TS. Nguyễn Thị Thanh Hương
Học viện Hành chính Quốc gia
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong những năm gần đây, chuyển đổi số đã được Đảng và Nhà nước xác định là mục tiêu chiến lược và là trách nhiệm của tất cả các cơ quan, tổ chức, các cấp, các ngành, là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cả hệ thống chính trị. Trong đó, chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ là điều tất yếu nhằm bảo đảm thông tin, quản lý khoa học thông tin, dữ liệu và cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước. Bài viết phân tích trách nhiệm của những cá nhân, tổ chức trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước và một số điều kiện cơ bản để thực hiện chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ.
Từ khóa: Trách nhiệm; điều kiện; thực hiện; chuyển đổi số; công tác văn thư, lưu trữ; cơ quan hành chính nhà nước.
1. Đặt vấn đề
Trong hoạt động của Chính phủ và lĩnh vực quản lý hành chính, chuyển đổi số thúc đẩy quá trình chuyển đổi từ Chính phủ truyền thống sang Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, trong đó công tác văn thư, lưu trữ là một ngành thuộc lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Trong chỉ đạo, điều hành, quyết định và thi hành quyết định của cơ quan hành chính nhà nước đều gắn liền với văn bản, có nghĩa là gắn liền với thông tin văn bản. Công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Do vậy, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ là cần thiết, chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ là điều tất yếu nhằm bảo đảm thông tin, quản lý khoa học thông tin, dữ liệu và cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy một cách nhanh chóng, chính xác phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước. Để chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay cần có một số điều kiện cơ bản và xác định rõ trách nhiệm thực hiện các hoạt động chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ.
2. Trách nhiệm thực hiện chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước
Một là, trong chuyển đổi nhận thức.
Trách nhiệm của lãnh đạo các cấp là làm thế nào để thay đổi tư duy của tất cả đội ngũ công chức từ quan niệm “mọi nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ là của công chức văn thư, lưu trữ chuyên trách” thành “công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm chung của tất cả công chức trong cơ quan”. Bên cạnh đó, xác định rõ việc chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ mang lại giá trị cho tất cả đội ngũ công chức trong việc tiếp cận, quản lý, xử lý, sử dụng thông tin, dữ liệu số chứ không chỉ cho riêng bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách. Để làm được những điều này, cần chuyển đổi văn hóa và cách thức làm việc trên môi trường số, chuyển từ cách làm từng nghiệp vụ sang làm toàn bộ quy trình quản lý trong suốt vòng đời của văn bản trên môi trường số, đồng thời, từ các cấp lãnh đạo, quản lý, sau đó lan tỏa, ảnh hưởng đến lề lối làm việc của tất cả công chức trong cơ quan, ngành, địa phương.
Chuyển đổi số là chuyển đổi cách làm, đặt ra bài toán, thay đổi cách vận hành tổ chức là chính nên người đứng đầu đóng vai trò quyết định. Khi có được nhận thức đúng, người đứng đầu chỉ đạo, quán triệt đối với toàn bộ những người dưới quyền về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ và chuyển đổi số công tác này. Có nhiều hình thức để thay đổi tư duy nhận thức của những người dưới quyền, có thể thông qua tuyên truyền, đào tạo, bồi dưỡng hoặc các hình thức khác. Lãnh đạo bộ phận chức năng nghiên cứu, tham mưu các hình thức tuyên truyền, đào tạo, bồi dưỡng và tổ chức triển khai thực hiện trong phạm vi cơ quan. Lãnh đạo các bộ phận chuyên môn quan tâm, tạo điều kiện cử công chức, viên chức thuộc quyền quản lý tham gia đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để hiểu rõ được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ.
Bỏ cách làm cũ, thay cách làm mới thì vai trò người đứng đầu là rất quan trọng, người đứng đầu mà không nhận thức, đánh giá đúng vai trò của công tác văn thư, lưu trữ, không muốn thay đổi cách làm mới thì sẽ không có chuyển đổi số trong công tác này. Hiện nay, chuyển đổi số không còn là xu hướng nữa, mà đã được coi là việc “bắt buộc” đối với mọi tổ chức nếu muốn tồn tại và phát triển.
