(Quanlynhanuoc.vn) – Nhà lãnh đạo, quản lý được giao giữ các chức vụ lãnh đạo, quản lý cấp phòng và những vị trí mới được thuyên chuyển, bổ nhiệm từ vị trí lãnh đạo, quản lý này sang vị trí quản lý khác ngang nhau hoặc từ vị trí lãnh đạo, quản lý cấp thấp sang vị trí lãnh đạo cấp cao hơn và ngược lại cần làm quen, dần bắt nhịp để xây dựng môi trường làm việc mới phù hợp với năng lực lãnh đạo, quản lý. Bài viết gợi mở một số lưu ý, đề xuất mà các nhà lãnh đạo, quản lý cần quan tâm khi chuyển đổi vị trí và môi trường làm việc mới hiệu quả.
Sự kỳ vọng đối với nhà lãnh đạo, quản lý mới nhậm chức
Nhà lãnh đạo, quản lý trong thời kỳ mới đối mặt với môi trường làm việc luôn biến động ở bên trong tổ chức và những thay đổi của môi trường bên ngoài tổ chức.
Khi xem xét môi trường bên trong tổ chức ảnh hưởng đến phong cách, cách thức làm việc của người quản lý, lãnh đạo mới thường xem xét dưới sự tác động của các yếu tố như: văn hóa tổ chức; mục tiêu phát triển của tổ chức; cơ cấu tổ chức; sự ảnh hưởng của người lãnh đạo, quản lý tiền nhiệm. Môi trường bên ngoài tổ chức: môi trường trong nước (môi trường chính trị, môi trường kinh tế – xã hội, khoa học công nghệ, trình độ dân trí, văn hóa quốc gia, dân tộc; môi trường quốc tế (xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế; tình hình chính trị toàn cầu, các xu hướng quản trị công…).
Những yếu tố trên sẽ tác động ở mức độ khác nhau đến tư duy, tầm nhìn và hoạt động ra quyết định của nhà lãnh đạo, quản lý. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, thời điểm và vị trị cao -thấp của nhà lãnh đạo, quản lý trong tổ chức và hệ thống các cơ quan mà các yếu tố trên tác động ở những mức độ khác nhau. Ngoài ra, những đặc điểm cá nhân về tố chất, trình độ, năng lực của nhà lãnh đạo, quản lý sẽ giúp cho họ xử lý và vượt qua những tình huống công việc cụ thể.
Vị trí công việc mới làm cho các nhà lãnh đạo, quản lý khi mới nhậm chức có được khí thế mới, hăng hái muốn được làm việc, được cầu tiến, đóng góp và chứng tỏ năng lực bản thân với mong muốn tạo ra một “cú hích” làm tổ chức thay đổi theo hướng tốt hơn. Sự hăng hái khi ban đầu nhậm chức được thể hiện bằng việc làm như: nhanh chóng bắt tay vào công việc mới; đưa ra những yêu cầu thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, các lĩnh vực, nhiệm vụ mà tổ chức được phân công…
Đảm nhận chức vụ mới đi đôi với đó là trách nhiệm công vụ mới, trách nhiệm này có thể ra tăng cùng với chức vụ hoặc thu hẹp. Trách nhiệm công vụ của cá nhân nhà lãnh đạo, quản lý được thể hiện trong quyết định bổ nhiệm vào vị trí chức danh (phó phòng, trưởng phòng, chủ tịch…), trách nhiệm khi bổ nhiệm vào ngạch (chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp) và trong quy định về nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, đơn vị nơi nhà lãnh đạo, quản lý mới được bổ nhiệm. Trách nhiệm công vụ đi đôi với quyền, quyền hạn, nghĩa vụ của nhà lãnh đạo, quản lý, đó là: Trách nhiệm đến đâu? Trách nhiệm như thế nào? Chịu trách nhiệm trước ai?
Mỗi nhà lãnh đạo, quản lý khi được giao giữ một chức vụ lãnh đạo, quản lý nhất định đều nhận được sự kỳ vọng của những người xung quanh với mong muốn người đó sẽ tạo ra sự thay đổi tích cực cho tổ chức, nhân viên và quần chúng nhân dân. Sự kỳ vọng này sẽ đặt nhà lãnh đạo, quản lý trước những áp lực lớn về tổ chức điều hành tổ chức, xử lý mối quan hệ với nhân viên, cách thức triển khai công việc và hiệu quả công việc muốn hướng tới… Sự kỳ vọng đặt nhà lãnh đạo, quản lý trước sự giám sát, đánh giá đa chiều, cấp trên, đồng cấp, nhân viên, nhân dân. Thông thường sẽ có ba trường hợp: kỳ vọng = kết quả, kỳ vọng > kết quả, kỳ vọng < kết quả.
