ThS. Nguyễn Thị Thuý Hưởng
Trường Đại học Thành Đông
(Quanlynhanuoc.vn) – Chuyển đổi số là một xu thế tất yếu đối với nền kinh tế số của tỉnh Hải Dương. Chuyển đổi số trong công tác văn thư tăng khả năng truy cập thông tin, bảo mật dữ liệu, gia tăng tốc độ xử lý và trao đổi thông tin. Tuy nhiên, chuyển đổi số cũng đặt ra nhiều thách thức, bao gồm khả năng thích ứng với công nghệ mới, bảo đảm an ninh thông tin và tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp. Để đạt được chuyển đổi số hiệu quả trong công tác văn thư, cần xây dựng hệ thống quản lý văn bản điện tử, triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử, tạo ra một môi trường làm việc thông qua việc sử dụng các ứng dụng, công nghệ phù hợp và đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng với kiến thức và kỹ năng cần thiết về công nghệ thông tin.
Đặt vấn đề
Năm 2023, tỉnh Hải Dương xác định là năm về dữ liệu số. Tập trung hoàn thiện cơ sở hạ tầng cho Trung tâm Dữ liệu của tỉnh, xây dựng và phát triển cơ sở dữ liệu của các sở, ngành, địa phương. Thực hiện Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước, tỉnh Hải Dương đặt mục tiêu xây dựng cổng dữ liệu và kho dữ liệu số của tỉnh; tổ chức quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước theo đồng thời tiếp tục phát triển nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu của tỉnh, kết nối các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương nhằm kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu để cùng khai thác, sử dụng.
Để thực hiện được mục tiêu trên, đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy trình thực hiện trong từng giai đoạn, trong đó công tác văn thư là khâu đầu tiên để tích hợp thông tin, dữ liệu đảm bảo đầy đủ và chính xác.
Về chương trình chuyển đổi số ở Hải Dương
Chuyển đổi số được nhắc đến nhiều vào khoảng năm 2015, phổ biến từ năm 2017. Ở Việt Nam, chuyển đổi số được nhắc đến nhiều vào khoảng năm 2018. Ngày 03/6/2020 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia. Hiện nay, chúng ta đang chứng kiến những thay đổi vượt bậc về công nghệ. Từ năm 1985 đến năm 1999 sự phổ biến của máy vi tính, chuyển các tài liệu từ bản giấy sang bản điện tử. Từ năm 2000 đến năm 2015 sự phát triển phổ biến của Internet, điện thoại di động và mạng viễn thông di động, tin học hóa các quy trình nghiệp vụ để nâng cao năng suất, hiệu quả. Từ năm 2015 và dự báo đến năm 2030, với sự phát triển đột phá của công nghệ số, đưa các hoạt động xã hội thực lên không gian mạng, từ môi trường truyền thống lên môi trường số. Công nghệ số đang thúc đẩy là trí tuệ nhân tạo, internet, điện toán đám mây. Ngoài ra, chuỗi khối cũng là một công nghệ số quan trọng của chuyển đổi số. 
Hoàn thiện nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu của tỉnh, triển khai kho dữ liệu dùng chung, phát triển hệ sinh thái dữ liệu mở của tỉnh. Thực hiện số hóa và sử dụng dữ liệu hiệu quả trong hoạt động của các cấp chính quyền. Tập trung triển khai các dịch vụ công thiết yếu, nâng cao tỷ lệ hồ sơ xử lý trực tuyến. Rà soát, nghiên cứu nhu cầu để cung cấp nền tảng số cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của tỉnh. Nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ công nghệ số cộng đồng.
