ThS. Vũ Thị Kim Cúc
Học viện Hành chính Quốc gia
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong thời gian qua, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về hoạt động thu thập tài liệu làm cơ sở pháp lý để lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử ở các cấp. Tuy nhiên, thực tiễn hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ còn nhiều hạn chế, như:thành phần tài liệu, chất lượng hồ sơ, tài liệu chưa được bảo đảm; thời hạn giao nộp tài liệu… Đây là những vấn đề cần được quan tâm khi xem xét dự án Luật Lưu trữ (sửa đổi).
Từ khóa: Lưu trữ; tài liệu lưu trữ; lưu trữ lịch sử; lưu trữ cơ quan; dự án Luật Lưu trữ (sửa đổi).
1. Đặt vấn đề
Thu thập tài liệu là nội dung nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ có liên quan đến tất cả các khâu nghiệp vụ, như: chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Đặc biệt, thu thập tài liệu là một trong các nhiệm vụ trọng tâm của lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử kịp thời, đầy đủ không chỉ giúp cho tài liệu không bị thất lạc, mất mát, mà quan trọng hơn là cầu nối góp phần bảo đảm tài liệu được tổ chức khoa học ngay từ khi hình thành trong quá trình giải quyết công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tổ chức khoa học tài liệu trong lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử và phát huy tối ưu giá trị tài liệu phục vụ nhu cầu của đất nước, xã hội.
2. Quan niệm về thu thập tài liệu lưu trữ
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước năm 1992: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội”.
Khoản 12 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử”.
Quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 xác định thu thập tài liệu lưu trữ được tiến hành ở hai giai đoạn:
Giai đoạn 1: thu thập tài liệu hình thành trong giai đoạn văn thư (giai đoạn giải quyết công việc, giai đoạn hình thành tài liệu) vào bộ phận lưu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (gọi là lưu trữ cơ quan).
Giai đoạn 2: thu thập tài liệu lưu trữ từ các lưu trữ cơ quan vào trong lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định).
3. Nội dung chủ yếu của thu thập tài liệu lưu trữ từ góc độ quản lý nhà nước
a) Phân bổ hợp lý tài liệu lưu trữ thành hệ thống các kho lưu trữ (lưu trữ lịch sử) trong phạm vi toàn quốc.
b) Xác định nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan; xác định nguồn thu thập tài liệu lưu trữ vào trong các lưu trữ lịch sử (các trung tâm lưu trữ quốc gia, trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và các lưu trữ khác).
c) Xác định thành phần tài liệu phải nộp vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo phạm vi và quyền hạn được Nhà nước quy định.
d) Quy định về quy trình và các thủ tục nộp lưu và tổ chức việc chuyển giao tài liệu theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ.
đ) Tổ chức thực hiện việc thu thập tài liệu lưu trữ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
e) Tổ chức kiểm tra, đánh giá việc thực hiện hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
4. Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ
Thứ nhất, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là nguồn thu thập quan trọng nhất và thường xuyên cung cấp những tài liệu có giá trị vào trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử ở trung ương và địa phương. Nguồn tài liệu này phản ánh sự lãnh đạo toàn diện của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam; phản ánh hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan trong bộ máy nhà nước; phản ánh tổ chức và hoạt động của các cơ quan, tổ chức khác và các doanh nghiệp.
Nguồn tài liệu này được trải qua hai giai đoạn xem xét để lựa chọn giao nộp vào lưu trữ cơ quanvà lưu trữ lịch sử. Giá trị của tài liệu lưu trữ thể hiện qua thời hạn bảo quản có hai (02) loại: vĩnh viễn và có thời hạn (theo Luật Lưu trữ năm 2011 là thời hạn dưới 70 năm).
Điều 20 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định việc thu thập, tiếp nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử, như sau:
(1) Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.
(2) Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây:
a) Lưu trữ lịch sử ở trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa; các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước.
b) Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại điểm a khoản này.
(3) Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận.
Về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 11 và 12 của Luật Lưu trữ năm 2011, như sau:
– Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc. Riêng hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản là trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
– Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử được quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011 như sau:
(1) Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.
(2) Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Tại Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, Nhà nước đã quy định mốc cấm (cấm hủy tài liệu lưu trữ) kể từ năm 1954 trở về trước.
Thứ hai, tài liệu lưu trữ cá nhân hình thành trong hoạt động của các nhà khoa học, nhà văn, nghệ sĩ, nhà hoạt động chính trị, xã hội và các cá nhân tiêu biểu.
Việc thu thập tài liệu của cá nhân, nhân vật nổi tiếng là hoạt động cần thiết, cần tiến hành để làm phong phú, mở rộng thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Loại tài liệu này cho biết lịch sử của từng thời kỳ, trong đó có các cá nhân đã sống và hoạt động.
Công tác thu thập tài liệu cá nhân vào các kho lưu trữ phức tạp hơn so với các loại tài liệu lưu trữ khác. Tài liệu cá nhân, phần lớn do cá nhân sở hữu, như tài liệu của các nhà văn, nhà khoa học, nghệ sĩvà những nhân vật tiêu biểu khác. Nhà nước không bắt buộc về mặt hành chính phải thu thập với loạitài liệu này. Khi được đưa vào bảo quản trong các lưu trữ nhà nước, tài liệu lưu trữ cá nhân từ chỗ chỉ là tài liệu của một gia đình, một dòng họ sẽ được sử dụng để phục vụ cho lợi ích chung của Nhân dân, của xã hội.
