TS. Đỗ Văn Học
Học viên cao học Đỗ Hữu Khoa
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong thời đại công nghệ số, tài liệu lưu trữ điện tử ngày càng trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Việc quản lý và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, không gian lưu trữ, bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn và tính sẵn sàng của thông tin; tăng cường hiệu quả và năng suất lao động.
Từ khoá: Tài liệu; tài liệu điện tử; tài liệu lưu trữ; tài liệu lưu trữ điện tử; doanh nghiệp; quản lý; tổ chức sử dụng.
Đặt vấn đề
Tài liệu lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp là những thông tin được tạo lập, gửi đi hoặc tiếp nhận, lưu trữ và tổ chức sử dụng dưới dạng điện tử. Tài liệu lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp, bao gồm: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, thư điện tử, cơ sở dữ liệu, bảng tính, bản trình bày, trang, cổng thông tin điện tử và các loại thông tin khác… Tài liệu lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến vì những ưu điểm vượt trội so với tài liệu lưu trữ giấy hoặc các vật mang tin khác, như: tiết kiệm không gian, dễ dàng tìm kiếm và sử dụng thông tin cần thiết. Tài liệu lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp có thể được truy cập, tìm kiếm nhanh chóng và thuận lợi bằng cách sử dụng các công cụ tìm kiếm. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, bảo mật, dễ dàng chia sẻ, thân thiện với môi trường. Tài liệu lưu trữ điện tử có thể được lưu trữ trên nhiều loại phương tiện như ổ cứng máy tính, ổ đĩa flash, máy chủ mạng, hệ thống lưu trữ đám mây hoặc các thiết bị lưu trữ khác.
Việc quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp có vị trí rất quan trọng trong hoạt động bảo đảm thông tin, truy cập và sử dụng khi cần thiết. Tuy nhiên, việc sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử cũng đứng trước những khó khăn, thách thức như: bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn, tính bảo mật, bảo đảm tính sẵn sàng.
Một số khó khăn, thách thức về quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp
Về mặt khách quan, doanh nghiệp đứng trước những thách thức trong việc quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, như: công nghệ lưu trữ và xử lý tài liệu lưu trữ điện tử đang phát triển nhanh chóng, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải cập nhật, đổi mới công nghệ thường xuyên để đáp ứng yêu cầu thực tiễn. Tuy nhiên, việc cập nhật, đổi mới công nghệ đòi hỏi doanh nghiệp phải có nguồn lực tài chính lớn, đồng thời, cần có đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn cao để triển khai thực hiện.
Các quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được thể hiện trong khá nhiều văn bản pháp luật như Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Luật Công nghệ thông tin năm 2006 và Luật Giao dịch điện tử năm 2023. Tuy nhiên, các quy định này còn đề cập đến nhiều nội dung, thiếu hướng dẫn đầy đủ, cụ thể đối với việc quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử ở doanh nghiệp.
Môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi doanh nghiệp phải tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, có thể dẫn đến việc doanh nghiệp không có đủ nguồn lực để đầu tư cho việc quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.
Tình hình an ninh, chính trị, xã hội trong nước và thế giới tiềm ẩn nhiều nguy cơ như trường hợp xảy ra thiên tai, địch họa, doanh nghiệp có thể bị thiệt hại về tài sản và có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có hoạt động quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.
Về mặt chủ quan, nhận thức của doanh nghiệp về tầm quan trọng của việc quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử còn chưa đầy đủ. Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa coi trọng việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, dẫn đến tình trạng tài liệu lưu trữ điện tử bị thất lạc, hư hỏng, khó truy cập và sử dụng. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của nhiều doanh nghiệp còn chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.
Nhiều doanh nghiệp chưa đầu tư hệ thống lưu trữ, bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử chuyên dụng dẫn đến tài liệu lưu trữ điện tử dễ bị mất mát, xâm nhập. Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng các phương pháp thủ công hoặc các phần mềm quản lý tài liệu đơn giản để quản lý tài liệu điện tử. Các hệ thống này thường không đáp ứng các yêu cầu về bảo mật, lưu trữ lâu dài và tìm kiếm nhanh chóng. Doanh nghiệp chưa xây dựng được quy trình quản lý tài liệu điện tử rõ ràng, bao gồm các bước, như: tạo lập tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử, phân loại tài liệu điện tử, bảo mật tài liệu điện tử, tiêu hủy tài liệu điện tử hết giá trị, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử. Điều này dẫn đến tình trạng quản lý tài liệu điện tử không thống nhất và hiệu quả. Nguồn nhân lực chuyên trách về quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp còn hạn chế. Nhiều doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách về lĩnh vực này dẫn đến việc quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gặp nhiều khó khăn.
Giải pháp quản lý, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp
Một là, đầu tư công nghệ.
Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Electronic Documents Management System – EDMS) để tự động hóa quản lý, theo dõi và duyệt tài liệu lưu trữ điện tử, tận dụng tính năng tìm kiếm để nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết. Bảo đảm tích hợp hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử với các hệ thống khác như ERP (Enterprise Resource Planning) để tối ưu hóa quy trình làm việc. Xây dựng chính sách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử rõ ràng để hướng dẫn nhân viên về cách tạo lập, lưu trữ và truy cập tài liệu lưu trữ điện tử, bảo đảm tính nhất quán và tuân thủ chính sách này.
Sử dụng công nghệ tự động hóa để giảm thiểu công việc thủ công và tối ưu hóa quy trình làm việc, tích hợp quy trình tự động hóa với EDMS nhằm Lưu trữ lịch sử và phiên bản của tài liệu lưu trữ điện tử để theo dõi thay đổi và phục hồi thông tin khi cần thiết. Bảo đảm an toàn thông tin tài liệu lưu trữ điện tử bằng cách sử dụng cơ chế bảo mật mạnh mẽ, chẳng hạn như mã hóa và quản lý quyền truy cập. Sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và phân loại tài liệu dựa trên nội dung. Hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu lưu trữ điện tử, bao gồm: văn bản, hình ảnh, video để đáp ứng đa dạng nhu cầu thông tin. Đào tạo người dùng về cách sử dụng hiệu quả hệ thống EDMS, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn liên tục. Thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu quả của hệ thống EDMS, tối ưu hóa quy trình dựa trên phản hồi từ người dùng và thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Hai là, giảm chi phí quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp.
Chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng điện tử để giảm chi phí in ấn, lưu trữ giấy và tiết kiệm không gian vật lý. Đầu tư hệ thống EDMS hiệu quả để giảm công sức và thời gian cần thiết, chú ý chọn giải pháp EDMS có chi phí phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử không cần thiết hoặc hết thời hạn bảo quản để giảm dung lượng lưu trữ và chi phí liên quan, áp dụng các quy trình tự động hóa để xác định và loại bỏ tài liệu hết thời hạn. Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây để giảm chi phí lưu trữ và duy trì hạ tầng công nghệ thông tin, nên chọn nhà cung cấp dịch vụ có giá cả phải chăng và bảo đảm an toàn thông tin.
Sử dụng công nghệ tự động hóa để giảm thiểu công việc thủ công và giảm đội ngũ nhân sự cần thiết để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, cần tối ưu hóa quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Đào tạo nhân sự về cách quản trị hệ thống EDMS để tránh lãng phí tài nguyên. Định kỳ xem xét và đánh giá các hợp đồng dịch vụ để bảo đảm chi phí cho những dịch vụ thực sự cần thiết, nắm vững chi phí và đề xuất các biện pháp tiết kiệm chi phí cho đối tác cung cấp dịch vụ.
Bảo đảm việc sử dụng các biện pháp bảo mật phù hợp để tránh mất mát thông tin và chi phí phục hồi dữ liệu, sử dụng công nghệ AI và ML để tự động phân loại và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, giảm công sức và chi phí nhân sự. Cân nhắc việc hợp nhất các hệ thống quản lý và lưu trữ để giảm thiểu chi phí liên quan đến nhiều hệ thống.
Ba là, bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử là một ưu tiên hàng đầu để bảo đảm an toàn thông tin của doanh nghiệp.
Áp dụng mã hóa cho các tài liệu lưu trữ điện tử quan trọng khi chúng được lưu trữ hoặc truyền tải, bảo đảm người không được phép không thể đọc được dữ liệu. Xác định chính xác ai có quyền truy cập tài liệu lưu trữ điện tử nào, sử dụng quản lý quyền truy cập để chỉ cho phép người dùng cần thiết truy cập vào thông tin nhạy cảm. Lưu trữ tài liệu điện tử trong các dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc hệ thống lưu trữ điện tử có độ an toàn cao, bảo đảm nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật, sử dụng phần mềm chống virus và các ứng dụng chống malware để bảo vệ tài liệu khỏi các mối đe dọa trực tuyến.
Khuyến khích sử dụng xác minh hai yếu tố để tăng cường an ninh đăng nhập, đảm bảo tất cả người dùng có mật khẩu mạnh và thực hiện chuẩn bảo mật đăng nhập và thực hiện sao lưu định kỳ để bảo đảm dữ liệu không bị mất do sự cố hoặc tấn công. Đào tạo nhân sự về các biện pháp an toàn và an ninh thông tin, như cách nhận diện thư điện tử lừa đảo và giữ bí mật mật khẩu, đồng thời kiểm tra định kỳ và cập nhật hệ thống an ninh để chống lại các mối đe dọa mới và nâng cao khả năng chống tấn công.
Sử dụng các công cụ theo dõi để giám sát hoạt động của người dùng và phát hiện sớm bất kỳ hành vi bất thường nào, báo cáo và xử lý các sự cố an ninh ngay lập tức, xây dựng chính sách loại bỏ an toàn để bảo đảm tài liệu không còn cần thiết được loại bỏ một cách an toàn và không để lại rủi ro. Bảo đảm các thiết bị lưu trữ và máy chủ nơi lưu trữ tài liệu điện tử đều được bảo vệ vật lý và khỏi môi trường có thể gây hại.
