(Quanlynhanuoc.vn) – Chuyển đổi số là một xu hướng tất yếu và cần được quan tâm và đầu tư mạnh mẽ. Sự cần thiết chuyển đổi số trong thực hiện thủ tục hành chính đã được thể hiện rõ ràng qua những lợi ích mà nó mang lại, như: tăng tốc độ và tiết kiệm thời gian, tối giản giấy tờ và chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của người dân, tăng cường tính minh bạch và đối soát, hỗ trợ phát triển kinh tế – xã hội. Bài viết đánh giá thực trạng và đề xuất một số giải pháp tăng cường chuyển đổi số nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu suất thực hiện thủ tục hành chính đáp ứng nhu cầu của xã hội, góp phần đưa đất nước tiến vào thời kỳ kỷ nguyên số.
Chuyển đổi số trong thực hiện thủ tục hành chính là quá trình sử dụng công nghệ thông tin và trí tuệ nhân tạo để tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình hành chính, từ đó cải thiện hiệu quả và chất lượng của các hoạt động hành chính. Thông qua việc áp dụng công nghệ số, các cơ quan chính quyền có khả năng chuyển các quy trình truyền thống, thủ công thành các quy trình điện tử, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu giấy tờ và tối ưu hóa chi phí. Bản chất của quá trình này là sự áp dụng của các công nghệ, như: hệ thống thông tin, trí tuệ nhân tạo, trích xuất thông tin từ hình ảnh, tự động hóa quy trình và dữ liệu lớn. Điều này cho phép dữ liệu và thông tin được lưu trữ, trao đổi và xử lý điện tử, giúp tăng tốc độ xử lý, giảm thiểu sai sót và cải thiện tính minh bạch và đối soát.
Sự cần thiết của chuyển đổi số trong thực hiện thủ tục hành chính
Một là, chuyển đổi số giúp tăng tốc độ xử lý công việc và tiết kiệm thời gian. Các quy trình thủ tục hành chính truyền thống thường gặp phải vấn đề về tốc độ xử lý và tiêu tốn nhiều thời gian. Bằng việc chuyển đổi số, quy trình hành chính có thể được thực hiện tự động và nhanh chóng, giảm thiểu thời gian đáng kể so với việc thực hiện bằng tay. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho cả người dân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý nhà nước lẫn hoạt động kinh doanh và phát triển kinh tế.
Hai là, tối giản giấy tờ và chi phí. Thủ tục hành chính truyền thống thường yêu cầu người dân phải nộp nhiều loại giấy tờ và hồ sơ phức tạp (thậm chí một loại giấy tờ như giấy tờ tùy thân nhưng phải nộp đi nộp lại nhiều lần khi mỗi lần làm thủ tục), gây mất thời gian và tăng chi phí cho người dân và doanh nghiệp. Chuyển đổi số giúp giảm thiểu việc in ấn và lưu trữ giấy tờ, giảm chi phí vận hành và quản lý hồ sơ. Đồng thời, việc lưu trữ thông tin điện tử giúp dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin, tăng tính minh bạch và tiện ích cho người dùng.
Ba là, nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của người dân. Chuyển đổi số cho phép cải thiện chất lượng dịch vụ hành chính thông qua việc tối ưu hóa quy trình và tăng cường tính chính xác. Việc áp dụng công nghệ thông tin và trí tuệ nhân tạo trong việc xử lý hồ sơ và giải quyết yêu cầu của người dân giúp cung cấp dịch vụ nhanh chóng và chính xác hơn. Người dân ngồi tại nhà cũng có thể nộp hồ sơ thủ tục và nhận kết quả thay vì phải tới tận cơ quan chính quyền như trước đây. Điều này góp phần tạo sự hài lòng từ phía người dân và doanh nghiệp về dịch vụ công, đồng thời củng cố niềm tin vào sự minh bạch và tính công bằng của hệ thống hành chính.
