Hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh

TS. Nguyễn Mạnh Cường
Học viện Hành chính Quốc gia
Nguyễn Hoàng Kim Tuyền
Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 8, TP. Hồ Chí Minh

(Quanlynhanuoc.vn) – Bài viết phản ánh kết quả quá trình thực hiện các chức năng cơ bản của quản trị văn phòng nói chung gắn với việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước của cơ quan hành chính nhà nước của quận 8, TP. Hồ Chí Minh trong công tác chỉ đạo, điều hành, vận hành phát triển tổ chức, đồng thời, đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân quận 8 TP. Hồ Chí Minh.

Từ khóa: Văn phòng, quản trị văn phòng, chức năng, nhiệm vụ, đổi mới hoạt động.

1. Đặt vấn đề

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan; thực hiện chức năng hậu cần bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) quận 8, TP. Hồ Chí Minh có chức năng tham mưu, tổng hợp về hoạt động của UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; kiểm soát thủ tục hành chính; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của UBND quận; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của các cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn giải quyết và nhận kết quả để trả cho cơ quan, cá nhân, tổ chức; tham mưu quản lý nhà nước về công tác dân tộc.      

2. Các chức năng cơ bản của quản trị văn phòng

2.1. Chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng

Hoạch định là chức năng đầu tiên trong hoạt động quản trị nói chung nhằm giúp nhà quản trị thiết lập mục tiêu, xác định phương pháp thực hiện thông qua việc phân tích các nguồn lực và khả năng thực hiện của tổ chức trong một thời điểm nhất định. Như vậy, bản chất của hoạch định trong quản trị văn phòng là định hướng chiến lược, xác định mục tiêu và lập kế hoạch thực thi.

Hoạch định trong quản trị văn phòng, được phân loại theo nhiều cách khác nhau: (1) Theo tiêu chí thời gian (hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn, hoạch định dài hạn); (2) Theo cấp quản trị tiến hành hoạch định (hoạch định tổng quát, hoạch định cấp độ bộ phận); (3) Theo cấp độ hoạch định (hoạch định chiến lược, hoạch định chiến thuật, hoạch định tác nghiệp); (4) Theo phạm vi vấn đề hoạch định (hoạch định cơ cấu tổ chức của văn phòng; hoạch định nhân sự văn phòng; hoạch định chương trình, kế hoạch công tác; hoạch định hệ thống thông tin phục vụ hoạt động quản lý; hoạch định cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan, văn phòng; hoạch định tài chính cho hoạt động của văn phòng; hoạch định công tác văn thư, lưu trữ và một số nội dung khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng).

Như vậy, sản phẩm của quá trình thực hiện chức năng hoạch định là các kế hoạch, đề án. Do vậy, để bảo đảm tính khả thi, khi xây dựng kế hoạch cần dựa trên kết quả đạt được; mục tiêu và dự báo kết quả cần đạt được trong tương lai trên căn cứ khoa học, những yêu cầu khách quan và tính thực tế, phù hợp với điều kiện cụ thể.

2.2. Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng

Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng là các biện pháp của nhà quản trị văn phòng để tổ chức sắp xếp hợp lý, sử dụng các nguồn lực hiệu quả và điều hành các hoạt động quản trị văn phòng một cách khoa học nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, tổ chức, trong đó bao gồm:

(1) Tổ chức bộ máy văn phòng là việc xây dựng và thiết kế cơ cấu tổ chức của văn phòng và quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ chế hoạt động cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy đó; xác định số lượng và tiêu chuẩn nhân sự cần thiết cho các bộ phận trong bộ máy văn phòng, đồng thời, phân bổ và sắp xếp các nguồn lực khác để bộ máy văn phòng hoạt động hiệu quả.

(2) Tổ chức nhân sự trong văn phòng được thực hiện dựa trên những chức năng, nhiệm vụ và nguồn nhân lực của văn phòng (nội dung này có thể tách thêm thành một chức năng, đó là chức năng quản trị nguồn nhân lực văn phòng).

