Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong hoạt động bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tại Học viện Hành chính Quốc gia

(Quanlynhanuoc.vn) Học viện Hành chính Quốc gia là trung tâm quốc gia thực hiện các chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức. Hơn 63 năm xây dựng và phát triển, Học viện đã đạt được nhiều kết quả quan trọng trong hoạt động bồi dưỡng, góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước. Nhằm tiếp tục nâng cao chất lượng bồi dưỡng, Học viện đang triển khai các biện pháp cụ thể, trong đó xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Lớp bồi dưỡng đối với lãnh đạo, quản lý cấp Vụ và tương đương khóa 18 năm 2022. Ảnh: napa.vn.
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn duy nhất thuộc bộ ISO 9000 được dùng để chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL), là tiêu chuẩn về HTQLCL được sử dụng rộng rãi nhất thế giới. Tại Việt Nam, ISO 9001 được chấp nhận dưới tên gọi TCVN ISO 9001 và được thúc đẩy triển khai áp dụng mạnh mẽ trong giai đoạn 1996 – 2005. Phiên bản mới nhất của ISO 9001 là ISO 9001:2015, quy định những yêu cầu cơ bản của hệ HTQLCL đối với một tổ chức.

Các yêu cầu cơ bản của HTQLCL theo ISO 9001:2015 gồm 5 nhóm yêu cầu với 10 điều khoản. Các nội dung yêu cầu này nhằm bảo đảm mọi hoạt động của tổ chức được kiểm soát và bảo đảm chất lượng trong quá trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ của tổ chức. Nội dung cụ thể của 5 nhóm yêu cầu, gồm:

(1) Yêu cầu về HTQLCL: nhóm này gồm các điều khoản là các yêu cầu tổ chức khi áp dụng phải xác định các quá trình cần thiết trong hệ thống và mối tương tác giữa các quá trình, các nguồn lực được sử dụng trong quá trình vận hành hệ thống. Đồng thời, nhóm này cũng quy định các cấp độ tài liệu được sử dụng trong quá trình vận hành hệ thống, cách thức kiểm soát các loại tài liệu, hồ sơ trong hệ thống.

(2) Yêu cầu về lãnh đạo: các điều khoản trong nhóm đặt ra những yêu cầu về lãnh đạo và cam kết, về các chính sách và trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo trong quá trình quản lý HTQLCL. Nhóm yêu cầu này bảo đảm các quá trình của HTQLCL được thực hiện có hiệu lực, từ đó đem lại hiệu quả cho tổ chức.

(3) Yêu cầu về quản lý nguồn lực: các điều khoản trong nhóm này tập trung vào nội dung quản lý nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc cần thiết, bảo đảm tính phù hợp để thực hiện các quá trình công việc được hoạch định.

(4) Yêu cầu về tạo sản phẩm: các điều khoản trong nhóm quy định các yêu cầu đối với quá trình liên quan đến việc tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ từ việc tiếp nhận yêu cầu khách hàng đến việc thiết kế sản phẩm, đến quá trình sản xuất ra sản phẩm và chuyển giao sản phẩm cho khách hàng.

(5) Yêu cầu về đo lường, phân tích và cải tiến: các điều khoản trong nhóm quy định về hoạt động theo dõi và đo lường đối với HTQLCL nhằm xem xét tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống của tổ chức thông qua các hoạt động như theo dõi sự thỏa mãn của khách hàng, đánh giá nội bộ, phân tích dữ liệu… qua đó, xác định những điểm yếu, những điểm chưa phù hợp của hệ thống để làm cơ sở cho việc cải tiến.

Việc áp dụng và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đem lại nhiều lợi ích cho các tổ chức thông qua việc có thể đưa ra các biện pháp làm việc đúng ngay từ khi bắt đầu triển khai, có thể xác định đúng nhiệm vụ và chỉ ra cách thực hiện để đạt kết quả mong muốn. Khi áp dụng hệ thống này, tổ chức cũng có thể tiết kiệm được nhiều chi phí hơn do các hệ thống hoạt động của tổ chức được kiểm soát từ đầu đến cuối, ngăn ngừa sai sót và bảo đảm các yêu cầu về chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức cung cấp. Đối với cơ quan nhà nước, áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện mục tiêu cải cách hành chính thông qua việc tạo ra được sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ các thủ tục không cần thiết và cải tiến phương pháp làm việc.

Kết quả hoạt động bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Học viện Hành chính Quốc gia

Trải qua hơn 63 năm xây dựng và phát triển, công tác đào tạo, bồi dưỡng, đặc biệt là bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Học viện Hành chính Quốc gia (gọi tắt là Học viện) đã đáp ứng kịp thời nhu cầu về bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước (QLNN) cho cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) trong hệ thống các cơ quan nhà nước.

