Lê Thị Tầm
Trường Đại học công nghệ Đông Á
Hồ Thị Nguyệt
Trường Đại học công nghệ Đông Á
Hoàng Hoa Mai
Tổng Công ty Dịch vụ số Viettel, Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội Viettel
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh sự phát triển không ngừng của công nghệ, trí tuệ nhân tạo (AI) trở thành một giải pháp ngày càng phổ biến, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp. Hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp AI là một phương pháp mới giúp doanh nghiệp tận dụng dữ liệu khách hàng lớn để hiểu hành vi của họ, cải thiện trải nghiệm khách hàng, ra quyết định hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh mà chi phí không cao. Phương pháp này giúp doanh nghiệp linh hoạt thích ứng với thị trường, bảo đảm tăng trưởng ổn định và phát triển bền vững. Bằng cách tổng hợp các lý thuyết cơ bản, bài báo phân tích hoạt động ứng dụng AI trong việc nâng cao chất lượng quản lý doanh nghiệp tại Hà Nội.
Từ khóa: Chất lượng; doanh nghiệp; hệ thống quản lý; trí tuệ nhân tạo; ứng dụng; thành phố Hà Nội.
1. Đặt vấn đề
Trong thời đại số hóa ngày càng chiếm lĩnh mọi mặt của đời sống kinh tế, chính trị – xã hội, việc ứng dụng AI đã trở thành một xu hướng không thể phủ nhận trong việc cải thiện hệ thống quản lý doanh nghiệp. Tại Hà Nội, một trong những trung tâm kinh tế và công nghiệp hàng đầu của Việt Nam, nhu cầu sử dụng công nghệ để tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp là điều tất yếu. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều thách thức và hạn chế đối với việc triển khai và ứng dụng AI vào hệ thống quản lý doanh nghiệp tại Hà Nội.
Một trong những vấn đề lớn nhất mà các doanh nghiệp ở Hà Nội đang phải đối mặt là hiệu suất và hiệu quả của hệ thống quản lý. Trong bối cảnh môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý linh hoạt, thông minh và hiệu quả để đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu thị trường và khách hàng. Tuy nhiên, việc quản lý thông tin, dữ liệu và tương tác với khách hàng vẫn đang phải phụ thuộc nhiều vào các quy trình thủ công, gây ra sự chậm trễ và không hiệu quả. Do đó, cần tìm ra các giải pháp hiệu quả để ứng dụng AI vào hệ thống quản lý doanh nghiệp tại Hà Nội, nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao chất lượng dịch vụ. Qua đó, việc tận dụng tối đa tiềm năng của AI sẽ giúp cho các doanh nghiệp ở Hà Nội thích ứng nhanh chóng với môi trường kinh doanh thay đổi và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong thị trường.
2. Một số khái niệm về AI và hệ thống quản lý doanh nghiệp
a. Khái niệm trí tuệ nhân tạo
Hiện nay AI được hiểu đơn giản là “trí thông minh nhân tạo”. John McCarthy, một trong những người sáng lập và tiên phong trong lĩnh vực AI, đã định nghĩa: “AI là lĩnh vực khoa học và kỹ thuật tạo ra những cỗ máy thông minh, đặc biệt là các chương trình máy tính thông minh, có khả năng suy nghĩ một cách thông minh như con người”1. Trong khi đó, Demis Hassabis, nhà sáng lập kiêm giám đốc điều hành của DeepMind, công ty AI thuộc Google, lại đưa ra một định nghĩa đơn giản và tập trung hơn về chức năng của AI: “Trí tuệ nhân tạo là nghệ thuật và khoa học làm cho máy móc trở nên thông minh”2. Đây là khái niệm về AI được biết đến rộng rãi nhất, phù hợp với việc AI là một thuật ngữ bao quát nhiều lĩnh vực nhỏ hơn. Như vậy, AI có thể được hiểu là lĩnh vực khoa học và công nghệ nhằm giúp máy móc có những khả năng của trí tuệ và trí thông minh con người, như khả năng suy nghĩ, lập luận để giải quyết vấn đề, giao tiếp, học hỏi và tự thích nghi.
