TS. Nguyễn Thị Hà
Học viện Hành chính Quốc gia
(Quanlynhanuoc.vn) – Nâng cao năng suất lao động trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là một trong những mục tiêu đã được Đảng và Nhà nước xác định kể từ Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ XIII1. Để nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức, mỗi bộ phận trong cơ quan, tổ chức đều phải có sự đổi mới trong quản lý, điều hành. Văn phòng là bộ phận giữ vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, vì thế, việc đổi mới quản trị văn phòng sẽ có những đóng góp không nhỏ vào tăng năng suất lao động của cơ quan, tổ chức. Bài viết tập trung làm rõ nội dung đổi mới quản trị văn phòng và những đóng góp của việc đổi mới quản trị văn phòng vào tăng năng suất lao động của các cơ quan, tổ chức.
Một số vấn đề chung
Quan niệm về văn phòng
Văn phòng, trên thực tế có nhiều cách hiểu khác nhau tùy theo cách tiếp cận khác nhau. Theo nghĩa hẹp, văn phòng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu tổng hợp; bảo đảm thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc, kiểm soát thủ tục hành chính và thực hiện các nghi thức lễ tân trong quan hệ đối nội, đối ngoại của cơ quan, tổ chức. Ở góc độ tiếp cận này, văn phòng được định danh là bộ phận có trách nhiệm chính trong hoạt động tổng hợp thông tin phục vụ quản lý và một số hoạt động hành chính khác của cơ quan, tổ chức. Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng: thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành; tổ chức triển khai và theo dõi, phân tích kết quả thực hiện những quyết định quản lý đã ban hành; phát hiện và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp để giải quyết những vấn đề đặt ra từ thực tiễn. Theo cách tiếp cận này, văn phòng được hiểu theo nghĩa rộng như là bộ máy với phạm vi toàn bộ cơ cấu tổ chức thực hiện hoạt động tham mưu quản lý, điều hành của một tổ chức.
Cả hai cách tiếp cận trên, nhìn từ góc độ chức năng, văn phòng là một bộ phận không thể thiếu và đóng vai trò rất quan trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, tổ chức trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành nhằm thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
Quan niệm về quản trị văn phòng
Theo The Oxford English Dictionary, danh từ “quản trị” (government) – với nghĩa thông thường là sự cai trị, sự thống trị và chính phủ. Theo quá trình phát triển của xã hôi, quản trị xuất hiện trong nhiều thiết chế ở các cấp độ, quy mô khác nhau, như: quản trị doanh nghiệp, quản trị địa phương, quản trị quốc gia… Bên cạnh xu thế phát triển, sự xuất hiện của các mô hình quản trị còn do những yêu cầu cụ thể của từng tổ chức.
Henry Fayol (1841-1925) đưa ra thuyết “Quản trị hành chính”, phân loại các hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào thành 6 nhóm hoạt động như sau: (1) Hoạt động kỹ thuật; (2) Thương mại; (3) Tài chính; (4) An ninh; (5) Hạch toán – thống kê; (6) Quản lý hành chính. Trong đó, hoạt động quản lý hành chính sẽ kết nối năm hoạt động còn lại tạo ra sức mạnh cho tổ chức thông qua việc tuân thủ thực hiện các nguyên tắc của quản trị hành chính2. Sự xuất hiện của thuật ngữ “quản trị” và “quản trị văn phòng” là một xu thế tất yếu, đáp ứng nhu cầu phát triển khách quan của xã hội và thời đại. Như vậy, quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát mọi công việc thông qua con người và vì con người nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định.
Từ những phân tích trên có thể hiểu quản trị văn phòng là quá trình hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, phối hợp và kiểm soát mọi hoạt động của văn phòng nhằm bảo đảm cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả. Nội dung quản trị văn phòng
Xem xét từ góc độ quản trị và chức năng của văn phòng, nội dung của hoạt động quản trị văn phòng bao gồm: (1) Xây dựng kế hoạch hoạt động cho bộ máy lãnh đạo quản lý của cơ quan, tổ chức, đồng thời theo dõi việc triển khai thực hiện kế hoạch của cơ quan, tổ chức; (2) Thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ các nhà lãnh đạo, quản lý và cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức; (3) Theo dõi việc thực hiện các quyết định cho các cấp quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh; (4) Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; (5)Tổ chức hội họp, đàm phán, tổ chức và xây dựng kế hoạch công tác cho lãnh đạo; (6) Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức; (7) Quản lý tài sản cho cơ quan, tổ chức; (8) Tổ chức thực hiện công tác đối nội và đối ngoại cho cơ quan, tổ chức.