(3) Tổ chức công việc trong văn phòng là việc sắp xếp hợp lý, sử dụng các nguồn lực hiệu quả và phân công, thực hiện một cách khoa học. Nhà quản trị văn phòng tổ chức công việc với các nội dung: xây dựng kế hoạch, chương trình; phân công nhiệm vụ; sắp xếp và phân bổ các nguồn lực để thực hiện; xác định các thứ tự ưu tiên trong quá trình thực hiện; triển khai thực hiện; đôn đốc, báo cáo kết quả thực hiện.

Chức năng này đóng vai trò giúp cho việc sắp xếp bộ máy văn phòng, nhân sự và công việc trong văn phòng được thiết kế cũng như vận hành một cách khoa học và chuyên nghiệp; giúp sử dụng hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực, phương pháp) trong quá trình thực hiện công việc nhằm đạt hiệu quả cao; giúp nhà quản trị văn phòng phân công nhiệm vụ đúng người đúng việc; phát huy sở trường, năng lực cá nhân trong quá trình phân công công việc nhằm đạt kết quả cao khi thực hiện nhiệm vụ.

 2.3. Chức năng lãnh đạo trong quản trị văn phòng

Lãnh đạo trong quản trị văn phòng là chức năng của nhà quản trị gây ảnh hưởng, truyền cảm hứng đến những người khác trong tổ chức, xã hội để nhận được sự đồng thuận và tự nguyện làm theo những sắp đặt nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Chức năng lãnh đạo đóng vai trò xác định những định hướng lớn cho sự phát triển; tổ chức, điều hành, duy trì các hoạt động trong nội bộ văn phòng và cơ quan; kiểm tra, giám sát các hoạt động của văn phòng và cơ quan. Chính vì vậy, trong mỗi tình huống khác nhau, cần vận dụng linh hoạt các phong cách để nhằm đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

2.4. Chức năng kiểm tra trong quản trị văn phòng

Kiểm tra trong quản trị văn phòng là chuỗi các hoạt động của nhà quản trị văn phòng nhằm thiết lập các tiêu chuẩn, cơ chế kiểm tra (thông qua việc quan sát, theo dõi, nắm bắt, xem xét, đánh giá, so sánh kết quả hoạt động nghiệp vụ, phản hồi thông tin) để so sánh kết quả thực hiện công việc với kế hoạch, mục tiêu đặt ra nhằm bảo đảm mọi nguồn lực được sử dụng tối ưu, mọi công việc được diễn ra đúng tiến độ, yêu cầu của kế hoạch trong quá trình thực hiện mục tiêu của văn phòng và cơ quan, tổ chức.

Chức năng kiểm tra trong quản trị văn phòng được xem là một hoạt động quản trị rủi ro. Chức năng này giúp nhà quản trị xác định được vấn đề tổ chức đang gặp phải trong quá trình đạt mục tiêu, thực hiện kế hoạch của tổ chức ở nhiều khía cạnh, yếu tố; đo lường kết quả hoạt động thực tế của từng bộ phận, từng cá nhân. Từ đó, nhà quản trị có thể định lượng kết quả, xác định nguyên nhân của những bất cập gây khó khăn cho tổ chức, dự đoán được rủi ro. Từ những thu thập thông tin và kết quả đó, nhà quản trị đưa ra các giải pháp khắc phục, lựa chọn phương án tối ưu tạm thời; đồng thời, đưa ra các quyết định điều chỉnh để thay đổi định hướng, mục tiêu, xây dựng các phương án tiếp theo của tổ chức cho phù hợp mang lại hiệu quả.

Đổi mới quản trị văn phòng hướng tới một mục tiêu hiện đại hóa công tác văn phòng và hoạt động quản trị văn phòng chuyên nghiệp, hiệu quả là điều kiện, yếu tố góp phần cho hoạt động quản trị văn phòng được đồng bộ, hoạt động mang tính hiệu quả cao; nâng cao năng lực quản lý, hiệu lực hiệu quả quản lý, điều hành.

3. Kết quả thực hiện chức năng quản trị văn phòng tại Văn phòng UBND quận 8, TP. Hồ Chí Minh

3.1. Thực hiện chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng

Văn phòng UBND quận 8 đã từng bước được nâng cao chất lượng của công tác tham mưu, tổng hợp để tham mưu xây dựng chương trình kế hoạch công tác và hoạch định các nội dung thuộc chức năng của Văn phòng.