Dựa trên năng lực của trí tuệ, AI được chia thành ba cấp bậc (Cannella, 2018)3: AI hẹp, hay còn gọi là AI yếu (Artificial Narrow Intelligence); AI mạnh, hay AI chung (Artificial General Intelligence) và siêu AI (Artificial Superintelligence). Để phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn và mục đích nghiên cứu, thuật ngữ AI được sử dụng trong bài viết được hiểu là AI hẹp, hay còn gọi là AI yếu (Artificial Narrow Intelligence).
b. Khái niệm về hệ thống quản lý doanh nghiệp
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là hệ thống các quy tắc, cơ chế, quy định để điều hành, kiểm soát hoạt động của tổ chức, đơn vị. Nó hỗ trợ người lãnh đạo hiện thực hóa các chiến lược, chính sách, quy tắc, hướng dẫn, quy trình quản lý doanh nghiệp, thủ tục. Hệ thống quản lý doanh nghiệp được sử dụng trong tất cả các khâu triển khai, thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh cùng những nghiệp vụ quản lý liên quan khác.
Hệ thống quản lý doanh nghiệp sẽ được hoạch định khác nhau dựa trên từng phương pháp quản lý cụ thể, như: (1) Hệ thống quản lý chất lượng theo chứng chỉ ISO; (2) Hệ thống kiểm soát nội bộ; (3) Hệ thống sản xuất tinh gọn; (4) Hệ thống hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp (hệ thống ERP); (5) Hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện. Với khả năng liên thông các phòng, ban trong doanh nghiệp và tập trung toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất mà không cần tốn chi phí hay có mức độ phức tạp như ERP, hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện đang trở thành xu hướng lựa chọn của doanh nghiệp.
Vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp được thể hiện qua các khía cạnh quan trọng, như: điều chỉnh linh hoạt hoặc cung cấp dữ liệu đáng tin cậy. Hệ thống quản lý doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp điều chỉnh cách triển khai phù hợp với nhu cầu và đặc thù của mình. Hệ thống này có khả năng thích ứng linh hoạt, phù hợp với các thay đổi liên tục trong quá trình phát triển. Ngoài ra, hệ thống quản lý doanh nghiệp cũng cung cấp nguồn dữ liệu tin cậy và cung cấp quyền truy cập từ nhiều vị trí khác nhau thông qua nhiều thiết bị. Điều này giúp cải thiện độ chính xác và nhất quán của dữ liệu, đồng thời bảo đảm an toàn thông tin trước các nguy cơ như rò rỉ thông tin hoặc mất mát dữ liệu.
c. Vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp
Một là, về vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp trong quản lý thông tin. Hệ thống quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp và lưu trữ thông tin, dữ liệu trên phạm vi toàn doanh nghiệp một cách đồng bộ. Thông qua việc sử dụng một cơ sở dữ liệu chung trên toàn hệ thống, các bộ phận và phòng, ban trong doanh nghiệp có khả năng truy cập dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Hệ thống này giúp việc lưu thông thông tin và dữ liệu trở nên thuận tiện hơn, thay vì phải thực hiện việc trao đổi thông tin thủ công. Điều này cũng nâng cao tính an toàn và bảo mật của thông tin, thay vì sử dụng giấy tờ để quản lý.
Hai là, về vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp trong kiểm soát tài chính doanh nghiệp. Ngoài việc quản lý thông tin chung cho toàn doanh nghiệp, hệ thống quản lý còn đảm nhận việc quản lý các thông tin liên quan đến tài chính một cách chặt chẽ và chính xác. Khi cần tra cứu thông tin về tài chính, lãnh đạo và quản lý có thể dễ dàng truy cập vào các dữ liệu đã được lưu trữ trên hệ thống. Hơn nữa, hệ thống cung cấp các biểu đồ phân tích tài chính như biểu đồ doanh thu, chi phí, lợi nhuận và các chỉ số tài chính khác, giúp đánh giá tình hình tài chính một cách khách quan và hỗ trợ ra quyết định để tối ưu hóa chi phí kinh doanh.
