TS. Tạ Quang Tuấn
ThS. Vũ Mạnh Hùng
ThS. Đỗ Khánh Phương
Học viện Hành chính Quốc gia
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh hợp tác và hội nhập quốc tế, nhất là bước vào kỷ nguyên số đã và đang tác động sâu sắc, mạnh mẽ đến toàn cầu nói chung và Việt Nam nói riêng ở nhiều bình diện khác nhau, trong đó có việc công bố sản phẩm nghiên cứu khoa học và ứng dụng chuyển giao công nghệ. Bài viết phân tích và đề xuất các giải pháp xây dựng dữ liệu số phục vụ xuất bản Tạp chí Quản lý nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công bố sản phẩm khoa học – công nghệ trong nước và quốc tế.
Từ khóa: Tạp chí khoa học, Tạp chí Quản lý nhà nước, dữ liệu số, xuất bản, giải pháp, xây dựng dữ liệu số.
1. Đặt vấn đề
Những năm gần đây, dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia, Tạp chí Quản lý nhà nước đã có những bước phát triển đột phá cả về lượng và chất, cụ thể: đã xuất bản thêm 2 ấn phẩm là Tạp chí điện tử (quanlynhanuoc.vn) và Tạp chí in tiếng Anh (Journal of State Managemnet); Tạp chí Quản lý nhà nước từng bước đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế của tạp chí khoa học theo Hệ thống trích dẫn Đông Nam Á (Asean Citation Index – ACI).
Tuy nhiên, trong bối cảnh xu thế phát triển của xã hội và quốc tế hóa sâu rộng, trước sự phát triển, đổi mới mới về quy mô và chất lượng của Học viện Hành chính Quốc gia, đòi hỏi Tạp chí Quản lý nhà nước phải đáp ứng các yêu cầu sau:
(1) Đáp ứng sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của Học viện trong giai đoạn mới sau khi sáp nhập Trường Đại học Nội vụ; nhu cầu đào tạo đại học, sau đại học và các yêu cầu trong xét duyệt, xếp hạng điểm công trình khoa học, bảo vệ luận án, luận văn, công nhận chức danh khoa học của giảng viên, đáp ứng yêu cầu về hợp tác quốc tế của Học viện, trong đó có công tác đào tạo, bồi dưỡng quốc tế; đòi hỏi có tổ chức công bố khoa học với vị thế tương xứng tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, thúc đẩy tiến trình chuẩn hóa theo tiêu chuẩn đào tạo, bồi dưỡng trong nước và quốc tế…
(2) Yêu cầu tính tự chủ của tạp chí khoa học từ cấp độ quốc gia cũng như của Học viện Hành chính Quốc gia đòi hỏi tự nhận thức và đặt ra mục tiêu phát triển và vươn lên đạt tiêu chuẩn trong nước và quốc tế đối với tạp chí khoa học.
(3) Yêu cầu công bố khoa học trong nước và quốc tế trên Tạp chí Quản lý nhà nước bằng các ngôn ngữ quốc tế, vì vậy, cần có lộ trình phát triển để tiệm cận và được công nhận vào hệ thống các tạp chí theo chuẩn quốc tế, phát triển Tạp chí phục vụ bạn đọc, phục vụ công bố khoa học, phục vụ xuất bản khoa học, tiện ích trong bối cảnh chuyển đổi số và môi trường số hiện nay.
Tạp chí Quản lý nhà nước đã và đang phát triển, đạt được tiêu chuẩn trong hệ thống tạp chí khoa học Việt Nam, tuy nhiên, còn một số hạn chế nhất định về yêu cầu chuyển đổi số trong hệ thống tiêu chuẩn của tạp chí khoa học, đòi hỏi các giải pháp phát triển mới nhằm bảo đảm tham gia hệ thống này. Trên cơ sở phân tích cơ sở khoa học phát triển Tạp chí Quản lý nhà nước2, bài viết đề xuất một số giải pháp xây dựng dữ liệu số phục vụ xuất bản, qua đó góp phần phát triển Tạp chí Quản lý nhà nước đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn mới.