UBND quận 8 đã đề ra các chỉ tiêu kinh tế – xã hội định hướng giai đoạn 2022 – 2025 tiến tới Nghị quyết Đại hội Đảng bộ quận 8 lần thứ XII với các nhóm chỉ tiêu về: kinh tế; văn hóa; môi trường; đô thị – xây dựng cơ bản; xây dựng chính quyền; chỉ tiêu quốc phòng an ninh; xây dựng Đảng gắn với 49 chỉ tiêu. Theo đó, Văn phòng UBND quận đã tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch và chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội, quốc phòng – an ninh; tham mưu xây dựng chương trình làm việc trọng tâm công tác năm; kế hoạch thực hiện chỉ tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội và các kế hoạch thực hiện những nhiệm vụ, chuyên môn của Văn phòng quận (kế hoạch công tác Văn thư – Lưu trữ; kế hoạch tổ chức hội nghị, sự kiện; kế hoạch kiểm tra, rà soát văn bản; kế hoạch về cải cách, hiện đại hóa hành chính…). Các kế hoạch, chương trình làm việc là cơ sở để Văn phòng chỉ đạo điều hành, đôn đốc, kiểm tra và đánh giá công việc một cách chủ động, khoa học và phối hợp cùng cơ quan chuyên môn thực hiện.

3.2. Thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng

Trong tổ chức bộ máy, Văn phòng UBND quận 8 đã tham mưu cho lãnh đạo sắp xếp, kiện toàn bộ máy theo hướng tinh gọn để nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý.

Về tổ chức cán bộ, đội ngũ cán bộ, công chức thuộc Văn phòng đã được chuẩn hoá thông qua các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu phát triển tối đa nguồn nhân lực. Sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa Văn phòng với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận 8 đã giúp các đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ và hoàn thành các mục tiêu chung. Trên cơ sở đó, Văn phòng UBND quận 8 đã xây dựng phương án vị trí việc làm trong tổ chức, nhân sự của Văn phòng. Cụ thể là¹:

Như vậy, có 18 vị trí việc làm của Văn phòng UBND quận 8 và danh mục vị trí việc làm chi làm các nhóm: (1) Nhóm lãnh đạo, quản lý, điều hành: 2 vị trí; (2) Nhóm nghiệp vụ, chuyên ngành: 5 vị trí; (3) Nhóm nghiệp vụ chuyên môn dùng chung: 7 vị trí; (4) Nhóm hỗ trợ, phục vụ: 4 vị trí. Theo đó, vị trí việc làm cụ thể tại bảng 2 như sau:

Về dự kiến biên chế công chức và số lượng người làm việc: năm 2023, số biên chế giao là 32 biên chế (trong đó có 4 Thường trực UBND quận và 28 công chức) và 19 người lao động hợp đồng theo Nghị định số 111/2022/NĐ-CP ngày 30/12/2022 của Chính phủ đối với một số loại công việc trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập². Đến năm 2026, số biên chế giao là 30 biên chế (trong đó có 4 Thường trực UBND quận, 26 công chức Văn phòng) và 19 người lao động hợp đồng theo Nghị định số 111/2022/NĐ-CP³.

Về tổ chức công việc, thông qua việc thực hiện các kế hoạch, chương trình làm việc trọng tâm trong năm, UBND quận 8 trực tiếp chỉ đạo việc đánh giá kết quả lãnh đạo thực hiện chỉ tiêu, nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội, quốc phòng – an ninh. Văn phòng UBND quận phối hợp với các cơ quan chuyên môn tham mưu, giúp việc UBND quận 8 trong công tác lãnh đạo, điều hành.