Hai là, trong ban hành các văn bản quản lý. Hệ thống văn bản quản lý và trách nhiệm ban hành được mô tả qua sơ đồ sau:
Cùng với chủ trương của Đảng, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ điện tử, các cơ quan có thẩm quyền cần xây dựng hệ thống các quy định có tính chất hướng dẫn nghiệp vụ để các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
Sau khi Nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ điện tử/số, vì đặc thù ngành, lãnh thổ, chuyên môn cho nên tại mỗi địa phương, ngành, cơ quan cần nghiên cứu xây dựng, ban hành Chương trình, kế hoạch, những văn bản chỉ đạo hằng năm. Các hướng dẫn dưới hình thức Quy định, Quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để các đơn vị, lãnh đạo và từng công chức có căn cứ và cơ sở thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của mình. Nội dung hướng dẫn nghiệp vụ tập trung vào các vấn đề:
(1) Nghiệp vụ văn thư điện tử/văn thư số: quy trình tạo lập và ban hành văn bản điện tử; quy trình Quản lý văn bản đi, văn bản đến trên Hệ thống; quy trình lập hồ sơ điện tử và nộp lưu vào Kho Lưu trữ số; quy định về sử dụng chữ ký số của cá nhân, cơ quan tổ chức; quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử.
(2) Nghiệp vụ lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan: quy trình tiếp nhận và tổ chức khoa học dữ liệu số; quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ số; quy trình tra cứu và đọc tài liệu; quy trình tiếp nhận đề nghị cấp bản sao/chứng thực tài liệu điện tử; quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị…
Theo đó, cần tiếp tục lồng ghép các giải pháp chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ vào Chương trình, kế hoạch chuyển đổi số hằng năm của ngành, địa phương, cơ quan.
Ba là, trách nhiệm của mỗi công chức trong cơ quan hành chính nhà nước.
Để chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ, mỗi nhóm công chức cần xác định rõ nhiệm vụ chuyên môn của mình theo vị trí việc làm, ngoài ra cần được bồi dưỡng kiến thức, hiểu biết về công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin để làm chủ công nghệ, thiết lập các cách thức, quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trên môi trường số, cụ thể:
(1) Đối với lãnh đạo, từ hiểu biết về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ, trách nhiệm chỉ đạo đối với chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, địa phương, cần có kỹ năng ký số ban hành văn bản điện tử, khai thác dữ liệu số phục vụ việc ra quyết định quản lý.
(2) Đối với công chức chuyên môn, cần nắm rõ được quy trình tham mưu soạn thảo dự thảo văn bản thuộc nhiệm vụ của mình, trình ký văn bản, lập hồ sơ công việc của mình, nộp lưu hồ sơ trên Hệ thống và khai thác dữ liệu số phục vụ công việc chuyên môn.
(3) Đối với công chức công nghệ thông tin: Hiểu biết nguyên tắc chung và kiến thức cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ để xây dựng Hệ thống, vận hành, xử lý sự cố dữ liệu trên Hệ thống
(4) Đối với văn thư, lưu trữ cơ quan: Thường xuyên cập nhật kiến thức chuyên môn về văn thư, lưu trữ và kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin, nền tảng công nghệ số, khai thác, sử dụng dữ liệu số liên quan đến chuyên môn của mình.
Riêng với vị trí văn thư, lưu trữ cơ quan cần xác định rõ: Văn thư, lưu trữ là hoạt động có tính chất khoa học và nghiệp vụ đòi hỏi người làm văn thư, lưu trữ phải có trình độ chuyên môn nhất định. Những người có trình độ chuyên môn sẽ có khả năng tham mưu, giúp lãnh đạo trong việc tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc (nếu có).
Trong bối cảnh chuyển đổi số, khi Nhà nước sử dụng một cách có hệ thống thành tựu của công nghệ số để thực hiện công việc trong cơ quan hành chính nhà nước chắc chắn sẽ đòi hỏi mỗi công chức cần thay đổi văn hóa, tác phong, kỹ thuật quản trị thông tin, quy trình nghiệp vụ, việc thay đổi này chính là thay đổi quy trình, cách thức làm việc từ môi trường truyền thống, môi trường giấy tờ sang môi trường điện tử, môi trường số.
3. Một số điều kiện cơ bản thực hiện chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước
Thứ nhất, cần chuyển đổi nhận thức của đội ngũ lãnh đạo, quản lý và công chức thừa hành.
