Nâng cao hiệu quả học tập cho sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Học viện Hành chính Quốc gia thông qua các đợt kiến tập, thực tập 

ThS. Vũ Thị Thu Hường 
Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại TP. Hồ Chí Minh

(Quanlynhanuoc.vn) – Nội dung bài viết nghiên cứu quy trình, thực trạng công tác tổ chức kiến tập, thực tập cho sinh viên chính quy các ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, chuyên ngành Văn thư Lưu trữ thuộc Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại TP. Hồ Chí Minh. Thông qua đó, đánh giá những ưu, nhược điểm và đề xuất giải pháp nhằm làm tốt hơn nữa công tác này trong thời gian tới. 

Từ khóa: Sinh viên chính quy; công tác tổ chức kiến tập, thực tập; khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại TP. Hồ Chí Minh.

1. Mở đầu

Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại TP. Hồ Chí Minh (sau đây viết tắt là Phân hiệu TP. Hồ Chí Minh) là đơn vị trực thuộc Học viện Hành chính Quốc gia, có chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu khoa học. Là đơn vị đi đầu trong đào tạo và nghiên cứu các lĩnh vực, như: quản trị văn phòng, lưu trữ học, luật, quản lý nhà nước. Trong nhiều năm qua, Phân hiệu TP. Hồ Chí Minh rất quan tâm đến xây dựng nội dung chương trình đào tạo, trong đó, đặc biệt quan tâm đến công tác kiến tập, thực tập các ngành học.

Hiện nay, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Phân hiệu tại TP. Hồ Chí Minh được giao quản lý các ngành: Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Văn thư Lưu trữ, với tổng số sinh viên chính quy các ngành khoảng 500 sinh viên1. Trong quá trình tổ chức kiến tập, thực tập, Khoa giữ vai trò quan trọng, là cầu nối giúp sinh viên thực hiện có hiệu quả các nội dung đã đề ra trong chương trình, góp phần đào tạo nhiều thế hệ sinh viên được trang bị về kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và vận dụng thuần thục, khéo léo các kiến thức chuyên môn vào thực tế; trang bị đầy đủ các kỹ năng mềm trước khi tốt nghiệp.

2. Thực trạng tổ chức công tác kiến tập, thực tập cho sinh viên Khoa Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Phân hiệu tại TP. Hồ Chí Minh 

Kiến tập và thực tập các ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, chuyên ngành Văn thư Lưu trữ tại Phân hiệu TP. Hồ Chí Minh có mục tiêu chung là cung cấp cho sinh viên cơ hội để áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế, nhằm phát triển kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng nghề nghiệp, nhằm bổ trợ cho việc hoàn thành tốt chương trình học (đối với sinh viên năm ba) và phục vụ tốt cho việc hoàn thành nhiệm vụ học tập, việc tốt nghiệp và công việc thực tế sau khi tốt nghiệp (đối với sinh viên năm cuối). Vì vậy, tại Phân hiệu TP. Hồ Chí Minh, việc tổ chức các đợt kiến tập và thực tập được tổ chức ngay trong quá trình thực hiện nội dung chương trình học tập (không phải sau khi kết thúc khóa học) và có liên quan trực tiếp đến chương trình đào tạo. Kết quả của các đợt kiến tập, thực tập là một trong những căn cứ, cơ sở để đánh giá kết quả học tập cuối khóa của sinh viên năm cuối.

Tại Phân hiệu TP. Hồ Chí Minh tới thời điểm hiện tại, ngành Quản trị văn phòng có 3 khóa đi kiến tập (K19, K20, K21); 2 khóa đi thực tập tốt nghiệp (K19, K20); ngành Lưu trữ học + chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ cũng mới tổ chức được 2 khóa đi kiến tập (K20 và K21), 1 khóa đi thực tập tốt nghiệp (K20)2 và đã hoàn thành chương trình.

Quá trình tổ chức kiến tập, thực tập tại Phân hiệu TP. Hồ Chí Minh được thực hiện theo một quy trình. Cụ thể: 

Một là, về điều kiện kiến tập, thực tập.

Đối với các đợt kiến tập. Trong quá trình học tập, tính tới thời điểm thực hiện chương trình kiến tập theo kế hoạch, sinh viên phải bảo đảm các điều kiện sau: (1) Hoàn thành một số học phần trong chương trình đào tạo trình độ đại học chính quy; đã tích lũy được 50% số tín chỉ trở lên; (2) Hoàn thành nghĩa vụ đóng học phí theo quy định của Phân hiệu; (3) Không đang trong thời gian bị kỷ luật từ mức đình chỉ học tập hoặc không bị truy cứu trách nhiệm hình sự. 

