Solutions for ensuring the document system governing records management in state administrative agencies meets the requirements of digital transformation
Vũ Thị Thùy Dung
Học viện Hành chính và Quản trị công
(Quanlynhanuoc.vn) – Chuyển đổi số đang đặt ra yêu cầu mới đối với việc đảm bảo hệ thống văn bản về công tác văn thư trong các cơ quan hành chính nhà nước. Trên cơ sở phân tích các quy định hiện hành và thực tiễn triển khai, bài viết làm rõ những vấn đề đặt ra trong việc đảm bảo tính đầy đủ, tính thống nhất, tính liên thông và khả năng quản trị dữ liệu của hệ thống văn bản về công tác văn thư trong môi trường số. Từ đó, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ sở pháp lý, tăng cường liên thông dữ liệu, nâng cao hiệu quả rà soát, hệ thống hóa và cập nhật hệ thống văn bản, góp phần đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý nhà nước và đáp ứng yêu cầu xây dựng nền hành chính số ở Việt Nam hiện nay.
Từ khóa: Đảm bảo hệ thống văn bản; công tác văn thư; chuyển đổi số; hành chính số; văn bản điện tử.
Abstract: Digital transformation is creating new challenges for ensuring the integrity of document management systems within state administrative agencies. Based on an analysis of current regulations and implementation practices, this article clarifies the issues involved in ensuring the completeness, consistency, interoperability, and data governance capabilities of document management systems in a digital environment. Consequently, the article proposes solutions to improve the legal framework, enhance data interoperability, and increase the efficiency of reviewing, systematizing, and updating the document system, thereby helping to ensure that information supports state management activities and meets the requirements for building a digital administration in Vietnam today.
Keywords: Ensuring the document system; document management; digital transformation; digital administration; electronic documents.
1. Đặt vấn đề
Trong hoạt động quản lý nhà nước, công tác văn thư giữ vai trò đảm bảo thông tin chính thức phục vụ quá trình chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan hành chính nhà nước. Thông qua việc hình thành, quản lý và cung cấp thông tin bằng văn bản, công tác văn thư góp phần đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và trách nhiệm giải trình trong hoạt động quản lý nhà nước. Vì vậy, việc đảm bảo hệ thống văn bản về công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước.
Những năm qua, cùng với quá trình cải cách hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử, hệ thống văn bản về công tác văn thư từng bước được hoàn thiện. Đặc biệt, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư đã tạo lập khuôn khổ pháp lý tương đối thống nhất cho hoạt động văn thư, đồng thời tạo cơ sở cho việc triển khai văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và các phương thức xử lý công việc trên môi trường số.
Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi số quốc gia, xây dựng Chính phủ số và nền hành chính số đang đặt ra nhiều yêu cầu mới đối với công tác văn thư. Sự phát triển của văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, dữ liệu số và các công nghệ mới đang làm thay đổi phương thức hình thành, quản lý và khai thác thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước. Trong môi trường số, văn bản và hồ sơ hình thành từ hoạt động văn thư không chỉ là phương tiện truyền đạt thông tin quản lý mà còn trở thành nguồn dữ liệu gốc của cơ quan nhà nước. Chất lượng của dữ liệu này có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chia sẻ, khai thác và sử dụng dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý, điều hành trong nền hành chính số. Trong bối cảnh đó, yêu cầu đặt ra không chỉ là hoàn thiện từng văn bản riêng lẻ mà còn phải đảm bảo toàn bộ hệ thống văn bản về công tác văn thư theo hướng đầy đủ, thống nhất, đồng bộ, liên thông và có khả năng thích ứng với môi trường số.
Mặc dù hệ thống văn bản về công tác văn thư đã đạt được nhiều kết quả tích cực, song vẫn còn những hạn chế liên quan đến tính thống nhất và đồng bộ của hệ thống văn bản, thể chế đối với văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và dữ liệu số cũng như cơ chế rà soát, hệ thống hóa và cập nhật văn bản trong điều kiện chuyển đổi số. Những hạn chế này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư và khả năng đáp ứng yêu cầu của nền hành chính số.
2. Thực tiễn đảm bảo hệ thống văn bản về công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số
Đảm bảo hệ thống văn bản không chỉ là đảm bảo sự tồn tại của các văn bản điều chỉnh hoạt động văn thư mà còn đảm bảo cơ sở pháp lý cho việc hình thành, quản lý và khai thác thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước. Trong bối cảnh chuyển đổi số, yêu cầu này được thể hiện thông qua tính đầy đủ, thống nhất, đồng bộ, liên thông và khả năng thích ứng của toàn bộ hệ thống văn bản.