Trên cơ sở các quy định của Nhà nước và cơ quan có thẩm quyền, Học viện đã xây dựng và ban hành hệ thống chương trình, tài liệu bồi dưỡng kiến thức QLNN theo ngạch (chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp); chương trình, tài liệu bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân; các chương trình, tài liệu bồi dưỡng theo chức vụ lãnh đạo, quản lý (cấp Thứ trưởng, cấp Vụ, cấp Sở, cấp Huyện, cấp Phòng) và các chương trình, tài liệu bồi dưỡng theo vị trí việc làm… Các chương trình, tài liệu được ban hành phù hợp với đối tượng học viên, có hàm lượng kiến thức khoa học và thực tiễn cao, có tính cập nhật, bảo đảm định hướng cho hoạt động giảng dạy và nghiên cứu trong tổ chức các khóa bồi dưỡng.

Học viện đã xây dựng và ban hành quy định về tổ chức quản lý, đánh giá, cấp chứng chỉ và phối hợp giữa các đơn vị có liên quan trong hoạt động bồi dưỡng; Các khâu trong quá trình tổ chức lớp bồi dưỡng được xây dựng thành quy trình và có sự phân công rõ về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân có liên quan trong quá trình thực hiện. Các quy chế, quy định luôn được cập nhật, sửa đổi, bổ sung, bảo đảm thực hiện các hoạt động mở lớp, tổ chức quản lý và kết thúc lớp bồi dưỡng theo kế hoạch dự kiến, hiệu quả, hạn chế tối đa sai sót trong thực hiện.

Học viện chú trọng xây dựng đội ngũ giảng viên, báo cáo viên có trình độ, năng lực, phẩm chất phù hợp để tham gia giảng dạy, báo cáo ở các chương trình bồi dưỡng nhằm đáp ứng yêu cầu của mục tiêu khóa bồi dưỡng cũng như với tính đặc thù của đối tượng bồi dưỡng (CBCCVC; lãnh đạo, quản lý trong các cơ quan nhà nước); xây dựng và ban hành Quy định tiêu chuẩn giảng viên, giảng viên kiêm nhiệm, giảng viên thỉnh giảng, báo cáo viên; Quy trình đánh giá năng lực giảng viên…; thường xuyên tổ chức các khóa tập huấn giảng viên tham gia giảng dạy các chương trình bồi dưỡng. Bên cạnh đó, chất lượng đội ngũ chuyên viên quản lý bồi dưỡng cũng được quan tâm, chú trọng. Việc bố trí, sắp xếp, hoàn thiện về tổ chức bộ máy cũng như đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ chuyên viên quản lý bồi dưỡng cũng được coi là nhiệm vụ trọng tâm, được các cấp lãnh đạo, quản lý Học viện quan tâm.

Việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tổ chức và quản lý các khóa bồi dưỡng: bồi dưỡng theo hình thức trực tuyến; quản lý học viên trực tuyến, kiểm tra trắc nghiệm trực tuyến…; xây dựng học liệu và tổ chức các khóa bồi dưỡng từ xa; áp dụng hệ thống quản lý và xử lý văn bản điện tử V-office trong quá trình tổ chức và quản lý khóa bồi dưỡng đã đem đến những kết quả cao.

Có thể đánh giá kết quả hoạt động bồi dưỡng của Học viện đã đạt được trong giai đoạn 2017 – 2021, cụ thể tại bảng sau1:

Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động bồi dưỡng CBCCVC của Học viện vẫn còn tồn tại một số khó khăn, hạn chế:

Một là, việc đổi mới quy trình, phương thức trong tổ chức hoạt động bồi dưỡng còn tồn tại một số bất cập nên quá trình triển khai thực hiện còn có khó khăn nhất định, nhất là trong việc bố trí giảng viên, phối hợp quản lý giữa các khâu tổ chức lớp học…

Hai là, sự phối hợp giữa các đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện trong quá trình tổ chức lớp có lúc còn chưa kịp thời. Một số chuyên viên quản lý còn hạn chế về kiến thức, kỹ năng trong triển khaicác quy định mở lớp, còn để xảy ra sai sót trong công tác tham mưu dẫn đến hiệu quả quản lý bồi dưỡng chưa cao.

Ba là, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động tổ chức khóa bồi dưỡng còn hạn chế, chưa bảo đảm hỗ trợ cho hoạt động giảng dạy các khóa bồi dưỡng.

Một số đề xuất áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Để áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong hoạt động quản lý bồi dưỡng của Học viện cần chú ý các nội dung sau:

Thứ nhất, cần có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nhằm nâng cao chất lượng quản lý bồi dưỡng CBCCVC tại Học viện.

Qua hơn 7 năm triển khai HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 và được nâng cấp thành tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, những kết quả tích cực, thiết thực của việc áp dụng HTQLCL trong cơ quan hành chính nhà nước ở Việt Nam thời gian qua cho thấy những vai trò và lợi ích của mô hình đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động của các tổ chức thuộc khu vực công ở Việt Nam2.

