(Quanlynhanuoc.vn) – Chất lượng công tác của nhân viên luôn là yếu tố được các nhà quản trị và các tổ chức quan tâm. Việc bố trí mặt bằng làm việc có tác động ra sao đến chất lượng công tác của nhân viên? Bài viết nghiên cứu, đánh giá tác động của việc bố trí mặt bằng làm việc đến chất lượng công tác của nhân viên tại một số hội sở ngân hàng trên địa bàn thành phố Hà Nội, đồng thời đưa ra một số khuyến nghị về bố trí mặt bằng làm việc.
Mở đầu
Trong hệ thống ngân hàng Việt Nam hiện nay, mỗi ngân hàng thường chỉ có một hội sở duy nhất, đây là bộ mặt của ngân hàng, trung tâm của hoạt động quản lý, điều hành tại ngân hàng. Việc bố trí mặt bằng tại đây không chỉ quan trọng với nhân viên mà cho thấy vị thế, hình ảnh của ngân hàng, thể hiện tư duy tổ chức của cấp lãnh đạo ngân hàng. Chất lượng công tác của nhân viên luôn là một điều được các nhà quản trị chú trọng, cơ quan tổ chức quan tâm đến để bảo đảm hiệu quả hoạt động chung. Đặt trong hội sở ngân hàng là trung tâm của ngân hàng, chất lượng công tác của nhân viên trong khu vực này càng có vai trò chủ chốt, tác động và quyết định lớn kết quả hoạt động của toàn ngân hàng. Việc nghiên cứu tác động của bố trí mặt bằng làm việc đến chất lượng công tác của nhân viên tại hội sở ngân hàng là rất cần thiết. Do đó, các ngân hàng càng cần phải chú trọng đến các biện pháp để nhằm nâng cao chất lượng công việc của nhân viên tại hội sở.
Cơ sở lý thuyết
Bố trí mặt bằng làm việc là tập hợp các biện pháp thiết kế, tổ chức, sắp xếp khu vực làm việc, các trang thiết bị, phương tiện làm việc trên một mặt bằng để nhằm bảo đảm năng suất, chất lượng công tác của các cá nhân, bộ phận trong cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Có rất nhiều yếu tố khác nhau nằm trong bố trí mặt bằng làm việc, hiện nay có 4 yếu tố tiêu biểu nhất, đó là: (1) Thiết kế nội thất; (2) Sắp xếp trang thiết bị; (3) Bố trí không gian làm việc cá nhân; (4) Bố trí không gian làm việc giữa các bộ phận. Trong đó, thiết kế nội thất tạo ra một không gian khoa học để sắp xếp trang thiết bị trong không gian đó, còn bố trí không gian làm việc cá nhân và bộ phận liên quan đến tổ chức khoa học các khu vực làm việc trên mặt bằng diện tích của tổ chức.
Đã có nhiều công trình nghiên cứu, bài viết, bài báo của các tác giả trong và ngoài nước bàn về tác động của bố trí mặt bằng làm việc đến chất lượng công tác của nhân viên. Chẳng hạn như nghiên cứu của Ilozor et al. (2002) đã chỉ ra: tính đổi mới của môi trường làm việc càng cao, năng suất nhân viên càng lớn. Đồng thời, các thuộc tính vật lý của môi trường văn phòng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên1. Ở nghiên cứu của Haynes (2005) đã tiến hành nghiên cứu đánh giá tác động của cách bố trí văn phòng đối với năng suất của người nhân viên văn phòng. Ông đã áp dụng các bài phân tích phương sai ANOVA và kết luận rằng: bố trí văn phòng nói chung có tác động cả tích cực và tiêu cực đến năng suất của nhân viên2. Theo Tạp chí Forbes (2019), “cách thiết kế nơi làm việc ảnh hưởng tích cực đến sức khỏe, phúc lợi, sự hài lòng và hiệu suất của nhân viên”3.
