Đổi mới nội dung giảng dạy chuyên đề kỹ năng soạn thảo báo cáo hiện nay

(QLNN) – Chuyên đề “Kỹ năng soạn thảo báo cáo” thuộc nội dung chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hành chính nhà nước ngạch chuyên viên. Mục tiêu chung của chuyên đề nhằm cung cấp cho người học những kiến thức tổng quan về báo cáo và nghiệp vụ soạn thảo báo cáo (chủ yếu là kỹ năng soạn thảo báo cáo). Tuy nhiên, hiện nay, nội dung chuyên đề được duyệt mới chỉ cung cấp cho người học những kỹ năng soạn thảo của một báo cáo giấy, còn những kỹ năng, nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin báo cáo theo quy trình tự động hóa, thống nhất theo yêu cầu của chính phủ điện tử lại chưa được làm rõ trong nội dung chương trình, tài liệu bồi dưỡng.

 

Hãy lắng nghe kỹ yêu cầu cần có trong báo cáo từ cấp trên (Nguồn: targetintegration)
Yêu cầu về giảng dạy chuyên đề “Kỹ năng soạn thảo báo cáo”

Báo cáo là văn bản trình bày những kết quả đã đạt được trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp. Thực chất, báo cáo là loại văn bản thuật lại một việc, một vấn đề hoặc về một người nào đó cho một đối tượng biết. Chính vì vậy, báo cáo phải có nội dung trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời.

Báo cáo là một loại văn bản hành chính (gồm văn bản giấy và văn bản điện tử) của cơ quan, tổ chức, cá nhân để thể hiện tình hình, kết quả thực hiện công việc nhằm giúp cho cơ quan, người có thẩm quyền có thông tin phục vụ việc phân tích, đánh giá, điều hành và ban hành các quyết định quản lý phù hợp.

Yêu cầu về tiêu chí đánh giá nội dung và hình thức đối với các loại báo cáo nói chung gồm: tiêu chí chính xác, khách quan, kịp thời, tổng hợp, đầy đủ, chuyên sâu; tiêu chí thống nhất. Đánh giá chất lượng báo cáo cần được phân tích rõ hiệu quả đầu vào, đầu ra,… và những yêu cầu này được nâng lên một bước khi tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia để thống nhất hệ thống thông tin báo cáo ở tầm quốc gia, bảo đảm chất lượng thông tin báo cáo trước những bước tiến và yêu cầu của sự phát triển cách mạng khoa học công nghệ hiện nay.

Theo đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 09/2019/NĐ-CP ngày 24/01/2019 về quy định chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước. Những thông tin này làm cơ sở bảo đảm chất lượng cho hệ thống thông tin quốc gia đủ tiêu chuẩn tương đương với hệ thống cơ sở dữ liệu các nước và khu vực, có thể kết nối và chia sẻ khi cần tham gia các hiệp định thương mại quốc tế.

Chuyên đề kỹ năng soạn thảo báo cáo thuộc nội dung chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hành chính nhà nước ngạch chuyên viên. Mục tiêu chung của chuyên đề kỹ năng soạn thảo báo cáo nhằm trang bị cho người học hệ thống kiến thức tổng quan về báo cáo, các yêu cầu nghiệp vụ trong soạn thảo báo cáo. Về kỹ năng, chuyên đề giúp hình thành cho người học kỹ năng vận dụng kiến thức đã học vào việc thu thập thông tin, soạn thảo và trình bày báo cáo.

Từ những yêu cầu của thực tiễn công tác soạn thảo báo cáo đòi hỏi việc giảng dạy chuyên đề soạn thảo báo cáo của các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng cần đổi mới phương pháp và nội dung giảng dạy chuyên đề này bảo đảm yêu cầu, mục tiêu sau:

Đối với học viên, cần nhận thức rõ yêu cầu về tính khuôn mẫu của nội dung tổng hợp thông tin trong các báo cáo. Học viên cũng cần biết rõ và làm chủ các yêu cầu mới về kỹ thuật, yêu cầu đối với từng loại báo cáo cụ thể, theo từng cấp, từng ngành quản lý; xác định được những yêu cầu mang tính tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tính hệ thống của thông tin báo cáo; đồng thời nắm vững quy trình, thủ tục xây dựng báo cáo, thẩm quyền chỉ đạo, thống nhất trong mẫu hóa thông tin, quản lý và đánh giá thông tin.

Học viên cần có năng lực vận dụng kiến thức về nghiệp vụ soạn thảo báo cáo văn bản giấy và kiến thức về công nghệ điện tử, số hóa thông tin, xây dựng mẫu báo cáo cho hệ thống và theo hệ thống, đáp ứng tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế.

Về phía giảng viên, cần cung cấp kiến thức, khối lượng thông tin cho học viên một cách đầy đủ, chính xác, dễ hiểu, dễ áp dụng về các căn cứ pháp lý, quy chuẩn về mẫu thông tin, nhãn thông tin, tính đặc thù của thông tin văn bản điện tử, thông tin thời kỳ số hóa và mối quan hệ giữa văn bản điện tử, văn bản giấy; xác định rõ quy trình xử lý, cung cấp thông tin báo cáo. Tùy từng cấp thực hiện các kỹ năng nghiệp vụ về xây dựng, mẫu hóa báo cáo, thu thập thông tin, xử lý thông tin, dán nhãn thông tin và đánh giá thông tin khi thực hiện nhiệm vụ báo cáo và kỹ năng trình bày báo cáo thống nhất để có thể tiến hành số hóa.