Ba là, về vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp trong tự động hóa các nghiệp vụ kế toán. Hệ thống quản lý giúp tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, như: hạch toán hóa đơn điện tử, định khoản các nghiệp vụ theo từng loại chứng từ, và hạch toán các đơn hàng và hợp đồng. Điều này giúp nhân viên kế toán tiết kiệm được thời gian và công sức. Việc tự động tạo lập và tổng hợp báo cáo cũng giúp giảm thiểu sai sót so với việc nhập liệu thủ công và cung cấp thông tin kịp thời để nhân viên có thể xử lý các chênh lệch.
Bốn là, về vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp trong hoạt động nhân sự. Hệ thống quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa các hoạt động liên quan đến nhân sự. Giúp tổ chức hoạt động từ việc tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên, đến việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân viên, hợp đồng, chấm công, lương và bảo hiểm. Tất cả đều được thực hiện một cách chặt chẽ mà không tốn nhiều nhân lực và thời gian.
Năm là, về vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp trong quản lý hàng tồn kho. Chức năng quản lý kho của hệ thống giúp doanh nghiệp xác định và nắm bắt nhanh chóng lượng hàng tồn kho, từ đó xây dựng các chiến lược giải phóng hàng tồn, giảm nhu cầu vốn lưu động và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Sáu là, về vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp trong trong quản lý bán hàng. Tất cả các hoạt động liên quan đến bán hàng đều được tối ưu hóa trên nền tảng này. Từ việc triển khai các chiến dịch marketing đến việc quản lý thông tin về khách hàng, sản phẩm và chăm sóc khách hàng, đều được thực hiện một cách hiệu quả thông qua hệ thống. Đặc biệt, trong lĩnh vực marketing, hệ thống cung cấp các công cụ cần thiết, đặc biệt là qua email và SMS – hai kênh quan trọng nhất hiện nay. Hệ thống cũng hỗ trợ việc đánh giá hiệu quả sau mỗi chiến dịch, giúp tìm ra những bài học và cải thiện chiến lược marketing cho những lần tiếp theo.
3. Đẩy mạnh ứng dụng AI nâng cao chất lượng hệ thống quản lý doanh nghiệp tại Hà Nội
Thứ nhất, yêu cầu về ứng dụng AI để nâng cao chất lượng hệ thống quản lý doanh nghiệp.
Việc đẩy mạnh ứng dụng AI để nâng cao chất lượng hệ thống quản lý doanh nghiệp tại Hà Nội mang lại nhiều lợi ích to lớn. Trước hết, AI có khả năng tối ưu hóa các quy trình quản lý thông qua tự động hóa. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tài nguyên, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc và giảm chi phí. AI cũng có khả năng phân tích dữ liệu lớn và dự đoán xu hướng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thị trường và khách hàng. Thông qua việc phân tích này, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn, điều chỉnh chiến lược kinh doanh và marketing dựa trên dữ liệu thực tế.
Một lợi ích quan trọng khác của việc áp dụng AI trong quản lý là tăng cường trải nghiệm khách hàng. Bằng cách sử dụng chatbot hoặc hệ thống tự động hóa khác, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ tự động và cá nhân hóa, tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Điều này giúp tăng cường lòng trung thành của khách hàng và tạo ra một cộng đồng khách hàng trung thành.
Ngoài ra, AI cũng giúp giảm thiểu sai sót và rủi ro trong quản lý doanh nghiệp bằng cách tự động hóa quy trình kiểm tra và phân tích, AI có thể phát hiện và ngăn chặn các lỗi hoặc rủi ro trong sản xuất hoặc dịch vụ. Điều này bảo đảm chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó tăng cường uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Bằng cách cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tối ưu hóa quy trình sản xuất và dịch vụ và tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu của thị trường, doanh nghiệp có thể tăng cường cạnh tranh và phát triển bền vững.
Thứ hai, ứng dụng phần mềm công nghệ thông minh vào hệ thống quản lý trong các doanh nghiệp.
Gần đây, MISA – một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành phần mềm tại Việt Nam – đã giới thiệu ứng dụng quản lý doanh nghiệp AMIS.VN Mobile. Đây là một bước tiến đáng chú ý với tính năng điều khiển bằng giọng nói được phát triển nhờ AI. Ứng dụng này không chỉ đáp ứng đầy đủ các chức năng từ tài chính, kế toán, nhân sự đến bán hàng trên di động, mà còn mang lại sự thuận tiện khi quản lý có thể thực hiện mọi hoạt động từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào ngay trên điện thoại di động. Nhờ đó, các lãnh đạo và quản lý không cần phải có mặt tại công ty, doanh nghiệp cũng có thể giám sát, quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp và nhân viên.
