(Quanlynhanuoc.vn) – Quản lý và điều hành tổ chức trên môi trường điện tử đã khẳng định tính ưu việt trong bối cảnh dịch Covid-19 đang diễn biến phức tạp. Điều đó cho thấy, việc quản lý và điều hành tổ chức trên môi trường điện tử không còn là xu thế tất yếu mà là một nhiệm vụ cấp bách buộc các tổ chức, cá nhân phải tham gia thực hiện. Bài viết đề cập đến hoạt động quản lý và điều hành tổ chức trên môi trường điện tử trong bối cảnh hiện nay.
Môi trường điện tử và quản lý và điều hành tổ chức
Môi trường điện tử (MTĐT) là môi trường trong đó thông tin được tạo lập, cung cấp, trao đổi, thu thập, xử lý, lưu trữ thông qua mạng internet, mạng máy tính, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu1.
Quan niệm quản lý, điều hành có thể hiểu đó là hoạt động của một chủ thể tác động đến các đối tượng quản lý, bằng các công cụ, phương pháp quản lý nhằm đạt được mục đích đã đề ra. Quản lý và điều hành tổ chức (QL&ĐHTC) trên MTĐT là việc các nhà lãnh đạo, quản lý sử dụng công nghệ thông tin, máy tính, hệ thống cơ sở dữ liệu; các phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo, điện tử hóa hệ thống dữ liệu, quy trình làm việc… để ra quyết định chỉ đạo, quản lý và điều hành giải quyết công việc của tổ chức trên MTĐT nhằm đạt được mục đích mà tổ chức đã đặt ra.
Trong bối cảnh đầy biến động, phức tạp khó lường như hiện nay, nhiều nước trên thế giới cũng như ở Việt Nam chúng ta đang phải đối mặt với một cuộc khủng hoảng lớn – đại dịch Covid-19; cuộc khủng hoảng buộc các cá nhân, tổ chức và các quốc gia phải thay đổi tư duy và hành động; thay đổi cách sống và làm việc. Mọi tổ chức cần phải đổi mới hoạt động QL&ĐHTC với nhiều phương thức, công cụ khác nhau, nhưng một trong những phương thức, công cụ khá hữu hiệu đó là thực hiện quản lý, điều hành tổ chức trên MTĐT, để một mặt đáp ứng với những thay đổi của xã hội, của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4, của bối cảnh chuyển đổi số, mặt khác có thể ứng phó và vượt qua cuộc khủng hoảng do dịch Covid-19 gây ra.
Liên quan đến nội dung này, trong thời gian gần đây Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và quy định việc thực hiện: Chỉ thị số 16/CT-TTg ngày 04/5/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường năng lực tiếp cận cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4; Nghị quyết số 52 ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc nhận và gửi văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Quyết định số 749 ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025 và định hướng đến năm 2030… Cùng với hệ thống văn bản, Chính phủ đã ban hành và chỉ đạo thực hiện Đề án Trục liên thông văn bản quốc gia VNDX (3/2019) để phục vụ việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ e-Cabinet (6/2019); triển khai thực hiện Cổng dịch vụ công quốc gia (9/2019); giải quyết thủ tục hành chính trên MTĐT.
Tại Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ về Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021- 2030, một trong sáu nội dung của chương trình cải cách hành chính giai đoạn này là xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số: “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số và ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ thúc đẩy hoàn thành xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số, góp phần đổi mới phương thức làm việc, nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước các cấp có đủ năng lực vận hành nền kinh tế số, xã hội số đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội, quốc phòng, an ninh và hội nhập quốc tế; nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công cho người dân, tổ chức”.
Hơn thế nữa, Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi số, xây dựng quốc gia số hướng tới nền kinh tế số, xã hội số. Chuyển đổi số là việc sử dụng công nghệ số để thay đổi cách thức sống, phương thức làm việc và quản trị, thay đổi mô hình kinh doanh, cung cấp dịch vụ mới, giải quyết các vấn đề của đời sống xã hội theo phương thức mới. Như vậy, việc QL&ĐHTC trên MTĐT không còn là xu thế mà là một trong những yêu cầu cần phải thực hiện và là nhiệm vụ cấp bách của các tổ chức hiện nay.