2. Giải pháp xây dựng dữ liệu số phục vụ xuất bản Tạp chí Quản lý nhà nước
2.1. Giải pháp 1: Hoàn thiện quy trình xuất bản dựa trên dữ liệu số
Quy trình xuất bản Tạp chí Quản lý nhà nước dựa trên dữ liệu số được chúng tôi đề xuất như sau:
Quy trình xuất bản gồm các bước căn bản sau:
a) Giai đoạn sơ loại: (1) Hướng dẫn đăng nhập tài khoản trực tuyến; (2) Kiểm tra tính đáp ứng với các tiêu chuẩn đăng bài và lựa chọn bài đăng đủ điều kiện; (3) Thông báo chấp nhận, yêu cầu sửa chữa và nộp lại hoặc từ chối bản đăng ký.
Để thực hiện quy trình sơ loại, yếu tố quan trọng là xác định rõ các vị trí công việc và vai trò của thành viên tham gia quy trình này. Quy trình này hoàn toàn được thao tác, tương tác giữa các thành viên liên quan thông qua giao diện website của Tạp chí Quản lý nhà nước và dựa trên hệ điều hành mở (hay còn gọi là phần mềm mở – Open System Journal – OJS). Hệ điều hành này giúp các thành viên, như: tổng biên tập, các phó tổng biên tập, lãnh đạo các bộ phận, phòng biên tập, biên tập viên, quản trị viên, tác giả… đều được phân cấp, phân quyền sử dụng giao diện và liên thông dữ liệu số để phục vụ quy trình xuất bản.
b) Giai đoạn tổ chức phản biện: (1) Thư ký tòa soạn chịu trách nhiệm thực hiện gửi và nhận kết quả phản biện; (2) Thư ký tòa soạn sau khi nhận kết quả phản biện sẽ thực hiện gửi yêu cầu nội dung phản biện (nội dung phản biện kín) cho biên tập viên phụ trách biên tập bài viết; (3) Biên tập viên phản hồi với tác giả bài viết theo yêu cầu của phản biện kín; (4) Biên tập viên tương tác, nhận kết quả chỉnh sửa của bài viết, biên tập và có ý kiến đề xuất với lãnh đạo phụ trách bộ phận…; (5) Biên tập viên thông báo cho tác giả về ý kiến chấp thuận đăng bài.
c) Giai đoạn tổ chức biên tập và duyệt đăng chính thức: (1) Biên tập viên trình bài viết sau khi đã biên tập cho phụ trách bộ phận; (2) Phụ trách bộ phận đọc, xét duyệt bài viết và trình phó tổng biên tập phụ trách; (3) Phó tổng biên tập đọc xét duyệt bài viết và trình tổng biên tập; (4) Tổng biên tập duyệt bằng file Word hoặc PDF đối với bản dự thảo. Trường hợp bài viết còn tồn tại các vấn đề cần làm rõ, ban biên tập có thể đề xuất phản biện lần 2 để nâng cao chất lượng bài viết khi đó quy trình lại được thực hiện như quy trình bước phản biện.
d) Giai đoạn xuất bản và hậu kiểm: (1) Bài viết sau khi Tổng Biên tập phê duyệt đăng sẽ được chuyển cho biên tập viên kiểm tra, chỉnh sửa theo yêu cầu, gắn mã số bài viết (ví dụ, như: dự kiến mã số DOI, mã số quản lý…) và lưu trữ; các biên tập viên và thành viên còn lại cũng sẽ được thông báo về việc phê duyệt này; (2) Thư ký biên tập chuyển bài chỉnh sửa chuẩn theo phê duyệt của tổng biên tập tới vị trí quản trị công nghệ thông tin để đăng tải bài viết; (3) Quản trị viên đăng bài theo quy định, đồng thời gửi nội dung đến các trung tâm dữ liệu số mà Tạp chí tham gia hợp tác, các đối tác quan tâm đến bài viết; (4) Các thành viên tham gia quy trình xuất bản kiểm tra bài sau khi đăng (xuất bản) và phản ánh, điều chỉnh, sửa chữa (nếu có sai sót); (5) Quản trị viên lưu trữ dữ liệu số bài viết theo quy định.
Quy trình xuất bản Tạp chí Quản lý nhà nước dựa trên dữ liệu số được áp dụng đồng bộ trên các hình thức xuất bản của Tạp chí. Do dữ liệu số được thực hiện trên hệ thống công nghệ số (hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống điều hành – phần mềm OJS) nên bảo đảm tính toàn diện, tính hệ thống, liên thông, liên tục và minh bạch, quản trị thời gian và hiệu quả các khâu trong quy trình xuất bản tạp chí. Qua đó, bảo đảm tính phân cấp, phân quyền, quản trị trình duyệt, tạo thuận lợi các bên tham gia quy trình xuất bản được làm việc trực tuyến, tương tác mọi lúc, mọi nơi thông qua giao diện website của Tạp chí…
2.2. Giải pháp 2: Xây dựng hạ tầng công nghệ và các điều kiện phục vụ xây dựng dữ liệu số
Một là, xây dựng hạ tầng công nghệ phần cứng.