Việc nghiên cứu tác động của bố trí mặt bằng làm việc đến chất lượng công tác của nhân viên ngân hàng ở nước ta cũng đã được nhiều học giả nghiên cứu và khẳng định. Trong “Nghiên cứu sự hài lòng của nhân viên tại Eximbank chi nhánh Đà Nẵng”4 đã chỉ ra sự hài lòng của nhân viên tại Eximbank chi nhánh Đà Nẵng chịu ảnh hưởng bởi 7 yếu tố: (1) Công việc; (2) Đào tạo thăng tiến; (3) Lãnh đạo; (4) Đồng nghiệp; (5) Tiền lương; (6) Phúc lợi; (7) Điều kiện làm việc. Kết quả phân tích hồi quy cho thấy có đến 76,5% mức độ hài lòng lòng của nhân viên tại Eximbank chi nhánh Đà Nẵng được giải thích bởi các các yếu tố nêu trên, trong đó, nhân tố điều kiện làm việc đo bằng 4 biến, gồm: giờ làm việc hợp lý; cơ sở vật chất nơi làm việc tốt; môi trường làm việc an toàn, thoải mái, vệ sinh; địa điểm làm việc thuận tiện. Trong nghiên cứu về “Các yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên, nghiên cứu trường hợp tại Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu, chi nhánh Huế” đã nêu vấn đề môi trường làm việc là yếu tố tác động đến động lực làm việc bên cạnh các yếu tố khác như lương bổng và phúc lợi, cách thức bố trí công việc, sự hứng thú trong công việc, triển vọng phát triển5.
Như vậy, qua các nghiên cứu trên đều xác định việc bố trí mặt bằng làm việc có tác động tới chất lượng công việc của nhân viên ngân hàng.
Phương pháp nghiên cứu
Để tiến hành nghiên cứu đo lường tác động của việc bố trí mặt bằng làm việc tới chất lượng công tác của nhân viên tại hội sở ngân hàng, dựa trên lý luận về bố trí mặt bằng, các yếu tố của bố trí mặt bằng, các tài liệu nghiên cứu về bố trí mặt bằng cùng với những đặc trưng của việc bố trí mặt bằng tại các hội sở ngân hàng, gồm các tiêu chí: thiết kế nội thất (A); sắp xếp trang thiết bị (B); bố trí không gian làm việc cá nhân (C); bố trí không gian giữa các bộ phận (D) và cả 4 tiêu chí này đều tác động đến chất lượng công tác (E).
Theo đó, bốn giả thuyết chính được đặt ra, đó là: (1) Thiết kế nội thất có tác động đến chất lượng công tác của nhân viên tại hội sở ngân hàng; (2) Sắp xếp trang thiết bị có tác động đến chất lượng công tác của nhân viên tại hội sở ngân hàng; (3) Bố trí không gian làm việc cá nhân có tác động đến chất lượng công tác của nhân viên tại hội sở ngân hàng; (4) Bố trí không gian giữa các bộ phận có tác động đến chất lượng công tác của nhân viên tại hội sở ngân hàng.
Nhóm nghiên cứu xây dựng 4 tiêu chí, được đo lường bởi 16 biến, cụ thể:
(1) Tiêu chí thiết kế nội thất với 4 biến đo lường: hội sở được bố trí nhiều cây xanh, hội sở đầy đủ ánh sáng để làm việc, hội sở sử dụng gam màu dễ chịu, các vật liệu, chất liệu xây dựng được sử dụng trong thiết kế nội thất là an toàn.
(2) Tiêu chí về sắp xếp trang thiết bị với 4 biến đo lường: trang thiết bị được bố trí đầy đủ về mặt số lượng, trang thiết đảm bảo chất lượng khi thao tác hay vận hành, trang thiết bị được sắp xếp taị khu vực làm việc có thể linh hoạt điều chỉnh, các trang thiết bị phục vụ hữu hiệu công việc.
(3) Tiêu chí bố trí không gian làm việc cá nhân với 4 biến đo lường: khu vực làm việc cá nhân có diện tích đảm bảo để làm việc, khu vực làm việc cá nhân không cản trở phối hợp công tác với đồng nghiệp, khu vực làm việc cá nhân được bố trí phù hợp với đặc thù công việc được giao, khu vực làm việc cá nhân tạo sự tập trung giải quyết công việc.
(4) Tiêu chí về bố trí không gian giữa các bộ phận với 4 biến đo lường: dễ dàng trong việc di chuyển đến các bộ phận có liên quan; bộ phận có nhiều thuận lợi trong việc phối hợp công tác với các bộ phận có liên quan khác; khu vực chung tại hội sở được bố trí ở vị trí thuận lợi; không gian làm việc thuận tiện trong việc tham mưu, tham vấn lãnh đạo.
