(Quanlynhanuoc.vn) – Một cách tư duy đúng đắn nhất về chuyển đổi số là: chuyển đổi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan, đơn vị theo một cách khác nhưng đem lại hiệu quả hơn, bảo đảm phát triển liên tục, bền vững, tạo ra năng lực cạnh tranh/ứng phó với hoàn cảnh bất thường của xã hội tốt hơn. Đó cũng chính là con đường tư duy để phát triển, mà vai trò người đứng đầu, bộ gen/văn hoá của tổ chức là rất quan trọng góp phần chuyển đổi số để xây dựng chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, doanh nghiệp số, công dân số thành công.
Chuyển đổi số trong bối cảnh hiện nay là một hành trình phát triển đầy hứa hẹn cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân. Song, chuyển đổi số cũng có vô vàn những cạm bẫy giống như mọi con đường trong kinh doanh, có nhiều chông gai và cạm bẫy mà chỉ cần doanh nghiệp, tổ chức cẩn trọng, có kế hoạch và có sự chuẩn bị kỹ là sẽ vượt qua và tránh thiệt hại không đáng có. Theo kết quả nghiên cứu từ BCG, có đến 70% dự án chuyển đổi số thất bại hoặc không đạt đúng mục tiêu đề ra ban đầu. Và như vậy, để nằm trong nhóm 30% còn lại, các doanh nghiệp, tổ chức cần tính toán để đi đúng hướng và đồng thời tránh sai lầm, cạm bẫy.
Nhận diện những thách thức khi bắt đầu thực hiện chuyển đổi số
Một trong những trạng thái thuộc về cảm xúc chủ quan của các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp, tổ chức là tâm lý nóng vội muốn chuyển đổi số thật nhanh, tức là, làm quá nhiều, quá nhanh và mong đợi những cái phi thực tế dẫn đến nhanh chóng thất bại ngay từ bước khởi đầu với một kế hoạch bất khả thi. Câu chuyện chuyển đổi số chỉ lên bắt đầu từ phạm vi vừa phải để đạt được những kết quả tích cực, dù nhỏ nhặt nhưng là những minh chứng cần thiết, tích cực cho quá trình chuyển đổi. Nhờ đó, các doanh nghiệp, tổ chức mới thuyết phục được các cổ đông, ban quản trị, nhân viên, các bên liên quan… thấy hào hứng và tin tưởng vào con đường thay đổi; đồng thời giúp các nhà lãnh đạo, quản lý có bước tiến vừa phải, đủ để thay đổi mọi thứ và điều chỉnh khi cần thiết.
Sau tâm lý nóng vội là việc các doanh nghiệp, tổ chức thiếu chiến lược, kế hoạch bài bản, nhiều tham vọng trong triển khai, chưa có sự chuẩn bị về ngân sách, tài chính, nguồn lực cần thiết; đội ngũ nhân sự chưa có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết. Nhiều nhà quản trị doanh nghiệp vội vàng lựa chọn giải pháp chuyển đổi số không phù hợp với đặc thù hoạt động của mình, do đó, những phát sinh chi phí bất ngờ cho việc phải đầu tư huấn luyện nguồn nhân lực, tăng cường hay thuê thêm những vị trí mới là khó tránh khỏi. Chính vì vậy, việc hoạch định kế hoạch chuẩn bị thật kỹ, lập khoản dự phòng cho từng phần của dự án và thực hiện tuần tự từng bước một.
Ngoài ra, bảo đảm đội ngũ nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng thực thi là những vấn đề đặc biệt quan trọng trước khi bắt tay vào chuyển đổi số cho doanh nghiệp và tổ chức. Cần xác định rõ ràng những lý do, sự kỳ vọng, mục tiêu chuyển đổi, lập KPI cụ thể, phân vai trò tường minh cho từng cá nhân biết rõ việc mình cần làm và để họ có ý thức trách nhiệm cao.
Chuyển đổi số không thể một sớm một chiều, chưa kể thông thường, người ta thường chống đối cái mới nếu không rõ vì sao cần từ bỏ cái cũ và làm sao sử dụng được cái mới. Do đó, từ các cấp lãnh đạo, quản lý đến nhân viên ở những vị trí làm việc khác nhau cần có những bước, từng bước chuyển đổi, và trước hết cần nâng cao nhận thức giúp mọi người nắm rõ vì sao nên bỏ cái cũ, bảo đảm họ có nhu cầu chuyển đổi sang hệ thống giải pháp mới hiệu quả hơn.