Phần cứng công nghệ thông tin là tập hợp của tất cả máy móc, thiết bị mà một tổ chức sử dụng trong môi trường công nghệ thông tin của mình. Các thiết bị lưu trữ và máy chủ cung cấp cho tài nguyên mạng doanh nghiệp là các thành phần của phần cứng công nghệ thông tin. Ngoài ra, hạ tầng công nghệ là công nghệ lưu trữ và chuyển tải vận hành dữ liệu số trong hệ thống mạng thiết lập hạ tầng và quy trình để các thiết bị và người dùng có thể chia sẻ tài nguyên, trao đổi dữ liệu với nhau. Một số thành phần chính của hệ thống mạng, như: mạng internet – kết nối internet toàn cầu; mạng cục bộ LAN (Local Area Network) – kết nối các máy tính, thiết bị trong phạm vi địa lý hẹp, như: một tòa nhà, văn phòng; mạng diện rộng WAN (Wide Area Network) – kết nối các mạng cục bộ xa nhau về mặt địa lý, qua đơn vị trung gian, thiết bị mạng (bộ định tuyến, bộ chuyển mạch, máy chủ web, tường lửa…); đường truyền băng thông rộng, máy chủ lưu trữ dữ liệu (Hosting) để lưu trữ và sao lưu dữ liệu số của Tạp chí.
Do tính chất đặc trưng của Tạp chí Quản lý nhà nước đang vận hành với ba ấn phẩm: tạp chí in tiếng Việt, tiếng Anh, tạp chí điện tử, vì vậy, cần tập trung hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin để đáp ứng yêu cầu xuất bản bằng dữ liệu số. Theo đó, hạ tầng công nghệ thông tin cần được đầu tư độc lập (trong hệ thống của Học viện Hành chính Quốc gia) với Hosting riêng để lưu trữ dữ liệu số phục vụ xuất bản; chủ động thuê bao đường truyền độc lập với băng thông rộng để đáp ứng nhu cầu truy cập của hàng nghìn độc giả tại cùng một thời điểm. Đăng ký tên miền phục vụ xuất bản trực tuyến của Tạp chí tiếng Anh – Journal of State Management. Bên cạnh đó, cần trang bị đầy đủ các trang thiết bị, như: máy scan, máy phụ trợ để chuyển đổi số toàn bộ các bài viết của tạp chí in tiếng Việt xuất bản từ năm 1993 (dự kiến khoảng 7.500 bài viết chứa giá trị nghiên cứu, học thuật cao) và tổ chức mã hóa, tích hợp để lưu trữ, vận hành, khai thác phục vụ xuất bản Tạp chí Quản lý nhà nước.
Hai là, xây dựng hệ thống phần mềm quản lý xuất bản tạp chí dựa trên dữ liệu số, bao gồm:
(1) Hệ thống phần mềm chuyên nghiệp về xuất bản tạp chí khoa học. Hệ điều hành này được biết đến với việc tích hợp các chức năng, nghiệp vụ biên tập, quản lý biên tập và đăng bài, đọc bài của độc giả (gọi là hệ thống phần mềm tạp chí mở – Open Journal System). Hệ thống này sẽ giúp tạo ra giao diện mở để tất cả các thành viên liên quan trong quy trình xuất bản Tạp chí Quản lý nhà nước có thể tương tác và xử lý công việc trên giao diện ứng dụng. Phần mềm này sẽ phân quyền tham gia và quản trị tương ứng cho mỗi vị trí công việc trong Tạp chí Quản lý nhà nước và của tác giả đăng bài… Hệ điều hành này cần có ít nhất hai phiên bản ngôn ngữ: tiếng Việt và tiếng Anh, điều này cũng giúp Tạp chí Quản lý nhà nước thực hiện mục tiêu đưa Tạp chí tiếng Anh tham gia ACI vào những năm tiếp theo.