Tính tất yếu phải thực hiện quản lý và điều hành tổ chức trên môi trường điện tử trong bối cảnh hiện nay
Hoạt động QL&ĐHTC theo phương pháp truyền thống hay trên MTĐT theo xu hướng hiện đại, mục đích của QL&ĐHTC suy cho đến cùng là nhằm đạt được năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của tổ chức. Nhưng trong bối cảnh đầy biến động và phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý phải QL&ĐHTC trên MTĐT bởi tính ưu việt của nó, đó là:
Thứ nhất, hiện đại hóa phương thức QL&ĐHTC tạo được môi trường làm việc công khai, minh bạch, hiệu quả.
QL&ĐHTC theo phương pháp truyền thống khiến cho tổ chức gặp phải nhiều vấn đề trong quá trình ra quyết định, phân công, giải quyết công việc, tổ chức thực hiện công việc. Đặc biệt, trong trường hợp có điều bất thường xảy ra, chẳng hạn như: khi có thiên tai, dịch bệnh hoặc khi hệ thống thông tin còn thiếu, chưa cập nhật cần có thời gian để tra cứu, tìm hiểu, phân tích thêm. Bởi vì, theo phương pháp truyền thống, hệ thống thông tin phản hồi thường được thu thập bằng văn bản giấy; mọi vấn đề cần giải quyết, cần ra quyết định thường phải họp lấy ý kiến phản hồi trực tiếp, nay thay bằng hình thức họp trực tuyến, lấy ý kiến trực tiếp thông qua kênh điện tử, giúp cho các nhà quản lý ra quyết định nhanh và chính xác hơn.
Mặt khác, MTĐT giúp cho việc quản lý hệ thống văn bản, hệ thống thông tin dần được số hoá ở mọi khâu trong quy trình tổ chức thực hiện công việc. Tất cả mọi công việc, văn bản, hồ sơ sẽ được thực hiện trên MTĐT, giúp cho việc lưu trữ và tra tìm thông tin thuận lợi hơn. Chính vì vậy, việc QL&ĐHTC trên MTĐT, giúp cho các nhà quản lý, điều hành tổ chức ra quyết định nhanh; phân công công việc cho các bộ phận, cá nhân rõ ràng, cụ thể và minh bạch. Hơn thế nữa, quản lý và điều hành trên MTĐT, giúp cho nhà quản lý, điều hành tổ chức quản lý công việc từ xa, mọi lúc, mọi nơi, quản lý và kiểm soát công việc đã giao một cách tốt hơn. Các đơn vị và các thành viên trong tổ chức có thể theo dõi, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, sắp xếp thời gian, giải quyết công việc khoa học hơn, đồng thời các đơn vị, cá nhân có thể đưa ra ý kiến phản hồi kịp thời nếu việc phân công, bố trí công việc của nhà quản lý chưa phù hợp, từ đó phát huy tính dân chủ, công khai, minh bạch trong quản lý và điều hành công việc.
Thứ hai, QL&ĐHTC trên MTĐT giúp cho các tổ chức ứng phó được với khủng hoảng.
Trong thời gian dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp tại thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương và nhiều tỉnh, thành phố khác trong cả nước, chỉ thị giãn cách xã hội được áp dụng trên nhiều tỉnh, thành phố để ngăn chặn sự lây lan của Covid-19. Để tránh sự lây nhiễm, mọi người cần hạn chế việc di chuyển, đặc biệt là đối với đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng làm việc tại các tổ chức. Dịch bệnh Covid-19 đã làm thay đổi, thậm chí “đảo lộn” cuộc sống của con người và làm ảnh hưởng rất lớn đến mọi mặt của đời sống xã hội, đến nền kinh tế… Một trong những thay đổi lớn trong thời gian này, đó là sự dịch chuyển từ cách quản lý, điều hành công việc từ phương pháp truyền thống “bàn giấy” sang sử dụng nền tảng công nghệ để làm việc. Hầu hết các tổ chức đều phải ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, giải quyết công việc trực tuyến trên MTĐT. Các hoạt động của tổ chức được xây dựng và vận hành trên nền tảng web với các bộ ứng dụng phần mềm quản lý, trao đổi thông tin, xử lý công việc hoàn toàn trực tuyến. Giúp cho các nhà quản lý và điều hành tổ chức, vận hành, xử lý, giải quyết công việc, theo dõi tiến độ giải quyết công việc của tổ chức đạt hiệu quả.