Đối với các đợt thực tập. Sinh viên phải bảo đảm các điều kiện: (1) Hoàn thành học phần kiến tập ngành nghề trong chương trình đào tạo trình độ đại học chính quy; (2) Đã tích lũy được 80% số tín chỉ trở lên đối với chương trình đào tạo trình độ đại học hình thức đào tạo chính quy, tính đến thời điểm thực tập; (3) Hoàn thành nghĩa vụ đóng học phí theo quy định của Phân hiệu; (4) Không đang trong thời gian bị kỷ luật từ mức đình chỉ học tập hoặc không bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Hai là, về nội dung kiến tập, thực tập.

Đối với các sinh viên ngành Quản trị văn phòng, nội dung kiến tập, thực tập chủ yếu tập trung vào các nội dung nghiệp vụ, như: xây dựng chương trình kế hoạch, công tác văn thư lưu trữ, tổ chức hội nghị lễ hội, tổ chức các chuyến đi công tác… 

Nội dung trọng tâm đối với kiến tập ngành Lưu trữ học, chuyên ngành Văn thư Lưu trữ tập trung chủ yếu vào khảo sát các nội dung thuộc nghiệp vụ văn thư, như: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ… Nội dung của các đợt thực tập chủ yếu tập trung vào các nghiệp vụ của công tác lưu trữ, như: thu thập tài liệu, tổ chức khoa học tài liệu, số hóa, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu…

Ba là, về quy trình tổ chức các đợt kiến tập, thực tập. 

Về quy trình tổ chức các đợt kiến tập và thực tập cho các ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, chuyên ngành Văn thư Lưu trữ tại Phân hiệu TP. Hồ Chí Minh được thực hiện gồm các công việc cơ bản, chỉ khác nhau về thời gian thực hiện các công việc (đợt kiến tập được thực hiện trong thời gian 4 tuần, thực tập được thực hiện trong thời gian 2 tháng). Cụ thể như sau:

(1) Tiến hành xây dựng kế hoạch kiến tập, thực tập cho các ngành. Căn cứ vào tình hình thực tế, Khoa có thể xây dựng kế hoạch kiến tập, thực tập chung cho tất cả các ngành học thuộc Khoa quản lý. Đồng thời, Khoa chịu trách nhiệm chuẩn bị các văn bản cần thiết để sinh viên liên hệ địa điểm thực tập, như: giấy giới thiệu, kế hoạch thực tập, quyết định cử sinh viên đi thực tập, các giấy tờ biểu mẫu khác (nếu cần).

(2) Tổ chức hướng dẫn sinh viên nội dung kiến tập, thực tập theo đề cương đã xây dựng. Giảng viên hướng dẫn có trách nhiệm hướng dẫn nội dung đề cương chi tiết, hướng dẫn sinh viên cách chọn địa điểm kiến tập, thực tập, chọn đề tài viết báo cáo, cách xây dựng đề cương kiến tập, thực tập và viết báo cáo kiến tập, thực tập theo quy định. Đồng thời, hướng dẫn sinh viên phương pháp vận dụng kỹ năng cứng (chuyên môn nghiệp vụ), kỹ năng mềm (tin học, ngoại ngữ, giao tiếp ứng xử…) vào quá trình kiến tập, thực tập.

(3) Sinh viên nhận giấy giới thiệu và các văn bản kèm theo, chủ động liên hệ địa điểm kiến tập, thực tập, sau đó nộp giấy xác nhận nơi thực tập về Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Khoa sẵn sàng hỗ trợ sinh viên trong việc liên hệ địa điểm thực tập; khuyến khích sinh viên đăng ký kiến tập, thực tập theo nhóm và thực hiện tại TP. Hồ Chí Minh để tiện cho việc trao đổi các vấn đề có liên quan đến nội dung kiến tập, thực tập, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các đợt kiểm tra theo quy định.

(4) Khoa rà soát điểm, điều kiện đi kiến tập, thực tập và lập danh sách sinh viên đủ điều kiện kiến tập, thực tập tốt nghiệp, kèm theo tên đề tài sinh viên đã chọn; cử giảng viên hướng dẫn thực tập và viết báo cáo.