Những thách thức trong công tác văn thư ở Hải Dương giai đoạn hiện nay
Công tác văn thư bao gồm: xây dựng và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công việc thu thập, quản lý và xử lý thông tin trên văn bản nhanh chóng, đầy đủ, chính xác nhằm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Văn bản hình thành trong cơ quan, tổ chức có thể là văn bản giấy, văn bản điện tử phản ánh tất cả các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức bao gồm nhiều loại: nghị quyết, quyết định, quy chế, quy định, kế hoạch, báo cáo, thông báo, tờ trình, công văn, công điện, hợp đồng, biên bản, bản ghi nhớ, giấy mời…
Văn bản đi, văn bản đến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức được phân loại, sắp xếp lưu thành hồ sơ hoặc trên các ứng dụng phần mềm điện tử do văn thư cơ quan tiếp nhận, đăng ký, quản lý và theo dõi việc xử lý văn bản của các đơn vị chuyên môn. Trong các năm 2020, 2021, 2022 của các cơ quan, tổ chức ở Hải Dương tiếp nhận và xử lý văn bản đi, văn bản đến số liệu cụ thể như sau:
Bảng thống kê cho thấy tỷ lệ văn bản giấy và văn bản điện tử từ năm 2020 – 2023 đã có sự thay đổi đáng kể. Trong năm 2020 tỷ lệ văn bản đi ở mức 83,8% so với 16,2% và 85,7% so với 14,3% văn bản đến. Năm 2021 tỷ lệ văn bản đi giấy vẫn ở mức cao 62,1% so với 37,9% văn bản đi điện tử và 44,4% văn bản đến giấy so với 55,6% văn bản đến điện tử. Năm 2022 tỷ lệ văn bản đi giấy ở mức tương tương 43,9% và 46,1% nhưng văn bản đến điện tử đi đã tăng lên 71,6% còn 28,4% văn bản giấy. Đặc biệt, trong 6 tháng đầu năm 2023 tỷ lệ văn bản đi điện tử đã đạt 70,4 và 77,6% văn bản đến điện tử%. Việc các cơ quan, tổ chức tăng cường phát hành, chuyển giao văn bản điện tử thì sẽ giảm bớt các công đoạn trong quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến trong công tác văn thư.
Đối với văn bản đi theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, như: cấp số, ghi thời gian ban hành văn bản; đăng ký văn bản; nhân bản đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử); phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.
Đối với văn bản đến: tiếp nhận văn bản đến; đăng ký văn bản đến; trình chuyển giao văn bản đến; giải quyết theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản bản đến, nếu là văn bản giấy, văn thư cơ quan sẽ phân loại văn bản, trình xin ý kiến lãnh đạo, chuyển giao văn bản đến, nhưng nếu là văn bản điện tử văn thư xác nhận trên hệ thống. Việc trình, chuyển giao, theo dõi được thực hiện trên hệ thống phần mềm sẽ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn.
Về nhân sự: Nhân sự làm công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức cấp sở, ngành thuộc bộ phận Văn phòng hoặc Phòng Hành chính – Tổng hợp. Cấp huyện công chức thuộc văn phòng UBND cấp huyện. Nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ đảm nhiệm. Tại UBND cấp huyện bố trí làm công tác văn thư thuộc Văn phòng. Uỷ ban nhân dân cấp xã bố trí công chức làm Văn phòng – thống kê. Tuy nhiên, hầu hết các cơ quan, tổ chức hiện nay công chức văn thư, lưu trữ phần lớn phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác. Điều này đồng nghĩa với việc các công chức phải thường xuyên đảm nhận nhiều công việc khác nhau dẫn đến giảm hiệu quả chuyên môn và khó đạt được kết quả như mục tiêu của tỉnh đề ra.
Nghị quyết số 06/NQ-TU ngày 26/3/2021 của Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh về chuyển đổi số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030. Mục tiêu cơ bản 90% công việc tại cấp tỉnh, 80% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 70% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước). 100% báo cáo định kỳ và văn bản hành chính (trừ văn bản mật) được gửi nhận bằng văn bản điện tử; 100% các sở, ban ngành, uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã báo cáo định kỳ về chỉ tiêu phát triển kinh tế -xã hội được thực hiện trên hệ thống phần mềm báo cáo của tỉnh, kết nối với hệ thống thông tin báo cáo của Chính phủ.
Các cơ quan, tổ chức của tỉnh Hải Dương bao gồm:
Các cơ quan, tổ chức cấp I là Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Văn phòng Hội đồng nhân dân; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; các sở, ban ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan, tổ chức trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc tại tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước do chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập.
Các cơ quan, tổ chức cấp II là các cơ quan, tổ chức trực thuộc sở, ban, ngành; đơn vị thành viên của doanh nghiệp nhà nước do chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập.
Các cơ quan, tổ chức cấp III là các cơ quan, tổ chức trực thuộc cấp II.
Cấp huyện: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại huyện.
Cấp xã: Ủy ban nhân dân cấp xã.
Tổng số nhân sự năm 2022 có 471 người, tăng 5 người so với 2020 và 2021; trên đại học có 7 người (chiếm 1,48%); đại học có 263 người (55,8%) (chuyên ngành văn thư, lưu trữ 90 người chiếm 19,1%; cao đẳng có 139 người chiếm 29% (chuyên ngành văn thư, lưu trữ 53 người 11,25%); trung cấp có 52 chiếm 11% (chuyên ngành văn thư, lưu trữ 27 người chiếm 5,7%); sơ cấp có 10 người 2,1%.