2.1. Tính đầy đủ của hệ thống văn bản về công tác văn thư chưa đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số
Trong những năm qua, hệ thống văn bản về công tác văn thư đã từng bước được hoàn thiện, tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc tổ chức và quản lý công tác văn thư trong các cơ quan hành chính nhà nước. Đặc biệt, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã góp phần thống nhất các quy định về nghiệp vụ văn thư và bước đầu tạo hành lang pháp lý cho việc quản lý văn bản điện tử, hồ sơ điện tử trong môi trường số. Tuy nhiên, trước yêu cầu chuyển đổi số, tính đầy đủ của hệ thống văn bản về công tác văn thư vẫn còn một số hạn chế. Nhiều nội dung quan trọng liên quan đến văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, chuẩn dữ liệu và liên thông dữ liệu chưa được quy định đầy đủ hoặc thiếu hướng dẫn cụ thể. Thực tiễn cho thấy, nhiều cơ quan đã xử lý văn bản chủ yếu trên môi trường điện tử nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc lập, quản lý và nộp lưu hồ sơ điện tử.
Bên cạnh đó, các quy định hiện hành chủ yếu tập trung vào từng khâu nghiệp vụ riêng lẻ như quản lý văn bản, lập hồ sơ hoặc lưu trữ tài liệu, trong khi môi trường số đòi hỏi phải tiếp cận theo toàn bộ vòng đời của văn bản, hồ sơ và dữ liệu. Từ khi văn bản được tạo lập, xử lý, ký số, phát hành, lập hồ sơ, nộp lưu đến khai thác và sử dụng thông tin đều cần được điều chỉnh theo một thể thống nhất. Tuy nhiên, cách tiếp cận này hiện chưa được thể hiện đầy đủ trong hệ thống văn bản về công tác văn thư. Một số nội dung quan trọng của công tác văn thư trong môi trường số hiện vẫn chủ yếu được điều chỉnh ở cấp nghị định và văn bản hướng dẫn, trong khi thực tiễn phát sinh nhiều vấn đề mới đòi hỏi cơ sở pháp lý có tính ổn định và hiệu lực pháp lý cao hơn. Một khoảng trống đáng chú ý khác là hoạt động ban hành quyết định hành chính chưa có luật điều chỉnh thống nhất, trong khi đây là loại văn bản được sử dụng thường xuyên và có tác động trực tiếp đến quyền, lợi ích của tổ chức, cá nhân. Điều này ảnh hưởng đến tính thống nhất trong việc xây dựng, ban hành và xử lý quyết định hành chính trên môi trường điện tử.
Những hạn chế trên cho thấy, hệ thống văn bản về công tác văn thư vẫn cần tiếp tục được hoàn thiện theo hướng đầy đủ hơn, đáp ứng yêu cầu quản lý văn bản, hồ sơ và dữ liệu, qua đó bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành và thực thi quyền lực nhà nước trong môi trường số.
2.2. Tính thống nhất, đồng bộ và liên thông của hệ thống văn bản còn hạn chế
Đảm bảo hệ thống văn bản về công tác văn thư không chỉ đòi hỏi có đầy đủ các văn bản điều chỉnh mà còn phải đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ và liên thông giữa các văn bản trong toàn hệ thống. Trong thời gian qua, hệ thống văn bản về công tác văn thư đã từng bước chuẩn hóa nhiều nội dung quan trọng như thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình quản lý văn bản, lập hồ sơ và quản lý, sử dụng con dấu. Đây là cơ sở quan trọng để công tác văn thư được triển khai tương đối thống nhất trong phạm vi cả nước.
Tuy nhiên, trước yêu cầu chuyển đổi số, tính thống nhất, đồng bộ và liên thông của hệ thống văn bản vẫn còn bộc lộ những hạn chế nhất định. Nếu như trong môi trường văn bản giấy, yêu cầu thống nhất chủ yếu hướng tới chuẩn hóa thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình nghiệp vụ thì trong môi trường số, yêu cầu này đã mở rộng sang đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu, cấu trúc thông tin và khả năng trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống. Điều này đòi hỏi các quy định về công tác văn thư không chỉ thống nhất về nội dung pháp lý mà còn phải đảm bảo sự tương thích với các yêu cầu kỹ thuật và hạ tầng số.
