(Quanlynhanuoc.vn) – Công việc thu thập, bổ sung tài liệu là khâu quyết định đối với sự hoàn thiện của một phông lưu trữ, là một nghiệp vụ không thể tách rời với các nghiệp vụ lưu trữ khác, như: chỉnh lý, bổ sung, xác định giá trị tài liệu. Đây là “quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử”1.
Một số vấn đề lý luận về thu thập tài liệu lưu trữ
Có thể khẳng định, thu thập tài liệu (TTTL) là một nhiệm vụ quan trọng, có tác động lớn tới tất cả các nghiệp vụ lưu trữ, như: tổ chức khoa học tài liệu, tổ chức bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Bởi lẽ, đối tượng của công tác lưu trữ chính là tài liệu lưu trữ. Nếu không có tài liệu lưu trữ thì cũng không có công tác lưu trữ. Và, để có được tài liệu lưu trữ thì nghiệp vụ đầu tiên mà bất cứ phương thức lưu trữ nào cũng phải thực hiện đó là TTTL. Nếu nguồn tài liệu thu thập không được xác định đầy đủ và chính xác, việc lựa chọn tài liệu không khoa học, giao nhận tài liệu không đầy đủ, chặt chẽ có thể dẫn đến những khó khăn khi phân loại và hệ thống hóa tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp, bảo quản tài liệu trong phòng kho, xây dựng công cụ tra cứu cũng như tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác TTTL vào lưu trữ được thực hiện thành 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1: TTTL từ các phòng ban chức năng, bộ phận chuyên môn vào LTCQ. Ở giai đoạn này, các tài liệu có giá trị thực tiễn (thời hạn bảo quản từ 5 năm đến 70 năm) và có giá trị lịch sử (bảo quản vĩnh viễn) sẽ được thu thập vào phòng/kho lưu trữ của cơ quan. Việc thu thập này nhằm mục đích bảo quản tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ thuộc phông LTCQ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan và chuẩn bị nguồn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử (LTLS). Đây là giai đoạn có ý nghĩa quan trọng để bảo đảm tính hoàn chỉnh, đầy đủ của phông LTCQ. Về mặt lý thuyết, mọi cơ quan đều tổ chức lưu trữ hiện hành và thực hiện việc TTTL giai đoạn 1.
Giai đoạn 2: TTTL từ LTCQ vào LTLS. Ở giai đoạn này, chỉ thu thập những tài liệu có giá trị lịch sử (cần bảo quản vĩnh viễn) của những cơ quan mang tính đại diện phản ánh lịch sử phát triển của xã hội trong một thời kỳ nhất định. Tùy vào ý nghĩa toàn quốc hay địa phương của tài liệu, tài liệu lưu trữ của các cơ quan được lựa chọn sẽ được thu thập vào LTLS cấp quốc gia hoặc LTLS cấp địa phương để phát huy tối đa giá trị của tài liệu.
Như vậy, giữa hai giai đoạn, TTTL lưu trữ có mối liên hệ mật thiết với nhau; tài liệu của LTCQ là nguồn bổ sung chủ yếu vào LTLS. Và ngược lại, LTLS có nhiệm vụ hướng dẫn LTCQ, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu.
Chất lượng của công tác TTTL phụ thuộc vào 3 vấn đề: (1) Xác định nguồn tài liệu cần thu thập; (2) Lựa chọn và xác định thành phần tài liệu cần thu thập; (3) Giao, nhận tài liệu từ nguồn cần thu thập vào lưu trữ có thẩm quyền. Trong 3 vấn đề này, việc xác định nguồn tài liệu cần thu thập và trách nhiệm, thủ tục giao, nhận tài liệu vào lưu trữ đã được quy định tương đối cụ thể; riêng vấn đề lựa chọn và xác định thành phần tài liệu vào các lưu trữ nói chung, LTLS cho đến nay vẫn còn nhiều bất cập, ảnh hưởng trực tiếp tới việc TTTL vào lưu trữ.
Về mặt pháp lý, để xây dựng danh mục cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào LTLS, LTLS các cấp đang căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ như: Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào LTLS các cấp và Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào LTLS các cấp. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc chuẩn bị và giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị vào LTLS. Bên cạnh đó, để xác định thành phần tài liệu lưu trữ có giá trị cần thu thập, các LTLS căn cứ vào các văn bản quy định về thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền như Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và một số văn bản quy định về thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành. Hai thông tư này vừa được thay thế bởi Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 (có hiệu lực ngày 15/02/2023). Theo Luật Lưu trữ năm 2011, chỉ thu thập vào LTLS những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Vì vậy, các văn bản này là căn cứ quan trọng để lựa chọn và xác định tài liệu lưu trữ cần thu thập vào các LTLS.
