(Quanlynhanuoc.vn) – Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư là sự tác động của Nhà nước thông qua hệ thống pháp luật, bộ máy quản lý và các chế độ nghiệp vụ để công tác văn thư phát triển theo đúng những mục tiêu đã định của Nhà nước và toàn xã hội. Những năm qua, Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ, TP. Hồ Chí Minh đã có những chỉ đạo sát sao nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư trên địa bàn. Bài viết phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ, qua đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác này trên địa bàn huyện.
Quản lý nhà nước về công tác văn thư của Ủy ban nhân dân cấp huyện
Hoạt động quản lý nhà nước (QLNN) về công tác văn thư (CTVT) của Ủy ban nhân dân (UBND) cấp huyện tập trung vào các nội dung chủ yếu sau đây:
Một là, xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về CTVT. Hướng dẫn kịp thời, đầy đủ, cụ thể về việc thực hiện nghiệp vụ văn thư sẽ tăng cường hiệu quả QLNN về CTVT, giúp cơ quan, tổ chức thực hiện một cách thống nhất các nghiệp vụ văn thư và các nội dung khác có liên quan, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý.
Hai là, quản lý thống nhất về nghiệp vụ CTVT. Để thực hiện thống nhất các khâu nghiệp vụ của CTVT, UBND cấp huyện cần ban hành các quy định, hướng dẫn thực hiện thống nhất các khâu nghiệp vụ của CTVT trong các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý.
Ba là, đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ CTVT. Đối với CTVT, cơ sở vật chất, thiết bị cần có để thực hiện có hiệu quả công tác này bao gồm: trụ sở, phòng làm việc, máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, máy điện thoại, giá đựng tài liệu, tủ đựng hồ sơ, bàn ghế, cặp ba dây, bìa trình ký, hộp đựng hồ sơ, kẹp giấy, ghim, kéo, thước, bút, máy điều hòa nhiệt độ, quạt gió, đèn chiếu sáng… theo đúng tiêu chuẩn của ngành Văn thư.
Bốn là, tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm CTVT. Muốn thực hiện CTVT có hiệu lực, hiệu quả rất cần phải có một đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu của công việc, đồng thời quy định rõ trách nhiệm của đội ngũ này trong việc quản lý và hoạt động của CTVT. Bên cạnh đó, cần có đội ngũ CBCCVC làm công tác chuyên môn, tham gia thực hiện xử lý và giải quyết các công việc có liên quan đến CTVT, như: soạn thảo, lưu trữ, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan và thực hiện các quy định cụ thể theo quy chế CTVT của cơ quan, đơn vị cũng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý CTVT tại các cơ quan, tổ chức.
Năm là, kiểm tra và đánh giá hiệu quả CTVT.Đối với cấp huyện, phòng Nội vụ là cơ quan tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện công tác kiểm tra CTVT theo quy định, sau kiểm tra có đánh giá rút kinh nghiệm hằng năm.
Quản lý nhà nước về công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ, TP. Hồ Chí Minh
Cần Giờ là huyện ngoại thành ven biển thuộc TP. Hồ Chí Minh, nằm ở phía Đông Nam, cách trung tâm Thành phố khoảng 50 km đường bộ. Huyện có diện tích 704,45 km², dân số năm 2019 là 71.526 người, mật độ dân số đạt 102 người/km². Huyện Cần Giờ có 7 đơn vị hành chính cấp xã trực thuộc, gồm thị trấn Cần Thạnh và 6 xã: An Thới Đông, Bình Khánh, Long Hòa, Lý Nhơn, Tam Thôn Hiệp, Thạnh An1. Những năm qua, Huyện ủy, UBND huyện luôn quan tâm đến công tác cải cách hành chính và có những chỉ đạo sát sao nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quả QLNN về CTVT trên địa bàn.
Thứ nhất, công tác hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện thống nhất CTVT.
UBND huyện đã ban hành kịp thời văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về CTVT, như: Quyết định số 543/QĐ-UBND ngày 25/5/2021 của UBND huyện về việc ban hành quy chế CTVT, lưu trữ huyện Cần Giờ; Quyết định số 2450/QĐ-UBND ngày 25/12/ 2019 của UBND huyện Cần Giờ về việc gửi, nhận văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo mô hình liên thông 36a của Chính phủ. Đây là những căn cứ pháp lý để các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và UBND các xã, thị trấn thực hiện CTVT có hiệu quả.