Hơn nữa, việc sử dụng công nghệ hiện đại, đặc biệt là tính năng điều khiển bằng giọng nói, cũng là một bước tiến lớn đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0. Với tính năng này, AMIS cho phép người dùng sử dụng giọng nói của mình để thực hiện các thao tác như tìm kiếm thông tin nhân viên, trò chuyện, gọi điện, và chuyển đổi các giao diện trong hệ thống. Hệ thống quản lý doanh nghiệp trên di động của AMIS cũng được phát triển như một mạng xã hội thu nhỏ trong nội bộ doanh nghiệp, giúp dễ dàng truyền đạt thông tin và xây dựng văn hóa nội bộ.
Tuy nhiên, điều đáng chú ý nhất có lẽ là hai tính năng Giám đốc tài chính số và Giám đốc nhân sự số của phần mềm này. Đây là những tính năng quan trọng giúp lãnh đạo nắm bắt mọi thông tin tài chính và biến động về nhân sự một cách tức thời và chính xác. Với khả năng điều khiển bằng giọng nói và nhận phản hồi cũng bằng giọng nói, AMIS.VN trở thành một trợ lý đắc lực, hỗ trợ lãnh đạo trong việc điều hành và quản trị doanh nghiệp tại Hà Nội cũng như các doanh nghiệp trong cả nước.
Thứ ba, ứng dụng AI trong quản lý hoạt động marketing.
Dựa trên những nghiên cứu và kinh nghiệm được thực hiện với các nhà cung cấp, các kỹ sư hàng đầu trong lĩnh vực AI, năm 2017, nhà sáng lập kiêm giám đốc điều hành của Viện Trí tuệ nhân tạo Marketing, Paul Roetzer, đã phát triển một bộ khung ứng dụng AI vào lĩnh vực marketing. Bộ khung này gọi là Mô hình 5Ps của Marketing AI, được tạo ra với mục đích “làm đơn giản hóa và mô phỏng trực quan những khía cạnh mà AI có thể hỗ trợ trong marketing” (Paul Roetzer, 2017)4.
Hà Nội, với vị trí là một trong những trung tâm kinh tế, văn hóa và chính trị của Việt Nam, là một trong những thành phố lớn và phát triển với tốc độ nhanh trong khu vực Đông Nam Á. Sự phát triển về hạ tầng và công nghệ thông tin của Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng AI trong quản lý hoạt động marketing. AI có thể phân tích dữ liệu về hành vi mua hàng và tương tác trên các nền tảng truyền thông xã hội và thương mại điện tử tại Hà Nội. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và sở thích của khách hàng địa phương, từ đó tạo ra các chiến lược tiếp cận và tương tác hiệu quả. Bên cạnh đó, AI giúp tự động tạo ra và tối ưu hóa các chiến lược quảng cáo đa quốc gia dựa trên phân tích dữ liệu từ nhiều thị trường quốc tế khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp tại Hà Nội thu hút và tương tác với khách hàng từ nhiều quốc gia khác nhau, tạo ra cơ hội mới và tăng cường cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.
AI có khả năng tự động hóa nhiều quy trình tiếp thị, giúp tăng hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. AI có thể hiểu sâu sắc hành vi khách hàng, dự đoán được hành động tiếp theo và dấu hiệu của họ. Do đó, doanh nghiệp có thể thực hiện các chiến lược marketing online hiệu quả, nhắm đúng khách hàng mục tiêu và tránh lãng phí tài nguyên doanh nghiệp5.
Thứ tư, ứng dụng AI giúp doanh nghiệp và khách hàng đưa ra những quyết định thông minh.
Một trong những lợi ích AI là xử lý và phân tích lượng lớn dữ liệu vượt xa khả năng của con người. AI với tính năng học máy có thể sử dụng để phân tích lượng lớn dữ liệu (Big Data). Đồng thời, giúp doanh nghiệp thu thập, dự đoán xu hướng mua sắm của khách hàng và đưa ra những phương án, giải pháp và các kịch bản khác nhau để thu hút khách hàng về cho doanh nghiệp.