Bốn là, cải thiện khả năng truy cập tài liệu lưu trữ điện tử
Sử dụng hệ thống EDMS để quản lý và tổ chức tài liệu lưu trữ điện tử một cách hiệu quả, cung cấp giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng để giảm thời gian và công sức khi tìm kiếm thông tin. Tích hợp chức năng tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả trong hệ thống EDMS để người dùng có thể dễ dàng tìm thấy tài liệu lưu trữ điện tử, sử dụng các tính năng tìm kiếm tiên tiến như chỉ mục hoặc công nghệ tìm kiếm thông minh, xây dựng cấu trúc thư mục logic và phân loại tài liệu một cách rõ ràng để tối ưu hóa quá trình tìm kiếm, sử dụng nhãn, tags hoặc metadata để mô tả chi tiết nội dung của tài liệu lưu trữ điện tử.
Phát triển ứng dụng di động hoặc bảo đảm hệ thống EDMS có khả năng đáp ứng để người dùng có thể truy cập tài liệu mọi nơi, mọi lúc. Bảo đảm tính tương thích giữa hệ thống EDMS và các ứng dụng khác mà doanh nghiệp sử dụng để tối ưu hóa quá trình làm việc, thiết lập chính sách quyền truy cập linh hoạt để đảm bảo người dùng chỉ có quyền truy cập vào những tài liệu lưu trữ điện tử cần thiết cho công việc. Sử dụng công nghệ AI và ML để gợi ý tài liệu lưu trữ điện tử dựa trên lịch sử tìm kiếm và sở thích của người dùng, tự động phân loại tài liệu dựa trên nội dung.
Thường xuyên hướng dẫn người sử dụng về cách sử dụng hiệu quả hệ thống EDMS để họ có thể tận dụng tối đa các tính năng mới được cập nhật. Đầu tư vào các công nghệ mới như công nghệ blockchain để tăng cường tính an toàn và minh bạch trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Kiểm tra định kỳ và tối ưu hóa hiệu suất hệ thống để bảo đảm người dùng có thể truy cập tài liệu lưu trữ điện tử một cách nhanh chóng. Cung cấp dịch vụ hỗ trợ người dùng hiệu quả để giúp họ giải quyết vấn đề và tận dụng đầy đủ tính năng của hệ thống.
Năm là, việc đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp.
Xác định và hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến lưu trữ và xử lý tài liệu điện tử trong lĩnh vực kinh doanh và triển khai chính sách về quy trình pháp lý đối với quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp, chú ý phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành. Thiết lập các biện pháp bảo mật để bảo đảm tính an toàn của tài liệu lưu trữ điện tử và hạn chế quyền truy cập dựa trên nguyên tắc “tối thiểu hoá quyền truy cập”, sử dụng chứng nhận điện tử và chữ ký điện tử để chứng thực tính xác thực và pháp lý của các tài liệu lưu trữ điện tử. Chọn các giải pháp lưu trữ an toàn và đáp ứng với quy định của pháp luật, đồng thời duy trì các biện pháp bảo đảm an toàn vật lý của hệ thống, bảo đảm duy trì thông tin về thời gian lưu trữ tài liệu điện tử và chuẩn bị cho việc lưu trữ bản gốc theo quy định pháp luật. Phân loại và ghi nhãn tài liệu lưu trữ điện tử một cách chính xác để đảm bảo việc quản lý tuân thủ về quyền riêng tư và bảo mật. Bảo đảm quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và các quy định về bảo vệ thông tin cá nhân khác. Hợp nhất và chuẩn hóa định dạng tài liệu lưu trữ điện tử để đảm bảo tính tương thích với các quy chuẩn, tạo và duy trì một hệ thống tài liệu minh chứng để phục vụ cho công tác kiểm tra và thanh tra.
Thường xuyên bồi dưỡng cho nhân sự về chính sách và quy định pháp luật để hiểu rõ và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về tài liệu lưu trữ điện tử, chú ý đặc biệt đến việc bảo mật dữ liệu cá nhân và xử lý thông tin nhạy cảm theo các quy định pháp luật liên quan.
Kết luận
Giải pháp quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử là yêu cầu tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Các giải pháp này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cùng với với sự đầu tư đúng đắn và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và tăng năng lực cạnh tranh.
Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần điều chỉnh, bổ sung chính sách và quy định pháp luật còn thiếu về tài liệu lưu trữ điện tử theo hướng thúc đẩy chuyển đổi số từ việc nâng cấp hạ tầng hiện có, đến việc thiết lập mới, vận hành, bảo trì, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật quản lý tài liệu lưu trữ số trong suốt quá trình hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp.
Các nhà cung cấp dịch vụ hạ tầng công nghệ thông tin cần có những chính sách hỗ trợ, khuyến khích các doanh nghiệp triển khai giải pháp quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử -EDMS.
Các doanh nghiệp cần chủ động xây dựng kế hoạch triển khai giải pháp quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