Chuyển đổi số hiện nay là một cuộc cách mạng, cuộc cách mạng này dường như không phải là cách mạng về công nghệ mà là cách mạng của tư duy, nhận thức bởi trong bất kỳ lĩnh vực nào, mỗi người cần cảm nhận, thấy rõ, nhận thức rõ về ý nghĩa, tầm quan trọng của chuyển đổi số trước khi có hành động cụ thể. Trong công tác văn thư, lưu trữ cũng không nằm ngoài xu hướng đó. Nhận thức đóng vai trò quyết định, đặc biệt là nhận thức của lãnh đạo, của những người đứng đầu vì nếu cấp dưới nhận thức đúng nhưng người lãnh đạo chưa ủng hộ thì không ai dám làm và có thể làm. Cho nên, điều kiện tiên quyết và then chốt là nhận thức của lãnh đạo về chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ, bên cạnh đó điều kiện trọng tâm là nhận thức của công chức thừa hành. Nhận thức thống nhất trong lãnh đạo và công chức thừa hành về chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ sẽ quyết định đến quá trình cũng như kết quả của chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ.
Thứ hai, chuyển đổi nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ số.
Văn thư lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước, lĩnh vực này được thực hiện bởi đội ngũ những người làm các công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ trong mỗi cơ quan, cụ thể là toàn bộ công chức làm việc liên quan đến thông tin, văn bản, dữ liệu, tham gia vào quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ công việc, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ trong cơ quan… Như vậy, những người làm việc liên quan đến văn thư gồm cả lãnh đạo, quản lý, công chức làm chuyên môn, còn các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chuyên sâu là của công chức văn thư, lưu trữ chuyên trách. Do đó, yếu tố con người là yếu tố quyết định sự thành bại trong công tác văn thư, lưu trữ, chất lượng nguồn nhân lực làm các công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ là yếu tố then chốt, quyết định tới chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong mỗi cơ quan hành chính nhà nước.
Thứ ba, cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ số.
Hệ thống thể chế, chính sách, văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số là hành lang pháp lý nhằm định hướng, điều chỉnh, giải quyết những vấn đề mới, xác định giá trị pháp lý của văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, quản lý hồ sơ lưu trữ dựa trên những thành tựu của cuộc cách mạng 4.0. Đồng thời đây cũng là cơ sở, căn cứ pháp lý để các cơ quan cụ thể hoá thành hệ thống văn bản quản lý nội bộ, thực hiện và kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ và mức độ chuyển đổi số công tác này. Kiểm soát được hệ thống văn bản, hồ sơ lưu trữ tức là cơ quan đã kiểm soát và quản lý được nguồn thông tin, dữ liệu cơ bản và quan trọng nhất. Vì vậy, mỗi cơ quan cần có những quy định, quy chế riêng về công tác văn thư, lưu trữ trên môi trường số nhằm đảm bảo tính thống nhất, đúng pháp luật, chặt chẽ và khoa học, lấy đó là căn cứ, cơ sở cho công tác quản lý cũng như thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên môi trường số của đội ngũ công chức tại mỗi cơ quan.
Thứ tư, cần đầu tư, chuyển đổi hạ tầng, công nghệ số.
Trước đây công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu được thực hiện bằng tri thức, trí tuệ, lao động cụ thể của công chức với công cụ quản lý là hệ thống giấy tờ, sổ sách, kho tàng. Khi máy tính ra đời và internet được biết đến thì máy tính có thể vận hành tự động với các chương trình phần mềm viết sẵn để tạo ra văn bản, quản lý văn bản, quản lý hồ sơ lưu trữ. Có thể gọi đây là thành tựu của cuộc cách mạng công nghiệp 3.0 mà công tác văn thư, lưu trữ cũng đã ứng dụng thành tựu của cuộc cách mạng đó nhờ công nghệ thông tin để tự động hóa quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu. Hiện nay, cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã kết hợp công nghệ lại với nhau, rút ngắn khoảng cách không gian, thời gian, đáp ứng như cầu ngày càng cao của con người. Vì vậy, hạ tầng công nghệ phục vụ hoạt động quản lý nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng cũng cần chuyển đổi để đồng bộ về hạ tầng công nghệ đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số.
Trước đây, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là các thông tin trong khởi tạo văn bản, quản lý, xử lý, lưu trữ, khai thác sử dụng thông tin văn bản đều dùng riêng, mỗi cơ quan một hệ thống máy tính độc lập với hệ thống phần mềm riêng lẻ, tốn kém trong đầu tư, mua sắm, bảo trì, nâng cấp và cần nhiều người vận hành khai thác. Chuyển đổi số văn thư, lưu trữ là dùng chung trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, đầu tư một chỗ (một cơ quan quản lý chung ở một ngành hoặc một địa phương cấp tỉnh), dùng chung toàn tỉnh, toàn quốc chứ không còn nhìn thấy các hệ thống máy chủ ở mỗi tổ chức. Xây dựng hệ thống kết cấu hạ tầng đồng bộ, trong đó công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin đóng vai trò cốt lõi trong quá trình chuyển đổi số. Chuyển đổi hạ tầng công nghệ từ các phần mềm riêng lẻ sang các nền tảng số dùng chung. Thậm chí, các cơ quan có thể chuyển sang dịch vụ thuê bao các nền tảng công nghệ nếu không đảm bảo một hệ thống đạt chuẩn, không có người chuyên môn vận hành.