3.3. Thực hiện chức năng lãnh đạo trong quản trị văn phòng

Trong quá trình lãnh đạo, điều hành, đội ngũ lãnh đạo Văn phòng luôn phải đối diện với sự thay đổi. Do đó, để phát huy vai trò của nhà lãnh đạo, người đứng đầu trong cơ quan, tổ chức, Quận ủy và UBND quận 8 đã quan tâm tới công tác đào tạo, bồi dưỡng về trình độ lý luận chính trị, trình độ chuyên môn, năng lực lãnh đạo, quản lý. Đội ngũ công chức Văn phòng được trang bị nền tảng tư tưởng chính trị vững vàng; phát triển năng lực lãnh đạo, điều hành và cập nhật kiến thức, nâng cao kỹ năng, thái độ; có mối quan hệ trong công tác nội bộ và sự phối hợp giữa các tổ chức bên ngoài.

Tuy nhiên, nguồn tài chính đầu tư về đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ chủ chốt còn hạn chế. Vì vậy, đội ngũ lãnh đạo của Văn phòng chưa có cơ hội và môi trường để giao lưu, học hỏi kinh nghiệm trong môi trường quốc tế hoặc được tiếp cận các mô hình, phương pháp quản lý khác nhau; chưa có nhiều cơ hội tìm hiểu nghiên cứu về cấu trúc năng lực lãnh đạo, quản lý khác nhau; các khoa học về tổ chức nhân sự từ các tỉnh, vùng, miền trong nước và từ các quốc gia khác.

3.4. Thực hiện chức năng kiểm tra trong quản trị văn phòng

Năm 2023, UBND quận 8 đã có nhiều thành tích, kết quả nổi bật trong công tác, lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh tế, văn hóa – xã hội, quốc phòng an ninh năm 2023 và trong phong trào thi đua yêu nước, trong giáo dục và đào tạo đã dẫn đầu 21 các quận, huyện và thành phố Thủ Đức; công tác giải ngân vốn đầu tư công được Ban Thường vụ Thành ủy, UBND TP. Hồ Chí Minh có Thư khen. Quận 8 xếp hạng 6/21 quận, huyện và thành phố Thủ Đức vượt lên 14 hạng so với năm 2022 (xếp 20/21 quận, huyện và Thành phố Thủ Đức) trong phong trào thi đua đạt chỉ tiêu phát triển kinh tế – xã hội, bảo đảm quốc phòng an ninh; thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; xây dựng hệ thống chính trị; thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng⁴.

Qua kết quả đó, Thường trực UBND quận 8 đánh giá cao, ghi nhận sự nỗ lực của tập thể Văn phòng trong công tác chỉ đạo, điều hành các phòng, ban chuyên môn trong việc quản lý nhà nước ở các lĩnh vực. Kết quả có được đó là do Văn phòng đã tập trung tham mưu cơ chế kiểm tra, đánh giá một cách hệ thống, khách quan, hiệu quả để định lượng kết quả, xác định nguyên nhân của những bất cập gây khó khăn cho tổ chức, dự đoán được rủi ro. Đồng thời, trong công tác nhân sự, quản lý các hệ thống thông tin phục vụ hoạt động quản lý, quản lý cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan, việc quản lý tài chính minh bạch, công tác văn thư – lưu trữ thông qua các phương pháp kiểm tra… Văn phòng cũng đã tham mưu, lựa chọn phương pháp phù hợp trình lãnh đạo UBND quận nhằm đạt được hiệu quả trong kiểm tra đưa ra các giải pháp khắc phục, nhất là đưa ra các quyết định điều chỉnh để thay đổi định hướng, mục tiêu, xây dựng các phương án tiếp theo.

4. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị văn phòng của Văn phòng UBND quận 8

Một là, hiện đại hoá văn phòng và quản trị văn phòng.

Cùng với quá trình cải tiến, đổi mới trên tất cả các phương diện (con người; trang thiết bị văn phòng; khoa học công nghệ; quy trình nghiệp vụ). Văn phòng tiếp tục ứng dụng một cách toàn diện, đồng bộ những thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến vào hoạt động văn phòng để nâng cao hiệu suất và hiệu quả.

