(Quanlynhanuoc.vn) – Trong quá trình hội nhập và phát triển, mỗi cán bộ, công chức đòi hỏi phải đổi mới tư duy, nâng cao năng lực thực thi công vụ. Các kỹ năng cần thiết đối với cán bộ, công chức trong quá trình hội nhập, bao gồm: tác phong, nghệ thuật giao tiếp, ứng xử; kỹ năng làm việc nhóm; sự thấu hiểu đa văn hóa, đàm phán quốc tế, kỹ năng thuyết trình… Trong bài viết này, tác giả chỉ đề cập kỹ năng thuyết trình đối với cán bộ, công chức.
Hội nhập quốc tế có thể hiểu là sự tham gia vào hệ thống thế giới và trở thành một bộ phận cấu thành của chỉnh thể thế giới, trước hết là bộ phận cấu thành của “nền kinh tế thế giới”, “nền chính trị thế giới” và “nền văn minh nhân loại”. Sự tham gia ở đây là thông qua các hoạt động tương tác (hợp tác, cạnh tranh và đấu tranh…) với các bộ phận cấu thành khác nhau trong “hệ thống”, bao gồm cả việc gia nhập hay rút khỏi các “phân hệ” khác nhau trong hệ thống. Tất cả những hoạt động này đều là hoạt động có chủ đích, nhằm phát triển quốc gia, khẳng định bản sắc quốc gia, giành vị thế xứng đáng cho quốc gia trong hệ thống, tham gia hoàn thiện và phát triển hệ thống…
Kỹ năng thuyết trình đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống nói chung và trong công việc nói riêng. Thuyết trình giờ đây đã trở nên phổ biến và thật sự cần thiết đối với mỗi cán bộ, công chức (CBCC) trong thực thi công vụ. Thông qua thuyết trình giúp CBCC thể hiện tối đa giá trị bản thân; rèn luyện được sự tự tin trước đám đông; nâng cao kỹ năng giao tiếp trong công việc; thể hiện năng lực bản thân tốt hơn, cơ hội thăng tiến cao hơn… Chính vì vậy, để kỹ năng thuyết trình trong thực thi công vụ ấn tượng và mang lại hiệu quả, CBCC cần thực hiện tốt các công việc sau:
Sự tự tin
Một trong những phương pháp để cải thiện kỹ năng thuyết trình đó là chú ý rèn luyện phong thái tự tin. Phong thái tự tin sẽ gây ấn tượng tốt, thậm chí ngay cả trước khi bắt đầu nói. Nếu người thuyết trình luôn tự tin vào những gì mình nói, khán giả cũng sẽ có thể đặt sự tin tưởng vào bạn. Vì vậy, để thuyết trình có hiệu quả phải có phong thái chững chạc, nở nụ cười và giao tiếp bằng mắt với khán giả để cho thấy người thuyết trình không hề sợ hãi và hiểu rõ những gì mình nói.
Để tự tin hơn trong thuyết trình, mỗi CBCC cần: (1) Có thể tập diễn thuyêt trước gương (tập trung vào khả năng diễn xuất của ngôn ngữ cơ thể là chính) hoặc có thể nói trước bạn bè, người thân để mọi người góp ý những mặt được và chưa được. (2) Nên quay video bài diễn đó tự xem lại và nhờ bạn bè nhận xét, từ đó rút kinh nghiệm. (3) Cởi mở, chủ động làm quen, tham gia nhiều các hoạt động tập thể để luyện khả năng phản xạ trong các tình huống trước đám đông.