Chuyển từ hạ tầng công nghệ thông tin sang môi trường số. Công nghệ thông tin là hệ thống kỹ thuật, môi trường số là môi trường làm việc bao gồm tư duy, văn hóa làm việc trên môi trường số, cách thức, quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thực hiện trên môi trường số. Hạ tầng kỹ thuật công nghệ đáp ứng việc tạo lập, quản lý, xử lý dữ liệu người dùng, tạo ra tri thức mới có tính pháp lý và bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin…, nó rộng hơn rất nhiều so với hệ thống kỹ thuật.
Ngoài ra, còn chuyển từ tự động hóa các quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (thay công chức làm việc) sang thông minh hóa, các dữ liệu được lưu vết, lưu giữ trong quá trình quản lý, xử lý giải quyết công việc trên môi trường số (tối ưu hóa các loại dữ liệu có được từ công tác văn thư, lưu trữ, giúp con người thông minh hơn khi ra quyết định dựa trên số liệu nhiều hơn).
Từ các một số nội dung cơ bản như trên cho thấy, để chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ cần có các điều kiện nhất định. Đáp ứng được các điều kiện ấy thì tiến trình chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước mới sớm đạt được yêu cầu mà thực tiễn hiện nay đang đặt ra.
4. Kết luận
Chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước có thể coi là cơ sở để đạt được mục tiêu xây dựng chính phủ/chính quyền điện tử hướng tới chính phủ/quyền số. Để chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước được triển khai đúng hướng, đúng tiến độ và đáp ứng yêu cầu cần có những điều kiện căn bản và xác định rõ trách nhiệm của mỗi tổ chức, cá nhân như đã trình bày ở trên sẽ tạo ra một hệ thống cơ sở dữ liệu tài liệu số – nguồn đầu vào chất lượng của Kho Lưu trữ số, có khả năng tích hợp, chia sẻ, kết nối với trục liên thông quốc gia, tăng hiệu quả quản lý, sử dụng, khai thác dữ liệu, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản và bảo mật thông tin, dữ liệu văn bản quản lý trong toàn hệ thống hành chính nhà nước. Bên cạnh đó, còn góp phần xây dựng chính phủ/chính quyền điện tử hướng tới chính phủ/chính quyền số, chính phủ không giấy tờ, bảo đảm công khai, minh bạch thông tin, dữ liệu, phục vụ hiệu quả cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan hành chính nhà nước các cấp hiện nay.
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Nội vụ (2019). Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
2. Chính phủ (2013). Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Chính phủ (2020). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.
4. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2022). Chuyển đổi số công tác lưu trữ, Tài liệu Hội thảo, Hà Nội.
5. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2020). Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025. Đề án, Hà Nội.
6. Học viện Hành chính Quốc gia. (2022). Hội thảo khoa học, Chuyển đổi số tại các bộ, ngành, địa phương – Lý luận và thực tiễn, Kỷ yếu Hội thảo, Hà Nội
7. Nguyễn Thị Thanh Hương. (2023). Một số giải pháp chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Yên Bái, Đề tài khoa học cấp tỉnh, Yên Bái.
8. Quốc hội (2011). Luật Lưu trữ năm 2011.9. Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội – Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân vănTP. Hồ Chí Minh (2023). Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng. NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh.
10. Thủ tướng Chính phủ (2020). Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
11. Thủ tướng Chính phủ (2021). Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030.
12. Đề xuất một số giải pháp về nghiệp vụ lập, quản lý hồ sơ điện tử. https://www.quanlynhanuoc.vn/2022/04/14/de-xuat-mot-so-giai-phap-ve-nghiep-vu-lap-quan-ly-ho-so-dien-tu/
13. Matzler, K., Bailom, F., von den Eichen, S.F. and Anschober, M. (2016). Digital Disruption. Wie Sie Ihr Unternehmen auf das digitale Zeitalter vorbereiten, Vahlen, München.