Để hiện đại hóa quản trị văn phòng, trong những năm tới, Văn phòng UBND quận 8 tập trung ưu tiên các nội dung: (1) Số hóa dữ liệu là nhiệm vụ trọng tâm để làm giàu kho dữ liệu, nguồn dữ liệu; (2) Xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định, quy trình; (3) Nghiên cứu áp dụng mô hình “Văn phòng điện tử” (hiện tại), “Văn phòng thông minh”, “Văn phòng số” (trong tương lai); (4) Trang bị cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật sẵn sàng phục vụ cho hiện đại hóa văn phòng và phục vụ cho việc đổi mới hoạt động quản trị văn phòng; (5) Tập trung xây dựng, đầu tư các dự án ứng dụng công nghệ thông tin và tổ chức hệ thống thông tin phục vụ hoạt động quản lý.

Hai là, chuyển đổi số trong quá trình thực hiện các chức năng quản trị văn phòng.

Xác định chuyển đổi số, trước tiên là chuyển đổi nhận thức, đội ngũ nhân lực có tư duy đổi mới và đóng góp vào sự nghiệp chung trong thực hiện nhiệm vụ xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số. Vì vậy, Văn phòng sẽ tiến hành chuyển đổi số ngay thông qua việc sử dụng nguồn lực, hệ thống kỹ thuật sẵn có để số hóa toàn bộ tài sản thông tin của mình; tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức và sử dụng ứng dụng công nghệ, xây dựng hệ thống phục vụ hoạt động quản lý chuyển đổi từ môi trường truyền thống sang môi trường số. Cụ thể:

(1) Chuyển đổi số trong công tác hoạch định quản trị văn phòng: số hóa 100% dữ liệu về chương trình, kế hoạch công tác (hằng năm, tháng, lịch công tác tuần) và các chương trình, kế hoạch đột xuất; số hóa quy trình, quá trình giải quyết công việc theo hướng “quy trình tinh gọn” và “chuẩn hóa quy trình làm việc”.

(2) Chuyển đổi số trong công tác tổ chức trong quản trị văn phòng: trước mắt tiếp tục tập trung vào số hóa dữ liệu; xây dựng các quy trình chuẩn; rà soát các quy chế để quản lý các quy trình; số hóa quy trình giải quyết công việc theo từng vị trí việc làm trong văn phòng và các phòng, ban chuyên môn (từ phân tích công việc để xác định vị trí việc làm và bản mô tả công việc sẽ số hóa “Bản mô tả công việc”); áp dụng công nghệ số để xử lý dữ liệu theo quy trình quản trị trong cơ quan, đơn vị.

(3) Chuyển đổi số thực hiện chức năng lãnh đạo trong quản trị văn phòng: chuyển đổi số trong quản trị công tác tham mưu, tổng hợp (số hóa dữ liệu về hoạt động của cơ quan, của ngành, lĩnh vực; áp dụng các công nghệ để tổng hợp, phân tích số liệu; đánh giá định lượng để đưa ra những nhận xét khách quan; áp dụng công nghệ để xử lý số liệu tổng hợp, tạo điều kiện cho hoạt động tham mưu hiệu quả, kịp thời và chính xác). Chuyển đổi số trong quản trị công tác hậu cần số hóa dữ liệu quản lý về công tác hậu cần (thống kê, kiểm kê tài sản; số liệu quản lý tài chính); quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất; quản lý dự án, đề án,…; số hóa quy trình tổ chức và quản lý công tác quản trị hậu cần (mua sắm, sửa chữa, cung cấp, thống kê, đề xuất, phê duyệt; quản lý dự án,…); áp dụng công nghệ số để xử lý dữ liệu theo quy trình giải quyết công việc liên quan tới quản trị hậu cần. Chuyển đổi số hoạt động kiểm tra trong công tác quản trị văn phòng (xây dựng hệ thống dữ liệu về thi đua – khen thưởng – kỷ luật; xây dựng và hoàn thiện hệ thống đánh giá, chấm điểm; xây dựng các quy chế, quy định; xây dựng hệ thống kiểm tra chất lượng trong hệ thống quy trình làm việc).

Ba là, tiếp tục đổi mới về tư duy, nhận thức và phương pháp quản trị văn phòng.

Đổi mới về tư duy và trong phương pháp lãnh đạo, điều hành trong quản trị văn phòng để phát huy những điểm mạnh, hạn chế những điểm yếu, hướng tới mục tiêu. Trong đó, xác định những định hướng phát triển; đổi mới trong lãnh đạo tổ chức, điều hành và duy trì các hoạt động quản trị nội bộ văn phòng và cơ quan.