Quan niệm về đổi mới quản trị văn phòng
Đổi mới thường được hiểu là việc tạo ra hoặc ứng dụng các thành tựu, giải pháp kỹ thuật, công nghệ, giải pháp quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động của cá nhân, tổ chức nhằm nâng cao năng suất lao động, chất lượng và giá trị sản phẩm hàng hoá, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội. Đổi mới là thay cái cũ (hay làm cho cái cũ) thành cái mới tốt hơn, đáp ứng yêu cầu của sự phát triển. Như vậy, đổi mới là một phương thức phát triển, luôn chứa đựng sự thay đổi – phát triển cả về chất và lượng, cả về nội dung và hình thức cả về cấu trúc và cơ chế vận hành3.
Đổi mới quản trị văn phòng là bước thay đổi về tư duy nhận thức, phương pháp, quy trình và cách thức quản trị văn phòng nhằm bảo đảm cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thông suốt và đạt hiệu quả cao. Nói một cách ngắn gọn, đổi mới quản trị văn phòng là việc đổi mới tư duy, nhận thức, đổi mới phương pháp, quy trình quản trị nhằm thực hiện tốt nhất chức năng nhiệm vụ của văn phòng, bảo đảm cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, hiệu quả.
Quan niệm về năng suất lao động
Năng suất là một thước đo hiệu quả kinh tế, so sánh lượng hàng hóa và dịch vụ được sản xuất (đầu ra) với lượng đầu vào được sử dụng để sản xuất hàng hóa và dịch vụ đó, chẳng hạn như: lao động, vốn hoặc bất kỳ nguồn lực nào khác theo thời gian. Có các loại hình năng suất khác nhau, như: năng suất vốn, năng suất lao động, năng suất nhân tố tổng hợp, năng suất vật chất4. Năng suất khiến lao động – dù là của con người hay máy móc – trở nên hiệu quả hơn là một mục tiêu quan trọng, vì lao động hiệu quả hơn nghĩa là lợi nhuận cao hơn.
Trong bối cảnh hiện nay, năng suất trở thành một khái niệm rộng và được chuyên môn hóa trong từng lĩnh vực cụ thể. Năng suất được nghiên cứu sâu hơn dưới dạng năng suất các nhân tố tổng hợp (Total factor productivity – TFP) hay chính là sự đóng góp của các yếu tố vô hình, như: tăng nhu cầu, cơ cấu lại nền kinh tế hay hàng hoá dịch vụ, chất lượng lao động, chất lượng vốn, nhất là thiết bị công nghệ, thúc đẩy của kỹ thuật tiến bộ, hiệu lực và hiệu quả của quản lý… Tác động của TFP thường thông qua sự biến đổi của các yếu tố hữu hình, đặc biệt là vốn và lao động.
Năng suất lao động gồm hai thành tố chính: “năng suất” và “lao động”. “Năng suất” thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố đầu ra và đầu vào. Còn “lao động” là hoạt động có mục đích của con người và dưới góc nhìn về kinh tế, lao động là hoạt động của con người nhằm mục đích mang lại của cải vật chất. Năng suất lao động được đo bằng tỷ số giữa lao động và số lượng sản phẩm theo giờ, theo ngày, theo tháng tùy theo từng tổ chức. Công việc của các nhà quản lý đơn giản là việc giao cho các lao động trong tổ chức mục tiêu cụ thể theo từng mốc thời gian để hoàn thành sản phẩm.