Một số chuẩn bị cho bước đầu quá trình lãnh đạo, quản lý
Điều quan trọng nhất của bước đầu khi mới gia nhập tổ chức nhà lãnh đạo, quản lý là không được nóng vội, nắm rõ tình hình cơ quan, tổ chức (từng cá nhân trong tổ chức), tính toán kỹ càng, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế. Để thực hiện được những vấn đề nêu trên cần:
Duy trì trạng thái ổn định của tổ chức, xây dựng kết nối đến cơ sở. Nhà lãnh đạo, quản lý khi mới nhận chức phải đối mặt với nhiều điều lạ lẫm như cương vị mới, có thể phải đưa ra những quyết định ngay lập tức sau khi nhận chức, nhưng lại thiếu kinh nghiệm ở vị trí mới, chưa quen và tiếp xúc nhiều với nhân viên nên có những lúng túng khi giải quyết công việc ban đầu. Do đó, cần xác định thông suốt.
Không vội vàng “đốt lửa”, xuất phát từ ba nguyên nhân (1) Chưa chắc chắn về tình hình công việc, nếu vội vàng “đốt lửa” sẽ dẫn tới đốt nhầm chỗ gây hại cho bản thân và tổ chức. Do đó, khi chưa đủ độ chín, sức mạnh thì tốt nhất là giữ lửa ổn định. (2) Dễ dẫn tới người khác không phục, khi được đề bạt, bổ nhiệm lên vị trí lãnh đạo, quản lý sẽ nhận được sự quan tâm, chú ý của những người xung quanh, bao gồm cả sự ngưỡng mộ, hoài nghi và đố kỵ. Vì thế, thay vì “đốt lửa” nhà lãnh đạo, quản lý trên cương vị mới nên suy nghĩ làm thế nào để được đồng nghiệp, những người xung quanh công nhận.
Nhà quản lý học Northcote Parkinson cho rằng: “một người quản lý được cất nhắc cần phải nghĩ mọi cách để thể hiện sự khiêm tốn và không coi thường, lấn lướt người khác. Anh ta nhất định không được quên những người công sự trước đây”. Nhà lãnh đạo, quản lý nên chủ động trao đổi với đồng nghiệp cũ, không bàn tán sau lưng để những người đồng nghiệp vẫn coi anh là một thành viên là anh đã thành công. (3) Bản thân nhà lãnh đạo, quản lý chưa thật sự trưởng thành trên cương vị mới, do vậy “đốt lửa” ngay là điều bất lợi.
Không vội vàng thể hiện thái độ trước những vấn đề trong tổ chức và với cá nhân khác trong tổ chức và đặc biệt chú ý 3 điểm: (1) Không thể hiện thái độ với những vấn đề chưa chắc chắn, nên xuất phát từ tâm thế “tôi chưa hiểu rõ tình hình, cần thỉnh giáo mọi người”.(2) Không được tùy tiện bình luận sở trường, sở đoản của người tiền nhiệm bởi năng lực lãnh đạo, quản lý chưa chắc đã được mọi người thừa nhận và trong tổ chức có nhiều quan niệm ủng hộ, phản đối, trung lập với nhà lãnh đạo, quản lý cũ. Nếu khi mới nhận chức đã tỏ thái độ, bình luận về nhà lãnh đạo, quản lý cũ mô hình sẽ dễ bị cô lập và mâu thuẫn với các cá nhân, nhóm cá nhân trong tổ chức. (3) Không hứa hẹn quá dễ dàng: chỉ giải quyết những vấn đề đã tường minh, những vấn đề còn lại phải chắc căn nguyên của vấn đề, tạo ra điều kiện thuận lợi để giải quyết từ vấn đề, đồng thời khéo léo thu hút sự tham gia của những người xung quanh.
Không vội vàng thay đổi nhân sự, bởi lẽ nhân sự là nhân tố quyết định đến hiệu quả, hoạt động của tổ chức và là vấn đề vô cùng nhạy cảm, dùng người sai sẽ dẫn tới hậu họa khôn lường, nhất là khi mới nhận chức người lãnh đạo, quản lý chưa thực sự nắm rõ tình hình tổ chức. Tuy vậy, nhà lãnh đạo, quản lý cần đặt nền móng cho việc xây dựng nhân sự với việc tìm hiểu nguyên nhân yếu kém của công tác nhân sự và lực lượng cốt cán của đơn vị nằm ở đâu 30%/70% hay 20%/80% trong tổ chức.
Khẳng định thành tích sẵn có của người tiền nhiệm. Nguyên tắc đầu tiên khi nhận chức là không được phủ nhận thành tích của người lãnh đạo, quản lý trước đó. Nhìn nhận và đối xử với những gì người tiền nhiệm đã làm với ba thái độ đúng đắn: Không được tham công với những thành tích của những người tiền nhiệm (những người đã từng đảm nhận vị trí lãnh đạo, quản lý trước đó) đã làm như xây nền móng cho các công việc của tổ chức; dựa vào đồng nghiệp, nhân viên để giải quyết nếu thực trạng tổ chức yếu kém; duy trì tính liên tục của các chính sách (tránh tình trạng mỗi ngày một chính sách) nếu nhận thấy tổ chức hoạt động bình thường và không có nguyên nhân gì đặc biệt.