(2) Hệ thống phần mềm chuyên nghiệp phục vụ quản lý hoạt động của Tạp chí, như: quản trị nội bộ, các phần mềm tích hợp liên thông với hệ thống quản lý của Học viện Hành chính Quốc gia, của Bộ Nội vụ… Hệ thống phần mềm điều hành phục vụ hoạt động của Tạp chí Quản lý nhà nước sẽ giúp khắc phục, rút ngắn quy trình xuất bản hiện tại, giảm giấy tờ trong quy trình xuất bản, minh bạch hóa quy trình công việc, góp phần làm rõ chỉ số đánh giá thực thi công việc (KPI) trong hoạt động của Tạp chí. Giao diện có cấu trúc thuận tiện phục vụ hoạt động xuất bản của các bên liên quan như truy cập phục vụ bạn đọc, tìm kiếm, thông tin về trạng thái bài viết trong quy trình biên tập…
Ngoài ra, có thể liên kết với các nhà xuất bản lớn nhằm tận dụng nền tảng cơ sở vật chất và công nghệ hiện đại của các tổ chức này để tổ chức xuất bản theo tiêu chuẩn quốc tế.
2.3. Giải pháp 3: Thực hiện chuyển đổi số và xây dựng kho dữ liệu số phục vụ xuất bản
Thứ nhất, cần xây dựng và phê duyệt Đề án xây dựng dữ liệu số.
Thành lập Đề án xây dựng dữ liệu số phục vụ xuất bản Tạp chí Quản lý nhà nước phù hợp với tổng thể Đề án phát triển Tạp chí Quản lý nhà nước vào ACI và Đề án chuyển đổi số của Học viện Hành chính Quốc gia. Đề án có tính mở, tích hợp, liên thông với các Đề án phát triển dữ liệu số của Học viện Hành chính Quốc gia, cấp Bộ, cấp Quốc gia nói chung. Mục tiêu thành lập Đề án nhằm bảo đảm lộ trình chuyển đổi số và tạo nguồn dữ liệu số phục vụ xuất bản hiện tại và phát triển Tạp chí Quản lý nhà nước trong thời gian tới, đáp ứng các tiêu chuẩn quốc gia, khu vực và quốc tế của tạp chí khoa học.
Đề án cần phản ánh các nội dung: (1) Tính cấp thiết của Đề án; tiêu chuẩn dữ liệu số phục vụ xuất bản; quy trình xây dựng dữ liệu số phục vụ xuất bản; các điều kiện bảo đảm xây dựng dữ liệu số phục vụ xuất bản Tạp chí Quản lý nhà nước; tổng dự toán đầu tư xây dựng dữ liệu số phục vụ xuất bản Tạp chí Quản lý nhà nước; lộ trình thực hiện.
Thứ hai, hoàn thiện quy chế, quy định, quy trình xuất bản.
Dữ liệu số là một cách tiếp cận làm thay đổi toàn diện quy trình xuất bản cũ và tác động thay đổi đến toàn bộ hệ thống xuất bản truyền thống. Vì vậy, tất yếu phải hoàn thiện và ban hành mới hệ thống quy định này. Các quy định cần bám sát quy trình vận hành và cấu trúc dữ liệu số trong xuất bản, đưa ra tiêu chuẩn chặt chẽ cấu trúc dữ liệu số xuất bản và quy trình vận hành tương ứng, các điều kiện bảo đảm quy trình, gồm: (1) Quy định về quy trình xuất bản; (2) Quy định dành cho tác giả đăng bài; (3) Quy định dành cho biên tập viên; (4) Quy định dành cho phản biện; (5) Quy định về đạo đức xuất bản; (6) Quy định về cách thức trích dẫn và trình bày tài liệu tham khảo trong bài báo khoa học. Đây là 6 quy định chuẩn và bắt buộc của tạp chí khoa học xuất bản dựa trên dữ liệu số và tham gia các tiêu chuẩn quốc tế theo chuẩn ACI và Scopus. Bên cạnh hệ thống các mẫu, bảng, biểu đồ, mô hình… hướng dẫn thực hiện các quy định này.
Trong quá trình xây dựng, hoàn thiện và ban hành các quy định trên, cần hết sức lưu ý môi trường hoạt động và tương tác trong tiến trình xuất bản của tạp chí là trong môi trường số (giao diện website gắn với hệ điều hành tạp chí mở – OJS), do đó, các quy định phải dựa trên tiếp cận nền tảng của công nghệ thông tin hiện đại. Đồng thời, tiến hành công khai các quy định, quy chế; chính sách, đối tác, hội đồng biên tập, phản biện kín… trên Website của Tạp chí Quản lý nhà nước.
