(Quanlynhanuoc.vn) – Phương thức tổ chức công việc theo trường phái quản lý cổ điển bao gồm các nội dung sau: hình thức tổ chức thiết kế công việc cho các cá nhân và các nhóm, phân bổ thời gian làm việc của người lao động và công tác tạo lập môi trường làm việc. Ba nội dung này được xem xét đồng thời với nhau bởi vì chúng đều bị ảnh hưởng và có sử dụng ít hay nhiều đến hệ thống chung các khái niệm và khuôn khổ.
Thiết kế công việc (TKCV) là cách thức để thiết lập cấu trúc tổ chức công việc cho từng cá nhân hay những nhóm người, tổ chức nơi làm việc cho họ, sắp xếp mặt bằng cho trang thiết bị công nghệ mà họ sử dụng. Hoạt động này bao gồm các yếu tố riêng biệt nhưng có liên quan đến nhau, như: nhiệm vụ nào sẽ được phân bổ cho mỗi người trong quá trình hoạt động của tổ chức? Cách tốt nhất để thực hiện một công việc là gì? Thời gian và số lượng người cần để thực hiện công việc là bao nhiêu? Làm thế nào chúng ta duy trì được các cam kết? Trang thiết bị công nghệ nào và cách thức sử dụng chúng là gì? Các điều kiện môi trường tại nơi làm việc là gì?… Các điều kiện đó sẽ có một tác động đáng kể đến hiệu quả của người lao động.
Phân công nhiệm vụ – phân công lao động
Trong một tổ chức, việc vận hành bất cứ một quá trình, một quy trình nào đều phải chú ý đến sự cân bằng giữa việc sử dụng các lao động chuyên biệt và các đối tượng lao động chung – đây là yếu tố quyết định cho việc vận hành thành công hay thất bại hoặc không hiệu quả của quá trình, quy trình làm việc đó. Ý tưởng này có liên quan đến việc phân công lao động – phân chia tổng số công việc thành các phần nhỏ, mỗi phần việc sẽ được thực hiện bởi một cá nhân hoặc một nhóm.
Một ví dụ điển hình của việc phân công lao động đã được Adam Smith1 nêu ra trong cuốn “Sự thịnh vượng của các quốc gia – Wealth of Nations” năm 1746 gọi đây là dây chuyền lắp ráp, nơi sản phẩm di chuyển dọc theo một dây chuyền và được tạo ra bởi những người vận hành lặp lại liên tục một nhiệm vụ đơn lẻ. Mô hình TKCV này, ngày nay, đã trở lên chiếm ưu thế trong hầu hết các quy trình thực hiện công việc, sử dụng cho cả khu vực công và khu vực tư. Có một số lợi thế rõ rệt trong phân công lao động như: thúc đẩy việc học tập nhanh hơn; sự tự động hóa trở nên dễ dàng hơn, chuyên nghiệp hơn; giảm các công việc, hoạt động thừa hoặc không có liên quan gì đến nhiệm vụ chính.
Tuy nhiên, cũng có những hạn chế đối với những công việc bị chia nhỏ thành nhiều phần, như: sự đơn điệu; tính linh hoạt thấp: sức mạnh kém… Các công việc có tính chất phân chia thành nhiều phần cụ thể sẽ bao hàm các tài liệu (hoặc thông tin) đi qua nhiều giai đoạn. Nếu một trong những giai đoạn này không hoạt động chính xác, một hoặc một số khâu bị lỗi thì toàn bộ hoạt động bị ảnh hưởng.
Thiết kế phương pháp làm việc – quản lý khoa học
Thuật ngữ “quản lý khoa học” được ra đời vào năm 1911 với việc công bố cuốn sách cùng tên của Fredrick Taylor 2 (cách tiếp cận tổng thể này trong việc tổ chức công việc đôi khi gọi tắt là “Taylorism”). Trong tác phẩm này, ông đã xác định những gì ông coi là nguyên lý cơ bản của quản lý khoa học: (1) Tất cả các khía cạnh của công việc cần được điều tra trên cơ sở khoa học để thiết lập các luật, quy tắc và công thức điều chỉnh phương pháp làm việc tốt nhất. (2) Cách tiếp cận điều tra như vậy đối với việc nghiên cứu công việc là cần thiết để tạo ra các yếu tố làm nên một “ngày làm việc hiệu quả. (3) Người lao động nên được lựa chọn, đào tạo và phát triển có phương pháp để thực hiện nhiệm vụ của họ. (4) Người quản lý nên làm việc như những người lập kế hoạch công việc (phân tích công việc và tiêu chuẩn hóa phương pháp tốt nhất để thực hiện công việc) trong khi người lao động phải có trách nhiệm thực hiện công việc theo các tiêu chuẩn được đưa ra. (5) Cần đạt được sự hợp tác giữa ban quản lý và người lao động dựa trên nguyên tắc “sự thịnh vượng tối đa” cho cả hai bên.