Ngoài 4 biến độc lập, nhóm nghiên cứu đã xây dựng biến phụ thuộc về mức độ đồng ý về chất lượng công tác của nhân viên tại hội sở ngân hàng, với 4 biến đo lường: (1) Thường xuyên hoàn thành đúng hạn các nhiệm vụ được giao; (2) Luôn đạt được các chỉ tiêu KPI của cá nhân; (3) Được cấp trên và đồng nghiệp tin tưởng, đánh giá cao; (4) Luôn làm việc với thái độ và tác phong tích cực.
Qua khảo sát đội ngũ nhân viên làm việc trong khối hành chính – văn phòng tại 4 hội sở ngân hàng tại thành phố Hà Nội, gồm: BIDV, TP Bank, Techcombank, ACB trong thời gian từ ngày 20/02/2023 – 08/3/2023. Dữ liệu khảo sát sau đó nhập và chạy phân tích trên phần mềm SPSS. Các phương pháp phân tích dữ liệu từ phần mềm bao gồm: (1) Đánh giá độ tin cậy thang đo Cronbach’s Alpha; (2) Phân tích nhân tố khám phá EFA; (3) Phân tích mối tương quan Pearson; (4) Phân tích hồi quy. Trong đó, phương pháp phân tích nhân tố khám phá EFA nhằm mục đích sàng lọc các biến quan sát có tương quan cao, có ý nghĩa thực tiễn để dùng cho phân tích. Dữ liệu dùng để phân tích nhân tố là sự lựa chọn ra các biến quan sát có ý nghĩa thực tiễn hội tụ về một số biến đại diện. Phương pháp hồi quy được áp dụng để đánh giá xem các nhân tố đại diện này tác động như thế nào tới chất lượng công tác của nhân viên, từ đó tìm ra nhân tố quan trọng nhất, cần ưu tiên để nâng cao chất lượng công tác.
Kết quả nghiên cứu
Kết quả kiểm định độ tin cậy Cronbach’s Alpha cho thấy các biến quan sát trong 5 thang đo đều đo lường tốt nội dung của khái niệm nghiên cứu. Cụ thể là cả 5 thang đo đều có hệ số Cronbach’s Alpha biến thiên trong đoạn [0,751 – 0,789] cũng như hệ số tương quan tổng biến > 0,35. Điều này cho thấy những thang đo xây dựng ban đầu đều có độ tin cậy rất cao, và tất cả đều được giữ lại để tiến hành phân tích nhân tố.
Phân tích nhân tố EFA được thực hiện 2 lần riêng biệt: (1) cho các biến độc lập bao gồm thiết kế nội thất, sắp xếp trang thiết bị, bố trí không gian làm việc cá nhân, bố trí không gian giữa các bộ phận – với 16 biến quan sát, và (2) cho biến phụ thuộc chất lượng công tác với 4 biến quan sát. Kết quả EFA cho các biến độc lập cho ma trận xoay nhân tố với 4 Factor từ 16 biến hội tụ thành, đó là: thiết kế nội thất (A), sắp xếp trang thiết bị (B), bố trí không gian làm việc cá nhân (C), bố trí không gian giữa các bộ phận (D).
Tiếp theo, kết quả phân tích mối tương quan giữa biến phụ thuộc và biến độc lập sau kiểm định EFA cho thấy: trong 4 biến độc lập (A, B, C, D) được đưa ra phân tích mối tương quan với biến phụ thuộc là chất lượng công tác. Nhóm nghiên cứu nhận thấy có sự tương quan giữa 4 biến độc lập A, B, C, D và biến phụ thuộc. Với 4 biến đều có độ tương quan cao với biến phụ thuộc (E).
Từ đó dẫn đến kết luận: giả thuyết (2), (3) và (4) là có giá trị, giả thuyết (1) không có giá trị. Do đó, từ kết quả phân tích nêu trên, nhóm nghiên cứu đưa ra một số kiến nghị, đề xuất các biện pháp tác động tích cực đến chất lượng công tác của nhân viên.
