(Quanlynhanuoc.vn) – Công tác soạn thảo, ban hành văn bản đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Trong các thể loại văn bản, thông báo là một văn bản hành chính thông dụng mà các cơ quan, tổ chức đều có quyền ban hành. Nắm vững kỹ thuật soạn thảo thông báo và nhận diện được một số lỗi thường gặp là cần thiết, để rút kinh nghiệm và bảo đảm cho việc soạn thảo thông báo đạt chất lượng.
Khái quát chung
Hiện nay, có một số định nghĩa về thông báo như sau:
(1) Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cán bộ, viên chức, quần chúng nhân dân về tình hình công tác, các quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, có liên quan để thực hiện hay để biết1.
(2) Thông báo là văn bản dùng để sự việc truyền đạt, phổ biến thông tin về các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức2.
(3) Thông báo là văn bản hành chính dùng để thông tin về một vấn đề để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện3.
Trên thực tế, thường gặp một số thông báo, như: một văn bản mới được ban hành; một số hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xảy ra; một kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên; giới thiệu một chủ trương, chính sách được dùng để định hướng cho các chủ thể hoạt động… Do được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau nên thông báo được sử dụng rất phổ biến và thường chiếm tỷ lệ khá lớn trong số văn bản được ban hành của các cơ quan, tổ chức. Trong quá trình hoạt động, có cơ quan soạn thảo và ban hành các thông báo đạt chất lượng, phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhưng cũng có một số cơ quan đã ban hành thông báo còn một số những hạn chế.
Nghiên cứu và trao đổi về kỹ thuật soạn thảo thông báo và chỉ ra một số lỗi thường gặp sẽ góp phần làm sáng tỏ vấn đề về lý luận và thực tiễn trong hoạt động soạn thảo và ban hành thông báo của các cơ quan, tổ chức. Từ đó, góp phần giúp cơ quan, tổ chức soạn thảo được các thông báo đạt chất lượng. Trong phạm vi bài viết, tác giả tập trung trao đổi về kỹ thuật soạn thảo thông báo dùng trong các cơ quan thuộc khối Nhà nước và một số lỗi thường gặp.
Kỹ thuật soạn thảo thông báo
Yêu cầu chung
Một thông báo ngoài yêu cầu chung đối với một văn bản (yêu cầu về thẩm quyền, yêu cầu về nội dung, yêu cầu về hình thức, yêu cầu về thể thức, yêu cầu về ngôn ngữ, yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành), khi ban hành phải bảo đảm các yêu cầu sau: (1) Thông báo phải kịp thời và nội dung thông tin phải đầy đủ, chính xác, rõ ràng để đối tượng nhận văn bản thuận tiện trong tiếp nhận thông tin, thực hiện, giải quyết văn bản.(2) Ngôn ngữ của thông báo không yêu cầu lập luận hay bộc lộ tình cảm như ở một số văn bản hành chính khác.
Phương pháp soạn thảo
Một là, về thể thức. Thông báo phải được trình bày đúng những thành phần thể thức theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Hai là, về bố cục nội dung. Nội dung thông báo thường gồm ba phần, trình bày như sau4:
(1) Phần mở đầu. Không cần trình bày lý do mà giới thiệu trực tiếp những vấn đề cần thông báo.
(2) Phần nội dung. Tùy theo từng loại thông báo mà xác định nội dung cho phù hợp.
Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị… cần nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản đó và yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện.
Đối với thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp phải nêu ngày giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, các quyết định, nghị quyết (nếu có) của hội nghị, cuộc họp đó.
Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao cần nêu rõ ràng, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ và các biện pháp cần áp dụng để triển khai, thực hiện.
Đối với thông báo về thông tin hoạt động, cần nêu rõ nội dung hoạt động quản lý, lí do tiến hành và thời gian tiến hành hoạt động đó.
Đối với thông báo về kết luận của một cấp có thẩm quyền phải nêu rõ họ tên cấp có thẩm quyền đó, nội dung cuộc họp dẫn đến kết luận, thành phần báo cáo viên, nội dung của kết luận và chỉ rõ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành.
(3) Phần kết thúc. Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc, hoặc một nội dung xã giao, cảm ơn nếu xét thấy cần thiết4.
Một số lỗi thường gặp khi soạn thảo thông báo
Một là, lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày.
Đối với thông báo là văn bản hành chính thông dụng, nên cần soạn thảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo mẫu 1.4, Phụ lục III, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Trong quá trình soạn thảo và ban hành thông báo, một số cơ quan vẫn mắc lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày.
Hai là, lỗi về nội dung.
Thông báo ngoài việc cần đạt được các yêu cầu chung đối với một văn bản, khi ban hành phải bảo đảm các yêu cầu riêng đối với thông báo như đã trình bày ở trên, đặc biệt là yêu cầu chung về nội dung, như: tính mục đích, tính khoa học, tính hợp pháp, tính khả thi…
Ba là, lỗi về ngôn ngữ.
Trong thực tế soạn thảo và ban hành thông báo, còn một số nơi mắc lỗi về ngôn ngữ, như: thiếu dấu câu; dùng dấu câu chưa chính xác…
Như vậy, nắm vững kỹ thuật soạn thảo thông báo và nhận diện được một số lỗi thường gặp là cần thiết, để rút kinh nghiệm và bảo đảm cho việc soạn thảo thông báo đạt chất lượng.