Thực tiễn cho thấy, một số văn bản chuyên ngành hoặc quy định nội bộ của cơ quan, địa phương chưa đảm bảo sự thống nhất đầy đủ với các quy định chung về công tác văn thư. Ở một số cơ quan vẫn tồn tại những biểu mẫu, quy trình hoặc quy định nội bộ được xây dựng theo đặc thù của từng đơn vị hoặc từng hệ thống phần mềm, dẫn đến khác biệt về cấu trúc thông tin và phương thức quản lý dữ liệu. Những khác biệt này không chỉ ảnh hưởng đến tính thống nhất của hệ thống văn bản mà còn gây khó khăn cho việc tích hợp, chia sẻ và khai thác dữ liệu trên môi trường số. Bên cạnh đó, tính đồng bộ của hệ thống văn bản không chỉ được thể hiện ở sự thống nhất giữa các văn bản pháp luật mà còn ở sự phù hợp giữa quy định pháp lý, quy trình nghiệp vụ và giải pháp công nghệ được triển khai trong thực tiễn.
Trong một số trường hợp, quy trình nghiệp vụ được quy định theo một cách nhưng lại được thiết kế và vận hành theo cách khác trên các hệ thống phần mềm, làm phát sinh khoảng cách giữa quy định và thực tiễn áp dụng. Điều này cho thấy, yêu cầu đồng bộ trong chuyển đổi số không chỉ là đồng bộ giữa các văn bản mà còn là đồng bộ giữa thể chế, nghiệp vụ và công nghệ. Tương tự, khi một quy định về thể thức văn bản được sửa đổi hoặc một văn bản hướng dẫn hết hiệu lực, việc cập nhật không đồng thời giữa các cơ quan có thể dẫn đến tình trạng áp dụng nhiều cách thức khác nhau đối với cùng một nghiệp vụ. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính thống nhất trong tổ chức thực hiện mà còn làm giảm khả năng liên thông và chia sẻ dữ liệu trên môi trường số.
Một hạn chế đáng chú ý khác là tính liên thông giữa các nhóm văn bản điều chỉnh công tác văn thư và các lĩnh vực có liên quan như lưu trữ, giao dịch điện tử, chữ ký số, dữ liệu số và bảo vệ bí mật nhà nước còn chưa thật sự chặt chẽ. Trong khi hoạt động quản lý nhà nước ngày càng được thực hiện trên môi trường số và dựa trên dữ liệu, các quy định hiện hành vẫn chủ yếu được xây dựng theo từng lĩnh vực riêng biệt. Điều này dẫn đến việc mối liên kết giữa văn thư, lưu trữ và quản trị dữ liệu số chưa được thể chế hóa đầy đủ. Nhiều quy định về văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, lưu trữ điện tử và khai thác dữ liệu chưa được thiết kế theo một vòng đời thông tin thống nhất, làm giảm khả năng liên thông và giá trị khai thác dữ liệu trong hoạt động quản lý nhà nước.
Những hạn chế nêu trên cho thấy, yêu cầu đặt ra hiện nay không chỉ là hoàn thiện từng văn bản riêng lẻ mà còn phải đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và liên thông của toàn bộ hệ thống văn bản về công tác văn thư. Đây là điều kiện quan trọng để hình thành môi trường pháp lý thống nhất, đảm bảo sự kết nối giữa thể chế, nghiệp vụ và công nghệ, đồng thời, tạo nền tảng cho việc quản lý, chia sẻ và khai thác hiệu quả thông tin, dữ liệu phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành, kiểm tra và giám sát trong các cơ quan hành chính nhà nước.
2.3. Hệ thống văn bản về văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và dữ liệu số chưa theo kịp yêu cầu quản trị hiện đại
Chuyển đổi số đang làm thay đổi căn bản phương thức hình thành, xử lý, quản lý và khai thác thông tin trong các cơ quan hành chính nhà nước. Trong môi trường số, văn bản điện tử không chỉ là hình thức thể hiện mới của văn bản hành chính mà còn là một đơn vị dữ liệu; hồ sơ điện tử không chỉ là tập hợp tài liệu điện tử mà còn là cấu trúc thông tin phản ánh toàn bộ quá trình giải quyết công việc. Vì vậy, hệ thống văn bản về công tác văn thư cần từng bước chuyển từ tư duy quản lý văn bản sang tư duy quản lý vòng đời thông tin và dữ liệu.
