TS. Nguyễn Thị Thanh Hương
Học viện Hành chính Quốc gia
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong những năm gần đây, chuyển đổi số đã được Đảng và Nhà nước xác định là mục tiêu chiến lược và là trách nhiệm của tất cả các cơ quan, tổ chức, các cấp, các ngành, là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cả hệ thống chính trị. Trong đó, chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ là điều tất yếu nhằm bảo đảm thông tin, quản lý khoa học thông tin, dữ liệu và cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước. Bài viết phân tích trách nhiệm của những cá nhân, tổ chức trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước và một số điều kiện cơ bản để thực hiện chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ.
Từ khóa: Trách nhiệm; điều kiện; thực hiện; chuyển đổi số; công tác văn thư, lưu trữ; cơ quan hành chính nhà nước.
1. Đặt vấn đề
Trong hoạt động của Chính phủ và lĩnh vực quản lý hành chính, chuyển đổi số thúc đẩy quá trình chuyển đổi từ Chính phủ truyền thống sang Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, trong đó công tác văn thư, lưu trữ là một ngành thuộc lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Trong chỉ đạo, điều hành, quyết định và thi hành quyết định của cơ quan hành chính nhà nước đều gắn liền với văn bản, có nghĩa là gắn liền với thông tin văn bản. Công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Do vậy, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ là cần thiết, chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ là điều tất yếu nhằm bảo đảm thông tin, quản lý khoa học thông tin, dữ liệu và cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy một cách nhanh chóng, chính xác phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước. Để chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay cần có một số điều kiện cơ bản và xác định rõ trách nhiệm thực hiện các hoạt động chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ.
2. Trách nhiệm thực hiện chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước
Một là, trong chuyển đổi nhận thức.
Trách nhiệm của lãnh đạo các cấp là làm thế nào để thay đổi tư duy của tất cả đội ngũ công chức từ quan niệm “mọi nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ là của công chức văn thư, lưu trữ chuyên trách” thành “công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm chung của tất cả công chức trong cơ quan”. Bên cạnh đó, xác định rõ việc chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ mang lại giá trị cho tất cả đội ngũ công chức trong việc tiếp cận, quản lý, xử lý, sử dụng thông tin, dữ liệu số chứ không chỉ cho riêng bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách. Để làm được những điều này, cần chuyển đổi văn hóa và cách thức làm việc trên môi trường số, chuyển từ cách làm từng nghiệp vụ sang làm toàn bộ quy trình quản lý trong suốt vòng đời của văn bản trên môi trường số, đồng thời, từ các cấp lãnh đạo, quản lý, sau đó lan tỏa, ảnh hưởng đến lề lối làm việc của tất cả công chức trong cơ quan, ngành, địa phương.
Chuyển đổi số là chuyển đổi cách làm, đặt ra bài toán, thay đổi cách vận hành tổ chức là chính nên người đứng đầu đóng vai trò quyết định. Khi có được nhận thức đúng, người đứng đầu chỉ đạo, quán triệt đối với toàn bộ những người dưới quyền về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ và chuyển đổi số công tác này. Có nhiều hình thức để thay đổi tư duy nhận thức của những người dưới quyền, có thể thông qua tuyên truyền, đào tạo, bồi dưỡng hoặc các hình thức khác. Lãnh đạo bộ phận chức năng nghiên cứu, tham mưu các hình thức tuyên truyền, đào tạo, bồi dưỡng và tổ chức triển khai thực hiện trong phạm vi cơ quan. Lãnh đạo các bộ phận chuyên môn quan tâm, tạo điều kiện cử công chức, viên chức thuộc quyền quản lý tham gia đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để hiểu rõ được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ.
Bỏ cách làm cũ, thay cách làm mới thì vai trò người đứng đầu là rất quan trọng, người đứng đầu mà không nhận thức, đánh giá đúng vai trò của công tác văn thư, lưu trữ, không muốn thay đổi cách làm mới thì sẽ không có chuyển đổi số trong công tác này. Hiện nay, chuyển đổi số không còn là xu hướng nữa, mà đã được coi là việc “bắt buộc” đối với mọi tổ chức nếu muốn tồn tại và phát triển.
