TS. Tạ Thị Liễu
Học viện Hành chính Quốc gia
(Quanlynhanuoc.vn) – Quản lý, sử dụng văn bản, tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã phát huy ưu điểm so với tài liệu giấy. Bài viết đánh giá kinh nghiệm quản lý tài liệu điện tử của một số quốc gia trên thế giới, phân tích thực trạng quản lý nội dung này tại Việt Nam, từ đó rút bài học kinh nghiệm về quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam.
Từ khóa: Tài liệu điện tử; quản lý tài liệu điện tử; kinh nghiệm quốc tế; Việt Nam.
1. Đặt vấn đề
Chính phủ điện tử, chính phủ số đã và đang tác động trực tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ. Văn bản, tài liệu điện tử là sản phẩm của nền hành chính điện tử, văn phòng điện tử, chính phủ điện tử, chính phủ số.
Quản lý, sử dụng văn bản, tài liệu điện tử là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý. Ứng dụng công nghệ thông tin và internet trong công tác văn thư, lưu trữ giúp giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đồng bộ, kịp thời, mọi hoạt động nghiệp vụ được lưu nhật ký, tạo bằng chứng cho các hoạt động giám sát chuyên môn, nghiệp vụ và điều hành của các cấp quản lý. Chính vì vậy, các quốc gia trên thế giới rất coi trọng việc quản lý tài liệu điện tử trong xây dựng và phát triển chiến lược chuyển đổi số.
2. Kinh nghiệm quản lý tài liệu điện tử ở một số quốc gia trên thế giới
2.1. Quản lý tài liệu điện tử tại Singapore
Chính phủ Singapore đặc biệt chú trọng đến các chính sách công nghệ thông tin và công nghệ truyền thông trong nhiều năm đồng bộ với tầm nhìn về việc có một cơ sở hạ tầng kỹ thuật số mạnh mẽ đã đưa Singapore trở thành quốc gia đứng đầu châu Á về chuyển đổi số. Theo đó, công tác lưu trữ của Singapore được đầu tư đồng bộ về nhân sự trình độ cao, có kỹ năng công nghệ thông tin; phần mềm có tính ứng dụng cao, vì vậy, các khâu của nghiệp vụ lưu trữ cơ bản được tự động hóa hoàn toàn và quản lý dữ liệu tập trung tại Trung tâm Lưu trữ Singapore, tài liệu hình thành đến đâu được chuyển lưu đến đấy, không có tài liệu tồn đọng1.
Thời hạn lưu văn bản được quy định cụ thể: 90% văn bản lưu có thời hạn, chỉ có khoảng 10% tàiliệu lưu vĩnh viễn (trong đó chỉ 10% bản giấy được lưu trữ bản gốc vĩnh viễn còn 90% bản giấy sẽ tiêu hủy sau khi đã qua thời hạn 25 năm). Quản lý tài liệu điện tử, lưu trữ của Singapore được tự động hóa hoàn toàn và quản lý dữ liệu tập trung tại Trung tâm Lưu trữ và là nguồn cho Cơ sở dữ liệu sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành, nghiên cứu của Singapore2.
2.2. Quản lý tài liệu điện tử tại Hàn Quốc
Hàn Quốc là một trong những quốc gia đi đầu về việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay, Hàn Quốc quan tâm chú trọng đầu tư công nghệ thông tin trong cải cách hành chính và chính phủ điện tử. Hàn Quốc quản lý văn bản qua hệ thống phần mềm, sử dụng chữ ký điện tử, ký xong văn bản tự gửi đi đồng thời lưu trữ tự động vào máy chủ với thời hạn từ 1-10 năm, tùy theo từng loại văn bản. Chức năng của phần mềm là người sử dụng có thể tìm kiếm tất cả các văn bản được lưu trong máy chủ, theo các tiêu thức tìm kiếm khác nhau. Công tác quản lý tài liệu điện tử, lưu trữ của Hàn Quốc được tự động hóa lưu trữ tại máy chủ là nguồn cho Cơ sở dữ liệu sử dụng trong Chính phủ số, đáp ứng nhu cầu xã hội số của Hàn Quốc3.
2.3. Quản lý tài liệu điện tử tại Hy Lạp
Tại Hy Lạp công tác lưu trữ tài liệu điện tử đã đạt mức tự động hóa, việc truy xuất thông tin vô cùng nhanh chóng tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực, kinh phí trong các khâu nghiệp vụ lưu trữ và bảo quản, khai thác, sử dụng. Bên cạnh đó, các biện pháp để bảo vệ nội dung tài liệu được đặc biệt chú trọng bảo đảm chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào hồ sơ điện tử, sao lưu và khôi phục hồ sơ, nhân viên được đào tạo về cách bảo vệ các yếu tố nhạy cảm hoặc được phân loại hồ sơ điện tử, giảm thiểu rủi ro thay đổi hoặc tẩy xóa trái phép tài khoản điện tử hồ sơ và bảo đảm kế hoạch bảo mật hồ sơ điện tử được bao gồm trong các hệ thống máy tính.