Thứ ba, đổi mới tư duy quản lý, điều hành và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.
Nếu như trước đây, hệ thống công nghệ thông tin, cơ sở hạ tầng chỉ bảo đảm cho hạ tầng mạng thông suốt, ổn định thì nay khoa học công nghệ phát triển đã góp phần nâng cao năng lực QL&ĐHTC đạt hiệu quả từ khâu xây dựng và ban hành chính sách, đến khâu tổ chức thực hiện chính sách, giải quyết công việc.
Quản lý, điều hành tổ chức trên MTĐT, hiện đại có thể linh hoạt phát triển và tùy biến các trường tính năng để hỗ trợ tối đa nhu cầu của các cấp lãnh đạo, quản lý. Hệ thống quản lý tập trung sẽ giúp hỗ trợ ban lãnh đạo, quản lý theo dõi tiến độ công việc, đôn đốc, nhắc nhở đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Vì vậy, tiến độ công việc được theo sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh, kịp thời giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Thứ tư, quản lý, điều hành tổ chức công trên MTĐT là bước khẳng định cho chuyển đổi số.
Cách QL&ĐHTC truyền thống qua hệ thống văn bản, hồ sơ bằng giấy thì QL&ĐHTC trên MTĐT tất cả văn bản, hồ sơ đã được số hoá bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian. Với hình thức QL&ĐHTC trên MTĐT, các nội dung công việc, hồ sơ, văn bản…sẽ được thao tác qua một lần đăng nhập hệ thống. Thông qua kênh điện tử, mọi người có thể trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, QL&ĐHTC trên MTĐT, đòi hỏi các nhà quản lý phải đổi mới quy trình vận hành tổ chức và số hóa văn bản, hồ sơ để tạo ra quy trình làm việc rõ ràng, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, đề cao tính tự giác và tinh thần trách nhiệm với công việc, với tổ chức. Việc quản lý, điều hành tổ chức trên MTĐT, ứng dụng công nghệ, phần mềm máy tính vào quản lý và điều hành giải quyết công việc có thể được coi là bước đầu cho chuyển đổi số.
Thứ năm, tiết kiệm thời gian, chi phí cho tổ chức.
Quản lý, điều hành tổ chức trên MTĐT với nhiều tiện ích ở các phân hệ khác nhau nhưng cùng chung một hệ thống. Vì thế, người dùng có thể tra cứu và xử lý công việc trên một chiếc máy tính hoặc điện thoại thông minh kết nối internet mà không cần phải đi lại, giúp nhà quản lý giảm thời gian xử lý công việc, đặc biệt là có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực. Hơn thế nữa, quản lý, điều hành tổ chức trên MTĐT sẽ giúp tổ chức tiết kiệm chi phí, như: chi phí văn phòng phẩm, cơ sở vật chất, trang thiết bị không cần thiết… vì đã có các công nghệ tích hợp trên phần mềm quản lý.
Như vậy, để một tổ chức thực hiện có năng suất, chất lượng và hiệu quả, đòi hỏi ban lãnh đạo, quản lý tổ chức phải thay đổi tư duy, nhận thức, đổi mới cách nghĩ, cách làm, đổi mới cả tư duy và hành động. Bởi chính ban lãnh đạo, quản lý mới có khả năng quyết định hướng đi và khả năng chuyển đổi thành công của tổ chức. Thay đổi và phát triển tổ chức có thể phải thực hiện nhiều hoạt động khác nhau từ việc xây dựng chính sách đến đổi mới quy trình quản lý và cơ sở hạ tầng của tổ chức… Và một trong những nội dung có thể nhận thấy được là ứng dụng công nghệ vào quản lý và điều hành tổ chức. Từ những phân tích nêu trên có thể thấy, QL&ĐHTC trên MTĐT không còn là xu thế mà là yêu cầu cấp thiết, buộc các nhà lãnh đạo, quản lý mọi tổ chức cần phải thực hiện để một mặt ứng phó với khủng hoảng dịch bệnh, thiên tai, mặt khác đáp ứng yêu cầu phát triển trong bối cảnh Việt Nam đã và đang trong tiến trình xây dựng và phát triển quốc gia số; nền kinh tế số; công dân số…