Trình độ chuyên môn đào tạo của công chức, viên chức người làm công tác lưu trữ chuyên trách trên địa bàn tỉnh là 29 người chiếm 6,1% (số liệu năm 2022); trên đại học có 01 người chiếm 0,21%; đại học có 21 người 4,45% (chuyên ngành văn thư, lưu trữ 06 người); cao đẳng có 07 người chiếm 1,48% (chuyên ngành văn thư, lưu trữ 03 người). Trên thực tế, công tác văn thư và đặc biệt công tác lưu trữ đòi hỏi kiến thức chuyên môn và kỹ năng đặc thù để đảm bảo việc quản lý thông tin đầu vào, đầu ra, truy xuất và bảo quản thông tin hiệu quả. Do khối lượng công việc nhiều và đội ngũ nhân sự không đồng bộ chuyên môn có thể gây ra những khó khăn và hạn chế trong việc thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư.
Để cải thiện hiệu quả và chuyên môn trong công tác văn thư cần triển khai những giải pháp thích hợp. Chuyển đổi số trong quản lý văn bản, tài liệu giấy truyền thống sang hệ thống quản lý văn bản điện tử có thể giảm bớt khối lượng công việc cho công chức, viên chức và tăng cường hiệu quả công việc. Hệ thống quản lý văn bản điện tử mang lại khả năng truy xuất và chia sẻ thông tin nhanh chóng, sắp xếp và lưu trữ dữ liệu một cách dễ dàng và tiết kiệm không gian lưu trữ. Bên cạnh đó, cần xem xét việc bồi dưỡng và nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ làm công tác văn thư về công nghệ thông tin là rất cần thiết. Điều này sẽ giúp cải thiện hiểu biết và kỹ năng trong việc quản lý và bảo quản thông tin. Đồng thời, cần thiết lập các chính sách và quy định rõ ràng để đảm bảo việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ một cách chuyên nghiệp và tuân thủ các quy trình quản lý thông tin.
Một số giải pháp thúc đẩy việc chuyển đổi số trong công tác văn thư
Chuyển đổi số trong công tác văn thư là giải pháp cấp bách để tăng cường hiệu quả và giảm áp lực trong công việc cho cán bộ, công chức của các cơ quan tổ chức nói chung và của tỉnh Hải Dương. Trong đó, nguồn nhân lực chất lượng cao là yếu tố then chốt để thúc đẩy mạnh mẽ việc chuyển đổi số trong công tác văn thư.
Một là, nâng cao kỹ năng cho đội ngũ công chức làm công tác văn thư cần có kiến thức về quản lý thông tin, phân loại, bảo quản và truy xuất dữ liệu. Hiểu về các quy định pháp lý liên quan đến bảo mật thông tin và bảo vệ quyền riêng tư. Ngoài ra, kỹ năng sử dụng các công nghệ thông tin, hệ thống quản lý tài liệu và phần mềm lưu trữ cũng là rất quan trọng.
Hai là, nâng cao kỹ năng thực hành, xây dựng nguồn nhân lực chất lượng cao có kỹ năng thực hành vững vàng để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình quản lý văn bản, hồ sơ và tài liệu, bao gồm khả năng sử dụng các công nghệ và phần mềm quản lý văn bản và kỹ năng truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác.
Ba là, nâng cao khả năng nhạy bén với công nghệ. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và số hóa, nhân lực làm công tác văn thư cần có khả năng thích ứng với các công nghệ mới và sử dụng các công cụ quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ kỹ thuật số. Có khả năng làm việc với các hệ thống quản lý tài liệu, công cụ phân tích dữ liệu và các ứng dụng mới như trí tuệ nhân tạo AI.
Bốn là, nâng cao ý thức bảo mật và đạo đức nghề nghiệp. Hiểu biết và tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư, bảo đảm an toàn và bảo mật của thông tin được lưu trữ và xử lý. Đồng thời, công chức làm công tác văn thư cần có đạo đức nghề nghiệp trong việc xử lý và truyền tải thông tin nhạy cảm.