Việc triển khai văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước đã đạt được nhiều kết quả tích cực, góp phần thay đổi phương thức xử lý công việc và nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, hệ thống văn bản hiện hành vẫn chưa theo kịp yêu cầu quản trị dữ liệu trong môi trường số. Mặc dù Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã đặt nền móng cho việc quản lý văn bản điện tử và hồ sơ điện tử, song nhiều nội dung quan trọng vẫn chưa được quy định đầy đủ hoặc thiếu hướng dẫn cụ thể. Thực tiễn cho thấy, ở nhiều cơ quan, việc gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử đã trở thành hoạt động thường xuyên nhưng hồ sơ điện tử chưa được hình thành như một chỉnh thể hoàn chỉnh có cấu trúc, dữ liệu mô tả và khả năng chuyển giao sang lưu trữ điện tử. Việc lập hồ sơ, kết thúc hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử còn gặp nhiều khó khăn do thiếu các quy định thống nhất về cấu trúc hồ sơ, chuẩn dữ liệu, mã hồ sơ và cơ chế liên thông giữa các hệ thống phần mềm. Điều này cho thấy, mối liên kết giữa công tác văn thư, lưu trữ và quản trị dữ liệu số vẫn chưa được thể chế hóa đầy đủ.
Bên cạnh đó, các quy định về chuẩn dữ liệu, định dạng dữ liệu, metadata, cấu trúc hồ sơ điện tử và phương thức kết nối giữa hệ thống quản lý văn bản với hệ thống lưu trữ điện tử còn chưa hoàn thiện. Khi thiếu các chuẩn thống nhất, mỗi cơ quan có thể tổ chức và quản lý dữ liệu theo cách riêng, dẫn đến khó khăn trong liên thông, chia sẻ, tra cứu và khai thác thông tin. Đây là một trở ngại lớn trong bối cảnh nền hành chính số đòi hỏi dữ liệu phải được chuẩn hóa, kết nối và có khả năng sử dụng lại trên phạm vi toàn hệ thống. Mặt khác, hệ thống văn bản hiện hành chưa thể chế hóa đầy đủ mối quan hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ và quản trị dữ liệu số. Trong môi trường giấy, quá trình quản lý thường được thực hiện theo trình tự từ văn bản đến hồ sơ và lưu trữ. Tuy nhiên, trong môi trường số, toàn bộ quá trình này cần được nhìn nhận như một vòng đời dữ liệu thống nhất, từ khi văn bản được tạo lập, ký số, phát hành, lập hồ sơ, nộp lưu, bảo quản đến khai thác và tái sử dụng dữ liệu. Nếu thiếu các quy định bảo đảm sự liên thông giữa các giai đoạn này, công tác văn thư sẽ khó phát huy vai trò là khâu đầu tiên trong chu trình quản trị thông tin và dữ liệu của cơ quan nhà nước.
Từ những vấn đề trên có thể thấy, việc hoàn thiện thể chế đối với văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và dữ liệu văn thư không chỉ nhằm khắc phục những khó khăn trong tổ chức thực hiện nghiệp vụ mà còn là yêu cầu quan trọng để bảo đảm tính liên thông của dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản trị và đáp ứng yêu cầu phát triển của nền hành chính số.
2.4. Hoạt động rà soát, hệ thống hóa và pháp điển hóa hệ thống văn bản chưa đáp ứng yêu cầu quản trị số
Đối với một hệ thống văn bản, việc ban hành văn bản mới chỉ là một khâu trong quá trình vận hành. Để hệ thống phát huy hiệu quả cần thường xuyên rà soát, cập nhật, hệ thống hóa và xử lý các quy định không còn phù hợp. Đây là nội dung có ý nghĩa quan trọng đối với việc bảo đảm hệ thống văn bản về công tác văn thư, nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số đang làm thay đổi nhanh chóng môi trường quản lý nhà nước.