Ngày nay, nhờ những công nghệ hiện đại, AI có thể phân tích vấn đề và đưa ra quyết định vượt cả mong đợi của con người. AI điều phối việc cung cấp dữ liệu khách hàng, phân tích xu hướng, đưa ra những dự báo chính xác, đưa ra những đề xuất tốt nhất cho doanh nghiệp, hệ thống AI giúp doanh nghiệp đưa ra những kế hoạch marketing hiệu quả nhất. Ngoài ra, việc xử lý một lượng dữ liệu lớn chỉ mất vài phút, cung cấp thông tin chi tiết và giá trị cho doanh nghiệp thay vì trước đây con người phải xử lý các thuật toán phức tạp, nhiều sai sót.
Các sản phẩm của AI như: Chatbot AI hay Voicebot AI có thể giúp trả lời và giải quyết các yêu cầu và thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Conversational AI (hội thoại thông minh) với công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (Natural Language Processing) có thể tạo ra phản hồi cá nhân hóa, đưa ra những giải đáp phù hợp để giải quyết nhu cầu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Thứ năm, sử dụng AI phát hiện và xử lý những vấn đề phức tạp của doanh nghiệp.
Rủi ro trong vận hành doanh nghiệp, trong đó có vận hành doanh nghiệp tại Hà Nội thường xuất phát từ sự thiếu kiểm soát trong quá trình quản lý, dẫn đến lỗ hổng và thất thoát về tiền bạc, tài sản và hiệu suất lao động. Điều này có thể gây ra những tác động tiêu cực lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Giải pháp để giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả hoạt động là sử dụng AI. Đặc biệt, việc áp dụng Chatbot AI và Voicebot AI trong các hoạt động tương tác với khách hàng không chỉ giúp giải quyết các yêu cầu một cách tự động mà còn giảm bớt áp lực cho nhân viên.
4. Kết luận
Ứng dụng AI là một trong những cách thức có ảnh hưởng lớn đến hoạt động vận hành của doanh nghiệp tại Hà Nội. Đẩy mạnh ứng dụng AI giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình như giải đáp các thắc mắc của khách hàng hay hỗ trợ tư vấn sản phẩm dịch vụ, phân bổ lực lượng lao động hợp lý hơn và tăng năng suất lao động. Ngoài ra, khách hàng sẽ được phục vụ hay giải đáp thắc mắc ở mọi nơi và mọi thời điểm nhờ tính năng tự động hóa của Conversational AI, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp và trải nghiệm của khách hàng góp phần nâng cao chất lượng hệ thống quản lý trong các doanh nghiệp.
Chú thích:
1. John McCarthy. Stanford University, 1999 Fellow.
2. Google’s Demis Hassabis – misuse of artificial intelligence “could do harm”. https://www.somtribune.com, September 16, 2015.
3. James Cannella. Artificial Intelligence in Marketing. https://www.semanticscholar.org, May 1, 2018.
4. Roetzer, P.. The 5P’s of Marketing Artificial Intelligence. Marketing Artificial Intelligence Institute, 2017.
5. AI marketing là gì? Lợi ích của trí tuệ nhân tạo AI trong marketing online. https://subiz.com.vn, July 1, 2023.
Tài liệu tham khảo:
1. Hồ Tú Bảo. Trí tuệ nhân tạo và chặng đường 50 năm. Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam, 2008.
2. Như Chính. Trí tuệ nhân tạo là tương lai của Việt Nam. Báo Đầu tư, số tháng 8/2019.
3. Nhật Minh. Cách mạng 4.0 với phát triển bền vững ở Việt Nam. Thông tấn xã Việt Nam, Báo Tin tức, số tháng 5/2020.
4. Huỳnh Kim Tôn. Cách trí tuệ nhân tạo giúp doanh nghiệp tăng doanh số. Thời báo Kinh tế Sài Gòn, số tháng 9/2018.
5. Đào tạo và phát triển ngành Trí tuệ nhân tạo ở Việt Nam. https://www.quanlynhanuoc.vn, ngày 02/01/2024.