Thực tiễn về thu thập tài liệu lưu trữ
Hiện nay, các LTLS đều đã ban hành văn bản xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung nhưng trên thực tế, việc TTTL vào LTLS còn gặp rất nhiều khó khăn, hạn chế. Trong đó, đặc biệt phải kể đến khó khăn trong việc kiểm soát thành phần và chất lượng hồ sơ, tài liệu thu thập được. Có thể xác định một số nguyên nhân gây ra tình trạng khó khăn trong việc TTTL vào LTLS cụ thể như sau:
Thứ nhất, thiếu căn cứ pháp lý để xác định thành phần tài liệu cần thu thập vào LTLS. Theo Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản pháp lý khác, tài liệu lưu trữ được hiểu là: “vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”, “có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ”; “Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. Hay nói cách khác, tài liệu lưu trữ có thể được thể hiện trên rất nhiều hình thức vật mang tin khác nhau. Trong khi đó, các văn bản quy định về thời hạn bảo quản tài liệu lại chủ yếu quy định đối với tài liệu có vật mang tin là giấy. Vì vậy, các LTLS thiếu căn cứ pháp lý để xác định thành phần tài liệu có vật mang tin không phải là giấy cần nộp lưu vào LTLS. Trên thực tế, nhiều bản danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào LTLS đã ban hành ít/không đưa các loại hình tài liệu này vào nguồn tài liệu cần thu thập.
Thứ hai, công tác lưu trữ chưa bắt kịp những sự thay đổi của công tác văn thư để điều chỉnh cho phù hợp. Tài liệu hình thành ở giai đoạn văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho các LTCQ. Một trong những yêu cầu cơ bản của công tác văn thư là hiện đại để bảo đảm việc cung cấp thông tin văn bản cho hoạt động quản lý. Trong thời đại bùng nổ của công nghệ thông tin, công tác văn thư ở nước ta đã có những bước phát triển nhanh và mạnh mẽ để đáp ứng yêu cầu của hoạt động quản lý. Nhiều cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản, như: sử dụng các phần mềm trong quản lý và giải quyết văn bản; sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động quản lý, điều hành; số hóa văn bản do cơ quan tiếp nhận… Những thay đổi này tất yếu dẫn đến sự thay đổi trong việc hình thành nguồn tài liệu cũng như phương thức quản lý nguồn tài liệu đó. Chẳng hạn, ở nhiều cơ quan đã sử dụng văn bản điện tử để quản lý, điều hành và đã hình thành ra hai dạng tài liệu điện tử là tài liệu kỹ thuật số và tài liệu số hóa.
Việc thu thập và quản lý nguồn tài liệu này như thế nào, xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu này ra sao thì hiện nay vẫn chưa được quy định rõ. Hoặc đối với trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin một phần trong công tác văn thư sẽ dẫn đến việc thay đổi cách thức tạo lập hồ sơ cũng là một việc đáng phải bàn đến. Trước đây, hồ sơ hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan chủ yếu là tài liệu được thể hiện trên vật mang tin là giấy. Nhưng hiện nay, với việc số hóa văn bản (scan) đến để phân phối, xử lý công việc trên môi trường điện tử, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc có thể đan xen giữa tài liệu có vật mang tin là giấy và vật mang tin không phải là giấy. Đối với những trường hợp này, tổ chức việc TTTL vào lưu trữ nói chung, vào LTLS nói riêng nên được tiến hành như thế nào là vấn đề không dễ để giải quyết.
Thứ ba, công cụ để đánh giá chất lượng hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ nói chung, LTLS nói riêng còn mang tính định tính. Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ được quy định theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào LTCQ; hiện nay thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Theo đó, cán bộ chuyên môn, trong quá trình giải quyết công việc, có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm và phải bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ (Điều 15). Tuy nhiên, tiêu chí đánh giá sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ lại chưa được quy định cụ thể, rõ ràng. Vì vậy, khi LTCQ tiến hành TTTL, khó có thể kiểm soát sự toàn vẹn, đầy đủ này. Điều này tiếp tục bị lặp lại khi thực hiện TTTL vào LTLS.