Bên cạnh đó, UBND huyện Cần Giờ cũng đã ban hành nhiều văn bản hành chính khác làm cơ sở cho hoạt động quản lý CTVT, như: Kế hoạch số 2218/KH-UBND ngày 27/5/2019 huyện về tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện; Công văn số 1933/CV-UBND ngày 16/5/2019 về tăng cường công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ; Công văn số 1139/CV-UBND ngày 20/3/2020 về triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về CTVT,… Việc ban hành kịp thời văn bản chỉ đạo, hướng dẫn giúp cho các cơ quan, đơn vị trên toàn địa bàn huyện triển khai thực hiện CTVT một cách nề nếp, thống nhất, hiệu quả.
Thứ hai, hiện đại hóa CTVT.
Đến nay, tại các cơ quan chuyên môn, UBND các xã, thị trấn, các đơn vị sự nghiệp công lập (trừ trường học) đều đã triển khai thực hiện theo Quyết định số 1796/QĐ-UBND ngày 03/12/2018 của UBND huyện Cần Giờ về việc vận hành chính thức Hệ thống quản lý văn bản – Hồ sơ công việc và quản lý, chỉ đạo, điều hành theo mô hình liên thông 36a của Chính phủ. Đầu năm 2019, UBND huyện đã chính thức vận hành đưa vào thực hiện chữ ký số và chuyển văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản – Hồ sơ công việc. Việc chỉ đạo, điều hành đã không sử dụng văn bản giấy trong hoạt động trao đổi giữa các đơn vị; giảm bớt thủ tục hành chính về sử dụng văn bản giấy theo quy định, đáp ứng được yêu cầu điều hành văn bản trong tình hình mới.
Thứ ba, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng CBCCVC làm CTVT.
Phòng Nội vụ huyện Cần Giờ đã bố trí một công chức trong biên chế có trình độ đại học chuyên ngành QLNN phù hợp đảm nhận, phụ trách công tác QLNN về văn thư. Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND huyện có 2 biên chế công chức chuyên trách văn thư. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp bảo đảm bố trí nhân sự phụ trách CTVT là công chức kiêm nhiệm. UBND các xã, thị trấn bố trí công chức văn phòng – thống kê phụ trách tham mưu cho Chủ tịch UBND xã, thị trấn ban hành các văn bản chỉ đạo về CTVT; về nghiệp vụ văn thư do người hoạt động không chuyên trách chức danh thủ quỹ – văn thư – lưu trữ đảm nhận.
Về trình độ chuyên môn đối với nhân sự làm CTVT trên địa bàn huyện như sau: công chức có trình độ đại học chiếm tỷ lệ lớn cả ở cấp xã và cấp huyện (cấp xã có 6/7 công chức, đạt 85,71%; cấp huyện có 24/53 đạt 45,28%). Tuy vậy, một điều đáng chú ý là tỷ lệ công chức, viên chức được đào tạo đúng chuyên ngành Văn thư trên địa bàn huyện còn thấp. Cụ thể: cấp xã có 4/7 đạt 57,14%; cấp huyện có 29/53 đạt 54,72%2.
Để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức làm CTVT, đáp ứng yêu cầu của công việc, hằng năm, UBND huyện đã cử công chức tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, các lớp tập huấn về CTVT. Số lượng công chức, viên chức tham gia tập huấn về CTVT qua các năm cụ thể như sau: năm 2019 là 134 lượt; năm 2020: 129 lượt; năm 2021: 114 lượt3.
Thứ tư, kiểm tra, đánh giá CTVT.
Thực hiện kế hoạch văn thư của UBND huyện, hằng năm, Phòng Nội vụ xây dựng kế hoạch kiểm tra CTVT đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và UBND cấp xã với mục đích tăng cường chức năng QLNN về CTVT trên địa bàn huyện. Số lượng các cơ quan, đơn vị được kiểm tra trong những năm gần đây: năm 2019 kiểm tra 9 đơn vị; năm 2020 kiểm tra 8 đơn vị; năm 2021 kiểm tra 18 đơn vị4. Như vậy, số lượng các đơn vị được kiểm tra hằng năm còn ít so với tổng số các cơ quan, đơn vị thuộc huyện.