Hai là, trong ban hành các văn bản quản lý. Hệ thống văn bản quản lý và trách nhiệm ban hành được mô tả qua sơ đồ sau:
Cùng với chủ trương của Đảng, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ điện tử, các cơ quan có thẩm quyền cần xây dựng hệ thống các quy định có tính chất hướng dẫn nghiệp vụ để các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
Sau khi Nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ điện tử/số, vì đặc thù ngành, lãnh thổ, chuyên môn cho nên tại mỗi địa phương, ngành, cơ quan cần nghiên cứu xây dựng, ban hành Chương trình, kế hoạch, những văn bản chỉ đạo hằng năm. Các hướng dẫn dưới hình thức Quy định, Quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để các đơn vị, lãnh đạo và từng công chức có căn cứ và cơ sở thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của mình. Nội dung hướng dẫn nghiệp vụ tập trung vào các vấn đề:
(1) Nghiệp vụ văn thư điện tử/văn thư số: quy trình tạo lập và ban hành văn bản điện tử; quy trình Quản lý văn bản đi, văn bản đến trên Hệ thống; quy trình lập hồ sơ điện tử và nộp lưu vào Kho Lưu trữ số; quy định về sử dụng chữ ký số của cá nhân, cơ quan tổ chức; quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử.
(2) Nghiệp vụ lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan: quy trình tiếp nhận và tổ chức khoa học dữ liệu số; quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ số; quy trình tra cứu và đọc tài liệu; quy trình tiếp nhận đề nghị cấp bản sao/chứng thực tài liệu điện tử; quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị…
Theo đó, cần tiếp tục lồng ghép các giải pháp chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ vào Chương trình, kế hoạch chuyển đổi số hằng năm của ngành, địa phương, cơ quan.
Ba là, trách nhiệm của mỗi công chức trong cơ quan hành chính nhà nước.
Để chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ, mỗi nhóm công chức cần xác định rõ nhiệm vụ chuyên môn của mình theo vị trí việc làm, ngoài ra cần được bồi dưỡng kiến thức, hiểu biết về công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin để làm chủ công nghệ, thiết lập các cách thức, quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trên môi trường số, cụ thể:
(1) Đối với lãnh đạo, từ hiểu biết về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ, trách nhiệm chỉ đạo đối với chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, địa phương, cần có kỹ năng ký số ban hành văn bản điện tử, khai thác dữ liệu số phục vụ việc ra quyết định quản lý.
(2) Đối với công chức chuyên môn, cần nắm rõ được quy trình tham mưu soạn thảo dự thảo văn bản thuộc nhiệm vụ của mình, trình ký văn bản, lập hồ sơ công việc của mình, nộp lưu hồ sơ trên Hệ thống và khai thác dữ liệu số phục vụ công việc chuyên môn.
(3) Đối với công chức công nghệ thông tin: Hiểu biết nguyên tắc chung và kiến thức cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ để xây dựng Hệ thống, vận hành, xử lý sự cố dữ liệu trên Hệ thống
(4) Đối với văn thư, lưu trữ cơ quan: Thường xuyên cập nhật kiến thức chuyên môn về văn thư, lưu trữ và kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin, nền tảng công nghệ số, khai thác, sử dụng dữ liệu số liên quan đến chuyên môn của mình.
Riêng với vị trí văn thư, lưu trữ cơ quan cần xác định rõ: Văn thư, lưu trữ là hoạt động có tính chất khoa học và nghiệp vụ đòi hỏi người làm văn thư, lưu trữ phải có trình độ chuyên môn nhất định. Những người có trình độ chuyên môn sẽ có khả năng tham mưu, giúp lãnh đạo trong việc tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc (nếu có).
Trong bối cảnh chuyển đổi số, khi Nhà nước sử dụng một cách có hệ thống thành tựu của công nghệ số để thực hiện công việc trong cơ quan hành chính nhà nước chắc chắn sẽ đòi hỏi mỗi công chức cần thay đổi văn hóa, tác phong, kỹ thuật quản trị thông tin, quy trình nghiệp vụ, việc thay đổi này chính là thay đổi quy trình, cách thức làm việc từ môi trường truyền thống, môi trường gi