(5) Sinh viên nhận quyết định cử đi kiến tập, thực tập tại Khoa và các văn bản kèm theo.

(6) Sinh viên đi kiến tập, thực tập tại các cơ quan, tổ chức theo đúng kế hoạch đã ban hành. Trong quá trình kiến tập, thực tập, sinh viên có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được giao tại cơ quan, đồng thời, tìm kiếm, khai thác các thông tin để viết và hoàn thành báo cáo kiến tập, thực tập tốt nghiệp.

(7) Khoa kiểm tra việc sinh viên kiến tập, thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan, đơn vị. Việc kiểm tra được thực hiện theo kế hoạch đã xây dựng. 

(8) Sinh viên nộp báo cáo kiến tập, thực tập và các văn bản kèm theo.

(9) Khoa đánh giá kết quả kiến tập, thực tập và chuyển kết quả kiến tập, thực tập tốt nghiệp về Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên, Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng.

(10) Khoa tổ chức tổng kết các đợt kiến tập, thực tập tốt nghiệp.

Bốn là, về kết quả tổ chức các đợt kiến tập, thực tập

Sinh viên đã chủ động, tích cực trong việc liên hệ địa điểm kiến tập, thực tập. Trong thời gian thực hiện kế hoạch đã chủ động, tích cực chia sẻ, học hỏi kinh nghiệm từ thầy cô, bạn bè, anh chị em trong cơ quan nơi đến kiến tập, thực tập. Kết quả khảo sát cho thấy, 98% các cơ quan đều có những nhận xét đáng ghi nhận về tinh thần chủ động, thái độ vui vẻ hòa nhã, việc vận dụng kiến thức đã học một cách linh hoạt vào thực tế của các em sinh viên trong khoa. 100% các sinh viên đủ điều kiện đi kiến tập, thực tập đều hoàn thành nội dung đã đề ra trong chương trình đào tạo và đạt kết quả tốt3.

Đánh giá chung

Lãnh đạo Phân viện TP. Hồ Chí Minh quan tâm, chú trọng đến công tác kiến tập, thực tập bằng việc chỉ đạo, xây dựng, ban hành chương trình đào tạo phù hợp với từng ngành học. Lãnh đạo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng sát sao trong việc tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch, tổ chức triển khai hướng dẫn, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm tra đánh giá kết quả các đợt kiến tập, thực tập. Đội ngũ giảng viên nhiệt tình, có trách nhiệm trong việc triển khai thực hiện, hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện cho các em sinh viên thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ. Bên cạnh đó, sinh viên trong Khoa chủ động, có trách nhiệm, tự tin; có tinh thần tự giác chăm chỉ, chịu khó học hỏi, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao trong thời gian kiến tập, thực tập. Các cơ quan tiếp nhận sinh viên đến kiến tập, thực tập luôn tạo điều kiện, cơ hội tốt nhất và hỗ trợ hết sức cho các em hoàn thành thật tốt nhiệm vụ được giao. 

Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức công tác kiến tập, thực tập vẫn còn có những vấn đề bất cập, như: (1) Nội dung chương trình chi tiết cho các đợt kiến tập, thực tập còn dài, dàn trải, chưa thực sự phản ánh được những nội dung trọng tâm cần nhấn mạnh của từng đợt kiến tập hoặc thực tập. (2) Do thời gian kiến tập và thực tập không dài nên có cơ quan còn e ngại khi giao việc cho sinh viên; chưa có chính sách hỗ trợ ăn ở và đi lại cho sinh viên trong suốt quá trình kiến tập, thực tập. (3) Một số sinh viên chưa mạnh dạn, tự tin với kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng mềm đã được đào tạo nên ít, nhiều ảnh hưởng đến chất lượng các công việc được giao…

4. Đề xuất ý kiến nâng cao hiệu quả học tập cho sinh viên thông qua các đợt kiến tập, thực tập trong thời gian tới 

Thứ nhất, đối với lãnh đạo Phân hiệu TP. Hồ Chí Minh và các phòng chức năng.