Bốn là, sử dụng các công cụ quản trị và ứng dụng những thành tựu khoa học – công nghệ tiên tiến, hiện đại vào hoạt động quản trị văn phòng.

Cần đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật; tiếp cận, sử dụng hỗ trợ của các công cụ quản trị và ứng dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại vào hoạt động quản trị văn phòng; tập trung xây dựng, đầu tư các dự án ứng dụng công nghệ; hệ thống thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý; áp dụng công cụ cải tiến năng suất chất lượng 5S (Sàng lọc – Sạch sẽ – Sắp xếp – Săn sóc – Sẵn sàng) vào hoạt động quản trị văn phòng; các công cụ đánh giá, đo lường như: KPI, OKR, OKRs; sử dụng các phần mềm hiện đại, đồng bộ và tích hợp trên một nền tảng tích hợp nhiều tính năng.

5. Kết luận

Đổi mới hoạt động quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý, điều hành nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước của UBND quận 8. Đổi mới quản trị văn phòng nhằm bắt kịp với xu hướng phát triển hiện đại, hội nhập quốc tế; chuyển đổi số, xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số. Đây là nhiệm vụ mang tính liên tục, đòi hỏi phải phù hợp với tình hình thực tiễn của tổ chức để có những giải pháp, lộ trình đổi mới hoạt động quản trị văn phòng cần mang tính khoa học, chiến lược. Do đó, mỗi cá nhân cần có tư duy, nhận thức đổi mới, một tâm thế thích ứng, linh hoạt có thể nhận diện rủi ro và quản trị sự thay đổi rủi ro một cách nhanh chóng, kịp thời trong hoạt trong hoạt động quản trị văn phòng. Đồng thời, cần có các nguyên tắc quản trị và có phương pháp quản trị thích ứng, linh hoạt.

Để đổi mới hoạt động quản trị văn phòng tại UBND quận 8 TP. Hồ Chí Minh nhằm đáp ứng yêu cầu của chuyển đổi số, chính quyền điện tử, chính quyền số và chuyển đổi mô hình quản trị truyền thống sang mô hình quản trị bằng công nghệ số, cần có sự chung tay của cả hệ thống chính trị, các cấp trong hệ thống chính trị. Trong đó, cần ưu tiên chuyển đổi số trong hoạt động quản trị văn phòng và đổi mới, cải tiến các quy trình, nghiệp vụ để hoạt động quản trị văn phòng hiện đại, khoa học.

Chú thích:
1, 2, 3. UBND quận 8, TP. Hồ Chí Minh (2024). Đề án Vị trí việc làm trong các cơ quan, tổ chức hành chính thuộc UBND quận 8 (trình Sở Nội vụ kèm theo Công văn số 328/UBND-NV ngày 05/02/2024 của Ủy ban nhân dân quận 8 về việc đề nghị thẩm định, phê duyệt Đề án vị trí việc làm của Ủy ban nhân dân quận 8).
4. UBND quận 8, TP. Hồ Chí Minh. Báo cáo số 590/BC-UBND ngày 28/12/2023 về tổng kết công tác thi đua, khen thưởng năm 2023 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2024.
Tài liệu tham khảo:
1. Ban Thi đua Khen thưởng TP. Hồ Chí Minh (2023). Thông báo số 52/TB-BTĐKT ngày 20/3/2023 về kết quả chấm điểm, xếp hạng của cụm, khối thi đua thuộc Thành phố năm 2022.
2. Chính phủ (2014). Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
3. Chính phủ (2020). Nghị quyết số 131/2020/NQ-CP ngày 16/11/2020 về tổ chức chính quyền đô thị tại TP. Hồ Chí Minh.
4. Nguyễn Mạnh Cường (2023). Nội dung Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp. Tạp chí Việt Nam Hội nhập, số 310.
5. Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh (2024). Thông báo số 1867/TB-SNV ngày 22/3/2024 về kết quả chấm điểm, xếp hạng của cụm, khối thi đua thuộc Thành phố năm 2023.