Thời gian qua, công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản về công tác văn thư đã được quan tâm triển khai ở nhiều cơ quan, góp phần phát hiện và xử lý một số văn bản hết hiệu lực hoặc không còn phù hợp với thực tiễn. Tuy nhiên, hoạt động rà soát và hệ thống hóa văn bản hiện vẫn chủ yếu được thực hiện theo phương thức truyền thống, phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công và kinh nghiệm của người thực hiện. Việc cập nhật các văn bản được sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hết hiệu lực trong một số trường hợp chưa kịp thời; việc đối chiếu, phát hiện các quy định chồng chéo, mâu thuẫn hoặc không còn phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số còn gặp nhiều khó khăn. Điều này có thể dẫn đến tình trạng áp dụng chưa thống nhất giữa các cơ quan hoặc bỏ sót các quy định mới trong quá trình tổ chức thực hiện.
Một hạn chế khác là hoạt động pháp điển hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu chuyên ngành về hệ thống văn bản công tác văn thư chưa được quan tâm tương xứng với yêu cầu quản trị hiện đại. Trong khi chuyển đổi số đòi hỏi hệ thống văn bản phải được quản lý trên nền tảng dữ liệu, có khả năng tra cứu, đối chiếu, theo dõi hiệu lực và hỗ trợ phát hiện các quy định mâu thuẫn hoặc chồng chéo thì hiện nay vẫn chưa hình thành một cơ sở dữ liệu chuyên ngành thống nhất về công tác văn thư. Điều này làm giảm khả năng tiếp cận, khai thác và cập nhật thông tin pháp lý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Yêu cầu đặt ra hiện nay không chỉ là hoàn thiện nội dung của từng văn bản riêng lẻ mà còn phải hiện đại hóa cơ chế duy trì tính thống nhất, tính cập nhật và khả năng tự hoàn thiện của toàn bộ hệ thống văn bản. Rà soát, hệ thống hóa, pháp điển hóa và số hóa hệ thống văn bản cần được xem là một nội dung trọng tâm trong đảm bảo hệ thống văn bản về công tác văn thư đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số.
3. Một số giải pháp
3.1. Đảm bảo tính đầy đủ và hiệu lực pháp lý của hệ thống văn bản về công tác văn thư trong môi trường số
Để đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, trước hết cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản có hiệu lực pháp lý cao về công tác văn thư theo hướng bảo đảm tính đầy đủ, ổn định và khả năng điều chỉnh các quan hệ mới phát sinh trong môi trường số.
Nghiên cứu sửa đổi, bổ sung Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nhằm khắc phục những khoảng trống pháp lý đang tồn tại. Nội dung sửa đổi cần tập trung vào việc mở rộng phạm vi điều chỉnh đối với các quan hệ phát sinh từ văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và dữ liệu văn thư; bổ sung các khái niệm mới như văn bản số, dữ liệu văn thư, cơ sở dữ liệu tài liệu văn thư và hệ thống quản lý tài liệu điện tử; đồng thời hoàn thiện các quy định về ký số nhiều cấp, quản lý chuỗi ký, xác thực văn bản điện tử, đảm bảo an toàn thông tin và liên thông dữ liệu giữa các hệ thống. Bên cạnh đó, cần rà soát, chuẩn hóa các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày, loại hình văn bản và quy trình nghiệp vụ nhằm đảm bảo tính thống nhất trong môi trường số.
Cần hoàn thiện cơ sở pháp lý ở cấp luật đối với công tác văn thư nhằm tạo lập nền tảng pháp lý có hiệu lực cao và ổn định hơn cho lĩnh vực này. Việc hoàn thiện có thể được thực hiện theo các phương án khác nhau, như xây dựng luật chuyên ngành về công tác văn thư hoặc tích hợp, hoàn thiện các quy định về công tác văn thư trong quá trình sửa đổi, bổ sung pháp luật về lưu trữ và quản trị thông tin. Dù theo phương án nào, các quy định ở cấp luật cũng cần xác lập rõ vị trí của công tác văn thư trong quản trị thông tin và quản trị dữ liệu của cơ quan nhà nước; điều chỉnh toàn bộ vòng đời của văn bản, hồ sơ và dữ liệu hình thành trong hoạt động quản lý; đồng thời quy định rõ trách nhiệm của các chủ thể, cơ chế kiểm tra, giám sát và các điều kiện bảo đảm thực hiện trong môi trường số.