Chuẩn bị kỹ bài thuyết trình
Để một bài thuyết trình hiệu quả, đòi hỏi người thuyết trình cần chuẩn bị 3 nội dung sau:
Một là, phần mở đầu: mở đầu của bài thuyết trình thường giới thiệu chủ đề và thu hút sự chú ý của người nghe. Trong đó, cần biết tận dụng sự tập trung chú ý cao ở những giây phút đầu tiên để dẫn dắt người nghe vào bài nói chuyện (dẫn nhập). Tùy theo tình huống cụ thể mà chọn một trong các cách sau đây khi mở đầu bài nói chuyện, như: dẫn nhập trực tiếp, dẫn nhập bằng cách đặt câu hỏi, dẫn nhập theo lối kể chuyện, sự tương phản hoặc là bằng cách trích dẫn lời nói của danh nhân…
Hai là, phần khai triển: trong quá trình khai triển, chúng ta phải đưa ra được các ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề muốn trình bày, qua đó, thể hiện được ý tưởng của mình. Khi chuẩn bị phần này cần lưu ý: nên đưa ra những ví dụ, những số liệu cụ thể minh họa cho mỗi ý, mỗi luận điểm của mình hoặc có thể chuẩn bị thêm những câu chuyện vui, khôi hài để làm cho không khí của buổi nói chuyện đỡ căng thẳng và duy trì sự chú ý của người nghe.
Ba là, phần kết: theo quy luật của sự chú ý thì ở những giây phút cuối cùng của buổi nói chuyện, người nghe lại một lần nữa dồn sự chú ý vào người thuyết trình. Chúng ta cần biết lợi dụng sự chú ý này để chốt lại trong người nghe những điểm then chốt của bài nói chuyện và tùy theo tính chất, mục đích của buổi nói chuyện mà đưa ra lời chúc mừng, lời kêu gọi hoặc đề ra nhiệm vụ cho tương lai.
Tiến hành thuyết trình
Khi tiến hành thuyết trình, cần tạo không khí thoải mái và thân thiện với người nghe, trước khi bắt đầu nói chuyện cần giới thiệu về bản thân ngắn gọn.
Nội dung triển khai bài thuyết trình, người nói nên diễn đạt theo dàn ý đã lập sẵn từ trước để bảo đảm sự logic, không bị thiếu hoặc trùng ý. Cần tập trung thời gian của bài nói vào những vấn đề trọng tâm để giải quyết mục đích của bài cũng như tránh sự lan man, mở rộng vấn đề làm cho bài nói bị “loãng”. Tuy nhiên, để tránh tạo cảm giác khô khan cho người nghe thì khi triển khai bài thuyết trình, người thuyết trình cần phải có những kỹ năng nhất định để làm nên sự hấp dẫn trong bài thuyết trình của mình.
Trực quan hóa bài thuyết trình (sử dụng hình ảnh, biểu đồ,…): hình ảnh là một trong những công cụ có thể giúp cho bài thuyết trình thêm phần sinh động và thu hút người nghe. Vì vậy, ngoài thuyết trình bằng lời nói thì bài thuyết trình cũng nên xen lẫn phương tiện hình ảnh, biểu đồ,… để tăng tính xác thực cũng như dễ gây chú ý, tạo sự hứng thú khi theo dõi. Hoạt động này phù hợp với các buổi hội thảo nước ngoài khi quá trình trao đổi thông qua phiên dịch, các thành viên trong buổi hội thảo còn chưa hiểu rõ nội dung từ ngôn ngữ thì hình ảnh giúp họ nhận thức vấn đề chính xác hơn.
Trong quá trình thuyết trình, người thuyết trình cần lưu ý đến:
(1) Giọng nói: giọng nói của người thuyết trình cần vừa đủ để người ở xa nhất có thể nghe, không nói quá to hay quá nhỏ, không nói quá nhanh hoặc quá chậm, giọng nói cần có sự thay đổi tùy từng hoàn cảnh mà có độ cao thấp hay trầm bồng, có điểm nhấn. Phát âm phải chuẩn, rõ chữ, không nhầm lẫn giữa các âm, tránh nói lắp. Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng nghe.