Chính vì vậy, công tác quản lý tài liệu điện tử, lưu trữ của Hy Lạp được tự động hóa lưu trữ tại máychủ, việc bảo mật an toàn, an ninh cao, việc khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu điện tử thuận tiện, nhanh chóng và là nguồn cho Cơ sở dữ liệu sử dụng trong Chính phủ số của Hy Lạp4.
3. Thực trạng quản lý, sử dụng văn bản, tài liệu điện tử tại Việt Nam
Các cơ quan, tổ chức đã ứng dụng các phần mềm, các công cụ hiện đại để quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu trên môi trường mạng thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc gửi và nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 03/5/2019 của Chính phủ về công tác văn thư và các văn bản khác, như: Luật Công nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết về chữ ký số và chứng thư số, việc quản lý, cung cấp và sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, Thông tư số 41/2017/TT-BTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về ký số, kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử, yêu cầu kỹ thuật và chức năng của phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước và Thông tư số 22/2020/TT-BTTTT ngày 07/9/2020 quy định về yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số. Đây là các văn bản quy phạm pháp luật tạo cơ sở pháp lý cho nền hành chính nhà nước, hành chính quốc gia thực hiện ban hành, chuyển giao và quản lý văn bản điện tử trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, thực hiện chuyển đổi số trong công tác văn thư.
Các phần mềm của các cơ quan, tổ chức sử dụng để soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng đã góp phần chuyển phương thức làm việc từ môi trường truyền thống sang môi trường điện tử, sử dụng văn bản điện tử, tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, hiệu quả, nâng cao tính công khai, minh bạch, đổi mới phương thức phục vụ, lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm và sự hài lòng của tổ chức, cá nhân.
Để tổ chức quản lý, sử dụng phù hợp với đặc điểm của loại hình tài liệu điện tử và đáp ứng yêu cầu của việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đang quản lý, sử dụng văn bản, tài liệu điện tử trên các thiết bị điện tử như: máy tính điện tử, các phần mềm, ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức… các phần mềm được cài đặt trên máy chủ và chạy trên trình duyệt web, chạy trên ứng dụng windows, cài đặt trên máy trạm và chạy độc lập. Phần lớn các phần mềm này đều có các chức năng cơ bản, như: xử lý văn bản đến, phát hành văn bản đi, nhận văn bản điện tử qua mạng, xử lý công việc, lập hồ sơ công việc, quản trị hệ thống…
Nhiều cơ quan đã sử dụng chữ ký số cho văn bản, chữ ký số cho tài liệu lưu trữ, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để lập hồ sơ, nhiều cơ quan sử dụng phần mềm có chức năng quản lý văn bản và đính kèm file toàn văn.
Các thiết bị lưu trữ được các cơ quan, tổ chức sử dụng để lưu tài liệu điện tử gồm có: ổ cứng máy chủ, máy tính cá nhân; ổ cứng cắm ngoài, USB flash; đĩa CD, DVD; thiết bị lưu trữ chuyên dụng NAS, SAN. Một số cơ quan, tổ chức lựa chọn lưu trữ dữ liệu số trên các thiết bị online, các thiết bị lưu trữ ngoài; một số cơ quan, tổ chức còn có khả năng lựa chọn bảo quản dữ liệu số trong các thiết bị lưu trữ chuyên dụng hoặc kho lưu trữ chuyên dụng.
Hiện nay, có không ít phần mềm văn phòng điện tử được xây dựng và phát triển. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã, đang triển khai xây dựng các phần mềm trong hoạt động văn phòng, như: phần mềm “Phòng họp không giấy”, hay ứng dụng giao việc tức thời, nhắc việc thông minh hoặc các phần mềm về công tác văn thư, lưu trữ như: e-PAS (Electronic Parliament Administration System); V.office, Office.One, e.doc, TT.office, hệ thống quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử, phần mềm quản lý văn bản và điều hành… theo chỉ đạo và hướng dẫn của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ, các bộ, ngành khác với nhiều tính năng tiện ích nâng cao chất lượng, hiệu quả, mang lại lợi ích về mọi mặt. Tuy nhiên, đa số các phần mềm hiện nay chưa đáp ứng đầy đủ tính năng để thực hiện các nghiệp vụ, nhất là tính năng lập hồ sơ điện tử. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ra đời là cơ sở pháp lý để các cơ quan, tổ chức xây dựng phần mềm có căn cứ để xây dựng và lập trình hệ thống đáp ứng đầy đủ, thống nhất những yêu cầu về tính năng, tiêu chuẩn đặt ra đối với công tác văn thư, lưu trữ.