Điều quan trọng cần nhớ về quản lý khoa học là khái niệm này không chỉ thuộc về riêng lĩnh vực nghiên cứu khoa học, mặc dù chắc chắn nó được thực hiện cách tiếp cận “điều tra” để cải tiến hoạt động vận hành sản xuất. Có lẽ thuật ngữ tốt phù hợp hơn trong trường hợp này là “quản lý có hệ thống”. Thuật ngữ này sẽ bao hàm hai lĩnh vực nghiên cứu riêng biệt, nhưng có liên quan tới nhau. Lĩnh vực thứ nhất bao gồm các nội dung nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu để xác định các phương pháp và các hoạt động trong công việc và lĩnh vực thứ hai là công tác đo lường công việc, liên quan đến đo lường thời gian cần để thực công việc. Cả hai lĩnh vực này đều thường được gọi là nghiên cứu công việc.
Thiết kế mặt bằng làm việc
Thiết kế nơi làm việc dựa trên mối quan hệ giữa con người và môi trường làm việc của họ, đặc biệt trên khía cạnh “sử dụng” (nguyên tắc công thái học).
Công thái học là bộ môn khoa học nghiên cứu mối quan hệ giữa con người và môi trường làm việc của họ, đặc biệt trên khía cạnh “sử dụng” quan tâm chủ yếu với các khía cạnh chức năng của thân thể trong hoạt động tổ chức TKCV. Công thái học đôi khi được gọi là khoa học về các yếu tố thuộc về con người hoặc đơn giản chỉ là “các yếu tố về con người”. Cả hai khía cạnh trên đều được liên kết bởi hai ý tưởng chung:
(1) Phải có sự phù hợp giữa con người và công việc mà họ làm. Để đạt được điều này chỉ có hai lựa chọn có thể thay thế nhau. Hoặc là công việc phải được thiết kế phù hợp với những người đang làm nó hoặc con người thực hiện (được tuyển dụng) phải phù hợp với công việc. Công thái học đề cập đến lựa chọn thứ nhất.
(2) Điều quan trọng là phải có cách tiếp cận “khoa học” đối với công tác thiết kế tổ chức công việc, ví dụ như thu thập dữ liệu để chỉ ra cách mọi người phản ứng đối với các điều kiện tổ chức TKCV khác nhau và cố gắng tìm ra hệ thống các điều kiện tốt nhất để tạo ra sự thoải mái và nâng cao hiệu suất.
Các vấn đề nhân trắc học (phép đo người)
Đã có nhiều sự cải thiện về mặt tiện nghi chủ yếu liên quan đến những gì được gọi là nhân trắc học (phép đo người) trong công việc – nghĩa là các khía cạnh liên quan đến kích thước, hình dạng và các đặc tính khác của con người. Ví dụ, thiết kế của một nhiệm vụ lắp ráp phải được điều chỉnh một phần bởi kích thước và sức khỏe của những người vận hành thực hiện công việc. Dữ liệu mà các nhà công thái học sử dụng khi làm việc này được gọi là dữ liệu nhân trắc học. Bởi vì, mỗi người chúng ta có thế mạnh và các năng lực khác nhau. Đồng thời, các nhà công thái học đặc biệt quan tâm đến chuỗi các khả năng, năng lực. Đó là lý do tại sao dữ liệu nhân trắc học thường được biểu diễn dưới dạng dữ liệu bách phân vị.
Xây dựng cam kết trong công việc – cách tiếp cận hành vi trong thiết kế tổ chức công việc
Công việc được thiết kế đơn thuần chỉ dựa trên phân công lao động, phương thức quản lý khoa học hoặc thậm chí đơn thuần chỉ dựa vào các nguyên tắc công thái học có thể khiến mọi người thờ ơ với việc thực hiện nhiệm vụ đó. Công tác thiết kế tổ chức công việc cũng nên xem xét đến khía cạnh nguyện vọng của các cá nhân để tạo ra sự hài lòng đối với sự tự trọng và phát triển của cá nhân người lao động. Đây chính là góc độ mà lý thuyết tạo động lực và những ưu điểm của nó có ý nghĩa đối với đường hướng tiếp cận hành vi người lao động trong tổ chức TKCV.