Xây dựng Luật Ban hành quyết định hành chính nhằm hoàn thiện cơ sở pháp lý đối với một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất trong hoạt động quản lý nhà nước. Luật cần quy định thống nhất về thẩm quyền, trình tự, thủ tục ban hành, hiệu lực, sửa đổi, bãi bỏ, thu hồi và trách nhiệm pháp lý đối với quyết định hành chính; đồng thời bổ sung các quy định về ban hành quyết định hành chính trên môi trường số, góp phần bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và trách nhiệm giải trình trong hoạt động quản lý nhà nước. Tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư theo hướng kịp thời, thống nhất và phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số. Các cơ quan quản lý nhà nước cần tăng cường ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đối với văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, quản lý dữ liệu văn thư và lưu trữ điện tử; đồng thời xây dựng các bộ tiêu chuẩn, biểu mẫu và quy trình dùng chung nhằm đảm bảo sự thống nhất trong tổ chức thực hiện giữa các bộ, ngành và địa phương.
Việc đảm bảo tính đầy đủ và hiệu lực pháp lý của hệ thống văn bản không chỉ nhằm khắc phục những khoảng trống pháp lý hiện nay mà còn tạo nền tảng cho việc chuyển từ quản lý văn bản truyền thống sang quản trị thông tin và quản trị dữ liệu trong nền hành chính số.
3.2. Đảm bảo tính liên thông và khả năng quản trị dữ liệu của hệ thống văn bản về công tác văn thư
Trong bối cảnh chuyển đổi số, đảm bảo hệ thống văn bản về công tác văn thư không chỉ hướng tới quản lý văn bản mà còn phải đảm bảo sự liên thông giữa văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, lưu trữ điện tử và dữ liệu số. Đây là điều kiện quan trọng để hình thành chu trình quản lý và khai thác thông tin thống nhất trong các cơ quan hành chính nhà nước. Cần tiếp tục hoàn thiện các quy định về văn bản điện tử theo hướng làm rõ giá trị pháp lý, quy trình ký số, xác thực và quản lý văn bản trên môi trường số. Đồng thời, cần quy định cụ thể trách nhiệm của các chủ thể tham gia quá trình soạn thảo, ký ban hành, phát hành và quản lý văn bản điện tử, đảm bảo tính hợp lệ, an toàn và khả năng khai thác lâu dài của văn bản.
Đối với hồ sơ điện tử, cần chuyển từ tư duy quản lý tài liệu riêng lẻ sang quản lý hồ sơ như một chỉnh thể thống nhất. Các quy định cần làm rõ việc mở hồ sơ, cập nhật tài liệu, kết thúc hồ sơ, nộp lưu hồ sơ điện tử và trách nhiệm của các chủ thể có liên quan. Đồng thời, cần có hướng dẫn cụ thể đối với việc quản lý hồ sơ hỗn hợp giấy – điện tử trong giai đoạn chuyển đổi.
Một yêu cầu quan trọng khác là hoàn thiện các quy định đảm bảo sự liên thông giữa công tác văn thư, lưu trữ và quản trị dữ liệu số. Hệ thống văn bản cần quy định thống nhất về chuẩn dữ liệu, metadata, cấu trúc hồ sơ điện tử, chuẩn kết nối và chuẩn trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống quản lý văn bản, hệ thống lưu trữ điện tử và các cơ sở dữ liệu dùng chung. Đây là cơ sở để nâng cao khả năng chia sẻ, khai thác và sử dụng dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý nhà nước. Đồng thời, cần nghiên cứu cơ chế tích hợp và chia sẻ dữ liệu thống nhất giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống lưu trữ điện tử và các cơ sở dữ liệu có liên quan, bảo đảm hình thành dòng dữ liệu liên tục từ văn thư đến lưu trữ và khai thác thông tin phục vụ hoạt động quản lý nhà nước. Bên cạnh đó, cần từng bước hoàn thiện các quy định về cơ sở dữ liệu tài liệu văn thư, cơ chế kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Khi đó, công tác văn thư không chỉ dừng lại ở việc quản lý văn bản mà còn góp phần hình thành nguồn dữ liệu phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành và quản lý nhà nước trong nền hành chính số.