Bốn là, tăng cường tính minh bạch và kiểm soát dữ liệu. Chuyển đổi số trong thực hiện thủ tục hành chính giúp tăng tính minh bạch và kiểm soát thông tin và dữ liệu. Các quy trình và giao dịch điện tử được lưu trữ và kiểm soát một cách chặt chẽ, từ đó bảo đảm tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin. Các bên liên quan có thể dễ dàng kiểm tra và theo dõi tiến trình thực hiện, giúp bảo đảm sự minh bạch và tránh tiềm ẩn rủi ro và sai sót.
Năm là, chuyển đổi số trong thực hiện thủ tục hành chính góp phần hỗ trợ phát triển kinh tế – xã hội. Việc tối ưu hóa quy trình hành chính giúp thu hút đầu tư, thúc đẩy sản xuất – kinh doanh, đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển. Qua việc nâng cao chất lượng dịch vụ công cũng giúp nâng cao chất lượng cuộc sống và cải thiện môi trường kinh doanh, hỗ trợ tăng trưởng kinh tế và cải thiện đời sống người dân.
Một số khó khăn, bất cập trong quá trình triển khai chuyển đổi số trong thực hiện thủ tục hành chính
Mặc dù chuyển đổi số trong thực hiện thủ tục hành chính mang lại nhiều lợi ích và tiềm năng tối ưu hóa, tuy nhiên, cũng có một số bất cập, khó khăn, đó là:
Thứ nhất, chi phí đầu tư ban đầu cao.
Quá trình chuyển đổi số đòi hỏi các cơ quan chính quyền phải đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin, hệ thống và cơ sở hạ tầng. Chi phí ban đầu cao có thể là một thách thức lớn đối với các cơ quan có nguồn lực hạn chế hoặc đang hoạt động trong bối cảnh ngân sách eo hẹp. Trên thế giới, mức chi trung bình cho chuyển đổi số hằng năm vào khoảng 2 – 3%. Ở Xinh-ga-po, tỷ lệ này có thể lên tới 4 – 5%. Mức trung bình của Việt Nam hiện nay đang là 0,3%. Mỗi cơ quan, tổ chức căn cứ vào chiến lược chuyển đổi số của mình để có mức chi phù hợp1.
Thứ hai, khó khăn trong việc tập hợp dữ liệu và thông tin.
Để thực hiện chuyển đổi số, việc tập hợp và chuyển đổi dữ liệu và thông tin từ hệ thống truyền thống sang hệ thống điện tử có thể gặp nhiều khó khăn. Đôi khi, thông tin cũ không được đồng nhất hoặc không được tổ chức cẩn thận, dẫn đến việc thất thoát dữ liệu quan trọng hoặc sai sót trong quá trình chuyển đổi.
Thứ ba, khả năng thích ứng của người dân.
Việc thay đổi từ việc thực hiện thủ tục truyền thống sang việc thực hiện điện tử đòi hỏi sự thích ứng của người dân. Một số người có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng công nghệ mới, đặc biệt là người già hoặc những người không có nền tảng công nghệ thông tin tốt. Điều này có thể tạo ra khó khăn trong việc thực hiện thủ tục hành chính và làm giảm tính hiệu quả của chuyển đổi số. Đến tháng 3/2022, tổng số thuê bao sử dụng điện thoại thông minh tại Việt Nam là 93,5 triệu người, trong đó người trưởng thành chiếm khoảng 73,5%, nhưng tỷ lệ phân bổ không đều ở các tỉnh thành. Các địa phương có tỷ lệ người trưởng thành sử dụng điện thoại thông minh cao nhất là: Hải Phòng (78,4%), Đà Nẵng (77,8%), TP. Hồ Chí Minh (75,7%), Hà Nội (74,5%). Các địa phương có tỷ lệ người trưởng thành sử dụng smartphone thấp là Sơn La (58,3%), Hà Giang (56,1%), Lai Châu (56,6%) và Điện Biên (57,6%). Các tỉnh có tỷ lệ dân số chỉ sử dụng featurephone cao, như: Long An (12,6%); Tiền Giang (13,5%); Bến Tre (15%); Nam Định (12,8%) và Thanh Hóa (12,4%)2. Với tỷ lệ phân bổ người dùng có nền tảng công nghệ thông tin hiện đại thiếu đồng đều như trên cũng là một cản trở không nhỏ cho quá trình chuyển đổi số.