Năng suất lao động phản ánh năng lực tạo ra của cải, hiệu suất lao động cụ thể trong quá trình sản xuất, được đo bằng số sản phẩm hay lượng giá trị tạo ra trong một đơn vị thời gian hoặc lượng thời gian lao động sử dụng để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm5. Khái niệm năng suất lao động phản ánh tính lợi nhuận, tính hiệu quả và giá trị chất lượng, là chỉ tiêu tổng hợp đánh giá hiệu quả kinh tế – xã hội được lượng hóa bằng mức tăng giá trị gia tăng của tất cả nguồn lực.
Năng suất lao động trong một doanh nghiệp là năng lực sản xuất của người lao động trong doanh nghiệp, được tính bằng số lượng sản phẩm được người lao động sản xuất ra trong một đơn vị thời gian.
Năng suất lao động đối với các cơ quan, đơn vị cung ứng dịch vụ là số lượng hay giá trị dịch vụ được tạo ra tính trên mỗi người lao động hoặc giờ lao động.
Năng suất lao động của bộ phận văn phòng là số lượng nội dung công việc của văn phòng được tạo ra tính trên số lượng giờ lao động và số lượng người tham gia thực hiện để có được sản phẩm đầu ra có chất lượng góp phần tăng năng suất lao động cho cơ quan, tổ chức.
Năng suất lao động là phạm trù kinh tế nói lên hiệu quả sản xuất của người lao động trong quá trình sản xuất sản phẩm. Thực chất nó là giá trị đầu ra do người lao động tạo ra trong một khoảng thời gian nhất định hoặc số thời gian cần thiết để sản xuất ra một đơn vị (sản phẩm) đầu ra.
Nội dung đổi mới quản trị văn phòng góp phần tăng năng suất lao động của cơ quan, tổ chức
Thực tiễn đang vận động, phát triển nhanh, đa chiều và khá phức tạp, khó dự báo của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa – xã hội, đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần phải đổi mới phương thức, quy trình, đổi mới tư duy, nhận thức để đáp ứng yêu cầu phát triển mới của thời đại số là điều bắt buộc mọi cơ quan, tổ chức, đơn vị phải đổi mới, thay đổi để thích ứng và phát triển. Hoạt động của văn phòng các cơ quan, tổ chức là bộ phận cần phải đổi mới đầu tiên để đáp ứng xu thế phát triển của xã hội. Đổi mới quản trị văn phòng cần phải làm và trước hết cần đổi mới một số nội dung sau:
Thứ nhất, đổi mới tư duy, nhận thức, đặc biệt là thay đổi tư duy, nhận thức của người đứng đầu. Tư duy, nhận thức của người đứng đầu là yếu tố quan trọng, quyết định sự thành bại của đơn vị. Bởi vì, tư duy, nhận thức của nhà quản trị đúng sẽ thúc đẩy sự đổi mới, phát triển tổ chức nhanh. Còn nếu người đứng đầu đơn vị không đổi mới nhận thức, tư duy hạn hẹp sẽ là rào cản, thậm chí là “nút thắt cổ chai”, triệt tiêu sự phát triển. Văn hoá của người Việt là “ duy tình” trọng tình, trọng nghĩa, tình cảm sống có trước có sau, điều này là điểm mạnh nhưng cũng làm điểm yếu khi áp dụng tuyệt đối vào văn hóa tổ chức, văn hóa công vụ. Bởi, khi không tách bạch được rõ ràng giữa công việc và tình cảm thì rất khó để tạo ra năng suất lao động. Thay đổi tư duy, nhận thức của người đứng đầu đóng vai trò rất quan trọng, tổ chức chỉ có thể đổi mới khi người đứng đầu sẵn sàng chấp nhận đổi mới để phát triển tổ chức.
Thứ hai, đổi mới tư duy, phát triển nâng cao năng lực cho công chức văn phòng. Văn phòng là bộ phận thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của cơ quan, vì vậy, các nhà quản trị văn phòng cần phải thay đổi văn hóa của tổ chức, đơn vị mình; đó là một nền văn hóa thích ứng cao, văn hóa công vụ, văn hóa số. Công chức văn phòng cần phải thích nghi với cả cơ hội mới và cả những nguy cơ đến từ sự đổi mới. Thay đổi văn hóa thích nghi cần phải có thời gian, vì vậy cần có sự truyền thông trong nội bộ, các bộ phận cần có sự hợp tác và chia sẻ thông tin, khuyến khích sự sáng tạo, để có thể tạo ra các giá trị mới.
