồm: phát triển phần mềm trung gian (middleware) để tự động hóa trích xuất và đóng gói; xây dựng kho lưu trữ số tạm thời; thiết lập hệ thống kết nối hai chiều giữa quản lý văn bản và điều hành và Lưu trữ lịch sử; áp dụng giải pháp bảo mật và xác thực lâu dài như blockchain, UUID, chữ ký số PAdES-LTV. Đây là “nền móng công nghệ” giúp nghiệp vụ vận hành chính xác, nhanh chóng và an toàn.
5. Kết luận
Thu nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm an toàn, toàn vẹn và khả năng sử dụng lâu dài của tài liệu lưu trữ số. Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra sâu rộng, đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là điều kiện thiết yếu để hình thành hệ thống lưu trữ số tập trung, thống nhất, hiện đại ở cấp địa phương.
Bài viết đã làm rõ những quy định pháp lý cơ bản, phản ánh thực trạng triển khai, cũng như những vướng mắc, khó khăn trong quá trình thu nộp tài liệu lưu trữ số từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung cấp tỉnh vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Bài viết góp phần chỉ ra khoảng cách giữa quy định pháp lý và năng lực thực thi thực tế ở các địa phương. Để tiếp tục hỗ trợ địa phương thực hiện tốt công tác thu nộp tài liệu lưu trữ số, các nghiên cứu tiếp theo cần đi sâu phân tích và cụ thể hóa các nhóm giải pháp đã đề cập, hướng tới hình thành một hệ sinh thái lưu trữ số đồng bộ, có tính khả thi cao và bảo đảm tính bền vững lâu dài.
Chú thích:
1. Nguyễn Thị Chinh và Lã Thị Mai (2025). Luật Lưu trữ và những quy định về thu nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử. Tạp chí Lưu trữ và Thời đại, số tháng 7 – 8/2025, trang 28 – 32.
2. Bộ Nội vụ (2025). Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số Điều của Luật Lưu trữ.
3. Bộ Nội vụ (2025). Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
4. Hue CIT (2023). Mô hình tích hợp hệ thống lưu trữ điện tử và Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại tỉnh Thừa Thiên Huế. Trung tâm Công nghệ thông tin tỉnh Thừa Thiên Huế.
5. Nguyễn Thị Chinh (2023). Tài liệu lưu trữ số: Từ lý luận đến thực tiễn triển khai. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3/2023, trang 15 – 21.