Điều này đạt được hai mục tiêu quan trọng. Đầu tiên, nó mang lại công việc có chất lượng thực sự tốt hơn trong cuộc đời làm việc của một con người – một kết quả tự nó mang đầy ý nghĩa đạo đức. Thứ hai, vì mức độ động cơ thúc đẩy cao hơn, nó là công cụ tạo ra hiệu suất làm việc tốt hơn, cả về chất lượng và số lượng đối với sản phẩm đầu ra.
Luân chuyển công việc
Nếu việc gia tăng số lượng các nhiệm vụ liên quan trong công việc bị hạn chế theo một cách nào đó. Ví dụ bằng công nghệ của quy trình, thì có thể xem xét đến việc khuyến khích sự luân chuyển công việc. Điều này, đề cập đến sự điều động các cá nhân người lao động theo định kỳ giữa các bộ khác nhau để tạo ra sự đa dạng trong các hoạt động của họ. Khi thành công, việc luân chuyển công việc có thể làm tăng tính linh hoạt và tạo ra một đóng góp nhỏ để giảm sự đơn điệu. Tuy nhiên, nó không được coi là có lợi một cách tổng thể trong công tác quản lý (vì nó có thể làm gián đoạn luồng công việc trôi chảy hoặc bởi người lao động vì nó có thể ảnh hưởng đến nhịp điệu công việc).
Mở rộng công việc
Phương pháp phổ biến nhất giúp đạt được tối thiểu một số mục tiêu của quá trình tổ chức TKCV theo hành vi là bằng cách phân bổ một số lượng lớn các nhiệm vụ cho các cá nhân. Nếu những nhiệm vụ bổ sung này về cơ bản là tương tự, cùng loại với những nhiệm vụ của trong công việc ban đầu thì sự thay đổi này được gọi là sự mở rộng công việc. Việc mở rộng này có thể không bao gồm những nhiệm vụ mang tính chất yêu cầu đòi hỏi cao hơn so với nhiệm vụ đang có, nhưng nó có thể tạo ra một công việc hoàn chỉnh hơn và do đó sẽ có ý nghĩa hơn. Nếu không có gì khác, những người thực hiện một công việc mở rộng sẽ không phải làm lặp lại các công việc như thường lệ, mà có thể làm cho công việc đó trở nên ít đơn điệu hơn.
Giả sử rằng, việc tạo ra một sản phẩm theo truyền thống đã được chia tách trên một quy trình công việc thành 10 công việc bằng nhau và liên tục. Nếu công việc đó được thiết kế lại để hình thành hai quy trình song song của năm người, sản phẩm đầu ra từ hệ thống đó về mặt tổng thể sẽ được duy trì, nhưng mỗi người vận hành công việc sẽ có hai lần số lượng nhiệm vụ để thực hiện. Đây được gọi là sự mở rộng công việc. Những người vận hành quy trình tự lặp lại công việc mình làm ít hơn và có lẽ là sự đa dạng trong thực hiện nhiệm vụ sẽ rộng hơn, mặc dù mức độ trách nhiệm hoặc quyền tự chủ không nhất thiết phải giao thêm cho từng cá nhân người lao động đó.
Làm phong phú thêm công việc
Sự làm phong phú thêm công việc, không chỉ có nghĩa là tăng số lượng nhiệm vụ, mà còn bao gồm cả việc phân bổ thêm nhiệm vụ có liên quan đến việc ra quyết định nhiều hơn, quyền tự chủ lớn hơn và sự kiểm soát tốt hơn trong công việc. Ví dụ, các nhiệm vụ tăng thêm có thể bao gồm bảo trì, lập kế hoạch và kiểm soát, giám sát các mức độ về chất lượng. Kết quả là cả hai đều giảm sự lặp lại trong công việc, tăng tính tự chủ và khả năng phát triển bản thân. Vì vậy, trong một quy trình công việc, mỗi người vận hành công việc, song song với việc được phân công công việc gấp hai lần thời gian thực hiện trước đó cũng có thể được phân bổ trách nhiệm thực hiện bảo trì định kỳ và các công việc như lưu giữ hồ sơ và quản lý việc cung cấp yếu tố đầu vào.
Chú thích:
1. Adam Smith (1723 – 1790) là nhà kinh tế chính trị học và triết gia đạo đức học người Scotland; là nhân vật mở đường cho phát triển lý luận kinh tế.
2. Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915) là một kỹ sư cơ khí Mỹ đã tìm ra cách nâng cao năng suất công nghiệp.
ThS. Phan Anh Hồng
Học viện Hành chính Quốc gia