Thứ ba, nhà quản trị văn phòng cần đổi mới phương pháp quản trị, điều hành văn phòng theo hướng hiện đại. Công việc của văn phòng không phải nội dung công việc nào cũng dễ dàng lượng hóa; xem chất lượng, hiệu quả công việc là thước đo năng lực của cán bộ, nhân viên thay bằng quản lý hành chính mà hiệu quả công việc không cao. Để đổi mới phương pháp quản trị, điều hành công việc của văn phòng theo hướng hiện đại, các nhà quản trị cần đẩy mạnh ứng dụng khoa học – công nghệ cao vào vận hành tổ chức.
Thứ tư, đổi mới phương pháp lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch và các quyết định tham mưu cho các cấp lãnh đạo. Đối với hoạt động quản trị văn phòng, lập kế hoạch và tổ chức theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch là một trong những nội dung quan trọng cần phải thực hiện đầu tiên. Vì vậy, để cải thiện năng suất lao động của văn phòng và của tổ chức, hoạt động này cần phải được đổi mới theo hướng tự động hóa bao gồm tự động hóa việc lập kế hoạch và lập biểu theo dõi, kiểm tra kiểm soát công việc một cách hiệu quả bằng việc ứng dụng công nghệ cao vào thực hiện nội dung này. Việc tự động hóa, giảm thời gian và sức lao động của nhân viên văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào những nhiệm vụ chuyên môn sâu, góp phần tăng hiệu quả, tránh được những sai sót, cải thiện chất lượng tổng thể quy trình hành chính, từ đó góp phần cải thiện năng suất lao động của tổ chức.
Thứ năm, đổi mới cách thức thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức và cho các nhà quản lý. Trong xu thế phát triển, văn phòng không giấy tờ là một trong những lựa chọn của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức và từng bộ phận trong tổ chức phải ứng dụng công nghệ cao, phải đổi mới và thực hiện chuyển đổi số.Thực hiện tốt hoạt động thu thập, xử lý thông tin sẽ giúp cho quá trình ra quyết định đúng và kịp thời, từ đó mọi hoạt động của tổ chức triển khai đúng, phù hợp với thực tiễn, giúp cho hoạt động của tổ chức nâng cao năng suất lao động.
Thứ sáu, đổi mới công tác văn thư, lưu trữ; công tác tổ chức hội họp, hội thảo sẽ góp phần tăng năng suất lao động của tổ chức. Sự ra đời của tài liệu điện tử với sự hỗ trợ của công nghệ từ khâu xây dựng, đến khâu chuyển giao, bảo quản, tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu đã thực sự tạo ra sự thay đổi lớn đối với công tác văn thư, lưu trữ, như: chữ ký, dấu và cách thức xác thực tài liệu; hoạt động xây dựng văn bản, chuyển giao, bảo quản văn bản, tài liệu trong môi trường điện tử; cách thức tìm kiếm và sử dụng tài liệu thông tin; việc lập và quản lý hồ sơ; việc lưu trữ tài liệu… Cùng với đó, cần đổi mới hoạt động hội họp. Thay vì việc gặp mặt trực tiếp tại phòng họp, văn phòng cần tham mưu, đổi mới bố trí phòng họp trực tuyến giúp cho hoạt động của cơ quan tổ chức cải thiện năng suất lao động.
Kết luận
Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, thời đại của kỷ nguyên số, bắt buộc mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân đều phải thay đổi, đổi mới để phát triển theo kịp xu thế của thời đại. Vì vậy, đổi mới quản trị văn phòng là xu hướng tất yếu và là một trong những giải pháp tăng năng suất lao động của các cơ quan, tổ chứ. Đổi mới quản trị văn phòng tập trung vào đổi mới tư duy, nhận thức của nhà quản trị và của nhân viên văn phòng; đổi mới quy trình, phương pháp và cách thức tổ chức nội dung hoạt động của văn phòng, xử lý công việc nhanh và hiệu quả làm tăng năng suất lao động của văn phòng, từ đó tác động đến tăng năng suất lao động của cơ quan, tổ chức.