Điều 5 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ như sau:
(1) Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam:
a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;
b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;
c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;
d) Công trình, bài viết về cá nhân;
đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.
(2) Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định tại khoản 1 Điều này.
(3) Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây:
a) Được đăng ký tài liệu tại lưu trữ lịch sử và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho lưu trữ lịch sử;
c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu;
d) Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;
đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại lưu trữ lịch sử, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
e) Được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật.
(4) Cá nhân có tài liệu có các nghĩa vụ sau đây:
a) Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia;
b) Trả phí bảo quản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký.
Thứ ba, tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại các viện bảo tàng, các thư viện, nhà xuất bản, viện nghiên cứu
Thực tế, do nhiều nguyên nhân khác nhau, tài liệu lưu trữ đã, đang được bảo quản ở các bảo tàng, thư viện, nhà xuất bản, viện nghiên cứu. Loại tài liệu này thường nằm ở phòng bản thảo, các kho tư liệu gốc. Theo nguyên tắc tập trung thống nhất quản lý công tác lưu trữ để hoàn thiện thành phần tài liệu phục vụ hiệu quả cho công tác nghiên cứu của toàn xã hội, Nhà nước có chính sách đối với hoạt động thu thập nguồn tài liệu lưu trữ này vào Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Mục đích của chính sách này là tập trung thống nhất quản lý di sản quốc gia, không xé lẻ, phân tán tài liệu. Trong thực tế, tình trạng cục bộ, địa phương, đặc điểm nghề nghiệp, thiếu hợp tác vì sự nghiệp chung vẫn cần tiếp tục giải quyết vì lợi ích chung của dân tộc.
(1) Các tài liệu đang được bảo quản trong các viện lưu trữ nước ngoài. Hiện tại, tài liệu lưu trữ của Việt Nam đang được lưu giữ ở nước ngoài với số lượng khá lớn, nhất là tài liệu từ năm 1975 trở về trước. Ví dụ, tài liệu chữ Hán được lưu giữ ở Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, tài liệu tiếng Pháp được lưu giữ ở Pháp, tài liệu tiếng Anh được lưu giữ ở Anh, Hoa Kỳ… Vấn đề thu thập nguồn tài liệu này là trách nhiệm của nhiều cơ quan có thẩm quyền liên quan.
(2) Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Hệ thống này phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.
Đối với tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Dữ liệu này phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.
Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
Khi thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, nếu tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại. Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.
Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:
a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu danh mục hồ sơ nộp lưu;
b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;
d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra vi-rút;
đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;
e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ cơ quan.
Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trình sau:
a) Lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan thống nhất danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;
c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;
d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;
đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành công và được lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận. Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa lưu trữ cơ quan với lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp luật.
5. Phân bổ tài liệu theo mạng lưới lưu trữ
Tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được phân bổ hợp lý. Ngoài lưu trữ cơ quan được tổ chức tại mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, tài liệu lưu trữ còn được phân bổ theo mạng lưới các trung tâm lưu trữ lịch sử ở trung ương và các địa phương để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức thu thập, tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức sử dụng phục vụ nhu cầu của đất nước, của xã hội và các địa phương
Nguyên tắc phân bổ mạng lưới các kho lưu trữ theo các đặc trưng sau: theo thời đại lịch sử; ý nghĩa của tài liệu; ngành hoạt động; lãnh thổ; kỹ thuật và phương pháp chế tác tài liệu.
Các đặc trưng nói trên cũng là các đặc trưng của việc phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc giaViệt Nam. Việc phân bổ tài liệu theo mạng lưới các kho lưu trữ trên thực tế có quan hệ rất chặt chẽ với công tác phân loại.
Khi tiến hành thu thập tài liệu, phải xác định được phạm vi cụ thể và thành phần tài liệu cần giao nộp vào lu trữ lịch sử. Điều này giúp các lưu trữ lịch sử chủ động lập kế hoạch thu thập tài liệu theo phạm vi đã được quy định. Phạm vi nguồn thu thập tài liệu phụ thuộc vào: tính chất tài liệu, chức năng, nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử và phạm vi hoạt động trong hệ thống lưu trữ nhà nước nói chung. Ví dụ: lập một kho lưu trữ tài liệu khoa học – kỹ thuật cho cả nước thì nguồn bổ sung của nó sẽ không hạn chế ở địa phương nào mà mở rộng trong phạm vi toàn quốc.
6. Kết luận
Việc phân bổ tài liệu cho các lưu trữ lịch sử là một quá trình, đòi hỏi phải có sự nghiên cứu và tiến hành từng bước. Có thể có những điều chỉnh cần thiết để hoàn thiện dần hệ thống thu thập tài liệu cho phù hợp với sự phát triển của công tác lưu trữ và nhu cầu sử dụng tài liệu. Hiện nay, công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập tài liệu lưu trữ nói riêng trong các cơ quan, tổ chức ở trung ương, địa phương và lưu trữ lịch sử các cấp đã có những chuyển biến tích cực, đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội, góp phần tích cực vào công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước.
Tài liệu tham khảo:
1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm. Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. H. NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, 1990.
2. Cục Lưu trữ Nhà nước. Từ điển. Hà Nội, 1992.
3. Luật Lưu trữ năm 2011.
4. Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy. Giáo trình Lưu trữ học đại cương. NXB. Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, 2015.
5. Cao Hồng Phong. Hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Kiên Giang – thực trạng và giải pháp. Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, 2024.