Cần có sự chỉ đạo sát sao, kịp thời việc triển khai kế hoạch đào tạo, bảo đảm đúng tiến độ. Phòng Quản lý đào tạo và công tác sinh viên, Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng phối hợp chặt chẽ với Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch, rà soát kết quả học tập để các em có đủ điều kiện được tham gia kiến tập, thực tập theo quy định. Bên cạnh đó, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng kết hợp với Phòng Quản lý đào tạo và công tác sinh viên nên tổ chức các đợt tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm sau mỗi khóa kiến tập, thực tập nhằm rút ra những ưu, nhược điểm, đồng thời có kinh nghiệm trong tổ chức các đợt kiến tập, thực tập sau này.

Thứ hai, đối với Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

Chủ động xây dựng và ban hành kế hoạch kiến tập, thực tập, bảo đảm đúng tiến độ, khớp thời gian với kế hoạch đào tạo chung toàn khóa. Nội dung kế hoạch cần được chi tiết về thời gian, nội dung kiến tập, thực tập; các văn bản đi kèm phải được xây dựng chuẩn, chính xác, phù hợp với nội dung của từng đợt kiến tập, thực tập. Bên cạnh đó, phân công giảng viên có kinh nghiệm, trách nhiệm, tận tình giúp sinh viên có cái nhìn đúng đắn về quá trình kiến tập, thực tập, từ đó có thể vận dụng một cách linh hoạt những kiến thức, kinh nghiệm vào thực tế công việc được giao. 

Thứ ba, đối với các cơ quan tiếp nhận sinh viên kiến tập, thực tập. 

Tạo cơ hội về mọi mặt để sinh viên đến kiến tập, thực tập sớm làm quen, hòa nhập và có những trải nghiệm về công việc chuyên môn, nghiệp vụ. Có sự hỗ trợ, động viên, khích lệ các em sinh viên bằng vật chất, tinh thần, để các em có thêm động lực, sự tự tin, nhiệt tình, trách nhiệm cao trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiến tập, thực tập tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đồng thời, tạo cơ hội cho các em sinh viên năm cuối được tham gia ứng tuyển vào vị trí phù hợp với chuyên ngành đào tạo (nếu có).

Thứ tư, đối với các em sinh viên.  

Trong quá trình thực hiện các đợt kiến tập, thực tập, sinh viên phải chủ động nghiên cứu, học hỏi, rèn luyện và nâng cao kỹ năng thực hiện nhiệm vụ từ thực tiễn; tiếp nhận sự giúp đỡ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi đến kiến tập, thực tập. Trang bị tốt những kỹ năng, tác phong văn hóa phù hợp với môi trường công sở. Trong quá trình kiến tập, thực tập sinh viên phải thường xuyên liên hệ với giảng viên hướng dẫn để trao đổi về định hướng, bảo đảm quá trình nghiên cứu và viết báo cáo không lệch với mục tiêu và yêu cầu đề ra và hoàn thành đợt kiến tập, thực tập với chất lượng cao, đúng tiến độ, đúng quy định và nộp đúng thời hạn.

5. Kết luận

Kiến tập, thực tập là một trong những học phần quan trọng trong chương trình đào tạo sinh viên chính quy các ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Văn thư Lưu trữ của Phân hiệu TP. Hồ Chí Minh nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có cơ hội áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế, phát triển kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng nghề nghiệp, chuẩn bị sẵn sàng các điều kiện cần thiết để có thể tự tin và thực hiện tốt công việc chuyên môn sau khi ra trường. Việc tổ chức các đợt kiến tập và thực tập tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Phân hiệu TP. Hồ Chí Minh trong những năm qua đã góp phần quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên trước khi tốt nghiệp.

Chú thích:
1, 2, 3. Tác giả sử dụng số liệu từ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại TP. Hồ Chí Minh cung cấp.
Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội. (2019). Luật Giáo dục năm 2019.
2. Quốc hội. (2019). Luật Giáo dục Đại học năm 2019.
3. Thủ tướng Chính phủ (2022). Quyết định số 27/2022/QĐ-TTg ngày 19/12/2022 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia trực thuộc Bộ Nội vụ.
4. Đỗ Khánh Năm (2024). Bảo đảm và kiểm định chất lượng chương trình đào tạo tại Học viện Hành chính Quốc gia: khó khăn, thách thức và đề xuất giải pháp. https://www.quanlynhanuoc.vn, ngày 30/01/2024.
5. Phạm Thị Nga; Nguyễn Thị Hoàng Lý (2024). Giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách đào tạo, bồi dưỡng đối với viên chức, người lao động tại Học viện Hành chính Quốc gia. https://www.quanlynhanuoc.vn, ngày 31/5/2024.