Thứ tư, vấn đề bảo mật và quyền riêng tư.
Chuyển đổi số đòi hỏi sử dụng các hệ thống và dịch vụ trực tuyến, điều này đồng nghĩa với việc cần bảo đảm bảo mật và an toàn cho dữ liệu và thông tin của người dân và doanh nghiệp. Nếu không có các biện pháp bảo mật và quản lý dữ liệu chặt chẽ, có thể xảy ra việc lộ thông tin nhạy cảm hoặc bị tấn công mạng gây thiệt hại lớn; không có các biện pháp bảo mật và quản lý dữ liệu chặt chẽ, có thể xảy ra việc lộ thông tin nhạy cảm hoặc bị tấn công mạng gây thiệt hại lớn. Thực tế cũng chứng minh đôi khi chính chúng ta lại tự làm lộ, lọt thông tin cá nhân của mình vì máy tính có virus hay điện thoại có phần mềm chạy ẩn đánh cắp thông tin. Bộ Thông tin và Truyền thông cho biết: “Việc bảo đảm an toàn thông tin cho các nền tảng số phải được thực hiện ngay từ khâu thiết kế, như là một trong những tính năng quan trọng nhất của sản phẩm. Các tổ chức phát triển và vận hành nền tảng số phải ưu tiên dành tỷ lệ kinh phí tối thiểu khoảng 20% – 30% tổng mức đầu tư cho việc bảo đảm an toàn thông tin xuyên suốt trong cả vòng đời nền tảng. Với mức chi phí như khuyến cáo, thực sự đây cũng là một thách thức không nhỏ đối với các cơ quan chính quyền trong việc bảo đảm 2 nhiệm vụ song song: đẩy mạnh/phổ cập chuyển đổi số và cân đối tài chính ngân sách3”.
Thứ năm, sự không đồng nhất trong chuẩn mực và hệ thống.
Mỗi cơ quan chính quyền có thể sử dụng các hệ thống và phần mềm khác nhau, dẫn đến sự không đồng nhất trong việc thực hiện thủ tục hành chính. Điều này có thể làm giảm tính hiệu quả và gây khó khăn cho người dân và doanh nghiệp khi tiếp cận thông tin và thực hiện các thủ tục. Bên cạnh đó, còn hạn chế về hạ tầng kỹ thuật, phần mềm ứng dụng, giải pháp bảo đảm an toàn thông tin (hạn chế kinh phí đầu tư, thiếu điều kiện để nâng cấp, cập nhật, gia hạn bản quyền); việc xây dựng, ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn, hướng dẫn kỹ thuật về cấu trúc dữ liệu phục vụ chia sẻ vẫn chưa được các cơ quan chủ quản các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin quan tâm đúng mực; chưa có cơ chế, quy định chung về kinh phí vận hành duy trì, thu phí/giá/chi phí phục vụ kết nối, khai thác các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin quốc gia, chia sẻ dữ liệu qua các nền tảng để bảo đảm có nguồn lực quản lý, vận hành, duy trì, bảo đảm an toàn thông tin mạng; dẫn đến dữ liệu không đáp ứng các yêu cầu “đúng, đủ, sạch, sống”, “dọc ngang thông suốt”…4
Ngoài ra, khó khăn còn đến từ việc thiếu các căn cứ pháp lý về việc sử dụng dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chuyên ngành có giá trị chứng minh, tương đương với giấy tờ bản giấy là chưa đầy đủ, đồng bộ giữa các ngành, lĩnh vực; các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin có quy mô từ trung ương đến địa phương có tính chất nền tảng chậm được triển khai, đưa vào khai thác trên quy mô quốc gia; các cơ quan không chủ động, chưa tự nguyện mở dữ liệu cho các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp khai thác do lo ngại về tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu…5
Giải pháp đẩy mạnh chuyển đổi số trong thực hiện thủ tục hành chính
Một là, đầu tư có trọng điểm và cân nhắc vào hệ thống công nghệ thông tin.