Trước khi tiến hành chuyển đổi số cần tiến hành khảo sát, quản lý và phân tích dữ liệu để ra quyết định một cách vững chắc. Trên thực tế, nhu cầu của khách hàng liên tục thay đổi, nếu không nắm rõ thị hiếu và những biến đổi nhu cầu của khách hàng, chắc chắn, nếu là chiến lược sản phẩm, bạn sẽ tạo nên những sản phẩm/dịch vụ vô ích hay kém giá trị trong mắt khách hàng. Chuyển đổi số không phải là sự thay đổi cho riêng bạn được tiện lợi hơn, mà là để phục vụ khách hàng tốt hơn. Vì vậy cần nghĩ đến khách hàng trước khi hoạch định chuyển đổi. Do đó, cần nghiên cứu dữ liệu khách hàng, nắm rõ nhu cầu của họ cũng như dự đoán những xu hướng, thị hiếu, yêu cầu, đòi hỏi sắp đến, những kỳ vọng của khách hàng,…
Ngoài ra, chuyển đổi số không phải chỉ làm một lần là xong, là dứt. Vì công nghệ luôn thay đổi, phát triển, nhu cầu người dùng cũng luôn thay đổi. Do đó, cải cách, cải tiến cũng phải diễn ra liên tục nếu không sẽ bị đào thải. Bởi, chuyển đổi số là một hành trình kéo dài suốt vòng đời của tổ chức, kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khi đó, bối cảnh hiện nay đang diễn ra chuyển đổi số như một trào lưu, xu hướng, nên nhiều người vẫn đang nghĩ “cái gì đã chạy tốt, cứ để yên như vậy”. Có nghĩa là không cần… thay đổi. Điều này không hẳn sai, nhưng phải kèm theo một điều kiện là tất cả mọi nơi, mọi tổ chức, mọi đối thủ cạnh tranh cũng phải… đứng yên. Bởi lẽ, cạnh tranh đang buộc người ta phải thay đổi, để lạ hơn, hay hơn, độc đáo hơn, tốt hơn. Tư duy của người đứng đầu, của nhà quản lý nếu bảo thủ với xu hướng phát triển, với một công nghệ hay hệ thống giải pháp tiên tiến nào đó, trong khi mọi thứ đang thay đổi sẽ kéo lùi sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp mà bạn là người đứng đầu, do đó, bạn cần thay đổi. Tuy nhiên, nên theo trình tự và với nhiều lựa chọn như: áp dụng hẳn một hệ thống/công nghệ mới, hoặc có thể cập nhật, cải thiện hệ thống/công nghệ đang có.
Chuyển đổi số vào cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần được thông báo, chuẩn bị trước về mặt tư duy, nhận thức và sự sẵn sàng thay đổi để hiệu quả hơn đối với toàn thể nhân sự trong tổ chức; mặt khác họ cần được huấn luyện đầy đủ và có hứng thú với việc chuyển đổi, thay đổi giải pháp công nghệ. Hãy bắt đầu thay đổi từ văn hóa: chia sẻ và giải thích với nhân viên, tương tác với họ, chuyển đổi cùng họ để họ dần thay đổi suy nghĩ và chấp nhận cái mới. Công nghệ và văn hóa của người lãnh đạo, quản lý, văn hoá của tổ chức cần hòa hợp với nhau.
Vấn đề về hợp tác, lựa chọn đối tác nếu tổ chức, doanh nghiệp của bạn không chuyên về công nghệ, thì không nên hợp tác cùng lúc với nhiều đối tác sẽ gây cho bạn gánh nặng về quản lý cũng như phối hợp các mảng việc. Hãy hợp tác chiến lược với một đối tác uy tín, giàu thực lực, đủ sức giúp bạn từ A-Z: hoạch định cho đến triển khai; việc của bạn là giám sát và làm chất xúc tác cho toàn bộ đội ngũ chuyển đổi.
Chuyển đổi số là một quá trình liên tục thay đổi
Trong từng giai đoạn của chuyển đổi số, khó khăn là không tránh khỏi. Ba giai đoạn mang đến những cơ hội khác nhau cho tổ chức. Hiện đại hóa và chuyển đổi toàn cơ quan, giúp tổ chức, doanh nghiệp tập trung vào việc định hình lại hoạt động hiện tại. Tiếp đến là tìm kiếm giải pháp tạo ra các nguồn giá trị mới. Tuy nhiên, chuyển đổi số là một qua trình thay đổi liên tục, và nếu đã vượt qua được giai đoạn 1 chuyển sang bước 2 hoặc 3 thì khả năng thất bại vẫn còn hiện hữu.
Giai đoạn 1: Hiện đại hóa là đơn giản hóa và số hóa các quy trình và chức năng hiện có, nó có thể là về việc kết nối các hoạt động, các sản phẩm và tái thiết kế kỹ thuật số các quy trình cốt lõi. Đối với trải nghiệm của nhân viên, đó có thể là việc tự động hóa các quy trình nhân sự hoặc cung cấp cổng tự phục vụ cho nhân viên. Giai đoạn này làm cho tổ chức mạnh hơn và thông minh hơn. Nó cũng mang lại lợi nhuận nhanh chóng hợp lý có thể thúc đẩy các khoản đầu tư kỹ thuật số phức tạp hơn. Và đó là một cơ hội tuyệt vời để tổ chức cải thiện khả năng kỹ thuật số của mình.