Bên cạnh đó, LTLS chỉ thu thập những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Đối với hồ sơ, tài liệu chỉ có giá trị hiện hành, thời hạn bảo quản dưới 70 năm sẽ được lưu trữ tại LTCQ. Tuy nhiên, việc áp dụng bảng thời hạn bảo quản này từ LTCQ không phải lúc nào cũng thuận lợi. Ranh giới giữa bảo quản có thời hạn và bảo quản vĩnh viễn tưởng rất rõ ràng nhưng đôi khi lại rất mờ. Cụ thể, theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu, loại hồ sơ thanh tra các vụ việc, nếu là vụ việc nghiêm trọng thì có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; còn các vụ việc khác thì sẽ có thời hạn bảo quản là 20 năm. Nhưng tiêu chí để đánh giá vụ việc là nghiêm trọng hay không nghiêm trọng thì lại không được đưa ra. Nếu người lập hồ sơ (người giải quyết vụ việc) không xác định mức độ nghiêm trọng của vụ việc và không ghi thời hạn bảo quản thì cán bộ lưu trữ cũng khó có thể xác định được vấn đề này. Dẫn đến, khi áp dụng bảng thời hạn bảo quản để ghi cho một hồ sơ cụ thể, LTCQ có thể áp dụng mức vĩnh viễn hoặc mức 20 năm tùy theo kiến thức, hiểu biết của cá nhân. Hoặc đối với các công trình xây dựng cơ bản nhóm A, nhóm B, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt, công trình được xếp hạng di tích lịch sử, văn hóa, nhóm tài liệu xin chủ trương đầu tư, lập, phê duyệt dự án đầu tư, khảo sát, thiết kế, thi công – nghiệm thu, giải phóng mặt bằng địa điểm xây dựng công trình, phê duyệt kết quả đấu thầu và hợp đồng kinh tế, hoàn công, quyết toán công trình được lưu vĩnh viễn. Nhưng để xác định được các công trình nhóm A, B, đòi hỏi cán bộ lưu trữ tại LTCQ và LTLS phải nắm được danh mục các công trình nhóm A, B đã được phê duyệt và triển khai thực hiện tại cơ quan thuộc nguồn nộp lưu; nắm được các vấn đề về kỹ thuật như giải pháp mới về kiến trúc…, như đã nêu ở trên thì mới tiến hành thu thập đầy đủ theo quy định.
Một số đề xuất về đổi mới công tác thu thập tài liệu lưu trữ
Một là, quy định cụ thể và chi tiết thành phần tài liệu cần giao nộp vào LTLS.
Để TTTL từ các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu, LTLS có trách nhiệm xây dựng để trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt danh mục tài liệu nộp lưu và hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp vào LTLS. Vì vậy, danh mục tài liệu nộp lưu được xây dựng càng chi tiết, cụ thể bao nhiêu, càng thuận lợi cho việc hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu nộp lưu tốt bấy nhiêu. Đồng thời, tạo điều kiện cho chính LTLS chủ động kiểm soát số lượng và chất lượng tài liệu thu thập được.
Trong danh mục tài liệu nộp lưu vào LTLS, cần có đầy đủ các loại hình tài liệu lưu trữ, như: tài liệu hành chính; tài liệu khoa học – công nghệ; tài liệu ảnh, phim ảnh, ghi âm, ghi hình (gọi chung là tài liệu nghe – nhìn) và tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của các cơ quan hình thành phông. Để tạo thuận lợi cho việc xác định thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ nói chung, LTLS nói riêng, Bộ Nội vụ cần chủ động hơn nữa trong việc phối hợp với các bộ, ngành quản lý lĩnh vực chuyên môn để xây dựng, ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành cũng như hướng dẫn về thành phần tài liệu trong hồ sơ chuyên ngành. Đây sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng giúp các lưu trữ kiểm tra, đánh giá chất lượng hồ sơ, tài liệu thu thập vào lưu trữ.
Hai là, cần xây dựng bộ tiêu chí đánh giá chất lượng hồ sơ, tài liệu thu thập vào lưu trữ.