(2) Dáng điệu và cử chỉ: khi đứng trên bục phải thể hiện sự đàng hoàng, đĩnh đạc tự tin, thoải mái. Đứng trên bục cần đứng thẳng với tư thế tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần, mắt nhìn thẳng người nghe, nhẹ nhàng tôn trọng và quan tâm người nghe… Cũng có thể đi lại trong lúc nói chuyện song không nên rời khỏi tầm nhìn của một nhóm người nghe một lúc qua lâu. Giữ điệu bộ một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại. Dùng cử chỉ để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý nơi người nghe.
(3) Nét mặt: trong khi thuyết trình tùy vào vấn đề mà mình thuyết trình cần thể hiện sự thân thiện, vui tươi, hồ hởi; đồng thời cũng phải nghiêm túc, lịch sự để thu hút người nghe và phù hợp với vấn đề thuyết trình.
(4) Ánh mắt: trao đổi bằng mắt trực tiếp với một số người trong đám đông và thỉnh thoảng quan sát toàn bộ khán giả khi đang nói. Tuy nhiên, không nên nhìn thẳng vào mắt thính giả vì như vậy sẽ làm họ bối rối và đôi khi chính bản thân diễn giả cũng trở nên bối rối.
(5) Tay: khi thuyết trình ta thường thấy “tay chân thừa thãi”, đó là do chúng ta chưa biết vung tay thế nào cho hợp lý. Thực tế nếu ta biết kết hợp nói với cử chỉ của tay, bàn tay, cánh tay sẽ là vũ khí lợi hại trong thuyết trình, vì nó giúp bổ trợ lời nói, đồng thời bày tỏ sự thân thiện. Nguyên tắc là phải luôn để tay trong khoảng từ thắt lưng tới dưới cằm. Nếu đưa quá cao, tay sẽ che mặt làm cho ta phát âm không rõ, còn đưa quá thấp thì những người ngồi dưới sẽ không nhìn thấy. Khi đưa tay phải luôn nhớ “trong ra, dưới lên”.
(6) Trả lời người nghe: bài thuyết trình sẽ trở nên nhàm chán nếu chỉ đơn giản là một người nói và mọi người còn lại nghe. Việc đặt và trả lời câu hỏi như vậy sẽ giúp cho người nghe kịp thời giải đáp được thắc mắc của mình, nhằm kích thích sự chú ý, đồng thời tạo cơ hội cho người thuyết trình bộc lộ sự tự tin của mình về kiến thức đã chuẩn bị.
Kết thúc bài thuyết trình
Kết luận vấn đề thuyết trình hay còn gọi là tóm lại ý chính. Mỗi khi kết thúc một vấn đề nào đó thì việc đơn giản nên làm là cần tóm tắt lại những vấn đề trọng tâm hay những điểm cần lưu ý để người nghe nắm được ý chính.
Thông báo việc kết thúc thể hiện bằng những cụm từ như: “tóm lại…”; “để kết thúc, tôi tóm tắt lại…”; “trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày”… Việc thông báo này còn giúp người nghe chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những thông tin cốt lõi nhất.
Phần kết luận của bài thuyết trình cần cám ơn sự lắng nghe của mọi người và nên có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động. Có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể như: vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện ngay.
Bên cạnh đó, cần học hỏi, lắng nghe đánh giá và rút kinh nghiệm: sau mỗi bài thuyết trình, có được ý kiến đóng góp, đánh giá của người nghe là điều hết sức quý giá để chúng ta có thêm bài học kinh nghiệm cho những lần sau. Đặc biệt, việc học hỏi kinh nghiệm từ những chuyên gia trong lĩnh vực này sẽ giúp cải thiện kỹ năng thuyết trình của mình.
Làm việc trong quá trình hội nhập và phát triển, đòi hỏi ở mỗi CBCC một tư duy mới, một tâm thế mới và những kỹ năng cần thiết bảo đảm nâng cao hiệu quả công việc. Chính vì vậy, thuyết trình là một trong những kỹ năng giúp CBCC khẳng định vị thế cá nhân, nâng cao uy tín cơ quan, tổ chức trong hội nhập quốc tế hiện nay.