Giai đoạn 2: Chuyển đổi quy mô toàn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là một nỗ lực thay đổi chuỗi giá trị chéo phức tạp, ứng dụng internet vạn vật để duy trì tình trạng hoặc tự động hóa các quy trình hoạt động trở lên có giá trị thành tiền chẳng hạn. Đối với nhân viên, nó có thể là thể chế hóa các phương pháp làm việc nhanh hơn, linh hoạt hơn hoặc thiết lập một môi trường văn hóa tích cực học hỏi liên tục và tái đào tạo kỹ năng. Những nỗ lực chuyển đổi tổ chức truyền thống chính là thiết lập các mô hình quản trị phù hợp, bổ sung nhân tài mới và những thứ quan trọng, cần cho sự phát triển để đạt được thành công trong quá trình chuyển đổi.
Chuyển đổi toàn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thường tập trung vào việc cải thiện các hoạt động hiện có. Tuy nhiên, khi thành công, họ thường mở ra các cơ hội tạo ra giá trị mới, chẳng hạn như bằng cách tiếp cận khách hàng mới hoặc tìm ra những cách thức vận hành hiệu quả hơn, theo cách khác. Chuyển đổi toàn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có tính chất đa chức năng và phức tạp, nhưng là giai đoạn học hỏi bắt buộc trên hành trình trưởng thành về chuyển đổi kỹ thuật số.
Giai đoạn 3: Tạo ra hoạt động mới, hoặc sản phẩm mới, hoặc mảng kinh doanh mới, tăng quy mô của miếng bánh hiện có hoặc tạo ra các dòng doanh thu mới. Có thể chuyển từ bán sản phẩm và dịch vụ sang các mô hình kinh doanh dựa trên đăng ký mới. Đối với hoạt động, nó có thể sử dụng dữ liệu và phân tích để dự đoán chính xác hiệu suất hoạt động của sản phẩm hoặc hệ thống. Đây là những chuyển đổi thực sự bởi vì chúng thách thức các quy trình, cấu trúc và khả năng hiện có của tổ chức và đòi hỏi những cách thức làm việc mới. Chính vì vậy, giai đoạn này, lãnh đạo là chìa khóa quan trọng, vì đây là việc chuyển đổi từ mô hình hoạt động hiện có sang mô hình hoạt động mới. Thông thường, giai đoạn này cũng đòi hỏi phải xem xét lại các ranh giới của tổ chức khi nó chuyển từ chuỗi cung ứng tuyến tính truyền thống sang hệ sinh thái. Nó đòi hỏi mức độ trưởng thành của tư duy chuyển đổi của tổ chức phải thích ứng linh hoạt, sáng tạo và có sức đề kháng với mọi tình huống của an ninh phi truyền thống đang diễn ra phức tạp hiện nay.
Xác định năng lực của doanh nghiệp/tổ chức đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số
Xác định năng lực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã đáp ứng được yêu cầu chuyển đổi số chưa? Theo đó, cần xác định các năng lực mà tổ chức, doanh nghiệp cần có trên 4 lĩnh vực: Chiến lược, Công nghệ, Cơ cấu và Lãnh đạo.
Thứ nhất, cần có sự chuẩn bị chiến lược gắn với tầm nhìn chuyển đổi số định hướng phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cần đánh giá tốt bối cảnh, dự báo các xu hướng phát triển trong tương lai, tham gia vào hệ sinh thái và định hình thay đổi cấu trúc tổ chức cho phù hợp. Tập trung vào đối tượng khách hàng, thấu hiểu nhu cầu mong muốn của họ.
Thứ hai, có công nghệ thích ứng và có kế hoạch áp dụng công nghệ trong cơ quan, tổ chức vì sự phát triển chung và đặt lợi ích khách hàng lên trên hết. Quản lý và vận hành công nghệ trong một số hoạt động phục vụ nâng cao chất lượng công việc, giá trị khách hàng, bảo đảm phát triển bền vững.
Thứ ba, về cơ cấu tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp, cần xem xét cách hoạt động gắn với tầm nhìn dài hạn và tham vọng phát triển kỹ thuật số thông minh trong điều hành, quản lý. Tổ chức cần tinh gọn, cho phép trao đổi tương tác thuận tiện, dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi. Liên tục tuyển dụng và phát triển năng lực của các nhà quản trị, quản lý và năng lực thích ứng, linh hoạt của nhân viên để phù hợp với các nhiệm vụ, chiến lược và mô hình phát triển của tổ chức hoặc phát triển mô hình kinh doanh hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
Thứ tư, lãnh đạo cần phát triển thêm năng lực số, hiểu biết về công nghệ. Lãnh đạo cần có khả năng chuyển đổi thực hiện các tầm nhìn. Biến mục đích chuyển đổi số thành những giá trị vật chất, có vai trò và ý nghĩa đối với nhân viên nhằm tạo ra động lực được làm việc, được tham gia vào quá trình chuyển đổi.
Chuyển đổi đòi hỏi trình độ tổ chức cao và có sự chuẩn bị về nguồn lực. Khảo sát xác định năng lực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp so với yêu cầu chuyển đổi số giúp các nhà lãnh đạo có sự chuẩn bị tốt, tăng tỷ lệ thành công.