Đi sâu nghiên cứu thực trạng tổ chức. Nhà lãnh đạo, quản lý cần tiến hành điều tra về tổ chức trên các phương diện: mục tiêu tổ chức (cao – thấp, khả thi, rõ ràng, xác định trách nhiệm…); cơ cấu tổ chức (so sánh mối tương quan với mục tiêu tổ chức); nhận định về các thành viên trong tổ chức (năng lực, trình độ, phối hợp trong công việc, các yếu tố cá nhân khác…); điều kiện công việc hiện tại (nội bộ và bên ngoài tổ chức); nhìn nhận lại chính bản thân mình (đây là nội dung khó khăn khi xem xét ưu – nhược điểm của bản thân gắn với yêu cầu của nhiệm vụ mới, tìm ra mức độ phù hợp, nội dung cần điều chỉnh đề phù hợp với vị trí đề bạt).
Trên thực tế, tình hình năm yếu tố này của mỗi đơn vị không giống nhau, kinh nghiệm và năng lực lãnh đạo, quản lý của mỗi cá nhân khác nhau, do đó trong quá trình lãnh đạo, quản ly không thể áp dụng dập khuân những kinh nghiệm có sẵn hay lấy một mô hình lãnh đạo, quản lý để áp dụng. Mà cần có một sự nghiêm túc khách quan, nỗ lực, cố gắng học hỏi để giảm thiểu những sai sót nhất có thể.
Chuẩn bị kịch bản kỹ lưỡng và làm tốt lần ra mắt đầu tiên. Sự ra mắt lần đầu tiên rất quan trọng để thể hiện năng lực của nhà lãnh đạo, quản lý, được thể hiện thông qua hai phương diện là quyết sách đầu tiên và lần đầu công khai phát biểu sau khi nhận chức. Muốn làm tốt hai phương diện trên cần nắm vững vấn đề của tổ chức và nhân dân quan tâm để trình bày; nắm vững vấn đề chủ yếu hiện đang còn tồn tại; đưa ra được lời động viên xây dựng cục diện mới để nhân viên đồng hành cùng mình.
Về tổ chức thực hiện công việc trên cương vị mới
Nhà lãnh đạo, quản lý muốn tạo ra cục diện mới khi và chỉ khi dành được sự ủng hộ, tin tưởng của cấp trên và người tiền nhiệm – những người trực tiếp chỉ đạo công việc hiện tại và những người đã có kinh nghiệm ở vị trí lãnh đạo, quản lý trong quá khứ. Do đó, cần nghiên cứu kỹ phương án, xác định thành quả – thất bại có thể xảy ra, cách thức giải quyết vấn đề. Sau đó, hỏi ý kiến tư vấn của những người tiền nhiệm có uy tín và báo cáo với lãnh đạo cấp trên để giành được sự đồng thuận và ủng hộ của lãnh đạo về những dự định sắp tới sẽ làm.
Chọn vấn đề cần giải quyết theo thứ tự ưu tiên về tính khẩn cấp và khả năng giải quyết vấn đề bao gồm: vấn đề nhân dân quan tâm nhất; vấn đề mâu thuẫn cơ bản nhất; giải quyết từ mắt xích yếu nhất; tạo ra đột phát từ những vấn đề nắm vững nhất.
Ngoài việc chuẩn bị các điều kiện cho việc hình thành cục diện mới thì việc sử dụng các phương pháp để thực hiện các nội dung công việc mới là hết sức quan trọng và phải có sự đồng nhất từ đầu đến cuối như: mục tiêu phấn đấu rõ ràng, tư tưởng nhân viên, nhân dân thống nhất; thiết lập kỷ luật, trách nhiệm của từng cá nhân; thưởng phạt phân minh; cương nhu phù hợp; không ngừng phấn đấu, tổng kết nâng cao.
Trước thềm Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XIII Ban chấp hành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam khóa (2011 – 2016) diễn ra vào đầu năm 2021 là đại hội có tính chất bước ngoặt trong chuyển giao quyền lực giữa thế hệ lãnh đạo, quản lý sinh ra, lớn lên trong chiến trang với thế hệ lãnh đạo, quản lý sinh ra và lớn lên trong thời hòa bình với những mục tiêu quan trọng của sự phát triển đất nước trong quá trình cơ bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2030, hướng tới kỷ niệm 100 năm ngày thành lập nước Việt Nam dân chủ công hòa, nay là nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đặt ra vai trò, yêu cầu của nhà lãnh đạo, quản lý hơn bao giờ hết có đủ năng lực, trí tuệ và sáng suốt để lãnh đạo đất nước đi đến sự phát triển bền vững, đặc biệt là đối với những nhà lãnh đạo, quản lý mới nhân chức. Bằng những tri thức khoa học lãnh đạo, quản lý đã đặt ra vấn đề về những tương đồng của nhà lãnh đạo, quản lý trong thời kỳ mới, một số vấn đề nhà lãnh đạo, quản lý cần quan tâm khi đảm nhận nhiệm vụ trên cương vị được đề bạt. Những tri thức này sẽ được làm sáng rõ hơn trong quá trình các nhà “tân lãnh đạo, quản lý” công tác và hoạt động thực tiễn.
