(Quanlynhanuoc.vn) – Hệ thống việc làm là một bộ công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực của tổ chức. Trong logic quản lý nguồn nhân lực, các tổ chức luôn tìm kiếm sự tương quan chặt chẽ giữa một bên là việc làm dưới dạng nhiệm vụ, hoạt động và một bên là đội ngũ con người làm việc bao gồm tập hợp đa dạng các cá nhân. Hệ thống việc làm chính là công cụ chủ yếu để tạo lập sự tương quan này.
Quan niệm về hệ thống việc làm
Trong tổ chức diễn ra quá trình phân công và phối hợp thực hiện nhiệm vụ. Các hoạt động của người làm việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức sẽ được phân loại, sắp xếp dựa theo các tiêu chí như: độ phức tạp, quy trình công nghệ… từ đó hình thành các vị trí việc làm (VTVL). Mỗi VTVL lại bao gồm các hoạt động nhất định, được thiết kế cho một người thực hiện nhằm hoàn thành một số nhiệm vụ nào đó.
Liên quan đến khái niệm VTVL, còn có khái niệmcông việc, nghề, hệ thống nghề, trong đó:
– Công việc ứng với nhiều VTVL. Mỗi công việc là tập hợp những VTVL rất gần nhau về phương diện hoạt động cũng như năng lực cần có.
– Nghề được hiểu là tập hợp những công việc có đặc điểm chung về hoạt động, về những năng lực cần có để một người có thể đảm nhận.
– Hệ thống nghề là tập hợp những nghề trong tổ chức có chung một nhóm nhiệm vụ nhất định.
Trong quản lý nguồn nhân lực, các nhà quản lý sẽ sử dụng những công cụ trên tùy theo mục đích và tình huống quản lý. Hệ thống việc làm (HTVL) được hiểu là tập hợp:VTVL, công việc, nghề, hệ thống nghề được tổ chức thiết kế và sử dụng như một bộ công cụ quản lý nguồn nhân lực.
Vai trò của HTVL trong tuyển dụng nhân sự cho cơ quan, tổ chức có thể được xem xét thông qua các yếu tố:
– Là căn cứ giúp xác định nhu cầu về nguồn nhân (số lượng và cơ cấu).
– Thống kê thực trạng nhân lực của tổ chức.
– Xác định nhu cầu nhân lực với nguồn nhân lực hiện hữu.
– Căn cứ để tuyển, bố trí, sử dụng, phân công trách nhiệm, đánh giá thực thi công việc của các cá nhân.
Khi phân tích và thiết kế HTVL trong tổ chức, tùytheo chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, theo nhu cầu quản lý, tổ chức có thể lựa chọn một cấp độ việc làm phù hợp. Chẳng hạn, như cấp độ VTVL chủ yếu được sử dụng để quản lý nhân sự mang tính tác nghiệphoặc để đánh giá thực thi công việc nhân viên.
Vận dụng hệ thống việc làm trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực các cơ quan, tổ chức
Thời gian qua, công tác quản lý công chức ở Việt Namkhông sử dụng công cụ HTVL. Lý do bởi các nhà quản lý không có những công cụ hữu ích để giúp họ có thể xác định số lượng và cơ cấu nhân lực cần thiết để thực hiện mục tiêu đã định.
Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính thì khung tiêu chuẩn nghiệp vụ, ngạch chuyên viên, mã ngạch 01.003ứng với nhóm công việc của 9 bậc ngạch chuyên viên. Nhưng trên thực tế, bộ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức hầu như khó áp dụng được trong các hoạt động quản lý công chức với các nội dung quản lý nhân sự như: lập kế hoạch nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng, phân công nhiệm vụ, đánh giá chất lượng hoạt động.
Bên cạnh đó, việc áp dụng cấp độ VTVL trong công tác tuyển dụng nhân sự của các tổ chức khu vực công hiện đang gặp những trở ngại. Ví dụ, Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố A có kế hoạch tuyển dụng 500 chỉ tiêu công chức vào làm việc tại các cơ quan chuyên môn của UBND thành phố và các cơ quan hành chính cấp huyện, xã. Khi xây dựng đề án tuyển dụng, Hội đồng tuyển dụng đã gặp khó khăn khi phải phân tích tới 500 VTVL cho 500 chỉ tiêu tuyển dụng này.
Nếu thực hiện thi tuyển cạnh tranh tại từng VTVL sẽ cần tới 500 bộ đề thi cho 500 vị trí này. Mỗi bộ đề thi lại gồm 4 môn thi: kiến thức chung; kiến thức chuyên ngành; ngoại ngữ; tin học. Ở mỗi môn thi lại cần có ít nhất 2 đề thi, nếu là thi viết, hoặc ít nhất 6 đề thi (tương ứng với 3 cặp đề thi chẵn, lẻ) nếu là thi trắc nghiệm. Như vậy, hội đồng tuyển dụng công chức sẽ phải xây dựng ít nhất 5.000 – 7.000 đề thi các loại. Ở khâu chấm thi, Hội đồng tuyển dụng sẽ phải thành lập 500 tổ chấm thi, mỗi tổ ít nhất 10 người cho 5 môn thi, tức là phải huy động ít nhất5.000 lượt người tham gia chấm thi. Con số vừa nêu cho thấy, để tổ chức một kỳ thi cực kỳ tốn kém và gần như không khả thi.
Thực tế hiện nay, việc tổ chức thi tuyển đã được thực hiện theo cách gộp các VTVL cần tuyển theo nhóm. Mỗi nhóm sẽ gồm khoảng 20 – 30 VTVL có nội dungcông việc giống nhau hoặc gần nhau. Việc ghép nhóm như vậy giúp giảm số lượng đề thi, số người tham gia chấm thi và chi phí tổ chức thi tuyển.
Từ phân tích trên cho thấy, nhu cầu khách quan cần phảixây dựng một HTVL và khung năng lực. Song song với nó là hệ thống khung năng lực, mỗi khung áp dụng cho một cấp độ công việc tương đương với một ngạch, bậc công chức. Đối với hoạt động quản lý nhân lực tầm vi mô, cần phân cấp cho các cơ quan, tổ chức tự xây dựng HTVL và hệ thống khung năng lực trên cơ sở cụ thể hóa HTVL theo cấp độ nhóm công việc và cụ thể hóakhung năng lực tương ứng cho phù hợp với đặc điểm của tổ chức.
Tài liệu tham khảo:
1. Christian Batal. Quản lý nguồn nhân lực trong khu vực nhà nước.H. NXB Chính trị quốc gia, 2002.
2. Isabelle Denys. Tập bài giảng Quản lý năng lực. Trường Hành chính Ca-na-đa (ENAP) và Học viện Hành chính Quốc gia phối hợp tổ chức, tháng 6/2007.
3. Võ Kim Sơn. Giáo trình Tổ chức nhân sự hành chính nhà nước. H. NXB Giáo dục, 2005.
ThS. Nguyễn Hồng Hoàng
Học viện Hành chính Quốc gia