Đề xuất các biện pháp để nhằm nâng cao chất lượng công tác của nhân viên tại hội sở ngân hàng trên địa bàn Hà Nội
Một là, các cấp lãnh đạo tại các ngân hàng cần ý thức được rõ chất lượng công tác của nhân viên trong hội sở sẽ bị tác động bởi việc bố trí mặt bằng tại hội sở. Việc quan tâm, lắng nghe phản ánh của nhân viên về mặt bằng làm việc để có những điều chỉnh kịp thời. Trong đó, cần lưu tâm đến các yếu tố chính trong việc bố trí mặt bằng làm việc kèm theo độ tác động của nó đến chất lượng công tác của nhân viên từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Cụ thể:
(1) Về việc bố trí không gian làm việc cá nhân, cần chú trọng đến không gian làm việc cá nhân để thuận lợi trong phối hợp công tác với đồng nghiệp cũng như không gian bảo đảm diện tích làm việc cho nhân viên. Để thực hiện được điều đó, lãnh đạo có thể lựa chọn bố trí hội sở theo hướng không gian mở. Hình thức bố trí này sẽ mang đến cho ngân hàng có một không gian làm việc rộng rãi và thoải mái nhất cho nhân viên, cũng như để có thể dễ dàng phối hợp công tác với các cá nhân đồng nghiệp trong ngân hàng.
Việc bố trí không gian mở là vậy, các ngân hàng cũng cần quan tâm tới diện tích để bảo đảm mỗi người nhân viên có một khoảng diện tích bảo đảm để thực hiện công tác. Diện tích không gian làm việc của nhân viên cần dựa vào vào nhiều yếu tố như diện tích tổng thể của ngân hàng, vị trí nơi làm việc của nhân viên, đặc thù công việc của nhân viên… để tính toán và thiết kế.
(3) Bố trí không gian làm việc giữa các bộ phận, các ngân hàng cần quan tâm đặc biệt đến việc khu vực chung bố trí thuận lợi, nhân viên dễ dàng di chuyển giữa các bộ phận, và thuận lợi trong phối hợp công tác với bộ phận có liên quan. Với khu vực chung tại hội sở ngân hàng, chúng cần được đặt ở vị trí trung tâm để dễ dàng tiếp cận và sử dụng cho tất cả các nhân viên, ở khu vực giữa tòa nhà hoặc tầng trung tâm của tòa nhà thì tốt nhất. Khu vực chung tại Hội sở ngân hàng chính là sảnh, phòng họp, pantry, phòng vệ sinh…
Ngân hàng cần cân nhắc và tính toán khoa học khi bố trí khu vực chung để vừa sử dụng tối ưu diện tích, vừa để tránh tình trạng quá tải hoặc cô lập. Ví dụ như với phòng họp – một trong những khu vực quan trọng không thể thiếu, là nơi tổ chức những buổi họp về các vấn đề có ý nghĩa quan trọng. Để mọi người các phòng ban có thể di chuyển đến mỗi khi có cuộc họp, vị trí đặt phòng họp lý tưởng nhất là ở trung tâm của tất cả các phòng ban, bố trí ở những tầng riêng biệt, vị trí trung tâm của tòa nhà để thuận tiện và tiết kiệm thời gian di chuyển. Trong việc di chuyển giữa các bộ phận của nhân viên, ngân hàng cần xem xét các phương tiện di chuyển, như thang máy hoặc cầu thang, để nhân viên có thể tiếp cận với các bộ phận dễ dàng và nhanh chóng.Lối đi lại cần được chú ý bố trí thông thoáng, ngân hàng cần bảo đảm không có khoảng trống hoặc sự gián đoạn gây ra bởi sự hiện diện của các bức tường hoặc đồ nội thất.
Hai là, từ phía nhân viên làm việc tại hội sở ngân hàng, cần ý thức được chất lượng công tác của mình bị tác động bởi việc bố trí mặt bằng, từ đó chú ý đến mặt bằng làm việc xung quanh khi làm việc.
Với những yếu tố có thể tự cải thiện được, người nhân viên hãy chủ động để tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho bản thân. Còn với những yếu tố nằm ngoài quyền hạn của mình, nhân viên hãy phản ánh lên cấp lãnh đạo và đề xuất các biện pháp có thể thực hiện để cải thiện mặt bằng làm việc của mình.