Trên cơ sở quan điểm đổi mới nội dung, phương pháp giảng dạy chuyên đề “Kỹ năng soạn thảo báo cáo” và xây dựng mục tiêu giảng dạy chuyên đề, những nội dung yêu cầu cần được cập nhật bao gồm các căn cứ pháp lý và yêu cầu cụ thể nâng cao trình độ công nghệ trong soạn thảo báo cáo cũng như nâng cao chất lượng báo cáo thời kỳ số hóa.

Đổi mới nội dung cần giảng dạy trong chuyên đề “Kỹ năng soạn thảo báo cáo

Thứ nhất, giảng viên cần cung cấp cho học viên những thông tin cần thiết về việc dán nhãn đối với thông tin báo cáo.

Thông tin báo cáo để được đưa vào hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia sử dụng cho việc ban hành quyết định được xử lý đúng quy trình nghiêm ngặt giống như một loại “thực phẩm chức năng” nhằm bảo đảm chuẩn hóa hệ thống thông tin quốc gia và được kết nối với hệ thống thông tin quốc tế và khu vực.

Vấn đề dán nhãn thông tin cần được tuân thủ để khẳng định xuất xứ thông tin, giá trị và tình trạng sử dụng thông tin, để bảo đảm chất lượng yêu cầu và tính đồng bộ của hệ thống sơ sở dữ liệu quốc gia, bảo đảm tính chính xác đối với các thông tin báo cáo, tính dự báo tình hình làm cơ sở, căn cứ xây dựng chính sách cũng như kết nối dữ liệu chung chia sẻ trong hệ thống quốc tế và khu vực.

Thứ hai, giảng viên phải hướng dẫn cho học viên những kỹ năng, khả năng có thể tích hợp thông tin báo cáo, sử dụng nguồn tin dùng chung

Các nguồn tin được xây dựng qua các kênh chính thức và không chính thức: qua công tác báo cáo, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất, công tác kiểm tra chéo, kiểm tra tăng cường; qua các kênh như hòm thư giấy, đối thoại trên mạng…

Rất cần xây dựng một trung tâm kết nối thông tin, thực hịên dịch vụ lưu trữ, tổng hợp và truyền tin theo yêu cầu, đặc biệt là bảo đảm xử lý những thông tin mật. Cần xây dựng hệ thống thông tin mở nhằm chia sẻ thông tin trong hệ thống giữa các đơn vị trong tổ chức thu – nhận thông tin báo cáo.

Các cá nhân, đơn vị cũng có thể dùng phương pháp mua bán, trao đổi, chia sẻ thông tin. Những cá nhân phục vụ tốt công tác cung cấp thông tin kịp thời cần được hưởng các chế độ chính sách khen thưởng hợp lý, được quan tâm, cất nhắc. Cần ban hành quy chế xác định rõ trách nhiệm cung cấp tin từ các đơn vị, tổ chức.

Một trong những giải pháp để tiết kiệm, tạo hiệu quả thu thập, tổng hợp, phân tích nguồn tin kịp thời, đó là xây dựng mô hình liên thông trong tổ chức thông tin, dữ liệu. Tổ chức 2 loại dữ liệu: có thể chia sẻ và không thể chia sẻ. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu chung. Những trung tâm này sẽ chịu phần trách nhiệm trong việc bảo đảm cung cấp, kiểm tra, hệ thống các thông tin theo yêu cầu từ các cơ quan.

Tiến hành tổ chức lại cấu trúc thông tin báo cáo. Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có 3 loại thông tin báo cáo trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành. Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định.

Thứ ba, học viên cần biết cách áp dụng công nghệ trong xử lý số liệu, tổng hợp báo cáo.

Cần xây dựng và chuẩn hoá các biểu mẫu báo cáo điện tử để các đơn vị điền thông tin và gửi về cho cơ quan. Ở cơ quan cần có một máy chủ được cài đặt phần mềm tiếp nhận, xử lý các thông tin đó và tổng hợp thành các biểu thống kê cần thiết.

Sử dụng các chương trình máy tính trong khâu xử lý và tổng hợp số liệu còn cho phép nâng cao được chất lượng số liệu thống kê thông qua các chương trình kiểm tra lôgic và sửa lỗi. Để lưu trữ và tích hợp số liệu, người ta có thể dùng nhiều thiết bị công nghệ khác nhau và các kho dữ liệu đó có thể là đĩa cứng, băng từ hoặc đĩa quang từ… Tuỳ theo yêu cầu cụ thể của bài toán đặt ra mà lựa chọn công nghệ và thiết bị phù hợp.

Những nội dung cập nhật trong chuyên đề “Kỹ năng soạn thảo báo cáo” đáp ứng yêu cầu quy định xây dựng chính phủ điện tử cần phải được tiến hành đồng bộ với đổi mới phương pháp, đầu tư công nghệ trong giảng dạy chuyên đề để bảo đảm thực hiện mục tiêu mới đặt ra cho giảng dạy chuyên đề trong điều kiện hiện nay./.

Tài liệu tham khảo:
1. Nghị định 09/2019/NĐ-CP ngày 24/01/2019 của Chính phủ về quy định chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước.
2. Học viện Hành chính Quốc gia (2017), Chuyên đề “Kỹ năng soạn thảo báo cáo”, Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên, Quyển II “Kỹ năng”, NXB. Bách Khoa, Hà Nội.
ThS. Lê Ngọc Hồng
Học viện Hành chính Quốc gia