3.3. Đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và tính cập nhật của hệ thống văn bản về công tác văn thư
Một hệ thống văn bản chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được duy trì thường xuyên trong trạng thái thống nhất, đồng bộ và cập nhật. Vì vậy, cùng với việc hoàn thiện nội dung các văn bản, cần đổi mới cơ chế bảo đảm và duy trì tính hệ thống của toàn bộ hệ thống văn bản về công tác văn thư. Cần tăng cường hoạt động rà soát hệ thống văn bản theo hướng thường xuyên và liên tục. Phạm vi rà soát không chỉ bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư mà còn bao gồm các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, quy chế nội bộ và các quy định có liên quan đến lưu trữ, giao dịch điện tử, chữ ký số, dữ liệu số và bảo vệ bí mật nhà nước. Hoạt động rà soát cần hướng tới phát hiện kịp thời các quy định mâu thuẫn, chồng chéo, hết hiệu lực hoặc không còn phù hợp với môi trường số. Bên cạnh đó, đẩy mạnh hệ thống hóa và pháp điển hóa các quy định về công tác văn thư. Việc hệ thống hóa nên được thực hiện theo từng nhóm nội dung như văn bản có hiệu lực pháp lý cao, văn bản chỉ đạo – hướng dẫn, văn bản nghiệp vụ và các quy định liên quan đến văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, dữ liệu số. Điều này giúp giảm tình trạng phân tán, nâng cao khả năng tra cứu và áp dụng thống nhất trong thực tiễn.
Một giải pháp quan trọng là xây dựng cơ sở dữ liệu chuyên ngành về hệ thống văn bản công tác văn thư. Cơ sở dữ liệu này cần cho phép tra cứu hiệu lực văn bản, theo dõi quá trình sửa đổi, bổ sung, thay thế; đồng thời liên thông với cơ sở dữ liệu pháp luật quốc gia và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác. Đây sẽ là công cụ quan trọng giúp các cơ quan hành chính nhà nước cập nhật kịp thời các thay đổi của hệ thống pháp luật và nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện. Cùng với đó, xây dựng và hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và hướng dẫn nghiệp vụ dùng chung đối với văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và dữ liệu văn thư. Đây là cơ sở để bảo đảm sự thống nhất giữa quy định pháp lý, quy trình nghiệp vụ và yêu cầu kỹ thuật trong quá trình chuyển đổi số.
Từng bước ứng dụng công nghệ số và trí tuệ nhân tạo vào hoạt động quản lý hệ thống văn bản. AI có thể hỗ trợ phát hiện quy định mâu thuẫn, chồng chéo; cảnh báo văn bản hết hiệu lực; hỗ trợ hệ thống hóa, pháp điển hóa và gợi ý sửa đổi, bổ sung các quy định không còn phù hợp. Đây là hướng đi phù hợp với xu thế quản trị hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng bảo đảm hệ thống văn bản trong điều kiện chuyển đổi số. Bên cạnh đó, cần tăng cường vai trò điều phối của cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư trong quá trình xây dựng, hướng dẫn và rà soát hệ thống văn bản. Việc phối hợp giữa cơ quan quản lý công tác văn thư với các cơ quan phụ trách lưu trữ, dữ liệu số, chữ ký số và an toàn thông tin cần được thực hiện thường xuyên nhằm bảo đảm tính thống nhất của hệ thống văn bản trong môi trường số. Nhóm giải pháp này không chỉ hướng tới việc ban hành thêm văn bản mới mà quan trọng hơn là tạo lập cơ chế duy trì tính thống nhất, đồng bộ và khả năng tự cập nhật của toàn bộ hệ thống văn bản về công tác văn thư trong nền hành chính số.
4. Kết luận
Chuyển đổi số đang đặt ra yêu cầu hoàn thiện và đảm bảo hệ thống văn bản về công tác văn thư theo hướng thống nhất, đồng bộ, liên thông và thích ứng với môi trường số. Trên cơ sở phân tích những vấn đề đặt ra đối với hệ thống văn bản hiện hành, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm đảm bảo tính đầy đủ, tính liên thông và tính cập nhật của hệ thống văn bản về công tác văn thư. Việc triển khai đồng bộ các giải pháp này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư và đáp ứng yêu cầu xây dựng nền hành chính số, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước.
Tài liệu tham khảo:
1. Ban Chấp hành Trung ương Đảng (2024). Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
2. Chính phủ (2020). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.
3. Quốc hội (2023). Luật Giao dịch điện tử năm 2023.
4. Thủ tướng Chính phủ (2018). Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
5. Thủ tướng Chính phủ (2020). Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
6. Nguyễn Văn Thâm (2011). Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước. H. NXB Chính trị quốc gia.
7. Nguyễn Văn Thâm, Hà Quang Thanh (đồng chủ biên) (2022). Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước. H. NXB Chính trị quốc gia Sự thật.
8. Lưu Kiếm Thanh (2006). Văn bản và công tác văn thư trong cơ quan nhà nước. H. NXB Lao động.