Thứ ba, hoàn thiện tổ chức nhân sự phục vụ xuất bản.
Cần phân cấp, phân quyền rõ và gắn với quyền lợi, trách nhiệm giữa các vị trí công việc tham gia quy trình xuất bản bằng dữ liệu số. Song song với loại bỏ một số khâu, vị trí không phù hợp so với quy trình xuất bản truyền thống. Đặc biệt, làm rõ vai trò của các vị trí: thư ký tòa soạn, biên tập viên, quản trị viên công nghệ, trưởng các bộ phận biên tập của mỗi ấn phẩm tạp chí, phó tổng biên tập và tổng biên tập.
Phân cấp, phân quyền cho trưởng bộ phận phụ trách mỗi ấn phẩm tạp chí một cách rõ ràng về phạm vi công việc, tránh chồng chéo và nâng cao trách nhiệm trên toàn bộ quy trình xuất bản. Qua đó, các bộ phận này có khả năng hoạt động tương đối độc lập trong tổng thể chung của tạp chí, như: chủ động khai thác nguồn bài, quản lý tác giả bài viết, tổ chức sơ loại, phản biện, biên tập và trình duyệt Ban Biên tập.
Thứ tư, tổ chức thực hiện chuyển đổi số và vận hành dữ liệu số.
Việc xây dựng đề án và trình Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia phê duyệt đề án xây dựng dữ liệu số phục vụ xuất bản Tạp chí Quản lý nhà nước cần có lộ trình và thời gian. Vì vậy, để kịp thời triển khai xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu số cho Tạp chí, cần tiến hành xây dựng dữ liệu số ngay trong từng số xuất bản của Tạp chí hiện nay. Một số nội dung căn bản, quan trọng cần triển khai để xây dựng dữ liệu số như sau:
(1) Ban hành quy định về trình bày (cấu trúc nghiên cứu) của tất cả các loại, hình thức bài đăng trên cả 3 ấn phẩm một cách nhất quán, khoa học, theo đúng quy định tiêu chuẩn của bài viết trên các tạp chí đã trong hệ thống ACI, Scopus/ISI… Quy định này nhằm chuẩn hóa tất cả yêu cầu về hình thức trình bày, cấu trúc nội dung nghiên cứu, yêu cầu cụ thể cho từng phần, như phần mở đầu, tóm tắt, từ khóa, giả thuyết, phương pháp nghiên cứu, các quy định về chú thích, trích dẫn tài liệu tham khảo theo chuẩn quốc tế…
(2) Triển khai áp dụng ngay sau khi ban hành quy định về trình bày trong quy trình xuất bản, đồng thời, công khai yêu cầu về đăng bài trên website để tác giả tham khảo và thực hiện trước khi gửi bài đăng.
(3) Triển khai gắn mã định danh DOI cho tất cả các bài viết trên cả 3 ấn phẩm của Tạp chí.
(4) Thực hiện quy trình phản biện kín hai chiều đối với các bài báo khoa học, bảo đảm tính khoa học về nội dung cũng như chuẩn quy định đánh giá tiêu tiêu chuẩn của ACI mà Tạp chí đang hướng tới.
(5) Đối với Tạp chí in đã xuất bản trước đây, Tạp chí cần tiến hành số hóa tài liệu và chuyển đổi tài liệu là các bài viết theo chuẩn dữ liệu số tương thích với hệ thống cơ sở dữ liệu Tạp chí hiện có. Trong quá trình chuyển đổi sang dạng PDF của từng bài viết gắn với khâu mã hóa, xác định từ khóa, gắn chỉ số DOI… theo quy định.
Chú thích:
1. Bài viết là kết quả nghiên cứu đề tài khoa học: “Giải pháp xây dựng dữ liệu số phục vụ xuất bản Tạp chí Quản lý nhà nước”, mã số: 08/2023/ĐTCS-HCQG.
2. Xây dựng dữ liệu số phục vụ xuất bản tạp chí khoa học. https://www.quanlynhanuoc.vn/2024/05/31/xay-dung-du-lieu-so-phuc-vu-xuat-ban-tap-chi-khoa-hoc/