Đối với Học viện, việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong hoạt động bồi dưỡng CBCCVC của Học viện sẽ là công cụ để các cấp lãnh đạo, quản lý thuận lợi trong việc điều hành, kiểm soát toàn bộ hoạt động tổ chức, quản lý bồi dưỡng; giúp cho các đơn vị, cá nhân có liên quan và đặc biệt là đội ngũ chuyên viên quản lý bồi dưỡng biết rõ trách nhiệm, quyền hạn, thực hiện đúng trình tự công việc, cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc trên cơ sở hệ thống quy định thống nhất, giảm thiểu sự chồng chéo, mâu thuẫn, sai sót và rủi ro.

Thứ hai, cần có sự cam kết áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong hoạt động bồi dưỡng CBCCVC của Học viện.

Sự cam kết thực hiện chính là việc ban hành và tổ chức thực hiện các quy định liên quan, thực hiện đồng bộ, nhất quán từ các cấp lãnh đạo, quản lý đến tập thể viên chức, người lao động của Học viện trong việc áp dụng mô hình quản lý chất lượng này.

Cam kết của các cấp lãnh đạo, quản lý là tiền đề cho việc sẵn sàng cung cấp nguồn lực và chỉ đạo việc triển khai xây dựng thực hiện, duy trì áp dụng HTQLCL trong Học viện, bao gồm cả sự bảo đảm sắp xếp bố trí nguồn lực sẵn có để thực hiện. Đây là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của bất cứ quyết định thay đổi nói chung, cũng như quyết định áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nói riêng.

Bên cạnh đó, việc triển khai và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ dẫn tới những thay đổi trong phương pháp làm việc, quy trình, thủ tục thực hiện công việc, cơ chế phối hợp giữa các đơn vị, cá nhân có liên quan… Vì vậy, cần phải có sự cam kết của viên chức, người lao động trong Học viện, đặc biệt là các chuyên viên quản lý bồi dưỡng để đạt được hiệu quả trong quá trình áp dụng.

Thứ ba, cần có đầy đủ các điều kiện cơ sở hạ tầng, kỹ thuật phục vụ công tác quản lý bồi dưỡng đảm bảo phù hợp với các yêu cầu của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị có ảnh hưởng lớn đến chất lượng của các hoạt động tổ chức mở lớp, hoạt động quản lý lớp và các hoạt động kết thúc lớp học: phòng làm việc, phòng học, thư viện, các trang thiết bị phục vụ công tác tổ chức bồi dưỡng cần được trang bị hiện đại, đáp ứng yêu cầu của xu thế phát triển. Đặc biệt, trong bối cảnh xây dựng chính phủ điện tử hướng đến chính phủ số, việc đầu tư, ứng dụng công nghệ thông tin và trang bị các phương tiện kỹ thuật phù hợp với kỹ thuật số cũng là yêu cầu mang tính cấp thiết của việc xây dựng lớp học điện tử, thư viện điện tử, quản lý học viên điện tử…

Thứ tư, đội ngũ viên chức, người lao động của Học viện, đặc biệt là đội ngũ chuyên viên cần được đào tạo, huấn luyện về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong quản lý bồi dưỡng.

HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là một trong những HTQLCL có nhiều điểm ưu việt và được áp dụng ở nhiều quốc gia. HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng được áp dụng trong khu vực công ở Việt Nam và đã khẳng định được vai trò là một công cụ quan trọng, hỗ trợ cho các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện các mục tiêu của cải cách hành chính. Đối với Học viện Hành chính Quốc gia, việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức. Qua đó, tiếp tục khẳng định vị trí của Học viện là trung tâm quốc gia thực hiện đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CBCCVC trong cả nước cũng như trong khu vực.

Chú thích:
1. Học viện Hành chính Quốc gia. Báo cáo số liệu phục vụ xây dựng Đề án sáp nhập Đại học Nội vụ vào Học viện Hành chính Quốc gia năm 2021.
2. Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển truyền thông Khoa học và công nghệ, Bộ Khoa học và công nghệ. Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Công cụ hữu hiệu xây dựng nền hành chính hiện đại.
Tài liệu tham khảo:
1. Đặng Quốc Bảo, Bùi Đức Thiệp, Nguyễn Lộc, Phạm Quang Sáng, Đặng Bá Lãm. Đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục Việt Nam: Dành cho hiệu trưởng và cán bộ quản lý. H. NXB Giáo dục, 2010.
2. Quản lý chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính. https://quanlynhanuoc.vn, ngày 30/8/2022.
3. Hệ thống quản lý chất lượng. https://www.iso.org/home.html, ngày 15/07/2022.
4. Viện Năng suất Việt Nam. Phương pháp đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Hà Nội, 2017.
TS. Bùi Huy Tùng
ThS. Nguyễn Thị Mai
Học viện Hành chính Quốc gia