Bảo quản an toàn văn bản điện tử là khâu nghiệp vụ quan trọng và phức tạp vì đối tượng quản lý là văn bản, tài liệu điện tử, bảo quản thông tin số tồn tại ở dạng file dữ liệu. Trong quá trình quản lý, sử dụng văn bản, tài liệu điện tử phục vụ quản lý điều hành và xử lý công việc, công tác bảo đảm an toàn văn bản, tài liệu điện tử cần phải bảo đảm sự tồn tại của file dữ liệu và hồ sơ điện tử, bảo toàn khả năng truy cập sử dụng, bảo toàn độ tin cậy, tính xác thực và toàn vẹn thông tin chứa trong văn bản điện tử (thông điệp dữ liệu). Bảo đảm tránh sự truy cập vào phần mềm Hệ thống – cơ sở dữ liệu trái phép nhằm bảo mật thông tin văn bản điện tử.
4. Bài học kinh nghiệm về quản lý tài liệu điện tử
Trong xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ hiện nay, với định hướng phát triển kinh tế số với 4 trụ cột công nghiệp công nghệ thông tin và truyền thông, số hóa các ngành kinh tế, quản trị số, dữ liệu số thì công tác quản lý, sử dụng có hiệu quả tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử đang được các các cơ quan, tổ chức đặc biệt quan tâm.
Từ kinh nghiệm thực tiễn quản lý tài liệu điện tử, lưu trữ ở Singapore, Hàn quốc và Hy Lạp bài học rút ra cho Việt Nam trong công tác này:
Một là, hoàn thiện hành lang pháp lý về lưu trữ tài liệu điện tử, xây dựng các văn bản hướng dẫn chi tiết để thực hiện tự động hóa quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Các cơ quan có thẩm quyền cần quy định cụ thể, thống nhất giữa các quy định về lĩnh vực văn thư, lưu trữ với các quy định của pháp luật về tài liệu điện tử.
Hai là, đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng và thiết kế đồng bộ hệ thống phần mềm thống nhất trên phạm vi toàn quốc và có tính ứng dụng cao.
Khi thiết kế hệ thống phải đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập, quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả. Hệ thống phần mềm có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác; có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống.
Hệ thống phần mềm cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định của pháp luật; bảo đảm phân quyền cho các cá nhân truy cập vào hệ thống phần mềm; cho phép kiểm chứng, xác minh, thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khi được yêu cầu; bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản, bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu, bảo đảm tính bảo mật thông tin tài liệu trên môi trường điện tử hướng tới chính phủ điện tử, chính phủ số
Hệ thống phần mềm quản lý tài liệu điện tử có tính năng tìm kiếm thông minh. Tìm kiếm thông minh là quá trình định vị thông tin nhanh chóng khi cần thiết, bất kể nó được lưu giữ ở đâu để cung cấp cho người dùng kết quả tìm kiếm cá nhân hóa và chính xác hơn.
Ba là, tự động hóa quy trình nghiệp vụ là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi xem xét các ý tưởng chuyển đổi số. Tự động hóa quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên hệ thống phần mềm để kiểm soát mọi tác động vào văn bản, tài liệu điện tử trong suốt vòng đời của văn bản từ khi văn bản được tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, khai thác sử dụng và loại hủy văn bản.
Quản lý tài liệu điện tử theo hướng tự động hóa lưu trữ trên máy chủ như sau:
(1) Toàn bộ văn bản đến sau khi người có thẩm quyền phân phối chỉ đạo giải quyết, các cá nhân được giao nhiệm vụ tạo lập các văn bản đi từ văn thư ngay sau khi phát hành và liên kết lại thành hồ sơ công việc và được tự động chuyển sang phân hệ Lưu trữ trên phần mềm. Cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì giải quyết lập hồ sơ công việc ngay sau khi kết thúc việc phát hành văn bản, thực hiện lập, cập nhật văn bản vào hồ sơ công việc trên phần mềm.
(2) Danh mục hồ sơ công việc hằng năm bắt buộc phải cập nhật đầy đủ, chính xác vào phần mềm. Mỗi một văn bản điện tử khi đăng ký để quản lý bằng phần mềm phải được gán một mã số hồ sơ (số ký hiệu) tương ứng trong Danh mục hồ sơ và ghi vào trường “Hồ sơ số”. Chuyên viên hoặc người được giao chủ trì xử lý, lập hồ sơ công việc nào phải kiểm tra và cập nhật mã số hồ sơ để bảo đảm tất cả các văn bản điện tử liên quan tới cùng một việc phải mang cùng một mã số hồ sơ.