Hồ sơ, tài liệu được thu thập vào LTLS là di sản của dân tộc, của quốc gia. Nó sẽ trở thành nguồn sử liệu quan trọng để các thế hệ mai sau nghiên cứu, đánh giá và rút ra những bài học từ các thế hệ đi trước. Và trách nhiệm của các LTLS khi TTTL là phải lựa chọn được những tài liệu có chất lượng cao để bảo đảm giá trị sử liệu của tài liệu lưu trữ. Yếu tố cấu thành nên chất lượng của tài liệu, theo chúng tôi, ngoài thông tin được thể hiện trên vật mang tin thì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như độ bền của vật mang tin; độ toàn vẹn và hệ thống của thông tin tài liệu trong hồ sơ hoặc sê-ri tài liệu; việc mô tả, giới thiệu tài liệu trong mỗi hồ sơ, đơn vị bảo quản (biên mục)… Trong khi đó, tài liệu lưu trữ hiện nay lại rất đa dạng về loại hình, phong phú về vật mang tin. Bên cạnh những đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ thì mỗi loại hình tài liệu lưu trữ và vật mang tin lại có những đặc điểm riêng. Vì vậy, rất cần có những bộ tiêu chí đánh giá chất lượng của các loại hình tài liệu khác nhau để làm công cụ kiểm soát chất lượng tài liệu thu thập vào lưu trữ nói chung, LTLS nói riêng. Bộ tiêu chí này cần được xây dựng rất chi tiết, cụ thể và mang tính định lượng để dễ áp dụng vào thực tiễn.
Ba là, phải bắt đầu nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu giao nộp vào LTLS từ việc nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu thu thập vào LTCQ.
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ở nhiều cơ quan chưa được thực hiện tốt. Cán bộ chuyên môn là người chịu trách nhiệm lập hồ sơ công việc vừa chưa được trang bị đầy đủ về phương pháp và kỹ năng lập hồ sơ, lại vừa chưa nhận thức đúng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào LTCQ nên rất lúng túng trong việc lập hồ sơ các công việc được giao thụ lý. Thêm vào đó, khi cơ quan ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, cán bộ chuyên môn có thể khai thác và sử dụng thông tin trong môi trường điện tử một cách nhanh chóng. Nếu cán bộ lưu trữ không đủ kiến thức chuyên môn, không am tường về tài liệu được chỉnh lý thì khó có thể khôi phục hồ sơ theo đúng quá trình giải quyết công việc ở giai đoạn văn thư và ảnh hưởng trực tiếp việc giao nộp tài liệu vào LTLS. Như vậy, để thu thập được các hồ sơ, tài liệu có giá trị và có chất lượng vào LTLS, cần quan tâm hơn nữa tới việc lập hồ sơ công việc ở giai đoạn văn thư và thu thập hồ sơ, tài liệu vào LTCQ. Từ đó, tạo được nguồn tài liệu có chất lượng tốt ngay từ đầu và tạo thuận lợi cho LTLS trong việc chủ động lựa chọn và thu thập những hồ sơ, tài liệu có giá trị cao.
Bốn là, cần bố trí đầy đủ và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ ở LTCQ.
Hiện nay, ở nhiều cơ quan, LTCQ lại chưa được quan tâm đúng mức. Cán bộ lưu trữ ở nhiều cơ quan còn mỏng về số lượng, thậm chí có nơi còn yếu về chất lượng nên không thể thực hiện toàn bộ trách nhiệm được luật pháp quy định. Vì vậy, các cơ quan cần bố trí cán bộ làm LTCQ đủ về số lượng và bảo đảm về chất lượng để thực hiện được đầy đủ trách nhiệm được giao, đặc biệt là trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ, tài liệu bảo đảm chất lượng để giao nộp vào LTLS.
Năm là, cần tăng tính chủ động của các LTLS khi tổ chức TTTL từ các nguồn nộp lưu.
Nói đến TTTL là nhấn mạnh đến tính chủ động của các lưu trữ có thẩm quyền. Cụ thể, đối với LTCQ, để thu thập được tài liệu có giá trị vào lưu trữ, LTCQ phải xác định được nguồn tài liệu cũng như thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và chủ động trong việc thu tài liệu vào lưu trữ. Cũng nhiệm vụ này, nếu các đơn vị, bộ phận hình thành tài liệu (tức là thuộc nguồn nộp lưu vào LTCQ) đóng vai trò chủ động thì được gọi là giao nộp tài liệu vào LTCQ. Đối với các cơ quan là nguồn nộp lưu vào LTLS, nếu chủ động thực hiện công việc này thì có thể dùng thuật ngữ “giao, nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền”; nếu do LTLS chủ động thì sử dụng thuật ngữ “thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử”. Vì vậy, theo tác giả, khi nói đến TTTL là nói đến sự chủ động của các lưu trữ nói chung, LTLS nói riêng trong việc xác định nguồn nộp lưu, lựa chọn tài liệu có giá trị và tiếp nhận tài liệu vào lưu trữ.