Đánh giá chung
Hình thức tổ chức CTVT trên địa bàn huyện Cần Giờ là thống nhất, tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết, đánh máy, in ấn, trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục chuyển giao văn bản đến, văn bản đi bảo đảm thực hiện theo đúng quy trình. Cơ cấu tổ chức tại bộ phận văn thư cơ bản đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc, nhân sự làm CTVT đã được quan tâm bố trí, giải quyết kịp thời các nhiệm vụ có liên quan đến CTVT tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện Cần Giờ. Công tác kiểm tra được thực hiện theo quy định, kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh trong thực tế.
Tuy nhiên, trước yêu cầu hiện đại hóa CTVT, chất lượng đội ngũ cán bộ làm CTVT chưa tương xứng với yêu cầu nhiệm vụ, có việc chưa đạt chất lượng, tiến độ theo yêu cầu đề ra. Bên cạnh đó, hoạt động nghiệp vụ CTVT còn một số hạn chế, như: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của một số đơn vị vẫn còn sai sót, vẫn còn tình trạng ký sai thẩm quyền. Nhiều cơ quan, đơn vị chưa ban hành kế hoạch CTVT, lưu trữ; danh mục hồ sơ cơ quan, đơn vị;… Công tác kiểm tra mặc dù được thực hiện nhưng chưa đem lại hiệu quả cao, chưa khắc phục được những hạn chế, bất cập trong thực hiện nghiệp vụ văn thư.
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư trên địa bàn huyện Cần Giờ
Một là, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về CTVT. Trong đó, UBND huyện cần ban hành danh mục hồ sơ, các văn bản hướng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ tại UBND các xã, thị trấn. Các văn bản cần được hướng dẫn cụ thể công tác lập hồ sơ đối với văn bản điện tử, sửa đổi quy chế văn thư lưu trữ của UBND huyện, theo đó cần có những quy định cụ thể về quy trình nhận, phát hành văn bản điện tử và lập hồ sơ công việc đối với văn bản điện tử.
Hai là, tổ chức thực hiện thống nhất các khâu nghiệp vụ văn thư. Trên cơ sở ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, UBND huyện chỉ đạo tổ chức thực hiện và có các giải pháp khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong thực hiện các khâu nghiệp vụ của CTVT. Đồng thời, gắn với trách nhiệm của từng CBCCVC trong thực hiện CTVT cũng như cần phân công cụ thể và lượng hóa công việc một cách rõ ràng để làm cơ sở đánh giá, phân loại CBCCVC.
Ba là, tăng cường bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm CTVT. Xây dựng kế hoạch đào tạo đối với đội ngũ nhân sự làm CTVT tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện bảo đảm đúng chuyên ngành về CTVT. Đồng thời, cần nâng cao nhận thức về CTVT cho tất cả CBCCVC trong các khối cơ quan, đơn vị.
Bốn là, đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cho CTVT, như: hạ tầng kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm ứng dụng trên mạng nội bộ và mạng diện rộng, để xử lý công văn đi, đến; gửi nhận văn bản; hệ thống email công vụ; nhắn tin công việc… Qua đó, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, xử lý, trao đổi văn bản và công tác; thực hiện trao đổi, khai thác thông tin một cách thuận lợi và nhanh chóng, tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức.
Năm là, nâng cao hiệu quả kiểm tra đối với CTVT của các đơn vị thuộc huyện và UBND các xã, thị trấn. Trong thời gian tới, cần tăng cường công tác kiểm tra đối với các đơn vị trực thuộc huyện, UBND cấp xã và việc kiểm tra phải được thực hiện thường xuyên, liên tục nhằm phát huy những ưu điểm đạt được, khắc phục những tồn tại. Bên cạnh đó, cần kiến nghị với Sở Nội vụ tiến hành hình thức kiểm tra chéo CTVT đối với các huyện, thành phố; đồng thời, áp dụng kiểm tra chéo đối với các xã, thị trấn và các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Tạo điều kiện để các cơ quan, đơn vị học tập, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm trong CTVT. Gắn việc kiểm tra, kiểm tra chéo với chấm điểm, đánh giá, thi đua khen thưởng việc thực hiện CTVT của các cơ quan, đơn vị.
Nâng cao hiệu quả công tác QLNN về văn thư trên địa bàn huyện Cần Giờ, TP. Hồ Chí Minh là một nhiệm vụ lâu dài gắn bó mật thiết với việc đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính. Đây là nhiệm vụ quan trọng để cải thiện chất lượng CTVT, góp phần phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý của các cơ quan nhà nước trên địa bàn huyện.