Các cơ quan chính quyền cần đầu tư vào hệ thống công nghệ thông tin hiện đại và phù hợp để hỗ trợ việc thực hiện chuyển đổi số. Các ứng dụng và hệ thống điện tử cần được phát triển và triển khai một cách chặt chẽ và phù hợp với các quy trình hành chính để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động giải quyết thủ tục hành chính hiện nay.
Hai là, tối giản và đơn giản hóa quy trình thủ tục hành chính.
Thực hiện quy trình hành chính trực tuyến và tự động hóa cần tập trung vào việc đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình để tiết kiệm thời gian và tối giản sai sót. Bên cạnh đó, các biểu mẫu chi tiết, như: tờ khai điện tử, hướng dẫn thực hiện thủ tục… cần được thiết kế sao cho mọi đối tượng đều nắm rõ và có khả năng thao tác thuận lợi. Một hệ thống giải quyết thủ tục hành chính điện tử thông minh cần hướng tới là hệ thống tối giản, giúp người dân ở mọi trình độ đều có thể hiểu và thực hiện dễ dàng.
Ba là, tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực công chức.
Công chức thực hiện thủ tục hành chính cần được đào tạo và nâng cao năng lực trong việc sử dụng công nghệ thông tin và thực hiện quy trình hành chính trực tuyến. Điều này giúp cải thiện hiệu quả và bảo đảm tính chính xác của quy trình. Đặc biệt, cần bồi dưỡng để công chức nắm được và thực hành tốt việc bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình thực hiện thủ tục.
Bốn là, bảo đảm bảo mật và an toàn thông tin.
Việc thực hiện chuyển đổi số yêu cầu chú trọng đến việc bảo đảm bảo mật và an toàn thông tin. Các biện pháp bảo mật và quản lý dữ liệu cần được áp dụng để bảo đảm thông tin của người dân và doanh nghiệp được bảo vệ an toàn.
Năm là, tăng cường tương tác và hỗ trợ người dân.
Chuyển đổi số không chỉ là về việc thay đổi quy trình mà còn liên quan đến cách tương tác với người dân và doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, một số đối tượng, như: người cao tuổi, người có trình độ dân trí hạn chế, người không có thiết bị thông minh và kết nối internet sẽ gặp nhiều khó khăn khi tham gia thực hiện thủ tục hành chính (vướng mắc thủ tục không biết hỏi ai, không rõ cách tải về tờ khai hoặc số hóa giấy tờ cần nộp, không tin tưởng quy trình giải quyết thủ tục trực tuyến…). Theo đó, cần quan tâm, tăng cường tương tác và hỗ trợ người dân trong việc sử dụng các dịch vụ công trực tuyến, từ việc cung cấp hướng dẫn chi tiết, hỗ trợ trực tuyến, đến việc cải thiện giao diện và trải nghiệm người dùng, hướng tới mục tiêu xây dựng công dân số làm nền tảng chuyển đổi số bền vững. Không có công dân số, chắc chắn chuyển đổi số khó thành công và mục tiêu chính phủ/chính quyền số cũng khó đạt được.
Sáu là, thúc đẩy sự hợp tác giữa các cơ quan chính quyền.
Chuyển đổi số thủ tục hành chính yêu cầu sự hợp tác giữa các cơ quan chính quyền để chia sẻ thông tin và dữ liệu một cách hiệu quả. Cần xây dựng các nền tảng và hệ thống thông tin dùng chung liên thông và thông suốt, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và hỗ trợ việc thực hiện chuyển đổi số. Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ đã quy định về các hoạt động quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước bao gồm: quản lý, quản trị dữ liệu số; kết nối, chia sẻ dữ liệu số; sử dụng, khai thác dữ liệu số của cơ quan nhà nước; cung cấp dữ liệu mở của cơ quan nhà nước cho tổ chức, cá nhân; quyền và trách nhiệm trong kết nối, chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước.
Bảy là, đo đạc và đánh giá hiệu quả.
Quá trình chuyển đổi số cần được đo đạc và đánh giá hiệu quả để xác định sự tiến bộ và tối ưu hóa các quy trình. Các cơ quan chính quyền cần thiết lập các chỉ tiêu và đánh giá hiệu quả thực hiện thủ tục để đề xuất biện pháp cải thiện và tối ưu hóa quy trình.