Năm là, thúc đẩy khả năng học tập và phát triển. Công tác văn thư đang không ngừng thay đổi, nhân lực cần cập nhật kiến thức và kỹ năng mới để đáp ứng yêu cầu công việc. Khả năng tự học và nắm bắt các xu hướng mới, tham gia vào các khóa đào tạo và hoạt động nghiên cứu để nâng cao năng lực và cung cấp giải pháp sáng tạo cho các thách thức mới.
Sáu là, tăng cường đào tạo chuyên sâu. Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao công nghệ thông tin trong chuyển đổi số, các chương trình đào tạo cần tập trung vào việc đào tạo chuyên sâu, bao gồm: quản lý thông tin, quản lý hồ sơ điện tử, kỹ thuật số hóa, phân tích dữ liệu, quản lý tài liệu kỹ thuật và truy xuất dữ liệu cũng như sử dụng các công nghệ và hệ thống lưu trữ hiện đại.
Bảy là, tăng cường hợp tác đào tạo. Để tăng cường nguồn nhân lực có chất lượng tham gia vào công tác văn thư cần xem xét sự hợp tác giữa các cơ quan, tổ chức, trường đại học và các tổ chức kinh tế. Thiết lập các chương trình đào tạo liên kết, trao đổi giảng viên và chuyên gia và tổ chức các khóa học thực hành và tập huấn nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, thay đổi nhận thức của nhà quản lý đối với công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Tám là, chú trọng xây dựng đội ngũ chuyên gia. Hải Dương cần tạo điều kiện thu hút và phát triển đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực văn thư số. Thông qua việc tạo ra môi trường làm việc thuận lợi, cung cấp cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp cho đội ngũ người làm công tác văn phòng nói chung và văn thư cơ quan nói riêng.
Chín là, thúc đẩy sự hợp tác công, tư. Hợp tác giữa các cơ quan, doanh nghiệp tư nhân và là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong lĩnh vực văn phòng. Tỉnh Hải Dương cần tạo ra môi trường thuận lợi để doanh nghiệp đầu tư và nâng cao năng lực và kỹ năng của công chức văn phòng thông qua việc cung cấp hỗ trợ tài chính, chính sách ưu đãi và các chương trình đổi mới công nghệ. Đồng thời, việc tìm kiếm hợp tác với các tổ chức có kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số cũng sẽ giúp tỉnh Hải Dương tiếp cận được những kiến thức và kinh nghiệm mới.
Kết luận
Chuyển đổi số là một yếu tố quan trọng và cần thiết để nâng cao hiệu quả và khả năng cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức. Tỉnh Hải Dương xác định chuyển đổi số là mục tiêu, động lực để phát triển kinh tế, xã hội bền vững. Dữ liệu và thông tin quan trọng được hình thành ra ngày càng nhiều, đòi hỏi sự quản lý, lưu trữ và truy cập thông tin một cách hiệu quả. Chuyển đổi số trong công tác văn thư sẽ tận dụng được công nghệ thông tin và các giải pháp kỹ thuật xử lý, quản lý và lưu trữ các văn bản, hồ sơ quan trọng.
Thông qua việc sử dụng các công nghệ số hóa và hệ thống quản lý tài liệu điện tử, có thể tăng cường khả năng tìm kiếm, tra cứu và chia sẻ thông tin nhanh chóng, linh hoạt và tiết kiệm thời gian. Đồng thời, việc lưu trữ và khai thác thông tin trở nên an toàn và bền vững hơn, giảm thiểu rủi ro mất mát và hư hỏng. Chuyển đổi số cũng tạo ra cơ hội để tăng cường sự tương tác và hợp tác giữa các cơ quan, tổ chức trong việc chia sẻ thông tin. Các công cụ và hệ thống trực tuyến giúp cải thiện quy trình làm việc và tương tác giữa các cơ quan liên quan. Điều này, thúc đẩy sự minh bạch thông tin, tăng hiệu quả và tin cậy trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, việc chuyển đổi số cũng đặt ra một số thách thức đòi hỏi đầu tư về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, đào tạo nhân lực và xây dựng các quy trình, quy chuẩn phù hợp. Ngoài ra, việc bảo mật thông tin và quyền riêng tư cũng là một yếu tố quan trọng cần được quan tâm và giải quyết.
Tài liệu tham khảo:
1. Chuyển đổi số ở tỉnh Hải Dương. https://chuyendoiso.haiduong.gov.vn, truy cập ngày 22/11/2023.
2. Báo cáo về Công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Hải Dương của UBND tỉnh Hải Dương từ năm 2020 đến tháng 6 năm 2023.
3. Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.