(3) Thời hạn lập hồ sơ khoảng 15 ngày, nếu quá thời hạn, phần mềm sẽ báo đỏ, có chế tài trừ vào điểm thi đua của tháng, cứ 3 hồ sơ để quá hạn trừ 1 điểm và gửi thư điện tử tên của những người để hồ sơ quá hạn trong toàn cơ quan. Vì vậy, công tác lập hồ sơ sẽ được thực hiện tốt hơn.
(4) Tại phân hệ Lưu trữ, công chức không phải thực hiện nhập dữ liệu mà kế thừa được toàn bộ dữ liệu từ văn thư. Công chức lưu trữ có thể tìm kiếm, tra cứu hồ sơ công việc từ tài khoản của lưu trữ. Công chức lưu trữ sẽ thực hiện kết nối các văn bản liên quan với nhau (còn thiếu) để tạo hồ sơ công việc hoàn chỉnh. Trường hợp hồ sơ chuyển sang phân hệ lưu trữ còn thiếu dữ liệu, công chức lưu trữ bổ sung thêm một số trường thông tin còn thiếu được phép bổ sung. Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử sẽ được tự động chuyển sang kho lưu trữ số.
Bốn là, đặc biệt chú trọng đến các chính sách về công nghệ thông tin và truyền thông, đầu tư trang thiết bị máy móc, cơ sở hạ tầng kỹ thuật mạnh, đồng bộ, hiện đại đáp ứng yêu cầu thực hiện tự động hóa quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử một cách đồng bộ, hướng tới “Lưu trữ số”.
Năm là, đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực quản lý và thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo chất lượng, số lượng, nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, giao dịch và sử dụng có hiệu quả tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, người đứng đầu cơ quan, đơn vị về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
Sáu là, công tác bảo quản an toàn văn bản, tài liệu điện tử phải được quan tâm ngay từ khi xây dựng hệ thống phần mềm quản lý văn bản điện tử thể hiện ở việc phân quyền truy cập vào hệ thống phần mềm, quyền truy cập vào hồ sơ điện tử, quyền tác động vào văn bản điện tử, quản lý, sử dụng, lưu tất cả các vết tích tác động vào văn bản điện tử trên hệ thống. Xây dựng hệ thống tường lửa bảo vệ, cài đặt phần mềm diệt vi rút, đảm bảo sao lưu dự phòng toàn bộ dữ liệu tài liệu điện tử trên máy chủ sang hệ thống hay thiết bị lưu trữ điện tử khác theo quy định. Chuyển đổi văn bản điện tử sang định dạng mới phù hợp với công nghệ khi cần thiết; bảo trì và vận hành hệ thống phần mềm an toàn và đặc biệt là phải xây dựng và ban hành quy chế bảo quản an toàn văn bản, tài liệu điện tử.
5. Kết luận
Để quản lý, sử dụng văn bản, tài liệu điện tử tại các cơ quan đúng quy định, hiệu quả đòi hỏi sự quan tâm từ nhiều phía. Việc tìm hiểu kinh nghiệm của các nước như Singapore, Hàn Quốc, Hy Lạp… về quản lý, sử dụng văn bản, tài liệu điện tử thực sự cần thiết đối với nhà nước, các cơ quan, tổ chức trong chiến lược phát triển chuyển đổi số hiện nay. Theo đó, cần hoàn thiện hành lang pháp lý, triển khai xây dựng hệ thống, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm hệ thống giúp các cá nhân nắm vững đặc điểm của văn bản, tài liệu điện tử để có quy trình và phương pháp tiến cận, xử lý nghiệp vụ phù hợp. Những nội dung để tổ chức quản lý, sử dụng văn bản, tài liệu điện tử tại một cơ quan, tổ chức gồm: (1) Xác định vòng đời của văn bản điện tử ngay từ khi chuẩn bị hình thành; (2) Xây dựng, thiết lập phần mềm Hệ thống và những tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào dữ liệu quản lý văn bản đi, văn bản đến và quản lý hồ sơ điện tử; (3) Tổ chức lập hồ sơ điện tử trong cơ quan, tổ chức từ khâu xây dựng Danh mục hồ sơ điện tử làm cơ sở triển khai lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống là nội dung quan trọng cần đặc biệt quan tâm.
Chú thích:
1, 2, 3, 4. Vũ Đăng Minh. Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Quản lý tài liệu điện tử từ thực tiễn Bộ Nội vụ, mã số: ĐT.03/21. Hà Nội, 2021, tr. 25, 26.
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Thông tin và Truyền thông. Cẩm nang chuyển đổi số. H. NXB Thông tin và Truyền thông, 2021.
2. Nguyễn Thị Hà. Xây dựng và quản lý văn bản điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số. Tạp chí Quản lý nhà nước số 325 (2/2023).
3. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
4. Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư.
5. Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ về Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
6. Một số giải pháp quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp. https://quanlynhanuoc.vn, ngày 06/02/2024.
